👋 Willkommen bei IntelliVet
IntelliVet ist Ihre All-in-One Praxissoftware für Tiergesundheit & Osteopathie. Dieses Handbuch hilft Ihnen beim Einstieg und erklärt alle Funktionen im Detail.
Praxis einrichten in 5 Minuten
Alle Funktionen im Detail
Häufige Fragen, schnelle Antworten
🚀 Erste Schritte – Praxis einrichten
Folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Praxis in wenigen Minuten startklar zu machen.
Erstellen Sie ein Konto über den Button „Kostenlos registrieren" auf der Login-Seite. Sie erhalten eine Bestätigung und können sich direkt anmelden.
Gehen Sie nach dem ersten Login zu 🏥 Praxis-Einstellungen → 📋 Praxisdaten. Tragen Sie den Namen, die Adresse und optional Ihre Website ein. Diese Daten erscheinen auf Ihren Dokumenten (Futterpläne, Rechnungen, etc.).
Unter 🏥 Praxis-Einstellungen → 🖼️ Praxis-Logo können Sie Ihr Praxislogo hochladen (JPG, PNG, WebP – max. 2 MB). Das Logo wird auf allen PDF-Dokumenten und in der Seitenleiste angezeigt.
Unter 🏥 Praxis-Einstellungen → 💼 Leistungen definieren Sie Ihre Behandlungen und Dienstleistungen. Für jede Leistung können Sie Name, Standardpreis, Dauer und Kategorie festlegen. Diese werden für Termine und Rechnungen verwendet.
Navigieren Sie zu 🐾 Patienten und klicken Sie auf „+ Neuer Patient". Geben Sie Tierart, Name und Besitzerinformationen ein. Fertig – Sie können jetzt mit der Arbeit beginnen!
🖥️ Die Oberfläche im Überblick
IntelliVet besteht aus einer Seitenleiste (links) für die Navigation und dem Hauptbereich (rechts) für den Inhalt.
Willkommen, Dr. Müller! 👋
Bereiche der Seitenleiste
| 📊 Dashboard | Übersicht mit Statistiken, Schnellzugriff und nächsten Terminen |
| 🐾 Patienten | Tier- und Besitzerverwaltung mit Suche und Filtern |
| 📋 Futterpläne | Therapie- und Diätpläne erstellen, als PDF exportieren |
| 🩺 Befundbögen | Klinische Untersuchungsformulare (Hund, Pferd, TCM) |
| 📅 Termine | Kalender mit Statusverfolgung und Benachrichtigungen |
| 🧾 Rechnungen | Rechnungen, Mahnungen und Stornos erstellen |
| 🚗 Tourenplanung | Routenoptimierung für Hausbesuche mit GPS-Navigation |
| ⚙️ Einstellungen | Persönliche Einstellungen, Passwort, Passkeys |
📊 Dashboard
Das Dashboard ist Ihre Startseite nach dem Login. Es zeigt auf einen Blick die wichtigsten Kennzahlen und erlaubt schnellen Zugriff auf häufige Aktionen.
Statistik-Karten
Oben sehen Sie vier Karten mit den wichtigsten Zahlen:
Schnellaktionen
Direkt unter den Statistiken finden Sie Buttons, um ohne Umwege neue Einträge zu erstellen:
+ Neuer Patient · + Neuer Futterplan · + Neuer Befund · + Neuer Termin
Nächste Termine & letzte Dokumente
Darunter zeigt das Dashboard Ihre nächsten anstehenden Termine mit Status-Badge (Anfrage, Geplant, Bestätigt) sowie die zuletzt erstellten Futterpläne und Befundbögen.
🐾 Patienten
Die Patientenübersicht zeigt alle registrierten Tiere als Karten. Jede Karte enthält den Tiernamen, die Rasse, den Besitzer und die Anzahl zugehöriger Dokumente.
Patienten suchen & filtern
Oben auf der Seite finden Sie ein Suchfeld (sucht nach Tier, Besitzer, Rasse oder Telefonnummer) sowie einen Tierart-Filter (Alle, Pferde, Hunde, Andere).
Neuen Patienten anlegen
Klicken Sie auf „+ Neuer Patient" – es öffnet sich ein Formular mit folgenden Feldern:
🐾 Tier-Informationen
Tierart (Pferd, Hund, Andere) · Name des Tieres · Rasse · Geburtsdatum · Geschlecht · Farbe · Besondere Merkmale
👤 Besitzer-Informationen
Name · E-Mail · Telefon · Adresse (Straße, PLZ, Ort)
Patientendetails
Klicken Sie auf eine Patientenkarte, um die Detailansicht zu öffnen. Dort finden Sie Tabs für:
📋 Historie – alle Futterpläne, Befunde und Termine dieses Patienten · 🖼️ Bilder – Röntgenbilder und Fotos · 📄 Dokumente – zugehörige PDFs
📋 Futterpläne / Therapiepläne
Erstellen Sie individuelle Futter- und Therapiepläne für Ihre Patienten. Diese können als professionelles PDF exportiert und an die Besitzer verschickt werden.
Plan erstellen
Klicken Sie auf „+ Neuer Futterplan" (Dashboard oder Futterpläne-Seite). Wählen Sie den Patienten aus und füllen Sie die Plandetails aus: Diagnose, Therapievorschlag, Fütterungsempfehlung und Anmerkungen.
PDF exportieren
Jeder Plan kann per Klick auf das PDF-Symbol als professionell formatiertes Dokument mit Ihrem Praxis-Logo und den Praxis-Standardtexten (Disclaimer) exportiert werden.
Status verwalten
Pläne durchlaufen die Status: Entwurf → Aktiv → Abgeschlossen. Sie können Pläne auch duplizieren, um auf Basis eines bestehenden Plans einen neuen zu erstellen.
🩺 Befundbögen
Befundbögen sind strukturierte Untersuchungsformulare, die Sie bei der Dokumentation klinischer Befunde unterstützen.
Verfügbare Typen
🐕 Hunde-Befund – Standardformular für Hunde-Untersuchungen
🐴 Pferde-Befund – Angepasst an die Pferde-Osteopathie
☯ TCM-Befund – Traditionelle Chinesische Medizin (Akupunktur etc.)
Befund erstellen
Wählen Sie den Typ, den Patienten und füllen Sie das Formular aus. Befundbögen können als PDF exportiert werden und erscheinen in der Patientenhistorie.
Verlaufskontrollen
Nutzen Sie die Verlaufskontroll-Funktion, um Folgeuntersuchungen mit dem Originalbefund zu verknüpfen und den Behandlungsfortschritt zu dokumentieren.
📅 Termine
Der Terminkalender ist das Herzstück für Ihre Tagesplanung. Er zeigt alle Termine nach Status gefiltert und ermöglicht schnelle Statusänderungen.
| Datum & Zeit | Patient | Besitzer | Status | Aktionen |
|---|---|---|---|---|
| Mo, 15. Jan · 10:30 | 🐴 Bella | Max Mustermann | Anfrage | ✏️ ✅ ❌ |
| Mo, 15. Jan · 14:00 | 🐕 Rocky | Anna Schmidt | Bestätigt | ✏️ ✔ ❌ |
| Di, 16. Jan · 09:00 | 🐴 Spirit | Lisa Weber | Geplant | ✏️ ✅ ❌ |
Termin-Status
Anfrage – Online-Buchung eingegangen, wartet auf Bestätigung
Geplant – Termin ist eingetragen, noch nicht bestätigt
Bestätigt – Termin ist vom Therapeuten bestätigt
Abgeschlossen – Behandlung durchgeführt
Abgesagt – Termin wurde storniert
Aktionen pro Termin
✏️ Bearbeiten – Termin anpassen · ✅ Bestätigen – Status auf „Bestätigt" setzen (sendet optional E-Mail mit Kalendereinladung) · ✔ Abschließen – Behandlung als durchgeführt markieren · ❌ Absagen – Termin stornieren · 📧 Einladung – Kalendereinladung per E-Mail senden
🧾 Rechnungen
Das Rechnungsmodul ermöglicht die Erstellung professioneller Rechnungen, Mahnungen und Stornos direkt aus IntelliVet heraus.
Rechnung erstellen
Klicken Sie auf „+ Neue Rechnung", wählen Sie den Patienten/Besitzer und fügen Sie Positionen aus Ihrem Leistungskatalog hinzu. Preise, Mengen und MwSt. werden automatisch berechnet.
Rechnungstypen
🧾 Rechnung – Standard-Rechnung mit automatischer Nummerierung
⚠️ Mahnung – Zahlungserinnerung bei überfälligen Rechnungen
🚫 Storno – Stornierung einer bestehenden Rechnung
Status-Übersicht
Rechnungen durchlaufen die Status: Entwurf → Versendet → Bezahlt (oder Überfällig → Gemahnt). Oben auf der Seite sehen Sie Statistiken zu offenen Beträgen und Umsatz.
PDF & E-Mail
Jede Rechnung kann als PDF exportiert oder direkt per E-Mail an den Besitzer verschickt werden.
🚗 Tourenplanung
Für Praxen mit Hausbesuchen bietet IntelliVet eine integrierte Routenoptimierung mit interaktiver Karte und GPS-Navigation.
So funktioniert's
Die Tourenplanung zeigt automatisch alle Termine mit hinterlegter Adresse auf einer Karte (Leaflet/OpenStreetMap). Die Route wird optimiert, sodass Sie die kürzeste Strecke fahren.
GPS-Navigation
Im Vollbild-Modus erhalten Sie Turn-by-Turn-Navigation mit Sprachansagen. Ideal für die Nutzung auf dem Tablet oder Smartphone unterwegs.
Stopp-Status
Markieren Sie jeden Stopp als „Angekommen", „Behandlung läuft" oder „Abgeschlossen", um den Überblick über Ihre Tour zu behalten.
🔗 Online-Buchung
Mit der Online-Buchung können Ihre Kunden selbstständig Termine über einen öffentlichen Link buchen – ohne Login.
Einrichtung
Aktivieren Sie die Online-Buchung unter 🏥 Praxis-Einstellungen → 🔗 Online-Terminbuchung. Konfigurieren Sie dort verfügbare Zeitfenster, Pufferzeiten und ob Sie per E-Mail benachrichtigt werden möchten.
Buchungslink teilen
Den öffentlichen Buchungslink finden Sie in den Praxis-Einstellungen oder direkt auf der Terminseite über den Button „🔗 Buchungslink kopieren". Teilen Sie diesen Link auf Ihrer Website, in E-Mails oder auf Social Media.
Ablauf für Kunden
Kunden wählen Datum, Uhrzeit und Leistung aus – die Buchung erscheint als „Anfrage" in Ihrem Terminkalender. Sie können diese dann bestätigen oder ablehnen.
⚙️ Meine Einstellungen
Unter „Einstellungen" verwalten Sie Ihr persönliches Profil, Passwort und Sicherheitsoptionen.
👤 Mein Profil
Zeigt Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rolle (Therapeut/Admin) und welcher Praxis Sie zugeordnet sind.
🔒 Passwort ändern
Geben Sie Ihr aktuelles Passwort und zweimal Ihr neues Passwort ein (mindestens 8 Zeichen).
🔑 Passkeys & Sicherheitsschlüssel
Richten Sie biometrische Anmeldung ein (Touch ID, Face ID) oder registrieren Sie einen Hardware-Sicherheitsschlüssel (z.B. YubiKey). Passkeys ermöglichen passwortloses Anmelden und sind besonders sicher.
🔔 Push-Benachrichtigungen
Aktivieren Sie Browser-Push-Benachrichtigungen, um über neue Terminanfragen und wichtige Änderungen informiert zu werden.
🏥 Praxis-Einstellungen
Hier konfigurieren Admins alles rund um die Praxis. Die Einstellungen sind in aufklappbare Bereiche unterteilt.
📋 Praxisdaten
Praxisname, Adresse (Straße, PLZ, Ort) und Website. Diese Daten erscheinen auf allen Dokumenten und werden verschlüsselt gespeichert (AES-256).
🖼️ Praxis-Logo
Laden Sie Ihr Logo hoch (JPG, PNG, GIF oder WebP, max. 2 MB). Es wird auf Futterplänen, Befundbögen und Rechnungen abgedruckt.
📝 Standardtexte
Definieren Sie Standard-Disclaimer und Hinweistexte, die automatisch auf Therapieplänen eingefügt werden.
🔒 DSGVO-Einwilligung
Konfigurieren Sie den Text der Datenschutzeinwilligung, die Tierbesitzer digital akzeptieren können. Der Status wird bei jedem Patienten angezeigt (✓ oder ausstehend).
📄 Aufklärungsbögen
Erstellen Sie eigene Aufklärungs- und Informationsbögen als Vorlagen. Diese können pro Behandlung an den Besitzer ausgegeben werden.
🔗 Online-Terminbuchung
Aktivieren/deaktivieren Sie die öffentliche Buchungsseite. Konfigurieren Sie verfügbare Zeitfenster, Pufferzeiten zwischen Terminen und E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Buchungen.
⏰ Termineinstellungen
Standarddauer für Termine, Vorlaufzeit, Bestätigungs-Timeout und verfügbare Zeitbereiche pro Tag (inkl. Pausenzeiten).
👥 Team
Laden Sie Teammitglieder per E-Mail ein (Rollen: Therapeut oder Admin). Weisen Sie Therapeuten Praxen zu und legen Sie individuelle Arbeitszeiten fest.
🚗 Terminplanung (Tour)
Aktivieren Sie Hausbesuche und hinterlegen Sie Adressen für Therapeuten, die für die Routenplanung verwendet werden.
💼 Leistungen
Ihr Leistungskatalog: Name, Standardpreis, Dauer und Kategorie jeder Behandlung. Wird bei Terminerstellung und Rechnungsstellung verwendet.
🧾 Rechnungseinstellungen
Rechnungsnummerierung, Zahlungsbedingungen, MwSt.-Sätze, Zahlungsmethoden, Standard-Zahlungsfrist und Mahnungs-Automatisierung.
📚 Katalog
Vordefinierte Rechnungspositionen für schnelleres Erstellen von Rechnungen. Positionen können importiert und exportiert werden.
💳 Abonnement
Zeigt Ihren aktuellen Plan, maximale Patienten/Benutzer, aktive Features und die Möglichkeit zum Upgrade.
👥 Benutzerverwaltung
Admins können unter „👥 Benutzer" Teammitglieder verwalten.
Rollen
Therapeut – Kann Patienten, Termine, Pläne und Rechnungen verwalten. Kein Zugriff auf Praxis-Einstellungen oder Benutzerverwaltung.
Admin – Hat zusätzlich Zugriff auf Praxis-Einstellungen, Benutzerverwaltung und Aktivitätenlog.
Benutzer einladen
Klicken Sie auf „+ Benutzer einladen", geben Sie die E-Mail und Rolle ein. Der eingeladene Benutzer erhält eine E-Mail mit Registrierungslink.
Aktionen
Benutzer können gesperrt (vorübergehend deaktiviert) oder aus der Praxis entfernt werden. Gesperrte Benutzer können sich nicht anmelden, behalten aber ihr Konto.
💳 Abonnement & Pläne
IntelliVet bietet verschiedene Abo-Pläne mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Den aktuellen Plan sehen Sie unter 🏥 Praxis-Einstellungen → 💳 Abonnement.
Feature-Übersicht
| Feature | Basis | Professional | Premium |
|---|---|---|---|
| 📊 Dashboard | ✅ | ✅ | ✅ |
| 🐾 Patienten | ✅ | ✅ | ✅ |
| 📅 Termine | ✅ | ✅ | ✅ |
| 📋 Futterpläne | — | ✅ | ✅ |
| 🩺 Befundbögen | — | ✅ | ✅ |
| 🧾 Rechnungen | — | ✅ | ✅ |
| 🚗 Tourenplanung | — | — | ✅ |
| 🔗 Online-Buchung | — | — | ✅ |
| 🔐 Passkeys | ✅ | ✅ | ✅ |
| 🎨 Eigenes Branding | — | — | ✅ |
❓ Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Allgemein
Was ist IntelliVet?
Brauche ich eine Installation?
Funktioniert IntelliVet offline?
Kann ich IntelliVet auf dem Handy nutzen?
Einstellungen & Konfiguration
Wo finde ich die Praxisdaten (Name, Adresse)?
Wo kann ich mein Praxis-Logo hochladen?
Wo stelle ich die MwSt./Steuersätze ein?
Wo konfiguriere ich die verfügbaren Terminzeiten?
Wie aktiviere ich die Online-Buchung?
Wie lade ich Teammitglieder ein?
Wo ändere ich mein Passwort?
Wo finde ich den Disclaimer-Text für Futterpläne?
Wo kann ich die DSGVO-Einwilligung konfigurieren?
Funktionen & Nutzung
Wie erstelle ich eine Rechnung?
Wie erstelle ich einen Futterplan?
Kann ich Futterpläne duplizieren?
Wie funktioniert die Tourenplanung?
Was passiert bei einer Online-Buchung?
Warum sehe ich ein 🔒 bei manchen Menüpunkten?
🔒 Sicherheit & Datenschutz (DSGVO)
IntelliVet nimmt den Schutz Ihrer Daten und der Daten Ihrer Kunden ernst.
Verschlüsselung
Sensible Daten wie Telefonnummern und Adressen von Tierbesitzern werden mit AES-256-GCM verschlüsselt in der Datenbank gespeichert. Die Übertragung erfolgt ausschließlich über HTTPS.
Passkeys & 2FA
Neben dem klassischen Passwort-Login unterstützt IntelliVet den modernen FIDO2/WebAuthn-Standard. Damit können Sie sich per Fingerabdruck (Touch ID), Gesichtserkennung (Face ID) oder Hardware-Schlüssel (YubiKey) anmelden – ohne Passwort.
DSGVO-Einwilligung
IntelliVet bietet eine integrierte digitale Datenschutzeinwilligung. Tierbesitzer können die Einwilligung direkt in der App akzeptieren. Der Status wird bei jedem Patienten angezeigt.
Aktivitätenlog
Alle Änderungen werden im Aktivitätenlog protokolliert (wer, wann, was, von wo). Admins finden diesen unter 📋 Aktivitäten im Admin-Menü.
Brute-Force-Schutz
Fehlgeschlagene Login-Versuche werden gezählt. Nach mehreren Fehlversuchen wird der Zugang temporär gesperrt (Rate Limiting).
📱 Offline-Modus & PWA
IntelliVet ist eine Progressive Web App (PWA) und funktioniert auch ohne Internetverbindung.
Installation
Auf dem Dashboard erscheint ein Banner „📲 IntelliVet als App installieren". Klicken Sie auf „Installieren" – die App wird auf Ihrem Gerät gespeichert und kann wie eine native App gestartet werden.
Offline-Funktionalität
Im Offline-Modus können Sie weiterhin Patienten einsehen, Termine anschauen und Daten bearbeiten. Änderungen werden in einer Sync-Warteschlange gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.
Offline-Anzeige
In der Seitenleiste erscheint bei fehlender Verbindung ein gelber Hinweis mit der Anzahl wartender Synchronisierungen. Sobald die Verbindung steht, werden alle Änderungen automatisch übertragen.
💬 Support
Brauchen Sie Hilfe? Es gibt mehrere Wege, uns zu erreichen:
💬 Live-Chat – Klicken Sie auf den Support-Button unten in der Seitenleiste, um direkt mit uns zu chatten.
📧 E-Mail – Schreiben Sie uns über das Kontaktformular oder direkt per E-Mail.