👋 Willkommen bei IntelliVet

IntelliVet ist Ihre All-in-One Praxissoftware für Tiergesundheit & Osteopathie. Dieses Handbuch hilft Ihnen beim Einstieg und erklärt alle Funktionen im Detail.

⭐ Das Besondere an IntelliVet

IntelliVet ist die einzige Praxissoftware, die Online-Terminbuchung, intelligente ortsbasierte Terminplanung und GPS-Navigation mit Sprachansagen in einem durchgängigen Workflow vereint. Kein anderes System bietet diese Kombination.

Warum das den Unterschied macht

🚀 Erste Schritte – Praxis einrichten

Folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Praxis in wenigen Minuten startklar zu machen.

1

Registrieren & Anmelden

Erstellen Sie ein Konto über den Button „Kostenlos registrieren" auf der Login-Seite. Sie erhalten eine Bestätigung und können sich direkt anmelden.

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Praxis für Tiergesundheit & Osteopathie

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🖥️ Die Oberfläche im Überblick

IntelliVet besteht aus einer Seitenleiste (links) für die Navigation und dem Hauptbereich (rechts) für den Inhalt.

intellivet.de

📊 Dashboard

🐾 Patienten

📋 Futterpläne

🩺 Befundbögen

📅 Termine

🧾 Rechnungen

🚗 Tourenplanung

⚙️ Einstellungen

Admin

👥 Benutzer

🏥 Praxis-Einst.

Willkommen, Dr. Müller! 👋

42

🐾 Patienten

5

📅 Heute

3

🔔 Offen

€2.4k

💰 Monat

+ Neuer Patient

+ Neuer Futterplan

+ Neuer Termin

📅 Nächste Termine

Mo

15

Jan

🐴 Bella

10:30 Uhr · Osteopathie

Anfrage

Mo

15

Jan

🐕 Rocky

14:00 Uhr · Nachkontrolle

Bestätigt

Bereiche der Seitenleiste

💾 Auto-Save & Entwürfe

IntelliVet sichert Ihre Eingaben in Patienten, Befundbögen, Futterplänen, Anamnesebögen, Rechnungen und Kursen automatisch im Hintergrund — lokal alle 5 Sekunden, zusätzlich alle 10 Sekunden direkt in die Datenbank Ihrer Praxis. Sie müssen sich nicht mehr daran erinnern „regelmäßig zu speichern", und ein Browser-Crash, Stromausfall oder versehentliches Schließen des Modals führt nicht mehr zu Datenverlust.

Wie es funktioniert

Entwürfe in den Listen sehen

Drafts erscheinen ganz oben in der jeweiligen Liste, gelb hinterlegt mit dem Badge 📝 Entwurf, einem Hinweis „von [Name] · vor 5 Min" und einem dezenten gelben Streifen am linken Rand.

Listen aktualisieren sich automatisch

Sobald Sie auf einer Liste (Patienten, Befunde, Pläne, Rechnungen, Kurse) sind, holt die App alle 30 Sekunden im Hintergrund frische Daten. Wenn ein Kollege gerade einen Entwurf angelegt hat, taucht er bei Ihnen auf, ohne dass Sie F5 drücken müssen. Pausiert automatisch, sobald ein Modal offen ist — dann wird Ihre Eingabe nicht von Hintergrund-Aktualisierungen überschrieben.

Wenn Sie einen Entwurf nicht weiterführen

Verwaiste Entwürfe (kein Bearbeiten in 14 Tagen) werden täglich nachts automatisch aufgeräumt. Wenn Sie einen Entwurf bewusst loswerden möchten, öffnen Sie ihn und klicken auf Löschen wie bei jedem anderen Datensatz.

📊 Dashboard

Das Dashboard ist Ihre Startseite nach dem Login. Es zeigt auf einen Blick die wichtigsten Kennzahlen und erlaubt schnellen Zugriff auf häufige Aktionen.

Statistik-Karten

Oben sehen Sie vier Karten mit den wichtigsten Zahlen:

Schnellaktionen

Direkt unter den Statistiken finden Sie Buttons, um ohne Umwege neue Einträge zu erstellen:

+ Neuer Patient · + Neuer Futterplan · + Neuer Befund · + Neuer Termin

Nächste Termine & letzte Dokumente

Darunter zeigt das Dashboard Ihre nächsten anstehenden Termine mit Status-Badge (Anfrage, Geplant, Bestätigt) sowie die zuletzt erstellten Futterpläne und Befundbögen.

🐾 Patienten

Die Patientenübersicht zeigt alle registrierten Tiere als Karten. Jede Karte enthält den Tiernamen, die Rasse, den Besitzer und die Anzahl zugehöriger Dokumente.

Patienten suchen & filtern

Oben auf der Seite finden Sie ein Suchfeld (sucht nach Tier, Besitzer, Rasse oder Telefonnummer) sowie einen Tierart-Filter (Alle, Pferde, Hunde, Andere).

Daneben können Sie die Liste sortieren: nach Name (A–Z / Z–A), Besitzer, neueste zuerst, Umsatz oder Anzahl Dokumente. Bei Namens-Sortierung erscheint am rechten Rand eine A–Z-Sprungleiste – ein Klick auf einen Buchstaben springt zum ersten Patienten damit.

Premium-Kennzeichnung

Umsatzstarke Kunden können in der Übersicht hervorgehoben werden: ⭐ Gold bzw. 👑 Platin als Abzeichen auf der Karte. Grundlage ist der Umsatz pro Besitzer aus bezahlten Rechnungen der letzten 12 Monate (alle Tiere des Besitzers zusammengezählt). Aktivieren und die beiden Schwellen (Standard 1.000 € / 5.000 €) festlegen unter Praxis-Einstellungen → ⭐ Premium-Kennzeichnung.

Neuen Patienten anlegen

Klicken Sie auf „+ Neuer Patient" – es öffnet sich ein Formular mit folgenden Feldern:

Patientendetails

Klicken Sie auf eine Patientenkarte, um die Detailansicht zu öffnen. Dort finden Sie Tabs für:

📋 Historie – alle Futterpläne, Befunde und Termine dieses Patienten · 🖼️ Bilder – Röntgenbilder und Fotos · 📄 Dokumente – zugehörige PDFs

Haustierarzt zuordnen

Öffnen Sie die Patientendetails (Klick auf eine Patientenkarte). Im unteren Bereich finden Sie den Abschnitt „Haustierarzt". Klicken Sie auf „+ Haustierarzt hinzufügen" und füllen Sie die Felder aus:

Pro Patient können mehrere Haustierärzte hinterlegt werden. Diese stehen anschließend beim Befund-PDF-Versand als Empfänger zur Auswahl.

📋 Futterpläne / Therapiepläne

Erstellen Sie individuelle Futter- und Therapiepläne für Ihre Patienten. Diese können als professionelles PDF exportiert und an die Besitzer verschickt werden.

Plan erstellen

Klicken Sie auf „+ Neuer Futterplan" (Dashboard oder Futterpläne-Seite). Wählen Sie den Patienten aus und füllen Sie die Plandetails aus: Diagnose, Therapievorschlag, Fütterungsempfehlung und Anmerkungen.

PDF exportieren

Jeder Plan kann per Klick auf das PDF-Symbol als professionell formatiertes Dokument mit Ihrem Praxis-Logo und den Praxis-Standardtexten (Disclaimer) exportiert werden.

Status verwalten

Pläne durchlaufen die Status: Entwurf → Aktiv → Abgeschlossen. Sie können Pläne auch duplizieren, um auf Basis eines bestehenden Plans einen neuen zu erstellen.

Per E-Mail senden & Rationsberechnung anhängen

Über das 📨-Symbol versenden Sie den Futterplan als PDF an den Besitzer (die Empfänger-Adresse lässt sich vor dem Versand einmalig anpassen). Haben Sie das Modul Rationsberechnung gebucht, können Sie im Versand-Dialog optional eine oder mehrere Rationsberechnungen desselben Patienten als zusätzlichen PDF-Anhang ankreuzen. Die Auswahl treffen Sie pro Versand neu (keine Vorauswahl) – so entscheidet die Therapeutin je nach Fall, ob die Berechnung mitgeschickt wird.

🌾 Rationsberechnung (Zusatzmodul)

Berechnet für Pferde aus Zielgewicht und Futtermitteln den Bedarf und die Aufnahme von 27 Nährstoffen — und zeigt sofort, wo Mangel oder Überschuss vorliegt. Die Berechnung wird in der Patientenakte gespeichert und ist als PDF exportierbar.

Berechnungsgrundlage

Pro Nährstoff gibt es eine wissenschaftliche Empfehlung (GfE), die wir als globalen Standard ausliefern. Zwei Formel-Typen:

Die Aufnahme wird aus allen gewählten Futtermitteln aufsummiert: Aufnahme = Σ (Menge_kg × Wert_pro_kg). Die Differenz zum Bedarf wird in Gramm/Milligramm und in Prozent angezeigt — mit Farbcode rot bei schwerem Mangel/Überschuss (> 50%/> 100%), gelb bei moderater Abweichung (20–50%), grün im Zielbereich.

Neue Berechnung anlegen

Ca:P-Verhältnis

Prominent oben angezeigt. Soll-Bereich: 1,5 – 2,5 : 1. Werte darunter (zu wenig Calcium relativ zu Phosphor) oder darüber (zu viel Calcium) werden farbig markiert.

Futtermittel verwalten

Über den Button Futtermittel verwalten auf der Rationsberechnungs-Seite öffnen Sie die Liste aller Futtermittel:

Heuanalysen pro Pferd

Heu unterscheidet sich von Charge zu Charge stark. Im Patient-Detail (Tab „🌾 Rationen") können Sie pro Pferd eigene Heuanalysen mit Datum und allen Nährwerten aus dem Laborbericht hinterlegen. Bei neuen Rationsberechnungen ist die Heuanalyse dann als Quelle wählbar — fällt automatisch zurück auf den Lufa-Standard, wenn keine Analyse vorliegt.

Patientenakte

Im Patient-Detail eines Pferdes erscheint bei aktivem Modul ein zusätzlicher Tab 🌾 Rationen. Dort sehen Sie:

📞 Gesprächsnotizen / Kontakthistorie

Pro Patient können Sie alle Kontakte mit dem Besitzer dokumentieren — Behandlung, Telefonat, E-Mail, Messenger oder sonstiges. So entsteht eine chronologische Spur, was wann mit wem besprochen wurde. Inhalte werden verschlüsselt gespeichert.

Wo finden Sie es?

In der Patientenakte als eigener Tab 📞 Gesprächsnotizen — direkt nach Historie. Zusätzlich erscheinen im Historie-Tab oben die letzten 4 Notizen als Schnell-Übersicht, und der Button „📞 Neue Gesprächsnotiz" liegt in der Top-Toolbar — schneller Anlegen ohne Tabwechsel.

Was wird gespeichert?

• Datum & Uhrzeit des Kontakts (Default: jetzt; nachträglich anpassbar)
• Therapeut/Autor automatisch aus Ihrem Login
• Kanal: Behandlung, Telefon, E-Mail, Messenger oder Sonstiges
• Inhalt: Freitext bis 8000 Zeichen, verschlüsselt in der Datenbank

Bearbeiten & Löschen

Der Autor kann eine Notiz innerhalb von 24 Stunden bearbeiten (Tippfehler-Korrektur). Danach ist sie unveränderbar. Der Praxis-Admin darf jederzeit bearbeiten und löschen — Caregiver haben keinen Zugriff. Jede Aktion wird im Audit-Log dokumentiert (ohne den Klartext-Inhalt zu loggen).

🎫 Stempelkarten

Digitale Treuekarten für Ihre Praxis — wie die Stempelkarte beim Café, nur ohne Papier. Jeder Besitzer sammelt Stempel auf seinen Karten, am Ende gibt's die hinterlegte Belohnung (z. B. „1 Behandlung gratis").

Wer hat Zugriff?

In jedem bezahlten Tarif (Standard und Standard mit Kursverwaltung) automatisch enthalten — kein Zusatzmodul, keine extra Kosten.

Vorlagen anlegen

Unter Praxis-Einstellungen → 🎫 Stempelkarten legen Sie Vorlagen an, die Sie später an Besitzer ausgeben:

• Name der Karte (z. B. „10er-Karte Osteopathie")
• Belohnung/Beschreibung (z. B. „1 Behandlung gratis")
• Stempel-Anzahl bis zum Einlösen (1–100)
• Farbe und Icon (Pfote, Herz, Stern, Knochen, Stempel, Haken, Geschenk, Baum, Blume, Sonne)
• PDF-Format: Visitenkarte (86 × 54 mm) zum Mitgeben oder DIN A6 mit Ihrem Briefpapier
• Auto-Stempel bei abgeschlossenem Termin — optional auf eine bestimmte Leistung beschränkt

Auto-Stempel

Wenn aktiviert, vergibt das System automatisch einen Stempel, sobald Sie einen Termin auf „abgeschlossen" setzen. Sie können pro Vorlage festlegen:

• Leistung leer → jeder abgeschlossene Termin stempelt diese Karte
• Leistung gewählt → nur Termine mit genau dieser Leistung stempeln
• Auto-Stempel aus → rein manuell durch Klick auf den nächsten freien Kreis

Karte zuweisen & stempeln

In der Patientenakte → Tab 🎫 Stempelkarten sehen Sie alle Karten des Besitzers (eine Karte pro Vorlage und Owner). Aus der Liste der verfügbaren Vorlagen weisen Sie per Klick eine neue Karte zu. Stempeln geht durch Klick auf den nächsten leeren Kreis — der vorletzte Stempel lässt sich jederzeit rückgängig machen.

Karte ist voll — was nun?

Sobald alle Stempel gesetzt sind, erscheint der Button „Einlösen". Sie tragen optional eine Notiz ein (z. B. die Rechnungs-Nr. mit dem Rabatt) und die Karte wandert in den Status „eingelöst" — die Historie bleibt erhalten. Der Besitzer kann anschließend eine neue Karte derselben Vorlage bekommen.

PDF zum Mitgeben

Pro Karte können Sie ein PDF erzeugen — entweder im Visitenkartenformat (passt in jeden Geldbeutel) oder als DIN A6 mit Ihrem Briefpapier-Hintergrund. Aktuelle Stempel sind als gefüllte Kreise mit Ihrem gewählten Icon dargestellt, freie Stempel als leere Kreise.

🩺 Befundbögen

Befundbögen sind strukturierte Untersuchungsformulare, die Sie bei der Dokumentation klinischer Befunde unterstützen.

Verfügbare Typen

Befund erstellen

Wählen Sie den Typ, den Patienten und füllen Sie das Formular aus. Befundbögen können als PDF exportiert werden und erscheinen in der Patientenhistorie.

Automatische Entwurf-Sicherung

Befund-PDF versenden

Öffnen Sie einen gespeicherten Befund über die Befundbögen-Übersicht (Klick auf „Ansehen") oder über die Patientendetails → Historie. Im Ansichtsfenster finden Sie unten in der Fußleiste den grünen Button „Befund-PDF" mit einem Aufklappmenü:

Handout / Behandlungsplan

Ebenfalls in der Fußleiste der Befund-Ansicht finden Sie den blauen Button „Handout". Das Handout ist der strukturierte Kunden-Bericht für den Tierbesitzer – es zieht alle bereits erfassten Daten automatisch zusammen, damit Sie nichts doppelt tippen müssen.

Die drei Sektionen des Handouts

Befunde → Behandlung: Chip-Panel im Tab „Behandlung"

Das eigentliche Herzstück: Sie schreiben Befunde nie doppelt. Im Tab „Behandlung" erscheint über der Behandlungs-Liste ein grünes Panel mit allen Befunden aus Ihrem Befundbogen als klickbare Chips.

Bereits übernommene Befunde werden automatisch aus den Chips gefiltert – keine Duplikate. Im Handout-Tab erinnert Sie eine gelbe Box, falls Befunde noch nicht behandelt wurden.

Hausaufgaben an die Behandlung koppeln

Jede Behandlungs-Zeile hat ein Feld 🏠 Hausaufgabe für Besitzer. Der Text, den Sie dort eintragen, erscheint in Sektion 3 („Für Sie zu Hause") unter derselben Nummer wie der Befund in Sektion 1. So bleibt der Zusammenhang für den Besitzer sichtbar.

Neuer Tab „📄 Handout" im Befund-Modal

Zwischen „Behandlung" und „Bilder" finden Sie den Tab 📄 Handout:

• Persönliche Abschluss-Nachricht pro Befund (optional, Textbausteine via Kürzel+Tab funktionieren)
• Folgetermin empfohlen in X Wochen (optional)
• Live-Übersicht: Anzahl Behandlungsblöcke, verknüpfte Hausaufgaben, allgemeine Empfehlungen
• Warnung wenn Befunde noch nicht behandelt wurden (mit Link zurück ins Tab „Behandlung")
• Hinweis auf die praxis-weiten Standardtexte (Einleitung + Haftungsausschluss)

Praxisweite Standardtexte

Unter Praxis-Einstellungen → Standardtexte → Besitzer-Handout pflegen Sie einmalig:

• Handout-Einleitung – wird oberhalb von Sektion 1 gedruckt. Gibt dem Handout eine persönliche Note und spart pro Befund Zeit.
• Handout-Haftungsausschluss – rechtlicher Hinweis am Seitenende. Getrennt vom Futterplan-Haftungsausschluss, damit jedes Dokument seinen eigenen Rechtstext hat.

Verfügbare Variablen in Standardtexten

Sowohl Einleitung als auch Haftungsausschluss unterstützen Platzhalter, die beim Generieren des PDFs durch die konkreten Daten ersetzt werden:

💡 Muster für Ihre Handout-Einleitung

Ein guter Einleitungstext beantwortet drei Fragen in einem Satz: Wer hat was wann gemacht, und was folgt jetzt? So bekommt jedes Handout sofort einen persönlichen Charakter, ohne dass Sie pro Befund etwas eintippen müssen.

💨 Hausaufgaben-Bibliothek mit Textbausteinen

Verlaufskontrollen

Nutzen Sie die Verlaufskontroll-Funktion, um Folgeuntersuchungen mit dem Originalbefund zu verknüpfen und den Behandlungsfortschritt zu dokumentieren.

Anatomische Körperkarte

Die Körperkarte ist ein interaktives Werkzeug, mit dem Sie Befunde direkt auf einer Silhouette des Tieres markieren können. Pro Markierung können Sie eine Notiz hinterlegen – z. B. „Verspannung M. trapezius“ oder „Blockade L3/L4“. Die Markierungen erscheinen auch im exportierten PDF.

Körperkarte aktivieren

Gehen Sie zu ⚙️ Meine Einstellungen → Befundbogen und setzen Sie den Haken bei „Anatomische Körperkarte anzeigen“. Die Einstellung wird sofort gespeichert.

Bedienung

Nachdem die Körperkarte aktiviert ist, erscheint sie im Befundbogen im Tab „Befunde“ oberhalb der Textfelder – bei Hunde- und Pferde-Befunden.

📝 Anamnesebögen

Mit dem Anamnesebogen-System erstellen Sie eigene, frei konfigurierbare Formulare zur Erhebung von Patientendaten. Im Gegensatz zu den festen Befundbögen bestimmen Sie selbst, welche Felder das Formular enthält – ideal für spezialisierte Anamnesen wie Blutegel-Therapie, Akupunktur-Erstanamnese oder Ernährungsberatung.

Vorlagen erstellen (Formular-Baukasten)

Unter 🏥 Praxis-Einstellungen → 📝 Anamnesebögen können Admins beliebig viele Vorlagen erstellen. Jede Vorlage besteht aus einzelnen Elementen, die Sie per Klick hinzufügen und in der Reihenfolge anpassen.

Verfügbare Element-Typen

Vorlage Schritt für Schritt erstellen

Vorlagen verwalten

• Bearbeiten – Klicken Sie auf eine Vorlage, um sie zu bearbeiten. Änderungen wirken sich nur auf neue Bögen aus, bereits ausgefüllte bleiben unverändert.
• Aktivieren/Deaktivieren – Deaktivierte Vorlagen werden nicht mehr zur Auswahl angeboten, bereits ausgefüllte Bögen bleiben erhalten.
• Sortierung – Die Reihenfolge in der Vorlagenliste können Sie per Drag & Drop oder in den Einstellungen anpassen.

Bogen ausfüllen (Therapeut)

Im Patientendetail finden Sie den Tab „Anamnese“. Dort sehen Sie alle bisherigen Anamnesebögen des Patienten und können neue erstellen.

Bogen aus dem Termin öffnen

Wenn ein Anamnesebogen mit einem Termin verknüpft ist (z. B. weil er über die Online-Buchung eingegangen ist oder manuell zugeordnet wurde), können Sie ihn direkt aus der Terminansicht öffnen – ohne den Umweg über die Patientenakte.

In der Termin-Detailansicht erscheint ein violetter Bereich „Anamnesebögen“ mit allen verknüpften Bögen. Ein Klick öffnet den jeweiligen Bogen zur Ansicht oder Bearbeitung.

Bestehende Bögen bearbeiten und löschen

• Bearbeiten – Klicken Sie auf einen bestehenden Bogen in der Liste, um ihn erneut zu öffnen und zu bearbeiten.
• Löschen – Über den roten „Löschen“-Button kann ein ausgefüllter Bogen unwiderruflich entfernt werden. Eine Sicherheitsabfrage verhindert versehentliches Löschen.

Besitzer-Bogen über die Online-Buchung

Besitzer-Bögen werden automatisch im Buchungsformular angezeigt, wenn der Tierbesitzer eine Leistung bucht, der ein Besitzer-Template zugeordnet ist. Der Ablauf:

Praxisbeispiel: Blutegel-Anamnese

Ein typisches Beispiel für einen Therapeuten-Anamnesebogen:

⏱️ Gültigkeitszeitraum – Bogen nicht jedes Mal neu ausfüllen lassen

Viele Praxen fragen den gleichen Bogen immer wieder ab, obwohl sich beim Tier seit Monaten nichts geändert hat. Das nervt den Besitzer und kostet Sie wertvolle Terminzeit. Mit dem Gültigkeitszeitraum legen Sie pro Vorlage fest, wie lange ein ausgefüllter Bogen als aktuell gilt – erst nach Ablauf wird er automatisch wieder zur Eingabe angeboten.

So richten Sie es ein

Wo Sie den Status sehen

• Patientenakte → Tab „Anamnese“: Jeder Bogen zeigt jetzt ein Status-Badge:
  • gültig bis 12.08.2026 – Bogen ist noch im Zeitraum (grün)
  • abgelaufen — neu ausfüllen – Zeitraum überschritten (rot)
  • kein Badge – Template hat keinen Gültigkeitszeitraum gesetzt (unbegrenzt)
• Online-Buchung: Erkennt der Server nach E-Mail-Verifikation, dass der Besitzer für den gewählten Patienten bereits einen gültigen Bogen ausgefüllt hat, werden die Felder ausgeblendet und eine grüne Info-Box eingeblendet: „Ihr Bogen liegt uns bereits vor – Sie müssen keine Angaben erneut machen.“
• Selbstservice-Link (aus der Terminbestätigungs-Mail): Ist ein früher ausgefüllter Bogen noch gültig, zeigt die Seite direkt einen Hinweis mit Ausfüll- und Ablaufdatum. Kein Formular, kein erneutes Klicken – der Kunde kann das Fenster einfach schließen.

Empfohlene Zeiträume (Richtwerte)

📨 Standalone-Versand – Bogen vor dem ersten Termin schicken

Manchmal soll ein neuer Kunde den Anamnesebogen schon vor dem ersten Termin ausfüllen, damit Sie die Vorgeschichte kennen, bevor das Tier kommt. Bisher hieß das: Patient und Halter erst manuell anlegen, dann Selbstservice-Link verschicken. Mit dem Standalone-Versand entfällt der ganze Vorab-Aufwand – Sie verschicken einen Link, Halter und Tier werden beim Ausfüllen automatisch in einem Rutsch in der Akte angelegt.

Versand vom Dashboard (schnellster Weg)

Im Dashboard finden Sie neben den gewohnten Quick-Buttons (+ Neuer Patient usw.) jetzt einen neuen Knopf „📨 Anamnese versenden“. Ein Klick öffnet das Versand-Fenster.

Versand aus den Praxis-Einstellungen

Alternativ können Sie auch direkt in der Vorlagenverwaltung unter Praxis-Einstellungen → Anamnesebögen einen Bogen versenden – pro Vorlage gibt es dort einen 📨-Knopf. Praktisch, wenn Sie gerade an den Vorlagen arbeiten oder die Versendeten-Übersicht ohnehin offen haben.

Was der Empfänger sieht

Der Link führt auf eine eigene, brandingfähige Seite (anamnese.php) ohne Login – mit Ihrem Praxis-Logo und Namen. In vier kompakten Schritten wird abgefragt:

Was beim Absenden passiert

Die Praxis-Akte wird in einer einzigen Transaktion ergänzt:

• Halter wird angelegt (oder bei existierender E-Mail wieder verwendet)
• Tier wird als neuer Patient angelegt und mit dem Halter verknüpft
• Anamnesebogen wird gespeichert und am Tier verknüpft – gefiltert nach filled_by = owner
• Einladung wird auf completed gesetzt – der Token kann nicht mehr verwendet werden

Automatische Reminder – ohne hinterhertelefonieren

Wenn der Empfänger den Bogen liegen lässt, erinnert IntelliVet automatisch per E-Mail. Standardmäßig nach 3 Tagen, 7 Tagen und 14 Tagen, jeweils nur einmal pro Stufe. Die Tage und die Gesamt-Gültigkeit des Links (Default 30 Tage) sind in den Praxis-Einstellungen anpassbar:

Übersicht versendeter Einladungen

In demselben Bereich finden Sie das Akkordeon „Versendete Einladungen“. Es zeigt alle bisherigen Einladungen mit Status:

• Offen – Empfänger hat den Bogen noch nicht abgesendet; die Anzahl der bereits versendeten Reminder ist sichtbar
• Eingereicht – Bogen wurde abgesendet; der zugehörige Patient wird verlinkt
• Abgelaufen – Gültigkeit vorbei; ein neuer Versand legt einen neuen Link an
• Widerrufen – manuell durch die Praxis storniert

Pro offene Einladung können Sie ↻ erneut senden (z. B. wenn die Mail im Spam gelandet ist) oder ✕ widerrufen (z. B. wenn der Kontakt sich anders entschieden hat).

📋 Anamnese-Antworten direkt im Befund & Therapieplan einsehen

Hat ein Patient bereits ausgefüllte Anamnesebögen, sehen Sie das beim Bearbeiten eines Befundbogens oder Therapieplans sofort. Oben im Editor erscheint ein grüner Banner:

Aufgeklappt sehen Sie alle Antworten mit ihren Original-Fragen aus der Vorlage. Pro Antwort gibt es einen 📋 Kopieren-Button – ein Klick und der Wert liegt in der Zwischenablage. Anschließend einfügen Sie ihn an der Stelle, wo Sie ihn brauchen: in Vorgeschichte, Allgemeinzustand, Diagnose, eigene Befund-Felder … was immer passt.

Sicherheit & DSGVO

• Einmal-Token: Jeder Link hat einen 64 Zeichen langen, kryptografisch zufälligen Token. Nach erfolgreichem Absenden ist der Token verbraucht und nicht wiederverwendbar.
• DSGVO-Zustimmung Pflicht: Vor dem Absenden muss der Empfänger ausdrücklich zustimmen. Zeitpunkt und ein anonymisierter IP-Hash werden im Owner-Datensatz hinterlegt.
• Kein E-Mail-Spam: Reminder werden frühestens 24 Stunden nach dem letzten Reminder erneut verschickt – auch wenn der Cron mehrfach am Tag laufen würde.
• Keine Duplikate: Falls die E-Mail des Empfängers bereits in Ihrer Owner-Datenbank existiert, wird die Anamnese am bestehenden Halter angehängt. Felder werden nur ergänzt, nicht überschrieben – bestehende Adress- oder Telefondaten bleiben erhalten.
• Token niemals im Klartext geloggt: Im Server-Log erscheint kein vollständiger Token, nur sein Hash. Wer Zugriff auf das Log hat, kann damit keinen Link einlösen.

Häufige Fragen

🎙️ KI-Diktierfunktion

Die KI-Diktierfunktion ist Ihr digitaler Assistent beim Befunden. Statt jedes Formularfeld einzeln anzuklicken und einzutippen, sprechen Sie einfach frei über Ihre Untersuchung – die KI hört zu, versteht den Kontext und füllt anschließend automatisch die passenden Felder im Befundbogen aus.

So funktioniert es

Die KI arbeitet in zwei Schritten im Hintergrund:

Aufnahme starten

Öffnen Sie einen Befundbogen (Hund, Pferd oder TCM) – neben dem Titel erscheint der Button „🎙️ Diktieren“. Ein Klick startet die Aufnahme, ein weiterer Klick stoppt sie. Während der Aufnahme sehen Sie einen Timer und ein pulsierendes rotes Signal. Nach dem Stoppen analysiert die KI Ihre Aufnahme – erkennbar an „KI analysiert...“.

Wie soll ich sprechen?

Das Besondere: Sie müssen keine speziellen Befehle oder Feldnamen sagen. Sprechen Sie einfach so, wie Sie einem Kollegen den Befund beschreiben würden – fließend und in Ihrem gewohnten Sprachstil. Die KI erkennt anhand des Kontexts, welches Formularfeld gemeint ist.

Beispiel – freies Sprechen (empfohlen)

Tipps für optimale Ergebnisse

• Sprechen Sie in ganzen Sätzen – die KI versteht Kontext besser als Stichworte
• Verwenden Sie Fachbegriffe – die KI kennt physiotherapeutische und veterinärmedizinische Terminologie
• Nennen Sie Körperregionen klar – „Vorderhand links“, „Wirbelsäule im Bereich Th12-L2“, „Becken rechts“ etc.
• Strukturieren Sie logisch – wenn Sie z.B. erst den Vorstellungsgrund nennen, dann die Untersuchung, dann die Behandlung, erleichtern Sie der KI die Zuordnung
• Ruhige Umgebung – Hintergrundgeräusche (Bellen, Wiehern, Gespräche) können die Erkennung beeinträchtigen
• Beliebig oft wiederholen – Sie können mehrfach diktieren. Neue Ergebnisse ergänzen das Formular, bestehende Felder werden nur überschrieben, wenn Sie das in der Vorschau bestätigen

Unterstützte Befundtypen & Felder

Die KI erkennt Informationen für alle Felder des jeweiligen Befundbogens:

Vorschau-Fenster

Nach der Analyse öffnet sich automatisch das Vorschau-Fenster. Hier sehen Sie:

• Erkannter Text – das vollständige Transkript Ihres Diktats
• Erkannte Felder – jedes Feld mit dem zugeordneten Text und einer Checkbox
• Überschreibungswarnung – wenn ein Feld bereits ausgefüllt ist, werden Sie darauf hingewiesen
• Minutenverbrauch – wie viele Minuten diese Aufnahme verbraucht hat und wie viel Guthaben übrig ist

Wählen Sie die gewünschten Felder aus und klicken Sie auf „Ausgewählte übernehmen“. Die Werte werden in den Befundbogen eingetragen.

Minutenguthaben

Die KI-Diktierfunktion wird über ein Minutenguthaben abgerechnet. Je nach Abo-Plan sind eine bestimmte Anzahl Diktat-Minuten inklusive. In den Praxis-Einstellungen → Abonnement sehen Sie Ihr aktuelles Guthaben und können bei Bedarf zusätzliche Minutenpakete hinzubuchen.

Ersteinrichtung

📅 Termine

Der Terminkalender ist das Herzstück für Ihre Tagesplanung. Er bietet zwei Ansichten – Listenansicht und Kalenderansicht – und ermöglicht schnelle Terminverwaltung mit Statusänderungen, Overlays und Touch-Navigation.

Ansichten umschalten

Im Kopfbereich finden Sie neben dem Button „+ Neuer Termin“ zwei Schaltflächen: Liste und Kalender. Ihre Auswahl wird im Browser gespeichert und bleibt auch nach einem Seitenneuladen erhalten.

Listenansicht

Die Listenansicht zeigt alle Termine tabellarisch mit Statistiken und Schnellaktionen.

Kalenderansicht

Die Kalenderansicht zeigt Termine visuell in einem Wochenraster (Desktop/Tablet) bzw. als Tagesansicht (Smartphone). Termine erscheinen als farbige Blöcke an der jeweiligen Uhrzeit – mit Tierart-Symbol (🐴🐕🐱🐾) vor dem Patientennamen für schnelle Orientierung.

Wochenansicht (Desktop & Tablet)

Auf Desktop und Tablet sehen Sie eine vollständige Wochenansicht mit allen 7 Tagen. Jede Spalte zeigt einen Tag mit 30-Minuten-Zeitfenstern von 07:00 bis 20:00. Die Tagesköpfe zeigen neben dem Datum auch den Tagestyp an (Praxis, Tour, Gemischt, Gruppe).

Tagesansicht (Smartphone)

Auf dem Smartphone wird eine Tagesansicht angezeigt. Wischen Sie nach links oder rechts, um zwischen den Tagen zu navigieren. Der aktuelle Tag wird hervorgehoben.

Termin anlegen per Klick

Klicken Sie auf ein leeres Zeitfenster im Kalender, um direkt einen neuen Termin zu diesem Zeitpunkt anzulegen. Das Datum und die Uhrzeit werden automatisch vorausgefüllt.

Klappbare Filterleiste

Navigation und Filter sind in einer kompakten Toolbar zusammengefasst. Per Klick auf „▼ Filter“ öffnet sich der Filterbereich mit allen Optionen. Der Ein-/Ausgeklappt-Status wird im Browser gespeichert und bleibt auch bei Seitenwechsel erhalten.

Navigation

Auto-Scroll

Beim Öffnen des Kalenders und bei jedem Wochen-/Tageswechsel scrollt die Ansicht automatisch zur relevanten Uhrzeit: Wird der heutige Tag angezeigt, springt der Kalender zur aktuellen Uhrzeit. Andernfalls wird zum frühesten Arbeitsbeginn des ausgewählten Therapeuten gescrollt. Ist kein Therapeut gewählt, startet die Ansicht bei 08:00 Uhr.

Termin-Status

Termine werden sowohl in der Listenansicht als auch im Kalender farblich nach Status gekennzeichnet:

Aktionen pro Termin

✏️ Bearbeiten – Termin anpassen · ✅ Bestätigen – Status auf „Bestätigt" setzen (sendet optional E-Mail mit Kalendereinladung) · ✔ Abschließen – Behandlung als durchgeführt markieren · ⊘ Nicht erschienen – Patient als No-Show markieren · ❌ Absagen – Termin stornieren · 📧 Einladung – Kalendereinladung per E-Mail senden

Inline-Patientenerstellung

Beim Anlegen eines neuen Termins können Sie einen Patienten direkt im Termin-Dialog erstellen, ohne zuvor in den Patientenbereich wechseln zu müssen.

Adresse automatisch übernehmen

Sobald Sie einen Patienten ausgewählt und 🚗 Hausbesuch angeklickt haben, füllt IntelliVet die Besuchsadresse automatisch aus:

iPad & Tablet

Auf Tablets (iPad, Samsung etc.) wird die Seitenleiste automatisch ausgeblendet und ist über das Hamburger-Menü erreichbar – so steht die volle Bildschirmbreite für den Kalender zur Verfügung. Die vollständige Wochenansicht wird angezeigt. Bei schmalen Bildschirmen ist der Kalender horizontal scrollbar.

🗓️ Kalender-Datumsauswahl

Springen Sie direkt zu einem beliebigen Datum im Kalender – ohne endloses Wischen oder Klicken durch die Wochen.

Desktop (Wochenansicht)

Klicken Sie auf das Wochen-Label (z. B. „7. – 13. April 2026“) in der Kalender-Navigation. Es öffnet sich ein Datepicker. Wählen Sie das gewünschte Datum – der Kalender springt sofort zur entsprechenden Woche.

Mobile (Tagesansicht)

Tippen Sie auf das Tages-Datum (z. B. „Montag, 12. Apr.“) oben in der Navigation. Der native Datepicker Ihres Geräts öffnet sich. Nach Auswahl springt der Kalender direkt zum gewählten Tag.

🧾 Rechnungen

Das Rechnungsmodul ermöglicht die Erstellung professioneller Rechnungen, Mahnungen und Stornos direkt aus IntelliVet heraus – vollständig GoBD-konform nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Buchführung.

📄 Textbausteine in Rechnungen

Im Rechnungs-Editor finden Sie oben rechts den Button 📄 Textbaustein. Damit fügen Sie freie Text-Positionen ein – für Einleitungen, Zwischenüberschriften oder Erläuterungen, die ohne Preis und Menge im PDF erscheinen sollen. Textbausteine fließen nicht in die Summen ein und können zwischen beliebigen Leistungs-Positionen platziert werden. Das Dropdown listet automatisch Ihre in den Praxis-Einstellungen → Textbausteine gepflegten Kürzel auf – ein Klick fügt den vollständigen Text als Rechnungstext ein.

✉️ Abweichende Rechnungs-E-Mail

Im Patientenstamm unter Besitzer können Sie eine Abweichende Rechnungs-E-Mail (z. B. Steuerbüro) mit Toggle hinterlegen. Ist der Toggle aktiv, werden Rechnungs-E-Mails an diese Adresse statt an die Haupt-E-Mail versendet. Die Einstellung gilt kundenübergreifend für alle Patienten desselben Besitzers.

🛡️ Versicherung als Rechnungsempfänger

Für Patienten mit Tier-/OP-Versicherung legen Sie im Patientenstamm den Block Versicherung an – inkl. Versicherungsgesellschaft, Versicherungs-/Schadennummer, Adresse und Kontakt. Aktivieren Sie zusätzlich „Versicherung ist Rechnungsempfänger", wird bei jeder neuen Rechnung für diesen Patienten automatisch:

• die Versicherung als DIN-5008-Anschrift gesetzt,
• der Besitzer (mit Patientennamen) als z.H.-Zusatz eingetragen, damit der Sachbearbeiter den Vorgang zuordnen kann,
• die Versicherungsnummer unter den Rechnungs-Metadaten aufgedruckt.

Der Rechnungs-Dialog zeigt Ihnen einen grünen Hinweisbanner, sobald die Versicherung als Empfänger aktiv ist – dort kann die Versicherungsnummer pro Rechnung noch angepasst werden.

Zwei-Stufen-Workflow: Entwurf → Abschließen

Rechnungen durchlaufen jetzt zwei klar getrennte Phasen:

Status und Zahlungsarten

Beim Abschließen wird der Status abhängig von der gewählten Zahlungsart gesetzt:

Rechnungsnummer-Kontinuität

Da Entwürfe noch keine Rechnungsnummer haben, entstehen beim Löschen eines Entwurfs keine Lücken im Nummernkreis – die Nummer wird erst beim Abschließen aus dem Praxis-Zähler vergeben. Damit erfüllt IntelliVet die Anforderung an eine fortlaufende Nummerierung nach § 14 UStG ohne Ausnahmen.

Rechnungstypen

Änderung einer bereits abgeschlossenen Rechnung

Nach dem Abschließen kann eine Rechnung nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden – das ist eine gesetzliche Anforderung. Um einen Fehler zu korrigieren, legen Sie eine Stornorechnung an (negative Beträge) und erstellen anschließend eine neue korrigierte Rechnung. Beide Dokumente sind über die Original-Rechnungsnummer nachvollziehbar verknüpft.

PDF & E-Mail

Abgeschlossene Rechnungen lassen sich jederzeit neu herunterladen, drucken oder per E-Mail versenden – IntelliVet liefert immer exakt dieselbe PDF-Version aus, die beim Abschließen erzeugt wurde. Bei jedem Abruf prüft das System den SHA256-Integritäts-Hash. Weicht die Datei ab (z. B. durch manuelle FS-Manipulation), wird ein Warnhinweis im Audit-Log erzeugt.

Warum dieser Aufwand? (Rechtlicher Hintergrund)

Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) schreiben in Verbindung mit § 146 Abs. 4 AO vor, dass eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Für Rechnungen heißt das konkret:

• Unveränderbarkeit ab Festschreibung – einmal ausgestellt, bleibt die Rechnung genau so
• Vollständigkeit – jede Rechnung muss im Originalzustand reproduzierbar sein
• Ordnung – fortlaufende Rechnungsnummer ohne Lücken (§ 14 UStG)
• Aufbewahrung 10 Jahre – § 147 AO
• Maschinelle Auswertbarkeit – der DATEV-Export muss jederzeit dieselben Originale liefern

Bisher hat IntelliVet Rechnungs-PDFs bei jedem Download/E-Mail-Versand frisch gerendert. Wenn sich zwischen dem ersten Versand und einem späteren Download das Briefpapier oder das Layout geändert hatte, sah die erneut erzeugte Rechnung anders aus als das Original, das der Kunde erhalten hatte. Das verstößt gegen die Unveränderbarkeitsregel. Mit dem neuen Einfrier-Workflow ist das Problem restlos gelöst – das PDF einer abgeschlossenen Rechnung ist byte-genau unveränderlich.

Netto/Brutto-Preiseingabe

Jede Rechnungsposition kann wahlweise als Netto- oder Brutto-Preis eingegeben werden. Unter dem Einzelpreis-Feld finden Sie einen kompakten N/B-Toggle:

Warum ist das wichtig? Bei bestimmten Brutto-Beträgen (z. B. 75,00 €) gibt es keinen Netto-Cent-Betrag, der nach kaufmännischer Rundung exakt diesen Brutto-Wert ergibt. Beispiel: 75 / 1,19 = 63,025... – egal ob auf 63,02 oder 63,03 gerundet, das Ergebnis ist 74,99 oder 75,01.

Mit dem Brutto-Modus wird stattdessen „von oben“ gerechnet: Der Brutto-Betrag ist fixiert, die MwSt wird daraus abgeleitet. Beide Berechnungswege sind steuerrechtlich korrekt – der „von oben“-Weg ist in Deutschland nach § 25 UStDV ausdrücklich zugelassen.

Brutto-Preise im Leistungskatalog & bei Terminarten

Der Netto/Brutto-Toggle steht auch bei der Anlage von Katalog-Positionen (Praxis-Einstellungen → Leistungskatalog) und Terminarten (Leistungen → Bearbeiten) zur Verfügung. Die Preisart wird gespeichert und automatisch übernommen, wenn die Position in eine Rechnung eingefügt wird.

🇩🇪🇦🇹🇨🇭 Rechnungen für Deutschland, Österreich & die Schweiz

IntelliVet stellt Rechnungen wahlweise für Deutschland, Österreich oder die Schweiz aus. Sie wählen das Land einmal in den Praxis-Einstellungen → 🧾 Rechnungseinstellungen → Land – alles Weitere (Währung, Steuersätze, Pflichtangaben) stellt sich automatisch um. Eine Praxis = ein Land.

• Währung automatisch: EUR für DE/AT, CHF für die Schweiz (Format z. B. CHF 1'234.56 statt 1.234,56 €).
• Steuersätze je Land: Deutschland 19 / 7 %, Österreich 20 / 13 / 10 %, Schweiz 8.1 / 3.8 / 2.6 %. Die Auswahl im Rechnungs- und Katalog-Editor passt sich an.
• Richtige Bezeichnungen: USt-IdNr. (DE), UID-Nummer (AT) bzw. MWST-Nr. (CH) – auch auf dem PDF.
• Kleinunternehmer-/Befreiungstext landesabhängig (z. B. § 19 UStG in DE, Art. 10 Abs. 2 MWSTG in der Schweiz).
• DATEV wird nur für Deutschland angeboten.

🇨🇭 Schweizer QR-Rechnung (QR-Bill)

Stellt Ihre Praxis in CHF mit hinterlegter CH-/LI-IBAN aus, ergänzt IntelliVet automatisch eine vollständige Schweizer QR-Rechnung auf einer eigenen Seite am Ende des Rechnungs-PDFs – mit Zahlteil und Empfangsschein nach Schweizer Standard, inklusive Swiss-QR-Code mit Schweizerkreuz.

• QR-IBAN (optional) und Referenztyp – QR-Referenz (QRR), Creditor Reference (SCOR/RF) oder ohne Referenz – stellen Sie in den Rechnungseinstellungen ein (Block erscheint nur bei Land = Schweiz).
• Referenznummer und Betrag werden automatisch aus der Rechnung erzeugt.
• Funktioniert auch bei per E-Mail versendeten Rechnungen (serverseitig erzeugt).

Aa Textbausteine

Mit Textbausteinen können Sie häufig verwendete Texte als Kürzel hinterlegen. Tippen Sie das Kürzel in ein beliebiges Textfeld und drücken Sie Tab – der Text wird automatisch eingefügt.

Kürzel anlegen

Navigieren Sie zu Praxis-Einstellungen → Textbausteine und klicken Sie auf + Neues Kürzel. Jeder Textbaustein hat:

Kürzel verwenden

Die Expansion funktioniert in allen Textfeldern der Anwendung: Befundbögen, Futterpläne, Patientennotizen, Behandlungseinträge, Rechnungspositionen usw. Tippen Sie einfach das Kürzel und drücken Sie Tab:

• Wird das Kürzel erkannt, wird es sofort durch den hinterlegten Text ersetzt
• Wird es nicht erkannt, verhält sich Tab ganz normal (Feldwechsel)
• Die Erkennung ist nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidend
• In einzeiligen Eingabefeldern werden Zeilenumbrüche automatisch zu Leerzeichen

Verwaltung

In den Praxis-Einstellungen können Sie Textbausteine bearbeiten, per Kategorie filtern, umsortieren und einzeln aktivieren/deaktivieren. Deaktivierte Kürzel werden beim Tippen nicht mehr erkannt. Änderungen sind sofort für alle Benutzer der Praxis wirksam.

📊 DATEV-Schnittstelle

Exportieren Sie Ihre Rechnungsdaten im DATEV-Format für Ihren Steuerberater. IntelliVet unterstützt sowohl das CSV-Format (Buchungsstapel/EXTF) als auch XML (DATEV Unternehmen Online) mit Belegbildern.

Einrichtung

1. Öffnen Sie Praxis-Einstellungen → DATEV-Schnittstelle
2. Aktivieren Sie den DATEV-Export
3. Wählen Sie Ihren Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) – die Konten werden automatisch mit Standardwerten befüllt
4. Tragen Sie Berater-Nr. und Mandanten-Nr. ein (erhalten Sie von Ihrem Steuerberater)
5. Passen Sie bei Bedarf die Konten-Zuordnung an

Konten-Zuordnung

Export erstellen (Desktop)

1. Scrollen Sie in der DATEV-Konfiguration zum Bereich „DATEV-Export erstellen“
2. Wählen Sie den Zeitraum über die Schnellwahl (Vormonat, Aktueller Monat, Quartal) oder manuell
3. Die Vorschau zeigt: Anzahl Rechnungen, Zahlungen, Stornos und Gesamt-Buchungen
4. Wählen Sie das Download-Format:
   • 📦 Komplett-Paket – ZIP mit CSV + XML + Rechnungs-PDFs als Belege (empfohlen)
   • 📄 Nur CSV – DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format
   • 📁 Nur XML + Belege – Für DATEV Unternehmen Online

Export erstellen (Mobile)

Die gleiche Funktion steht auch auf Mobilgeräten zur Verfügung. Öffnen Sie die Praxis-Einstellungen, scrollen Sie zur DATEV-Schnittstelle und folgen Sie den gleichen Schritten. Die heruntergeladene Datei finden Sie in Ihrem Download-Ordner.

Was wird exportiert?

Automatischer Monatsexport

Aktivieren Sie den automatischen Export und hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Steuerberaters. Am 2. jedes Monats wird automatisch ein Komplett-Paket (ZIP mit CSV + XML + Belege) für den Vormonat generiert und per E-Mail verschickt.

Export-Historie

Unterhalb der Download-Buttons sehen Sie eine Übersicht der letzten 5 Exporte mit Datum, Zeitraum, Anzahl der Buchungssätze und ob der Export manuell oder automatisch erstellt wurde.

💬 WhatsApp Business

Mit der WhatsApp-Integration senden Sie Terminbestätigungen, Erinnerungen und Stornierungen direkt per WhatsApp an Ihre Kunden. Zusätzlich kann ein KI-Terminassistent eingehende Nachrichten automatisch beantworten und Termine buchen.

Kosten

Die WhatsApp-Nachrichtenkosten werden direkt von Meta (Facebook) berechnet – nicht von IntelliVet. Sie benötigen einen eigenen Meta Business Account mit hinterlegter Zahlungsmethode.

Voraussetzungen

1. Meta Business Account – kostenlos unter business.facebook.com
2. Separate Telefonnummer – für die WhatsApp Business API (Prepaid-SIM reicht)
3. Zahlungsmethode bei Meta – Kreditkarte oder Prepaid-Guthaben
4. WhatsApp-Feature – muss in Ihrem IntelliVet Abo-Plan enthalten sein

Einrichtung bei Meta (einmalig)

Bevor Sie WhatsApp in IntelliVet verbinden können, müssen Sie bei Meta eine App erstellen und die WhatsApp Business API aktivieren:

1. Gehen Sie zu developers.facebook.com/apps/create
2. Wählen Sie als Use Case „Über WhatsApp mit deinen Kunden in Kontakt treten“
3. Geben Sie der App einen Namen (z.B. Ihren Praxisnamen) und wählen Sie Ihr Business Portfolio
4. Klicken Sie auf „App erstellen“

Telefonnummer registrieren

1. In der App: Links WhatsApp → API-Einrichtung
2. Unter Schritt 5: „Telefonnummer hinzufügen“
3. Geben Sie Ihre separate Nummer ein (nicht Ihre Hauptnummer!)
4. Verifizieren Sie die Nummer per SMS-Code oder Anruf

Zahlungsmethode einrichten

1. In der App: Schritt 6 → „Zahlungsmethode hinzufügen“
2. Hinterlegen Sie eine Kreditkarte oder laden Sie Prepaid-Guthaben auf
3. Ohne gültige Zahlungsmethode können keine Nachrichten gesendet werden

WhatsApp in IntelliVet verbinden

1. Öffnen Sie Praxis-Einstellungen → WhatsApp Business
2. Klicken Sie auf „WhatsApp verbinden“
3. Sie werden zu Meta weitergeleitet – autorisieren Sie IntelliVet
4. Nach erfolgreicher Verbindung sehen Sie Ihre Telefonnummer im Status

Benachrichtigungen aktivieren

Nach dem Verbinden können Sie WhatsApp-Benachrichtigungen aktivieren:

1. Aktivieren Sie „WhatsApp-Benachrichtigungen aktivieren“
2. Ihre Kunden erhalten dann zusätzlich zur E-Mail folgende Nachrichten per WhatsApp:
   • 📅 Terminbestätigungen – nach der Buchung
   • ⏰ Terminerinnerungen – 24 Stunden vorher
   • ❌ Stornierungen – bei Absage

KI-Terminassistent

Der KI-Assistent beantwortet eingehende WhatsApp-Nachrichten Ihrer Kunden automatisch. Er kann:

So funktioniert der KI-Assistent

1. Ein Kunde schreibt eine Nachricht an Ihre WhatsApp Business Nummer
2. Der KI-Assistent erkennt den Kunden anhand seiner Telefonnummer (wenn in der Datenbank hinterlegt)
3. Er kennt die Tiere des Kunden und seine kommenden Termine
4. Bei Terminanfragen sucht die KI echte verfügbare Slots aus Ihrem Kalender
5. Gebuchte Termine werden als „wartet auf Bestätigung“ eingetragen (oder automatisch bestätigt, wenn Sie Auto-Bestätigung aktiviert haben)
6. Sie erhalten eine Push-Benachrichtigung über jede neue Buchung

KI-Assistent aktivieren

1. In den WhatsApp-Einstellungen: „KI-Assistent aktivieren“ anhaken
2. Optional: Begrüßungsnachricht anpassen
3. Eskalations-Nummer eintragen – Ihre private Handynummer, auf der Sie per WhatsApp benachrichtigt werden, wenn die KI nicht weiterhelfen kann

Eskalation – Was passiert bei Nicht-Termin-Anfragen?

Der KI-Assistent ist ausschließlich für Terminangelegenheiten zuständig. Wenn ein Kunde etwas anderes fragt (z.B. Rezepte, Futterberatung, Rechnungen), passiert Folgendes:

1. Die KI sagt dem Kunden freundlich, dass sie nur für Termine zuständig ist
2. Die Nachricht wird an Ihr Team weitergeleitet
3. Sie erhalten:
   • 💬 WhatsApp-Nachricht auf Ihrer Eskalations-Nummer (mit dem Kundentext)
   • 🔔 Push-Benachrichtigung in der IntelliVet-App
   • 📧 E-Mail mit dem Gesprächsverlauf
4. Sie antworten dem Kunden dann direkt per WhatsApp von Ihrem persönlichen Handy

WhatsApp-Nummer beim Kunden hinterlegen

Damit ein Kunde WhatsApp-Benachrichtigungen erhält, müssen zwei Dinge eingerichtet sein:

1. Öffnen Sie den Patienten → Info → Bearbeiten
2. Tragen Sie die WhatsApp-Nummer des Besitzers ein (internationales Format, z.B. +49 171 1234567)
3. Setzen Sie den Haken bei „WhatsApp-Benachrichtigungen erlaubt“

Alternativ können Sie die WhatsApp-Daten auch im Patienten-Modal (Bearbeiten-Button in der Patientenübersicht) eintragen.

Konversations-Übersicht

Wenn der KI-Assistent aktiv ist, sehen Sie in den WhatsApp-Einstellungen eine Übersicht der letzten Konversationen mit Status:

Häufige Fragen

💳 SumUp Kartenzahlung

Mit der SumUp-Integration können Praxen Kartenzahlungen (EC-Karte, Kreditkarte) direkt aus IntelliVet heraus abwickeln. Jede Praxis verbindet ihren eigenen SumUp-Account.

SumUp verbinden

Kartenzahlung bei Rechnungen

Wenn SumUp verbunden ist und Sie bei einer Rechnung „EC-Karte / Kartenzahlung" als Zahlungsart wählen:

Ohne SumUp

Praxen ohne SumUp-Verbindung können weiterhin „EC-Karte" als Zahlungsart wählen – die Rechnung wird dann wie bisher sofort als bezahlt markiert (Vertrauensbasis).

Verbindung trennen

In den Praxis-Einstellungen unter „SumUp Kartenzahlung" können Sie die Verbindung jederzeit trennen. Kartenzahlungen über die API sind dann nicht mehr möglich.

📈 Praxis-Analytics

Das Praxis-Analytics Dashboard bietet Admins detaillierte Auswertungen und Statistiken zur Praxis-Performance. Sie finden es in der Seitenleiste unter 📈 Analytics.

Zeitraum auswählen

Oben rechts können Sie den Auswertungszeitraum wählen: Letzte 30 Tage, Letzte 90 Tage, Dieses Jahr oder Letztes Jahr. Alle Kennzahlen und Diagramme passen sich automatisch an.

KPI-Karten

Die oberste Zeile zeigt die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick:

Auswertungen

No-Show & Absagen

Zwei Ranglisten zeigen, welche Besitzer am häufigsten nicht erschienen sind oder Termine abgesagt haben. So erkennen Sie Muster und können frühzeitig reagieren.

Top-Besitzer nach Umsatz

Tabelle mit den umsatzstärksten Kunden, inkl. Ort, Anzahl Tiere und Rechnungen. Die Top 3 werden farblich hervorgehoben (Gold, Silber, Bronze).

Karteileichen (inaktive Kunden)

Diese Liste zeigt Besitzer, deren letzter Termin länger zurückliegt – so sehen Sie auf einen Blick, wer noch aktiver Kunde ist und wer nicht. Über das Eingabefeld „Letzter Termin vor mehr als … Monaten“ legen Sie die Grenze selbst fest (Standard: 6 Monate). Kunden mit einem anstehenden Termin gelten automatisch wieder als aktiv und tauchen nicht auf.

Kunden-Regionen

Interaktive Karte (OpenStreetMap) und Tabelle mit PLZ-Verteilung Ihrer Kunden. Zeigt auf einen Blick, aus welchen Regionen Ihre Kundschaft kommt – hilfreich für Marketing und Tourenplanung.

Rechnungen nach Status & Zahlungsmethoden

Übersicht aller Rechnungen gruppiert nach Status (Bezahlt, Versendet, Überfällig, Entwurf) mit Gesamtbeträgen. Darunter ein Donut-Diagramm der verwendeten Zahlungsmethoden (Überweisung, EC-Karte, Bar etc.).

🚗 Tourenplanung

Für Praxen mit Hausbesuchen bietet IntelliVet eine integrierte Routenoptimierung mit interaktiver Karte und GPS-Navigation. Therapeuten navigieren unterwegs per Fahrmodus, während die Praxis in Echtzeit den Fortschritt verfolgen kann. In Kombination mit der Online-Buchung ergibt sich ein nahtloser Workflow vom Kundenwunsch bis zur Haustür – unser Alleinstellungsmerkmal.

So funktioniert's

Die Tourenplanung zeigt automatisch alle Hausbesuche des gewählten Tages auf einer interaktiven Karte (Leaflet/OpenStreetMap). IntelliVet berechnet die optimale Reihenfolge, damit Sie die kürzeste Strecke fahren. Wählen Sie oben Datum und Therapeut aus und klicken Sie auf 🧭 Route optimieren, um die Reihenfolge automatisch anzupassen.

Fahrmodus & GPS-Navigation

Starten Sie die Navigation mit 🧭 Navigation starten. Der Fahrmodus aktiviert sich automatisch:

• Die Karte wechselt in den Vollbild-Modus
• Sprachansagen leiten Sie Abbiegung für Abbiegung zum nächsten Stopp
• Oben sehen Sie die nächste Abbiegung, Entfernung und voraussichtliche Ankunftszeit (ETA)
• Das Display bleibt an (Wakelock), solange die Navigation aktiv ist
• Ideal für die Nutzung auf dem Smartphone in der Autohalterung

Zum Beenden tippen Sie auf den roten ✕-Button oben rechts.

Stopp-Status

Jeder Hausbesuch durchläuft drei Status-Stufen, die Sie per Button-Klick fortschalten:

Im Fahrmodus wird der passende Button unten auf der Karte groß angezeigt – so können Sie den Status auch während der Fahrt schnell aktualisieren. In der Listen-Ansicht finden Sie den Button direkt neben jedem Stopp.

IntelliVet zeichnet die Zeiten automatisch auf (Ankunft, Behandlungsbeginn, Abschluss) – nützlich für spätere Auswertungen.

Live-Übersicht in der Praxis

Auf dem Dashboard sehen alle Praxis-Mitarbeiter unter 🚗 Aktuelle Touren in Echtzeit, wie weit jeder Therapeut auf seiner Tour ist:

• Fortschrittsbalken: Zeigt visuell an, wie viele Stopps bereits abgeschlossen sind (z.B. „3 von 5 Stopps")
• Aktueller Status: „Auf dem Weg zu Luna (Meier)", „Angekommen bei Blitz", „Behandlung bei Blitz" oder „Tour abgeschlossen"
• Nächster Termin: Name und Uhrzeit des nächsten geplanten Stopps

Die Anzeige aktualisiert sich automatisch alle 30 Sekunden, ohne dass Sie die Seite neu laden müssen.

🐎 Stationäre Behandlung

Das Stationär-Modul ist für mehrtägige Aufenthalte von Pferden gedacht, die in einer Box der Praxis untergebracht sind und tägliche Behandlungen erhalten. Typische Anwendungsfälle sind Rehabilitation nach Verletzungen, intensive Physiotherapie-Serien oder Nachbehandlung von Operationen.

Was kann das Modul?

Schritt 1: Boxen anlegen

Bevor Sie Pferde aufnehmen können, müssen Sie Ihre Boxen in den Praxis-Einstellungen anlegen.

1. Öffnen Sie Praxis-Einstellungen → Stationäre Boxen
2. Klicken Sie auf „+ Neue Box“
3. Geben Sie Name (z.B. „Box 1“, „Paddock Nord“), Beschreibung und Tagessatz ein
4. Speichern

Sie können beliebig viele Boxen anlegen. Inaktive Boxen werden bei neuen Aufenthalten nicht angeboten.

Schritt 2: Aufenthalt anlegen

1. Öffnen Sie Stationär in der Sidebar
2. Klicken Sie auf „+ Neuer Aufenthalt“
3. Wählen Sie das Pferd (nur Patienten mit Tierart „Pferd“ sind sichtbar)
4. Wählen Sie eine Box
5. Tragen Sie Aufnahme- und geplantes Entlassdatum ein
6. Grund der Aufnahme und Behandlungsplan (Freitext) ergänzen
7. Status: Geplant – der Aufenthalt ist vorgemerkt, die Box wird noch nicht als belegt angezeigt
8. Sobald das Pferd tatsächlich ankommt, Status auf Im Haus setzen – die Box wird jetzt als belegt markiert

Schritt 3: Behandlungsplan definieren

Der Behandlungsplan legt fest welche Leistungen wie häufig angewendet werden sollen. Daraus generiert IntelliVet automatisch die Termine.

1. Öffnen Sie den Aufenthalt → Tab Behandlungsplan
2. Klicken Sie „+ Leistung“
3. Wählen Sie:
   • Leistung (z.B. „Massage“, „Laser“, „Osteopathie“)
   • Frequenz: Täglich / Alle 2 Tage / Alle 3 Tage / Wöchentlich / 1x im Aufenthalt
   • Bevorzugte Uhrzeit (optional, z.B. 09:00)
   • Fester Therapeut (optional)
4. Speichern und weitere Leistungen hinzufügen

Schritt 4: Termine generieren

Sobald der Behandlungsplan steht, klicken Sie auf „📅 Termine generieren“. IntelliVet:

1. Geht jeden Tag im Aufenthaltszeitraum durch
2. Prüft pro Leistung anhand der Frequenz ob an diesem Tag ein Termin erstellt werden soll
3. Sucht einen freien Slot bei einem verfügbaren Therapeuten (bevorzugte Uhrzeit wenn möglich)
4. Legt den Termin im Kalender an – verknüpft mit dem Aufenthalt
5. Überspringt Termine die bereits existieren (keine Duplikate)

Keine E-Mail/WhatsApp-Benachrichtigungen

Für Termine die zu einem stationären Aufenthalt gehören werden keine Buchungsbestätigungen, Kalendereinladungen oder 24h-Erinnerungen versendet. Der Besitzer weiß ja, dass sein Pferd gerade bei Ihnen in Behandlung ist – tägliche E-Mails würden nur nerven.

Tägliche Pflege-Checkliste

Im Tab Pflege-Log können Ihre Mitarbeiter täglich abhaken was gemacht wurde:

Die Checkliste wird pro Tag gespeichert und zeigt welcher Mitarbeiter wann was erledigt hat. So haben Sie einen lückenlosen Nachweis der Pflege – praktisch für Rückfragen des Besitzers und zur Qualitätssicherung.

Zusatzleistungen

Im Tab Zusatzleistungen können Sie Positionen hinzufügen die nicht über den Behandlungsplan laufen:

• Spezialfutter / Diätfutter
• Zusätzliches Heu
• Medikamente
• Transport
• Ausstattung (Bandagen, Stall-Zubehör)

Jede Position mit Menge, Einheit und Einzelpreis. Die Positionen landen automatisch in der Rechnung.

Abrechnung

Sobald der Aufenthalt abgeschlossen ist (Status Entlassen), können Sie im Tab Abrechnung eine Rechnung erstellen.

Die Kostenvorschau zeigt alle Positionen:

Mit einem Klick wird die Rechnung als Entwurf erstellt und landet im Rechnungs-Modul. Dort können Sie Positionen noch manuell anpassen, als PDF generieren und per E-Mail versenden.

Pferd entlassen

Wenn das Pferd abgeholt wird, klicken Sie auf „🚪 Entlassen“. Der Status wechselt auf Entlassen, die Box wird wieder frei und das Entlassdatum wird festgehalten. Die Rechnung kann jetzt endgültig erstellt werden.

Status-Übersicht

👤 Benutzerrolle „Pflegekraft“ (Caregiver)

Für Stallhelfer und Pflegekräfte die die Boxen-Tiere versorgen (Füttern, Ausmisten, Bewegung) aber keinen Zugriff auf sensible Praxisdaten haben sollen, gibt es die spezielle Rolle Pflegekraft.

Pflegekraft anlegen – zwei Wege, je nach Ausgangslage:

🩺 Tierarzt-Module – Übersicht

IntelliVet bietet seit Juni 2026 ein vollständiges Tierarzt-Modulpaket für approbierte Tierärzte und Tierkliniken. Die Module sind im Modul-Marketplace einzeln zubuchbar und decken die wesentlichen tierärztlichen Pflichtbereiche ab.

Was ist enthalten

• Spezies-Stammdaten – Freitext-Suche statt Dropdown, eigene Tierarten anlegen (Nutztiere, Exoten, Wild).
• Hausapotheke – Arzneimittel-Stamm, Chargen, Wareneingang, Abgabe, Verwurf, Bewegungs-Log.
• Barcode & Etikett-Foto – Kamera-Scan für GS1-DataMatrix (FMD), EAN, QR; OpenAI Vision parst Etiketten per Foto.
• Inventur-Workflow – Tablet-tauglich mit Barcode, Soll-/Ist-Vergleich, Differenz-Buchung als inventory_correction-Movement.
• Verschreibungen TÄHAV – PDF nach §17 TÄHAV (Anwendungs-/Abgabe-/Behandlungsverordnung), ersetzt seit 01.01.2025 AuA-Belege bei LM-Tieren.
• GOT-Abrechnung – Komplette GOT 2022 (1006 Positionen) mit KI-Vorschlags-Funktion aus dem Befund.
• Medikamente auf Rechnung – GOT §3 (angewandt) und §7(4) (abgegeben) sauber getrennt.
• BtM-Buch & TÄHAV-Audit – PDF-Exports nach §13 BtMVV (Tag/Schicht/Monat) und §13 TÄHAV mit Archivierung.
• Wartezeit-Übersicht – Welche LM-Tiere dürfen aktuell nicht zur Schlachtung.

🐾 Spezies-Stammdaten

Statt einem festen Dropdown gibt es eine durchsuchbare Spezies-Combobox mit deutlich erweiterter Tierart-Liste: Pferd, Hund, Katze, Rind, Schwein, Schaf, Ziege, Hühner, Tauben, Kaninchen, Meerschweinchen, Hamster, Frettchen, Wellensittich, Papagei, Schlange, Echse, Schildkröte, Fisch, Biene, Wildtier u. a.

Praxis-eigene Spezies

Reicht die Standardliste nicht, können Sie eigene Spezies hinzufügen (z. B. exotische Reptilien, Wildvögel, Nutztier-Subkategorien). Diese werden nur in Ihrer Praxis angezeigt.

Spezies-Scope der Praxis

In den Praxis-Einstellungen wählen Sie den Schwerpunkt: Pferd, Kleintier oder Gemischt. Davon hängt die GOT-Treffer-Vorfilterung ab – ein Pferde-Tierarzt sieht so nicht zuerst die Hund-/Katze-Positionen.

🏥 Hausapotheke

Die Hausapotheke verwaltet Ihren Arzneimittel-Bestand vollständig nach §13 TÄHAV. Im Sidebar-Eintrag „🏥 Hausapotheke“ finden Sie vier Tabs:

Arzneimittel anlegen

Klicken Sie oben rechts auf + Neues Arzneimittel. Pflicht ist nur der Name; PZN/GTIN können Sie eintippen oder per Barcode-Scan erfassen, ein Foto vom Etikett wird per OpenAI Vision ausgewertet und füllt alle Felder vor. Direkt nach dem Speichern öffnet sich automatisch der Wareneingang-Dialog – so können Sie die erste Charge sofort buchen.

Wareneingang & Chargen

Pro Lieferung wird eine eigene Charge mit Menge, Chargen-Nummer, Verfallsdatum, Lieferant und Einkaufspreis erfasst. Diese Daten werden in pharmacy_stock gespeichert und sind die Grundlage für alle weiteren Buchungen.

Abgabe an Patient

Im Item-Detail neben jeder Charge gibt es den Button „Abgabe“. Pflicht: Patient (Freitext-Suche), Menge, optionale Notiz. Bei Lebensmittel-Tieren wird automatisch eine Verschreibung mit Wartezeit empfohlen.

Verwurf / Entsorgung

Abgelaufene oder beschädigte Chargen werden mit Begründung als „Verwurf“-Movement gebucht – bleibt im Audit-Log für 5 Jahre erhalten.

📷 Barcode & Etikett-Foto

Schluss mit Abtippen von Chargennummern und Verfallsdaten. IntelliVet bietet drei Wege ins System – je nach Etikett:

1. Live-Kamera-Scan

Klick auf „📷 Barcode scannen“ öffnet ein Vollbild-Overlay mit Kamera. Erkennung über den nativen BarcodeDetector (Chrome Android, Safari iOS 17+) bevorzugt; fallback ist die mitgelieferte ZXing-Library. Unterstützte Formate: GS1 DataMatrix, EAN-13/8, Code-128/39, QR.

2. Foto-Etikett (OpenAI Vision)

Klick auf „🖼 Etikett fotografieren“ öffnet die Handy-Kamera. Das Foto wird an OpenAI gpt-4o-mini geschickt und gibt strukturiert Name, PZN, GTIN, Charge, Verfallsdatum, Hersteller, Stärke, Einheit, Form, BtM-Flag zurück. Füllt nur leere Form-Felder.

3. Hardware-Scanner

USB- und Bluetooth-HID-Scanner emulieren eine Tastatur und schließen mit Enter ab – das normale Such-Eingabefeld nimmt das direkt entgegen, kein Treiber nötig.

Vials / runde Fläschchen

Bei gewölbten Etiketten kann die Erkennung haken. Tipp: Vial flach unter die Kamera halten so dass der Code in der Mitte des Etiketts liegt, gut beleuchten, langsam herantasten bis der Fokus sitzt. Wenn's partout nicht klappt: Foto-Etikett als Alternative.

🧮 Inventur-Workflow

Die Inventur in IntelliVet ist Tablet-tauglich und führt Sie Schritt für Schritt durch:

1. Inventur eröffnen

Tab „🧮 Inventur“ → + Neue Inventur. Das System friert alle aktuellen Chargen mit Restmenge > 0 als Zähl-Zeilen ein (expected_qty = aktueller Bestand). Das Detail-Modal öffnet sich direkt – Sie sind bereit zum Zählen.

2. Zählen mit dem Tablet

Im großen Such-/Scan-Feld:

• Barcode-Scan: Scanner schreibt Code + Enter → eindeutiger Treffer öffnet prompt() für die Ist-Menge → automatisch zurück zum Scan-Feld.
• Kamera: Klick auf 📷 öffnet Live-Scanner.
• Manuell: Filter „Nur offen“, Ist-Menge direkt ins Inputfeld eintippen.

Stats-Bar (Total/erfasst/offen/Abweichungen) und Fortschrittsbalken aktualisieren sich live.

3. Abschließen

Klick „✅ Inventur abschließen“:

• Für jede Line mit counted ≠ expected wird der Bestand angeglichen + ein inventory_correction-Movement mit Diff geschrieben.
• Ungezählte Lines: nach Bestätigung als „Soll = Ist“ übernommen, keine Korrektur.
• Header bekommt total_value_cents als Bewertung (aus Snapshot-Preis).

4. Auswertung

Klick „👁 Ansehen“ auf einer geschlossenen Inventur öffnet dasselbe Modal read-only. Filter „Nur Abweichungen“ gibt einen kompakten Überblick aller Korrekturen.

📝 Verschreibungen (TÄHAV §17)

Seit 01.01.2025 ersetzt die Verschreibung nach §17 TÄHAV die alten AuA-Belege für lebensmittelliefernde Tiere. IntelliVet bietet einen schlanken Editor + PDF-Generator nach Praxis-Briefpapier.

Inhalt

• Typ: Anwendung / Abgabe / Behandlung
• Patient (Freitext-Suche statt Dropdown) + Verschreibungsdatum
• Diagnose (optional)
• Lebensmittel-Flag + Wartezeit in Tagen (Pflicht bei LM-Tieren)
• N Positionen: Arzneimittel mit Vorschlag aus Hausapotheke, Menge, Einheit, Charge, Dosierung, Anwendungsdauer
• Anweisung (Freitext, mit Textbaustein-Unterstützung)

PDF

A4 mit Praxis-Briefpapier (falls hinterlegt) oder eigenem Header. Patient + Besitzer-Block, Diagnose, Positionstabelle, Wartezeit-Block bei LM, Unterschriftsfeld mit Tierarzt-Name.

💉 GOT-Abrechnung mit KI-Vorschlag

Die komplette GOT 2022 (Gebührenordnung für Tierärzte) mit 1006 Positionen ist hinterlegt und wird auf neue Verordnungen aktualisiert. Der Super-Admin kann eine aktuelle CSV nachladen.

Manuelle GOT-Suche in der Rechnung

Im Rechnungs-Editor erscheint über der Positions-Tabelle eine Live-Such-Box „🩺 GOT-Position suchen“. Tippen Sie Nummer oder Bezeichnung, wählen den Faktor 1× / 2× / 3×, fertig. Faktor und GOT-Nr. werden in der Rechnungsposition gespeichert.

KI-Vorschlag aus dem Befund

Im Befundbogen erscheint nach dem ersten Speichern ein Button „KI → GOT“. OpenAI gpt-4o-mini liest den Befund-Text, berücksichtigt die Tierart und schlägt passende GOT-Positionen vor – in einem Modal mit editierbarer Tabelle. Sie können Mengen/Faktoren ändern, Zeilen rausnehmen oder über die Live-Suche weitere hinzufügen, dann eine Rechnung daraus erzeugen.

💊 Medikamente auf der Rechnung

GOT §3 (angewandte Arzneimittel, beim Tier verabreicht) und §7 Abs. 4 (abgegebene Arzneimittel) verlangen, dass beide Posten auf der Rechnung separat erkennbar sind, mit Name und Mengenangabe.

Picker im Rechnungs-Editor

Unter der GOT-Suche eine zweite Box „💊 Medikament aus Hausapotheke suchen“. Live-Treffer mit Restmenge, Charge und Verfallsdatum; pro Treffer zwei Buttons:

• + angewandt (Item-Type medication_applied, §3 GOT)
• + abgegeben (Item-Type medication_dispensed, §7 Abs. 4)

In der Positions-Tabelle erscheinen die Items mit Badge (💉 angewandt / 📦 abgegeben / 🧰 Material).

Auto-Movement beim Speichern

Beim Speichern der Rechnung wird automatisch je medication-Item ein outflow-Movement in der Hausapotheke gebucht, der Bestand reduziert und die Movement-ID zurück in die Rechnungsposition geschrieben. Damit ist die TÄHAV-Audit-Spur lückenlos.

PDF-Gruppierung

Im Rechnungs-PDF werden Positionen mit Medikamenten-Anteil stabil nach Gruppen sortiert und mit Sub-Header gedruckt:

• Tierärztliche Leistungen
• Angewandte Arzneimittel
• Abgegebene Arzneimittel
• Verbrauchsmaterial

Klassische Rechnungen ohne Medikamenten-Posten sehen unverändert aus.

📑 BtM-Buch & TÄHAV-Audit

Im Tab „📑 Compliance“ der Hausapotheke finden Sie alle gesetzlich vorgeschriebenen Auswertungen, die Sie regelmäßig oder auf Behörden-Anfrage erzeugen müssen.

BtM-Buch (§13 BtMVV)

Aufzeichnungspflicht 3 Jahre. Drei Export-Varianten:

TÄHAV-Audit-Report (§13 TÄHAV)

Für Behörden-Anfragen „welche Charge an welches Tier“. Filter:

• Zeitraum (Von / Bis)
• Patient (Freitext-Suche)
• Charge (exakt)

PDF enthält eine fortlaufende Tabelle mit Datum, Bewegungstyp, Arzneimittel inkl. PZN/BtM-Flag, Charge, Menge, Patient/Halter, Tierarzt, Notiz. Aufbewahrungspflicht 5 Jahre.

📂 Archivierte Exporte

Jeder erstellte BtM- oder TÄHAV-Export wird automatisch in /uploads/<Praxis>/compliance/ abgelegt und in der Tabelle compliance_exports registriert – mit Datum, Uhrzeit, erstellendem User, Anzahl Einträge und SHA-256-Hash. Unten im Compliance-Tab erscheint eine Liste aller erstellten PDFs, die Sie jederzeit erneut herunterladen können.

⏳ Wartezeit-Übersicht (LM-Tiere)

Bei lebensmittelliefernden Tieren (§59 TÄG, §10 TÄHAV) darf das Tier während der Wartezeit nicht zur Schlachtung. IntelliVet zeigt aktive Wartezeiten an prominenter Stelle.

Wo Sie's sehen

Auf /Verschreibungen erscheint ganz oben ein amberfarbener Banner mit allen aktiven Wartezeiten: pro Tier Name, Tierart, Chip-Nr., Halter, Diagnose, Wartezeit-Ende und verbleibende Tage. Klick auf „Details“ öffnet die Verschreibung.

🔗 Online-Buchung

Mit der Online-Buchung können Ihre Kunden selbstständig Termine über einen öffentlichen Link buchen – ohne Login. In Kombination mit der Tourenplanung entsteht ein einzigartiger Workflow: Kunden buchen, IntelliVet plant die Route, Sie navigieren per Sprachansage.

Einrichtung

Aktivieren Sie die Online-Buchung unter 🏥 Praxis-Einstellungen → 🔗 Online-Terminbuchung. Konfigurieren Sie dort verfügbare Zeitfenster, Pufferzeiten und ob Sie per E-Mail benachrichtigt werden möchten.

Buchungslink teilen

Den öffentlichen Buchungslink finden Sie in den Praxis-Einstellungen oder direkt auf der Terminseite über den Button „🔗 Buchungslink kopieren". Teilen Sie diesen Link auf Ihrer Website, in E-Mails oder auf Social Media.

Auf der eigenen Website einbetten (Iframe)

Sie können die Buchungsseite direkt in Ihre eigene Website einbetten, sodass Kunden Termine buchen können, ohne Ihre Seite zu verlassen.

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Ablauf für Kunden

📍 Mehrere Standorte (Zusatzmodul)

Praxen mit zwei oder mehr Behandlungsorten können diese als eigenständige Standorte pflegen und in der Online-Buchung anbieten. Kunden wählen vor der Terminbuchung, an welchem Standort sie behandelt werden möchten. Bestätigungsmail, Kalendereinladung und Maps-Link enthalten automatisch die Adresse des gewählten Standorts – nicht den Firmensitz.

Wofür ist das gedacht?

Typische Szenarien:

Standorte anlegen

Im Menü 📍 Standorte verwalten Sie alle Standorte Ihrer Praxis. Klicken Sie auf + Standort hinzufügen und tragen Sie ein:

Ein Standort ist immer als Standard markiert – das ist der Fallback für Termine, bei denen kein Standort explizit gewählt wurde. Bei aktivierter Migration auf das Modul wird Ihr bisheriger Praxisstandort automatisch als „Hauptstandort" angelegt – alle bestehenden Termine bleiben ihm zugeordnet.

Therapeuten zuordnen

Standardmäßig ist jeder Therapeut an allen Standorten verfügbar. Wenn jemand nur an einem bestimmten Standort arbeiten soll, öffnen Sie den Benutzer in der Benutzerverwaltung. Im Bearbeiten-Modal erscheint der Block Standort-Zuordnung mit Checkboxen pro Standort:

Verfügbarkeit pro Standort

In der Arbeitszeit-Pflege (🏥 Praxis-Einstellungen → 📅 Verfügbarkeiten) bekommen Sie pro Eintrag ein zusätzliches Dropdown Standort:

Reisezeiten zwischen Standorten

Wenn ein Therapeut innerhalb eines Tages zwischen zwei Standorten wechselt, braucht die Slot-Berechnung eine Reisezeit als zusätzlichen Puffer – sonst würde das System einen Termin um 12:45 in Bonn und 13:00 in Köln frei anbieten. Im Tab Reisezeiten zwischen Standorten der Standorte-Seite tragen Sie pro Standort-Paar die Fahrzeit in Minuten ein:

Buchungsablauf für Kunden

Therapeut wählen lassen NEU

Sie können Ihren Kunden erlauben, bei der Online-Buchung einen bestimmten Behandler zu wählen. Aktivieren Sie dazu unter 🏥 Praxis-Einstellungen → Online-Terminbuchung den Schalter „Kunden dürfen Therapeut wählen“.

Deep-Links pro Standort

Für jeden Standort bietet die Übersichtsseite zwei Arten von Direkt-Links zum Kopieren:

Leistungen pro Standort NEU

Sie können festlegen, welche Leistungen an welchem Standort buchbar sind – z.B. wenn ein Standort nur für Pferde, ein anderer nur für Kleintiere gedacht ist. Öffnen Sie unter 🏥 Praxis-Einstellungen → 💼 Leistungen eine Leistung. Unter „Buchbar an Standorten“ haken Sie die gewünschten Standorte an:

Termine intern am richtigen Standort anlegen NEU

Beim Anlegen oder Bearbeiten eines Termins im Kalender gibt es jetzt ein Dropdown Standort (bei Praxis-Terminen, sobald mehr als ein Standort aktiv ist). So ordnen Sie einen Termin gezielt einem zweiten Praxisstandort zu – und die richtige Standort-Adresse landet automatisch in der Bestätigung und Kalendereinladung an den Kunden.

Kalender-Filter & Standortwechsel

In der Terminübersicht erscheint bei aktivem Modul ein Filter-Dropdown Standort, mit dem Sie nur die Termine eines Standorts sehen. Bei Termin-Bearbeitung können Sie den Standort frei zwischen Ihren Standorten umschalten – vorausgesetzt, der zugewiesene Therapeut darf dort arbeiten.

Selfservice mit Standortwechsel (optional)

In den Termineinstellungen können Sie die Option Standortwechsel beim Selfservice-Reschedule erlauben aktivieren. Standardmäßig ist sie aus: Wenn der Kunde seinen Termin per Selfservice-Link verschiebt, bleibt der Standort fest. Erst wenn aktiviert, kann er auch einen anderen Standort wählen – gefiltert auf die Standorte, an denen sein zugewiesener Therapeut verfügbar ist.

🎓 Kurse & Veranstaltungen

Mit dem Kurs-Modul bieten Sie Kurse, Workshops und Seminare direkt über IntelliVet an – von der Planung über die Online-Buchung bis zur Bezahlung. Teilnehmer werden in einer eigenen Datenbank verwaltet, getrennt von Ihren Patienten.

Kursarten definieren

Unter 🎓 Kurse → Kursarten erstellen Sie Vorlagen für häufige Kurstypen. Pro Kursart legen Sie fest:

Kursarten sind optional. Sie können Kurse auch ohne Kursart anlegen.

Kurs erstellen

Klicken Sie unter 🎓 Kurse auf „+ Neuer Kurs“. Im Kurs-Formular konfigurieren Sie:

Kurs veröffentlichen & Buchungslink

Neue Kurse starten als Entwurf. Klicken Sie auf „Veröffentlichen“, um den Kurs für die Online-Buchung freizugeben. Es erscheint ein grüner Bereich mit:

Kurs-Status

Teilnehmermanagement

Unter 🎓 Kurse → Teilnehmer finden Sie die Teilnehmer-Datenbank. Jeder Teilnehmer hat eine eigene Kartei mit:

Teilnehmer einbuchen

Es gibt zwei Wege, Teilnehmer in einen Kurs einzubuchen:

Warteliste

Wenn ein Kurs voll ist, werden neue Anmeldungen automatisch auf die Warteliste gesetzt. Storniert ein Teilnehmer, rückt der Nächste auf der Warteliste automatisch nach und wird per E-Mail benachrichtigt.

Zahlungsverwaltung

Im Kurs-Detail sehen Sie pro Teilnehmer den Zahlungsstatus:

PayPal einrichten

Wenn Sie PayPal als Zahlungsart anbieten möchten, benötigen Sie ein PayPal-Geschäftskonto und Zugangsdaten aus dem Developer-Dashboard.

Automatische E-Mails

Alle Kurs-E-Mails werden im professionellen IntelliVet-Design mit Praxis-Logo, Adresse und Kontaktdaten versendet.

Teilnehmerliste drucken & CSV-Export

Im Kurs-Modal finden Sie unten zwei Export-Buttons, sobald Teilnehmer vorhanden sind:

Terminplanung & Kalender

Kurstermine werden automatisch im Kalender des Kursleiters blockiert. Wenn jemand einen regulären Termin beim Kursleiter buchen möchte, sind die Kurszeiten nicht mehr verfügbar – kein manuelles Eintragen nötig.

Automatische Terminbestätigung

Standardmäßig landen alle online gebuchten Termine als Anfrage in IntelliVet und müssen manuell bestätigt werden. Mit der automatischen Bestätigung können Sie diesen Schritt für Praxistermine überspringen.

Einrichtung

Gehen Sie zu 🏥 Praxis-Einstellungen → 🔗 Online-Terminbuchung → Automatische Bestätigung und aktivieren Sie den Toggle „Praxistermine sofort bestätigen“.

📩 Kunden-Selfservice

Der Kunden-Selfservice ermöglicht es Ihren Kunden, bestehende Termine eigenständig abzusagen oder zu verschieben – ohne Anruf oder E-Mail. Kunden erhalten dazu einen personalisierten Link in der Terminbestätigungs-E-Mail.

Einrichtung

Aktivieren Sie den Selfservice unter 🏥 Praxis-Einstellungen → 📅 Termin-Einstellungen → Kunden-Selfservice. Dort können Sie festlegen:

Ablauf für Kunden

Stornierte Termine im Kalender

Stornierte Termine werden in der Kalenderansicht automatisch ausgeblendet, da der Zeitslot wieder frei ist. In der Listenansicht können stornierte Termine weiterhin über den Statusfilter angezeigt werden – so behalten Sie den Überblick über alle Absagen.

🔄 Externe Kalender verbinden

Verbinden Sie Ihre privaten Kalender (Google Calendar, Outlook/M365, iCloud) mit IntelliVet. Termine aus diesen Kalendern werden automatisch als „belegt“ gewertet – Kunden können in dieser Zeit keine Termine buchen.

Einrichtung

Gehen Sie zu ⚙️ Meine Einstellungen → 📆 Externe Kalender und klicken Sie auf „+ Kalender-Feed hinzufügen“.

ICS-URL finden

Jeder Kalender-Anbieter bietet eine ICS-Feed-URL an. Hier die Anleitungen für die gängigsten Anbieter:

Wie werden Termine blockiert?

Verwaltung

Externe Termine im Kalender anzeigen NEU

Externe Termine blockieren nicht nur Buchungs-Slots – Sie können sie jetzt zusätzlich direkt im internen Praxiskalender anzeigen lassen. So sehen Sie Praxis- und Privattermine an einem Ort, ohne zwischen Apps zu wechseln.

📆 Kalender-Abonnement

Mit dem Kalender-Abonnement sehen Sie Ihre IntelliVet-Termine direkt in Ihrem privaten Kalender – ob Apple Kalender, Google Calendar oder Outlook. Neue Termine, Änderungen und Stornierungen werden automatisch synchronisiert.

Kalender-URL einrichten

Einrichtung je Kalender-App

Apple Kalender (iPhone/iPad/Mac)

Auf dem iPhone/iPad:

1. Öffnen Sie die App Einstellungen (nicht den Kalender)
2. Scrollen Sie zu Kalender → Accounts
3. Tippen Sie auf Account hinzufügen → Andere
4. Wählen Sie Kalenderabo hinzufügen
5. Fügen Sie die kopierte URL ein und tippen Sie auf Weiter
6. Bestätigen Sie mit Sichern

Auf dem Mac:

1. Öffnen Sie Kalender
2. Menü: Ablage → Neues Kalenderabonnement…
3. Fügen Sie die URL ein und klicken Sie auf Abonnieren
4. Wählen Sie bei „Automatisch aktualisieren" die gewünschte Häufigkeit (z. B. Stündlich)

Google Calendar

1. Öffnen Sie Google Calendar im Browser (nicht in der App)
2. Klicken Sie links neben Andere Kalender auf das +
3. Wählen Sie Per URL
4. Fügen Sie die URL ein und klicken Sie auf Kalender hinzufügen

Microsoft Outlook

1. Öffnen Sie Outlook Kalender im Browser
2. Klicken Sie auf Kalender hinzufügen → Aus dem Internet abonnieren
3. Fügen Sie die URL ein, vergeben Sie einen Namen (z. B. „IntelliVet") und klicken Sie auf Importieren

Was wird im Kalender angezeigt?

Stornierte Termine und No-Shows werden nicht angezeigt. Abgeschlossene Termine werden ebenfalls ausgeblendet, sodass nur aktive und geplante Termine im Kalender erscheinen.

Umfang festlegen (nur Admins)

Als Administrator können Sie wählen, welche Termine im Feed erscheinen:

• Nur meine Termine – Es werden nur Termine angezeigt, bei denen Sie als Therapeut zugewiesen sind (Standardeinstellung)
• Alle Praxis-Termine – Sie sehen die Termine aller Therapeuten Ihrer Praxis. In der Kalenderansicht wird dann der Name des jeweiligen Therapeuten vorangestellt (z. B. „Max Müller: Luna (Hund)")

Therapeuten sehen grundsätzlich nur ihre eigenen Termine.

Sicherheit & Verwaltung

• Neue URL generieren – Erstellt einen neuen Zugangsschlüssel. Die alte URL wird sofort ungültig. Sie müssen das Abonnement in Ihrer Kalender-App anschließend mit der neuen URL aktualisieren.
• Abonnement deaktivieren – Löscht die URL vollständig. Der Kalender erhält keine Updates mehr und zeigt nach dem nächsten Refresh keine Termine an.

⭐ Google-Bewertungen automatisch anfragen

Positive Google-Rezensionen sind eines der stärksten Aushängeschilder einer Praxis – aber im Tagesgeschäft denkt kaum jemand daran, zufriedene Kunden aktiv darum zu bitten. IntelliVet übernimmt das für Sie: Nach einem abgeschlossenen Termin erhält der Besitzer mit etwas Abstand automatisch eine freundliche E-Mail mit der Bitte um eine Bewertung – mit einem Klick direkt zu Ihrem Google-Profil.

Einrichtung in 2 Minuten

Wichtig & gut zu wissen

📣 Kundenbefragungen

Mit dem Modul Kundenbefragungen gestalten Sie eigene Umfragen – vom Zufriedenheits-Check bis zur Bedarfsabfrage – und werten die Antworten übersichtlich mit Diagrammen aus. Der Fragebogen-Baukasten ist derselbe wie bei den Anamnesebögen, Sie kennen ihn also bereits.

1. Umfrage gestalten (Vorlage)

Unter Vorlagen → Neue Umfrage geben Sie einen Namen ein und fügen über die Palette Fragen hinzu. Neben Text-, Auswahl- und Ja/Nein-Fragen gibt es eigens für Umfragen:

2. Versenden – anonym oder persönlich

Zu jeder Umfrage starten Sie eine Welle (eine Befragungsrunde). Beim Anlegen wählen Sie den Modus:

Beim personalisierten Versand wählen Sie die Empfänger: alle aktiven Kunden, Karteileichen (länger nicht da gewesen), nach Tierart (z.B. nur Pferde- oder Hundebesitzer) oder eine Einzelauswahl über die Kundensuche. Versendet wird ausschließlich an Kunden mit gültiger Einwilligung und hinterlegter E-Mail.

Erinnerungen & großer Versand: An noch nicht ausgefüllte Befragungen erinnert IntelliVet automatisch (alle 7 Tage). Wie oft, legen Sie selbst fest – im Tab „Versand & Wellen" unter 🔔 Erinnerungen je Einladung (0–5, Standard 1; 0 = keine Erinnerung). Auch große Empfängermengen werden automatisch gestaffelt verschickt, sodass nicht alles in einem Schwung rausgeht.

3. Auswerten – mit Vergleich zur letzten Runde

Im Tab Auswertung sehen Sie pro Frage ein Torten- oder Balkendiagramm, Durchschnittswerte und den NPS. Haben Sie dieselbe Umfrage schon einmal durchgeführt, zeigt IntelliVet die Veränderung zur vorherigen Welle an (z.B. „∅ 4,2 ⬆ +0,3"). Freitext-Antworten lassen sich als CSV exportieren.

📥 Datenimport (CSV)

Mit dem CSV-Import können Sie Patienten und Besitzer aus anderen Systemen oder Excel-Tabellen in IntelliVet übernehmen – ohne manuelles Eintippen. Der Import steht nur Administratoren zur Verfügung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Unterstützte Felder

Tierarten – Richtige Zuordnung

Wenn die Spalte „Tierart" leer ist oder nicht zugeordnet wurde, wird automatisch Pferd als Standard gesetzt.

Tipps für einen reibungslosen Import

• CSV-Vorlage nutzen: Laden Sie die Vorlage herunter und füllen Sie Ihre Daten dort ein – so passen die Spalten garantiert.
• Chipnummer mitliefern: Die Chipnummer ist der sicherste Weg, Duplikate zu erkennen.
• Besitzer-E-Mail angeben: Besitzer werden anhand der E-Mail-Adresse erkannt. Mehrere Tiere mit derselben Besitzer-E-Mail werden automatisch demselben Besitzer zugeordnet.
• Erst testen: Importieren Sie zuerst eine kleine Test-CSV mit 3–5 Einträgen und prüfen Sie das Ergebnis in der Patientenliste.
• Excel-Export: In Excel → Datei → Speichern unter → CSV (Trennzeichen-getrennt) oder CSV UTF-8.

📅 Terminimport (ICS)

Mit dem ICS-Import können Sie Termine aus anderen Kalender-Systemen in IntelliVet übernehmen. Das ICS-Format (iCalendar) wird von nahezu allen Kalender-Anwendungen unterstützt, darunter TheraTab, Google Calendar, Apple Kalender und Outlook. Der Import steht nur Administratoren zur Verfügung.

Schritt-für-Schritt-Anleitung

Automatische Patientenerkennung

Der Import versucht, Termine anhand des Titels (SUMMARY-Feld) einem Patienten zuzuordnen. Folgende Muster werden erkannt:

Gut zu wissen

• Duplikaterkennung: Termine mit identischem Patienten und identischer Startzeit werden automatisch als Duplikat erkannt und übersprungen.
• Zeitzonen: Zeitangaben mit TZID (z. B. Europe/Berlin) oder in UTC werden automatisch korrekt umgerechnet.
• Status: Vergangene Termine werden als Abgeschlossen, zukünftige als Bestätigt importiert.
• Kein E-Mail-Versand: Beim Import werden keine Benachrichtigungen an Patienten oder Besitzer versendet.

🔄 Umstieg von TheraTab

Sie nutzen aktuell TheraTab und möchten zu IntelliVet wechseln? Kein Problem! Mit unserem kostenlosen Umstiegshelfer können Sie Ihre Patienten- und Kontaktdaten in wenigen Minuten übernehmen – ganz ohne technische Vorkenntnisse.

So funktioniert’s

Welche Daten werden übernommen?

⚙️ Meine Einstellungen

Unter „Einstellungen" verwalten Sie Ihr persönliches Profil, Passwort und Sicherheitsoptionen.

👤 Mein Profil

Zeigt Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rolle (Therapeut/Admin) und welcher Praxis Sie zugeordnet sind.

🔒 Passwort ändern

Geben Sie Ihr aktuelles Passwort und zweimal Ihr neues Passwort ein (mindestens 8 Zeichen).

🔑 Passkeys & Sicherheitsschlüssel

Richten Sie biometrische Anmeldung ein (Touch ID, Face ID) oder registrieren Sie einen Hardware-Sicherheitsschlüssel (z.B. YubiKey). Passkeys ermöglichen passwortloses Anmelden und sind besonders sicher.

🔔 Push-Benachrichtigungen

Aktivieren Sie Browser-Push-Benachrichtigungen, um über neue Terminanfragen und wichtige Änderungen informiert zu werden.

Befundbogen

Hier aktivieren oder deaktivieren Sie die Anatomische Körperkarte in Ihren Befundbögen. Diese Einstellung ist therapeutenscharf – jeder Therapeut entscheidet für sich. Mehr zur Körperkarte →

📆 Externe Kalender

Verbinden Sie Ihre privaten Kalender (Google, Outlook, iCloud) mit IntelliVet. Externe Termine blockieren automatisch Buchungsslots. Ausführliche Anleitung →

📅 Kalender-Abonnement

Synchronisieren Sie Ihre IntelliVet-Termine mit Ihrem privaten Kalender (Apple Kalender, Google Calendar, Outlook). Ausführliche Anleitung →

🏥 Praxis-Einstellungen

Hier konfigurieren Admins alles rund um die Praxis. Die Einstellungen sind in aufklappbare Bereiche unterteilt.

📋 Praxisdaten

Praxisname, Firmensitz-Adresse (Straße, PLZ, Ort) und Website. Diese Daten erscheinen auf Rechnungen, DSGVO-Dokumenten und rechtlicher Korrespondenz. Sie werden verschlüsselt gespeichert (AES-256).

🏠 Behandlungsadresse (Termine)

Manche Praxen haben einen Firmensitz – z. B. das eigene Wohnhaus, der für Rechnungen und geschäftliche Korrespondenz korrekt ist – und einen davon abweichenden Behandlungsraum, wo die Tierbesitzer tatsächlich hinkommen. Mit dieser optionalen Einstellung trennen Sie beides sauber.

Wann erscheint die Behandlungsadresse?

Sobald aktiviert und mit Straße, PLZ und Ort befüllt, wird die Behandlungsadresse automatisch verwendet in:

• Termin-Bestätigungsmails an den Besitzer (HTML- und Text-Variante)
• ICS-Kalender-Anhänge in den Bestätigungsmails (das LOCATION:-Feld, das Apple Kalender, Google Kalender, Outlook etc. anzeigen)
• Online-Buchungsseite (öffentliche Buchungs-URL): der Besitzer sieht beim Buchen die Behandlungsadresse als „Anfahrt"-Hinweis
• Tour-Routing: wenn Sie Touren fahren, startet die Routing-Berechnung von der Behandlungsadresse aus (statt vom Firmensitz). Die Adresse wird beim Speichern automatisch geocodet.

Wo bleibt der Firmensitz erhalten?

Die Firmensitz-Adresse aus den Praxisdaten wird weiterhin verwendet auf:

• Rechnungs-PDFs – Header und Footer (rechtlich Pflicht für Geschäftsadresse)
• DSGVO-Einwilligungen und Datenschutztexte (rechtliche Verantwortlichkeit)
• Mahnungen, Stornorechnungen und sonstige Geschäftsdokumente

So aktivieren Sie's

Häufige Fragen

🖼️ Praxis-Logo

Laden Sie Ihr Logo hoch (JPG, PNG, GIF oder WebP, max. 2 MB). Es wird auf Futterplänen, Befundbögen und Rechnungen abgedruckt.

📄 Briefpapier

Laden Sie Ihr eigenes Briefpapier als PDF hoch (max. 5 MB). IntelliVet druckt alle generierten Dokumente dann automatisch auf dieses Briefpapier – mit Ihrem Logo, Ihrer Adresse und Ihrem Design im Hintergrund. Es wird nur die erste Seite der PDF verwendet.

Briefpapier hochladen

Gehen Sie zu 🏥 Praxis-Einstellungen → 📄 Briefpapier und laden Sie Ihre PDF hoch.

Dokumenttypen wählen

Nach dem Upload erscheinen Checkboxen, mit denen Sie pro Dokumenttyp festlegen, ob das Briefpapier verwendet werden soll:

🎨 Design & Texte (Farben & Portale)

Unter 🏥 Praxis-Einstellungen → 🎨 Design & Texte passen Sie das Erscheinungsbild Ihrer Kunden-E-Mails und Ihrer Online-Portale (Buchung, Terminseite, Anamnese) an Ihre Praxisfarben an – ganz ohne Technikkenntnisse.

🎨 Markenfarben – was sich in den E-Mails ändert

Für die E-Mails an Ihre Kunden zählen nur diese zwei Farben:

■ Markenfarbe = Banner, Überschrift, Terminbox-Rahmen  ·  ■ Akzentfarbe = Button.

🖥️ Portalfarben – die 6 Bereiche Ihrer Webseiten

Für die Online-Seiten (Buchung, Terminseite, Anamnese) können Sie sechs Bereiche einzeln einfärben:

Karten heben sich als eigene Flächen von der Kachel-/Auswahl-Optik ab; der ausgewählte Eintrag bekommt den Auswahl-/Fokus-Rahmen.

📝 Standardtexte

Definieren Sie Standard-Disclaimer und Hinweistexte, die automatisch auf Therapieplänen eingefügt werden.

🔒 DSGVO-Einwilligung

Konfigurieren Sie den Text der Datenschutzeinwilligung, die Tierbesitzer digital mit Unterschrift akzeptieren. Die Einwilligung gilt pro Besitzer – bei mehreren Tieren desselben Besitzers reicht eine einmalige Unterschrift.

📄 Aufklärungsbögen

Erstellen Sie eigene Aufklärungs- und Informationsbögen als Vorlagen. Diese können pro Behandlung an den Besitzer ausgegeben werden.

📝 Anamnesebögen

Der Formular-Baukasten für Anamnesebögen. Erstellen Sie eigene Vorlagen mit frei konfigurierbaren Feldern (Textfelder, Checkboxen, Radio-Buttons, Tabellen, Tierarzt-Suche u. v. m.). Unterschieden wird zwischen Therapeuten-Bögen (intern) und Besitzer-Bögen (bei Online-Buchung). Ausführliche Anleitung →

🔗 Online-Terminbuchung

Aktivieren/deaktivieren Sie die öffentliche Buchungsseite. Konfigurieren Sie verfügbare Zeitfenster, Pufferzeiten zwischen Terminen und E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Buchungen.

⏰ Termineinstellungen

Standarddauer für Termine, Vorlaufzeit, Bestätigungs-Timeout und verfügbare Zeitbereiche pro Tag (inkl. Pausenzeiten).

👥 Team

Laden Sie Teammitglieder per E-Mail ein (Rollen: Therapeut oder Admin). Weisen Sie Therapeuten Praxen zu und legen Sie individuelle Arbeitszeiten fest.

🚗 Terminplanung (Tour)

Aktivieren Sie Hausbesuche und hinterlegen Sie Adressen für Therapeuten, die für die Routenplanung verwendet werden.

💼 Leistungen

Ihr Leistungskatalog: Name, Standardpreis, Dauer und Kategorie jeder Behandlung. Wird bei Terminerstellung und Rechnungsstellung verwendet.

⏱️ Dauer, Puffer & Termin-Startzeiten

Pro Leistung können Sie folgende Zeiteinstellungen konfigurieren:

• Dauer: beliebige Minutenzahl (1–1440), frei eingebbar – auch krumme Werte wie 25 oder 75 Min sind möglich. Bestehende Werte bleiben unverändert beim Bearbeiten erhalten.
• Puffer nach Termin: Individuelle Vor-/Nachbereitungszeit pro Leistung (0–30 Min). Wenn nicht gesetzt, gilt der globale Praxis-Puffer aus den Termineinstellungen.
• Termin-Startzeiten: Legen Sie fest, in welchem Raster Termine angeboten werden:
  • Nach Termindauer (Standard) – Slots folgen direkt aufeinander (z. B. 09:00, 09:45, 10:30 bei 45 Min)
  • Alle 15 / 30 Minuten – Termine starten nur zum jeweiligen Raster
  • Nur volle Stunden – Termine starten nur um 09:00, 10:00, 11:00 usw.
  Diese Einstellung ist nur bei reinen Praxis-Leistungen verfügbar (nicht bei Tour-Leistungen, da dort die Streckenberechnung das Raster bestimmt).

📎 Infomaterial als PDF hinterlegen

Sie können zu jeder Leistung bis zu 3 PDF-Dokumente (max. 5 MB pro Datei) als Infomaterial hochladen. Diese Dokumente werden automatisch als Anhang mit der Terminbestätigungs-E-Mail an den Tierbesitzer versendet, wenn dieser die entsprechende Leistung online bucht.

Typische Anwendungsfälle:

• Vorbereitungshinweise für eine Behandlung (z. B. „Bitte nüchtern erscheinen“)
• Informationsblätter über die Therapie
• Einverständniserklärungen vorab zum Durchlesen
• Anfahrtsbeschreibung oder Parkhinweise

🧾 Rechnungseinstellungen

Rechnungsnummerierung, Zahlungsbedingungen, MwSt.-Sätze, Zahlungsmethoden, Standard-Zahlungsfrist und Mahnungs-Automatisierung.

📚 Katalog

Vordefinierte Rechnungspositionen für schnelleres Erstellen von Rechnungen. Positionen können importiert und exportiert werden.

💳 Abonnement

Zeigt Ihren aktuellen Plan, maximale Patienten/Benutzer, aktive Features und die Möglichkeit zum Upgrade.

👥 Benutzerverwaltung

Admins können unter „👥 Benutzer" Teammitglieder verwalten.

Rollen

Benutzer einladen

Klicken Sie auf „+ Benutzer einladen", geben Sie die E-Mail und Rolle ein. Der eingeladene Benutzer erhält eine E-Mail mit Registrierungslink.

Aktionen

Benutzer können gesperrt (vorübergehend deaktiviert) oder aus der Praxis entfernt werden. Gesperrte Benutzer können sich nicht anmelden, behalten aber ihr Konto.

💳 Abonnement & Pläne

IntelliVet bietet verschiedene Abo-Pläne mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Den aktuellen Plan sehen Sie unter 🏥 Praxis-Einstellungen → 💳 Abonnement.

Feature-Übersicht

Die verfügbaren Features hängen von Ihrem gewählten Plan ab. Unter 🏥 Praxis-Einstellungen → 💳 Abonnement sehen Sie Ihren aktuellen Plan und können bei Bedarf upgraden. Features, die in Ihrem Plan nicht enthalten sind, werden im Menü mit einem 🔒-Symbol gekennzeichnet.

Downgrade & Patientenlimits

Wenn Sie Ihren Plan wechseln oder kündigen, gelten die Limits des neuen Plans. Ihre Daten gehen dabei nicht verloren.

🧩 Module & Marketplace

Manche Funktionen sind nicht im Basis-Plan enthalten, sondern lassen sich als Zusatzmodul dazubuchen — z. B. Mehrere Standorte, Rationsberechnung, Stationäre Behandlung, Theratap-Import. Die Abrechnung erfolgt automatisch über Stripe zusammen mit Ihrem Hauptabo.

Wo finde ich den Marketplace?

In der Sidebar links: 🧩 Module — sichtbar nur für Praxis-Admins.

Was sehen Sie dort?

🎁 Gratis testen

Module, bei denen ein Testzeitraum hinterlegt ist, können Sie einmal pro Modul gratis testen — erkennbar am Button „🎁 N Tage gratis testen". Während der Testphase ist das Modul voll nutzbar, es wird nichts abgebucht. Nach Ablauf wird es automatisch deaktiviert; ein Klick auf „Jetzt buchen" während des Tests führt das Modul nahtlos ins bezahlte Abo über.

Kündigung

Module sind jederzeit zum Periodenende kündbar, keine Mindestlaufzeit. Klick auf „Kündigen", das Modul bleibt bis zum aktuellen Periodenende voll nutzbar, danach wird es deaktiviert. Keine Rückerstattung anteiliger Tage.

Zahlungsausfall

Wenn eine Folgezahlung scheitert (z. B. abgelaufene Karte), bekommen Sie eine Erinnerung. Ihre zugebuchten Module bleiben dann noch 7 Tage nutzbar; danach werden sie automatisch deaktiviert, bis die Zahlung wieder funktioniert. Ihr Hauptplan bleibt aktiv, damit die Praxis weiter arbeiten kann.

Rechnung

Sie bekommen pro Monat eine Sammelrechnung — Plan + alle gebuchten Module + ggf. Extra-User als einzelne Positionen, mit der gesetzlichen Umsatzsteuer (19 %).

❓ Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Allgemein

Einstellungen & Konfiguration

Funktionen & Nutzung

🔒 Sicherheit & Datenschutz (DSGVO)

IntelliVet nimmt den Schutz Ihrer Daten und der Daten Ihrer Kunden ernst.

Verschlüsselung

Sensible Daten werden mit AES-256-GCM verschlüsselt in der Datenbank gespeichert:

• Adressen und Telefonnummern von Tierbesitzern
• Praxis-Adressdaten
• Bankdaten (IBAN, BIC, Bankname)
• Steuernummern (St-Nr., USt-IdNr.)
• SumUp-Tokens und Kalender-Feed-URLs

Die Übertragung erfolgt ausschließlich über HTTPS.

Passkeys & 2FA

Neben dem klassischen Passwort-Login unterstützt IntelliVet den modernen FIDO2/WebAuthn-Standard. Damit können Sie sich per Fingerabdruck (Touch ID), Gesichtserkennung (Face ID) oder Hardware-Schlüssel (YubiKey) anmelden – ohne Passwort.

🛡️ Zwei-Faktor-Pflicht ab 01.06.2026

Zum Schutz der sensiblen Patienten- und Kundendaten ist die Zwei-Faktor-Anmeldung ab dem 1. Juni 2026 für alle Nutzerinnen und Nutzer verbindlich. Neu registrierte Praxen starten bereits jetzt mit aktivierter Pflicht, damit der Schutz von Anfang an greift.

Sie haben die Wahl zwischen zwei Wegen – beide gelten als zweiter Faktor:

Einrichtung unter Einstellungen → Zwei-Faktor-Authentifizierung bzw. Einstellungen → Passkeys & Sicherheitsschlüssel. Solange die Pflicht für Ihre Praxis aktiv ist und Sie noch keinen zweiten Faktor hinterlegt haben, werden Sie nach dem Login direkt zur Einrichtung geführt – der Zugriff auf die übrigen Funktionen ist bis dahin gesperrt.

Passkey-Gerät verloren — was tun?

Kein Drama: Ihr Praxis-Admin oder unser Support kann Ihre Passkeys zurücksetzen. Danach loggen Sie sich mit Passwort (und ggf. TOTP, falls hinterlegt) ein und richten einen neuen Passkey ein.

• Praxis-Admin: Benutzerverwaltung → bei Ihrem Eintrag → 🔐-Symbol „Passkeys zurücksetzen“.
• SuperAdmin: derselbe Knopf in der Praxis-User-Liste im Admin-Bereich.
• Anschließend loggt sich der Nutzer mit Passwort ein und richtet einen neuen Passkey oder TOTP ein. Wenn Zwei-Faktor-Pflicht aktiv ist, wird er direkt in den Setup-Flow geführt.

DSGVO-Einwilligung

IntelliVet bietet eine integrierte digitale Datenschutzeinwilligung mit Unterschrift. Die Einwilligung wird auf Besitzer-Ebene gespeichert – hat ein Besitzer mehrere Tiere, gilt eine einmal erteilte Einwilligung für alle seine Patienten. Der Besitzer unterschreibt direkt auf dem Bildschirm (Tablet oder Smartphone). Datum, Name des Unterzeichnenden und Unterschrift werden gespeichert.

Der Status wird in den Patientendetails oben als Banner angezeigt:

Aktivitätenlog

Alle Änderungen werden im Aktivitätenlog protokolliert (wer, wann, was, von wo). Admins finden diesen unter 📋 Aktivitäten im Admin-Menü. IP-Adressen werden in der Anzeige anonymisiert (letztes Oktett maskiert, z. B. 192.168.1.xxx). Einträge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Brute-Force-Schutz

Fehlgeschlagene Login-Versuche werden gezählt. Nach mehreren Fehlversuchen wird der Zugang temporär gesperrt (Rate Limiting).

📱 Offline-Modus & PWA

IntelliVet ist eine Progressive Web App (PWA) und funktioniert auch ohne Internetverbindung.

Installation

Offline-Funktionalität

Im Offline-Modus können Sie weiterhin Patienten einsehen, Termine anschauen und Daten bearbeiten. Änderungen werden in einer Sync-Warteschlange gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.

Offline-Anzeige

In der Seitenleiste erscheint bei fehlender Verbindung ein gelber Hinweis mit der Anzahl wartender Synchronisierungen. Sobald die Verbindung steht, werden alle Änderungen automatisch übertragen.

💬 Support

Brauchen Sie Hilfe? Es gibt mehrere Wege, uns zu erreichen: