👋 Willkommen bei IntelliVet
IntelliVet ist Ihre All-in-One Praxissoftware für Tiergesundheit & Osteopathie. Dieses Handbuch hilft Ihnen beim Einstieg und erklärt alle Funktionen im Detail.
Praxis einrichten in 5 Minuten
Alle Funktionen im Detail
Haufige Fragen, schnelle Antworten
⭐ Das Besondere an IntelliVet
IntelliVet ist die einzige Praxissoftware, die Online-Terminbuchung, intelligente ortsbasierte Terminplanung und GPS-Navigation mit Sprachansagen in einem durchgängigen Workflow vereint. Kein anderes System bietet diese Kombination.
Ihre Kunden buchen online, IntelliVet plant die optimale Route automatisch nach Standort, und Sie navigieren per Sprachansage von Termin zu Termin – alles in einer App.
Kunden wählen Datum, Zeit und Leistung über Ihren öffentlichen Buchungslink – ohne Login.
Alle Hausbesuche erscheinen automatisch auf der Karte – gruppiert nach Standort und optimaler Reihenfolge.
Starten Sie die Navigation – Sprachansagen leiten Sie Abbiegung für Abbiegung zum nächsten Patienten.
Die Praxis sieht in Echtzeit, wo der Therapeut ist und welcher Stopp gerade behandelt wird.
Warum das den Unterschied macht
Mit IntelliVet
- Kunden buchen selbst online – keine Telefonate, kein Hin-und-Her
- Termine werden automatisch nach Standort optimiert – weniger Fahrzeit, mehr Patienten
- Turn-by-Turn-Navigation mit Sprachansagen direkt in der App – kein Wechsel zu Google Maps
- Status-Tracking pro Stopp: Angekommen, In Behandlung, Abgeschlossen
- Praxis-Team sieht live den Fortschritt aller Touren auf dem Dashboard
Ohne IntelliVet
- Termine per Telefon, E-Mail, WhatsApp – fehleranfallig und zeitraubend
- Routen manuell planen oder in separater App – keine Optimierung
- Navigation in Google Maps, Adressen manuell eintippen – umstandlich
- Keine Übersicht, welcher Therapeut wo ist oder wie weit die Tour ist
- Mehrere Apps und Tools jonglieren statt einem einzigen System
🚀 Erste Schritte – Praxis einrichten
Folgen Sie diesen Schritten, um Ihre Praxis in wenigen Minuten startklar zu machen.
Erstellen Sie ein Konto über den Button „Kostenlos registrieren" auf der Login-Seite. Sie erhalten eine Bestätigung und können sich direkt anmelden.
Gehen Sie nach dem ersten Login zu 🏥 Praxis-Einstellungen → 📋 Praxisdaten. Tragen Sie den Namen, die Adresse und optional Ihre Website ein. Diese Daten erscheinen auf Ihren Dokumenten (Futterpläne, Rechnungen, etc.).
Unter 🏥 Praxis-Einstellungen → 🖼️ Praxis-Logo können Sie Ihr Praxislogo hochladen (JPG, PNG, WebP – max. 2 MB). Das Logo wird auf allen PDF-Dokumenten und in der Seitenleiste angezeigt.
Unter 🏥 Praxis-Einstellungen → 💼 Leistungen definieren Sie Ihre Behandlungen und Dienstleistungen. Für jede Leistung können Sie Name, Standardpreis, Dauer und Kategorie festlegen. Diese werden für Termine und Rechnungen verwendet.
Navigieren Sie zu 🐾 Patienten und klicken Sie auf „+ Neuer Patient". Geben Sie Tierart, Name und Besitzerinformationen ein. Fertig – Sie können jetzt mit der Arbeit beginnen!
🖥️ Die Oberfläche im Überblick
IntelliVet besteht aus einer Seitenleiste (links) für die Navigation und dem Hauptbereich (rechts) für den Inhalt.
Willkommen, Dr. Müller! 👋
Bereiche der Seitenleiste
| 📊 Dashboard | Übersicht mit Statistiken, Schnellzugriff und nächsten Terminen |
| 🐾 Patienten | Tier- und Besitzerverwaltung mit Suche und Filtern |
| 📋 Futterpläne | Therapie- und Diätpläne erstellen, als PDF exportieren |
| 🩺 Befundbögen | Klinische Untersuchungsformulare (Hund, Pferd, TCM) |
| 📅 Termine | Kalender mit Statusverfolgung und Benachrichtigungen |
| 🧾 Rechnungen | Rechnungen, Mahnungen und Stornos erstellen |
| 🚗 Tourenplanung | Routenoptimierung für Hausbesuche mit GPS-Navigation |
| 📈 Analytics | Praxis-Auswertungen: Umsatz, Termine, Kunden-Regionen (nur Admin) |
| ⚙️ Einstellungen | Persönliche Einstellungen, Passwort, Passkeys |
📊 Dashboard
Das Dashboard ist Ihre Startseite nach dem Login. Es zeigt auf einen Blick die wichtigsten Kennzahlen und erlaubt schnellen Zugriff auf häufige Aktionen.
Statistik-Karten
Oben sehen Sie vier Karten mit den wichtigsten Zahlen:
Schnellaktionen
Direkt unter den Statistiken finden Sie Buttons, um ohne Umwege neue Einträge zu erstellen:
+ Neuer Patient · + Neuer Futterplan · + Neuer Befund · + Neuer Termin
Nächste Termine & letzte Dokumente
Darunter zeigt das Dashboard Ihre nächsten anstehenden Termine mit Status-Badge (Anfrage, Geplant, Bestätigt) sowie die zuletzt erstellten Futterpläne und Befundbögen.
🐾 Patienten
Die Patientenübersicht zeigt alle registrierten Tiere als Karten. Jede Karte enthält den Tiernamen, die Rasse, den Besitzer und die Anzahl zugehöriger Dokumente.
Patienten suchen & filtern
Oben auf der Seite finden Sie ein Suchfeld (sucht nach Tier, Besitzer, Rasse oder Telefonnummer) sowie einen Tierart-Filter (Alle, Pferde, Hunde, Andere).
Neuen Patienten anlegen
Klicken Sie auf „+ Neuer Patient" – es öffnet sich ein Formular mit folgenden Feldern:
🐾 Tier-Informationen
Tierart (Pferd, Hund, Andere) · Name des Tieres · Rasse · Geburtsdatum · Geschlecht · Farbe · Besondere Merkmale
👤 Besitzer-Informationen
Name · E-Mail · Telefon · Adresse (Straße, PLZ, Ort)
🐴 Behandlungsadresse (nur bei Pferden)
Steht das Pferd an einem anderen Ort als der Besitzer wohnt (z. B. Stall, Pensionsbetrieb), hinterlegen Sie hier Straße · PLZ · Ort. Ein Klick auf „aus Besitzeradresse übernehmen" kopiert die Rechnungsadresse 1:1. Diese Stalladresse wird bei Tourterminen und Selbstbuchungen automatisch als Besuchsadresse verwendet – inkl. Geocoding für die Tourenplanung.
Patientendetails
Klicken Sie auf eine Patientenkarte, um die Detailansicht zu öffnen. Dort finden Sie Tabs für:
📋 Historie – alle Futterpläne, Befunde und Termine dieses Patienten · 🖼️ Bilder – Röntgenbilder und Fotos · 📄 Dokumente – zugehörige PDFs
Haustierarzt zuordnen
Öffnen Sie die Patientendetails (Klick auf eine Patientenkarte). Im unteren Bereich finden Sie den Abschnitt „Haustierarzt". Klicken Sie auf „+ Haustierarzt hinzufügen" und füllen Sie die Felder aus:
Praxisname – Name der tierärztlichen Praxis
Tierarzt-Name – Name des behandelnden Tierarztes
E-Mail – Wird für den Befundversand an den Haustierarzt verwendet
Telefon – Kontaktnummer der Praxis
Adresse & Notizen – Straße, PLZ, Ort und optionale Anmerkungen
Pro Patient können mehrere Haustierärzte hinterlegt werden. Diese stehen anschließend beim Befund-PDF-Versand als Empfänger zur Auswahl.
📋 Futterpläne / Therapiepläne
Erstellen Sie individuelle Futter- und Therapiepläne für Ihre Patienten. Diese können als professionelles PDF exportiert und an die Besitzer verschickt werden.
Plan erstellen
Klicken Sie auf „+ Neuer Futterplan" (Dashboard oder Futterpläne-Seite). Wählen Sie den Patienten aus und füllen Sie die Plandetails aus: Diagnose, Therapievorschlag, Fütterungsempfehlung und Anmerkungen.
PDF exportieren
Jeder Plan kann per Klick auf das PDF-Symbol als professionell formatiertes Dokument mit Ihrem Praxis-Logo und den Praxis-Standardtexten (Disclaimer) exportiert werden.
Status verwalten
Pläne durchlaufen die Status: Entwurf → Aktiv → Abgeschlossen. Sie können Pläne auch duplizieren, um auf Basis eines bestehenden Plans einen neuen zu erstellen.
🩺 Befundbögen
Befundbögen sind strukturierte Untersuchungsformulare, die Sie bei der Dokumentation klinischer Befunde unterstützen.
Verfügbare Typen
🐕 Hunde-Befund – Standardformular für Hunde-Untersuchungen
🐴 Pferde-Befund – Angepasst an die Pferde-Osteopathie
🐾 Andere – Allgemeines Formular für weitere Tierarten (Katze etc.)
☯ TCM-Befund – Traditionelle Chinesische Medizin (Akupunktur etc.), passt sich automatisch an Hund oder Pferd an
Befund erstellen
Wählen Sie den Typ, den Patienten und füllen Sie das Formular aus. Befundbögen können als PDF exportiert werden und erscheinen in der Patientenhistorie.
Automatische Entwurf-Sicherung
Ihre Eingaben werden automatisch gesichert!
Während Sie einen Befundbogen, Futterplan oder Patienten bearbeiten, speichert IntelliVet Ihre Eingaben alle 5 Sekunden automatisch im Hintergrund als Entwurf.
Falls ein Formular versehentlich geschlossen wird oder die Seite neu lädt, fragt IntelliVet beim nächsten Öffnen, ob der Entwurf wiederhergestellt werden soll.
Entwürfe werden nach erfolgreichem Speichern automatisch gelöscht und verfallen nach 24 Stunden.
Befund-PDF versenden
Öffnen Sie einen gespeicherten Befund über die Befundbögen-Übersicht (Klick auf „Ansehen") oder über die Patientendetails → Historie. Im Ansichtsfenster finden Sie unten in der Fußleiste den grünen Button „Befund-PDF" mit einem Aufklappmenü:
📥 PDF herunterladen – Befundbericht als PDF-Datei herunterladen
📧 An Besitzer senden – Befund-PDF per E-Mail an den Tierbesitzer versenden (E-Mail-Adresse muss beim Besitzer hinterlegt sein)
🏥 Befund an Haustierarzt senden – Befund-PDF per E-Mail an einen der hinterlegten Haustierärzte versenden. Sind mehrere Tierärzte zugeordnet, können Sie den gewünschten Empfänger aus der Liste auswählen. Die E-Mail enthält Angaben zu Patient, Tierart, Besitzer und Ort, damit der Tierarzt den Fall zuordnen kann.
Handout / Behandlungsplan
Ebenfalls in der Fußleiste der Befund-Ansicht finden Sie den blauen Button „Handout". Das Handout enthält die Behandlungsempfehlungen und den Trainingsplan aus dem Befund – ohne die klinischen Befunddetails. Im Aufklappmenü stehen folgende Optionen zur Verfügung:
📥 PDF herunterladen – Handout als PDF herunterladen
📧 An Besitzer senden – Handout per E-Mail an den Tierbesitzer versenden
Verlaufskontrollen
Nutzen Sie die Verlaufskontroll-Funktion, um Folgeuntersuchungen mit dem Originalbefund zu verknüpfen und den Behandlungsfortschritt zu dokumentieren.
Anatomische Körperkarte
Die Körperkarte ist ein interaktives Werkzeug, mit dem Sie Befunde direkt auf einer Silhouette des Tieres markieren können. Pro Markierung können Sie eine Notiz hinterlegen – z. B. „Verspannung M. trapezius“ oder „Blockade L3/L4“. Die Markierungen erscheinen auch im exportierten PDF.
Körperkarte aktivieren
Gehen Sie zu ⚙️ Meine Einstellungen → Befundbogen und setzen Sie den Haken bei „Anatomische Körperkarte anzeigen“. Die Einstellung wird sofort gespeichert.
Bedienung
Nachdem die Körperkarte aktiviert ist, erscheint sie im Befundbogen im Tab „Befunde“ oberhalb der Textfelder – bei Hunde- und Pferde-Befunden.
Links / Rechts – Wechseln Sie zwischen der linken und rechten Körperseite. Markierungen werden pro Seite getrennt gespeichert.
Markierung setzen – Klicken (oder tippen auf Tablet) Sie auf die Stelle der Silhouette, die Sie markieren möchten. Ein nummerierter roter Punkt erscheint.
Notiz hinzufügen – Zu jedem Marker erscheint ein Textfeld unterhalb der Silhouette. Beschreiben Sie dort den Befund.
Markierung entfernen – Klicken Sie auf das × neben einer Notiz. Die verbleibenden Marker werden automatisch neu nummeriert.
📝 Anamnesebögen
Mit dem Anamnesebogen-System erstellen Sie eigene, frei konfigurierbare Formulare zur Erhebung von Patientendaten. Im Gegensatz zu den festen Befundbögen bestimmen Sie selbst, welche Felder das Formular enthält – ideal für spezialisierte Anamnesen wie Blutegel-Therapie, Akupunktur-Erstanamnese oder Ernährungsberatung.
Vorlagen erstellen (Formular-Baukasten)
Unter 🏥 Praxis-Einstellungen → 📝 Anamnesebögen können Admins beliebig viele Vorlagen erstellen. Jede Vorlage besteht aus einzelnen Elementen, die Sie per Klick hinzufügen und in der Reihenfolge anpassen.
Verfügbare Element-Typen
| 📌 Überschrift | Gliedert das Formular in Abschnitte (z. B. „Allgemeine Untersuchung“, „Sicherheitsfragen“) |
| ℹ️ Hinweistext | Informativer Text, der nicht ausgefüllt wird (z. B. „Bitte alle Felder vollständig ausfüllen“) |
| 📝 Textfeld | Einzeiliges Eingabefeld (z. B. Puls, Temperatur, Tierarzt-Name) |
| 📄 Textbereich | Mehrzeiliges Eingabefeld (z. B. Grunderkrankungen, Medikamente) |
| 🔢 Zahlenfeld | Numerische Eingabe (z. B. Anzahl Blutegel) |
| 📅 Datum | Datumsauswahl (z. B. Datum der Anwendung) |
| 🕐 Uhrzeit | Zeitauswahl (z. B. Uhrzeit der Untersuchung) |
| ☑️ Checkbox | Einzelne Ja/Nein-Frage (z. B. „Tragend?“, „Blutverdünnende Medikamente?“) |
| ☑️ Checkbox-Gruppe | Mehrfachauswahl aus einer Liste (z. B. Indikationen: Arthritis, Hufrehe, HD, ED …) |
| 🔘 Radio-Buttons | Einfachauswahl (z. B. „Vorherige Egeltherapie? – Ja / Nein“) |
| 📊 Tabelle | Dynamische Tabelle mit frei definierbaren Spalten, Zeilen können beliebig hinzugefügt werden (z. B. Reaktionsprotokoll: Tag/Woche + Beschreibung) |
| 🔍 Tierarzt-Suche | Suchfeld, das Tierärzte aus Ihrer Datenbank (Zuweiser-Verzeichnis) durchsucht und auswählt |
Vorlage Schritt für Schritt erstellen
Gehen Sie zu Praxis-Einstellungen → Anamnesebögen und klicken Sie auf „+ Neue Vorlage“.
Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (z. B. „Blutegel-Anamnese“) und wählen Sie die Zielgruppe:
- Therapeut – Der Bogen wird intern vom Therapeuten ausgefüllt (z. B. bei der Erstanamnese in der Praxis)
- Besitzer (Online-Buchung) – Der Bogen wird dem Tierbesitzer bei der Online-Buchung angezeigt, wenn die verknüpfte Leistung gebucht wird
Klicken Sie auf die Element-Buttons, um Felder zum Formular hinzuzufügen. Jedes Element kann benannt, als Pflichtfeld markiert und mit Platzhaltertext versehen werden. Bei Checkbox-Gruppen und Radio-Buttons definieren Sie die Auswahloptionen, bei Tabellen die Spaltenüberschriften.
Verwenden Sie die Pfeil-Buttons (↑ ↓), um Elemente in die gewünschte Reihenfolge zu bringen. Nicht benötigte Elemente können jederzeit entfernt werden.
Wenn Sie „Besitzer“ als Zielgruppe gewählt haben, erscheint ein zusätzliches Feld zur Auswahl der Leistungen. Ordnen Sie die Leistungen zu, bei deren Buchung dieser Bogen angezeigt werden soll.
Klicken Sie auf „Speichern“. Die Vorlage steht sofort zur Verfügung.
Vorlagen verwalten
- Bearbeiten – Klicken Sie auf eine Vorlage, um sie zu bearbeiten. Änderungen wirken sich nur auf neue Bögen aus, bereits ausgefüllte bleiben unverändert.
- Aktivieren/Deaktivieren – Deaktivierte Vorlagen werden nicht mehr zur Auswahl angeboten, bereits ausgefüllte Bögen bleiben erhalten.
- Sortierung – Die Reihenfolge in der Vorlagenliste können Sie per Drag & Drop oder in den Einstellungen anpassen.
Bogen ausfüllen (Therapeut)
Im Patientendetail finden Sie den Tab „Anamnese“. Dort sehen Sie alle bisherigen Anamnesebögen des Patienten und können neue erstellen.
Klicken Sie auf den gewünschten Patienten, um die Detailansicht zu öffnen.
Wechseln Sie zum Tab „Anamnese“ in der Patientenakte.
Klicken Sie auf „+ Neuer Bogen“ und wählen Sie die gewünschte Vorlage aus dem Dropdown. Das Formular öffnet sich mit allen definierten Feldern.
Füllen Sie die Felder aus. Pflichtfelder sind mit einem * gekennzeichnet und müssen vor dem Speichern ausgefüllt werden. Klicken Sie auf „Speichern“, um den Bogen zu sichern.
Automatische Entwurf-Sicherung
Wie bei Befundbögen werden Ihre Eingaben alle 5 Sekunden automatisch als Entwurf gespeichert. Wird das Formular versehentlich geschlossen, fragt IntelliVet beim nächsten Öffnen, ob der Entwurf wiederhergestellt werden soll.
Bogen aus dem Termin öffnen
Wenn ein Anamnesebogen mit einem Termin verknüpft ist (z. B. weil er über die Online-Buchung eingegangen ist oder manuell zugeordnet wurde), können Sie ihn direkt aus der Terminansicht öffnen – ohne den Umweg über die Patientenakte.
In der Termin-Detailansicht erscheint ein violetter Bereich „Anamnesebögen“ mit allen verknüpften Bögen. Ein Klick öffnet den jeweiligen Bogen zur Ansicht oder Bearbeitung.
Bestehende Bögen bearbeiten und löschen
- Bearbeiten – Klicken Sie auf einen bestehenden Bogen in der Liste, um ihn erneut zu öffnen und zu bearbeiten.
- Löschen – Über den roten „Löschen“-Button kann ein ausgefüllter Bogen unwiderruflich entfernt werden. Eine Sicherheitsabfrage verhindert versehentliches Löschen.
Besitzer-Bogen über die Online-Buchung
Besitzer-Bögen werden automatisch im Buchungsformular angezeigt, wenn der Tierbesitzer eine Leistung bucht, der ein Besitzer-Template zugeordnet ist. Der Ablauf:
Der Besitzer wählt eine Leistung mit verknüpftem Anamnesebogen.
Dieser Schritt bleibt unverändert – die Anamnese hat keinen Einfluss auf die Slot-Berechnung.
Nach den regulären Kontaktdaten (Name, E-Mail, Tier) erscheinen automatisch die Felder des verknüpften Anamnesebogens. Der Besitzer füllt sie direkt im Buchungsformular aus.
Die Zusammenfassung zeigt die ausgefüllten Bögen an. Nach der Buchung wird der Bogen automatisch dem Termin und dem Patienten zugeordnet.
💡 Wo finde ich den Bogen?
Ein über die Online-Buchung ausgefüllter Bogen erscheint an zwei Stellen: direkt im Termin (violetter Anamnesebögen-Bereich) und in der Patientenakte im Tab „Anamnese“. So müssen Sie nicht erst den Patienten suchen – Sie sehen die Vorabinformationen sofort beim Termin.
Praxisbeispiel: Blutegel-Anamnese
Ein typisches Beispiel für einen Therapeuten-Anamnesebogen:
Vorlage „Blutegel-Anamnese“
Abschnitt: Tierarzt / Rezept
Tierarzt-Suche (aus Datenbank) • Ausstellungsdatum Rezept (Datum)
Abschnitt: Indikation
Erkrankung (Checkbox-Gruppe: Arthritis akut, Arthritis chronisch, Hufrehe, HD, ED, Spat …)
Abschnitt: Allgemeine Untersuchung
Datum • Uhrzeit • Puls (Textfeld) • Atmung (Textfeld) • Temperatur (Textfeld)
Abschnitt: Anamnese
Grunderkrankungen (Pflicht, Textbereich) • Beginn/Dauer der Erkrankung • Medikamente • Allergien
Abschnitt: Sicherheitsfragen
Erhöhte Blutungsneigung? (Checkbox) • Tragend? (Checkbox) • Blutarmut? (Checkbox)
Abschnitt: Behandlung
Datum der ersten Anwendung • Anzahl Blutegel (Zahl) • Ansatzstellen (Textbereich)
Abschnitt: Reaktionsprotokoll
Reaktionen (Tabelle: Tag/Woche + Beschreibung, Zeilen dynamisch hinzufügbar)
Häufige Fragen
Kann ich eine Vorlage nachträglich ändern?
Ja. Änderungen an einer Vorlage wirken sich nur auf neu erstellte Bögen aus. Bereits ausgefüllte Bögen behalten die Struktur, die zum Zeitpunkt des Ausfüllens galt.
Was passiert, wenn ich eine Vorlage deaktiviere?
Deaktivierte Vorlagen können nicht mehr für neue Bögen verwendet werden. Bereits ausgefüllte Bögen bleiben vollständig erhalten und können weiterhin angezeigt und bearbeitet werden.
Beeinflusst der Besitzer-Bogen die Terminverfügbarkeit?
Nein. Der Anamnesebogen wird nach der Slot-Auswahl angezeigt und hat keinen Einfluss auf die verfügbaren Zeitfenster, Pufferzeiten oder Doppelbuchungsprüfung.
Kann ich das Tierarzt-Suchfeld nutzen?
Ja. Das Tierarzt-Suchfeld durchsucht Ihr bestehendes Zuweiser-Verzeichnis (überweisende Tierärzte). Tippen Sie den Namen ein und wählen Sie den passenden Eintrag aus der Trefferliste. So vermeiden Sie Tippfehler und haben die Kontaktdaten direkt verknüpft.
🎙️ KI-Diktierfunktion
Die KI-Diktierfunktion ist Ihr digitaler Assistent beim Befunden. Statt jedes Formularfeld einzeln anzuklicken und einzutippen, sprechen Sie einfach frei über Ihre Untersuchung – die KI hört zu, versteht den Kontext und füllt anschließend automatisch die passenden Felder im Befundbogen aus.
So funktioniert es
Die KI arbeitet in zwei Schritten im Hintergrund:
Ihre Aufnahme wird in Text umgewandelt. Die Spracherkennung versteht deutsche Fachterminologie (Adspektion, Palpation, Druckdolenz, Blockade C3/C4 usw.) und erkennt auch zusammenhängendes Fließsprechen zuverlässig.
Eine zweite KI analysiert den transkribierten Text und erkennt, welche Information zu welchem Formularfeld gehört. Sie müssen nicht „Feld: Vorstellungsgrund“ sagen – wenn Sie sagen „Der Hund wird vorgestellt wegen Lahmheit vorne links seit zwei Wochen“, landen diese Informationen automatisch im Feld Vorstellungsgrund.
Nach der Analyse erscheint ein Vorschau-Fenster, das Ihnen zeigt, welche Felder die KI erkannt hat. Sie können einzelne Felder per Checkbox an- oder abwählen, bevor Sie die Ergebnisse in den Befundbogen übernehmen. Nichts wird ohne Ihre Bestätigung überschrieben.
Aufnahme starten
Öffnen Sie einen Befundbogen (Hund, Pferd oder TCM) – neben dem Titel erscheint der Button „🎙️ Diktieren“. Ein Klick startet die Aufnahme, ein weiterer Klick stoppt sie. Während der Aufnahme sehen Sie einen Timer und ein pulsierendes rotes Signal. Nach dem Stoppen analysiert die KI Ihre Aufnahme – erkennbar an „KI analysiert...“.
💡 Tipp: Beim ersten Mal fragt Ihr Browser nach der Mikrofonberechtigung. Klicken Sie auf „Zulassen“, damit die Aufnahme funktioniert. Die Berechtigung muss nur einmal erteilt werden.
Wie soll ich sprechen?
Das Besondere: Sie müssen keine speziellen Befehle oder Feldnamen sagen. Sprechen Sie einfach so, wie Sie einem Kollegen den Befund beschreiben würden – fließend und in Ihrem gewohnten Sprachstil. Die KI erkennt anhand des Kontexts, welches Formularfeld gemeint ist.
Beispiel – freies Sprechen (empfohlen)
🎤 Sie sagen:
„Der Labrador wird vorgestellt wegen Lahmheit vorne links seit zwei Wochen, aufgefallen nach dem Spielen. Allgemeinzustand ist gut, aufmerksam, gut genährt. Bei der Adspektion zeigt sich eine leichte Schonhaltung der linken Vordergliedmaße. Palpatorisch Druckdolenz im Bereich des linken Schultergelenks, Muskulatur verspannt im M. supraspinatus. Gangbild im Schritt unrein auf der Vorhand links, im Trab deutliche Lahmheit Grad 2 vorne links. Wirbelsäule: Blockade im Bereich C6/C7, Muskulatur paravertebral beidseits hyerton. Behandlung: Faszienrelease Schulter links, Mobilisation C6/C7, Muskeldetonisierung paravertebral. Empfehlung: Kontrolltermin in zwei Wochen, bis dahin kein Ballspielen oder Springen.“
🤖 Die KI erkennt automatisch:
| Vorstellungsgrund | Lahmheit vorne links seit zwei Wochen, aufgefallen nach dem Spielen |
| Allgemeinzustand | Gut, aufmerksam, gut genährt |
| Adspektion/Palpation | Leichte Schonhaltung linke Vordergliedmaße, Druckdolenz Schultergelenk links, M. supraspinatus verspannt |
| Gangbild Schritt | Unrein auf der Vorhand links |
| Gangbild Trab | Deutliche Lahmheit Grad 2 vorne links |
| Befund Vorderhand | Druckdolenz Schultergelenk links, M. supraspinatus verspannt |
| Befund Wirbelsäule | Blockade C6/C7, Muskulatur paravertebral beidseits hyperton |
| Behandlungen | Faszienrelease Schulter links, Mobilisation C6/C7, Muskeldetonisierung paravertebral |
| Empfehlungen | Kontrolltermin in zwei Wochen, kein Ballspielen oder Springen |
Tipps für optimale Ergebnisse
- Sprechen Sie in ganzen Sätzen – die KI versteht Kontext besser als Stichworte
- Verwenden Sie Fachbegriffe – die KI kennt physiotherapeutische und veterinärmedizinische Terminologie
- Nennen Sie Körperregionen klar – „Vorderhand links“, „Wirbelsäule im Bereich Th12-L2“, „Becken rechts“ etc.
- Strukturieren Sie logisch – wenn Sie z.B. erst den Vorstellungsgrund nennen, dann die Untersuchung, dann die Behandlung, erleichtern Sie der KI die Zuordnung
- Ruhige Umgebung – Hintergrundgeräusche (Bellen, Wiehern, Gespräche) können die Erkennung beeinträchtigen
- Beliebig oft wiederholen – Sie können mehrfach diktieren. Neue Ergebnisse ergänzen das Formular, bestehende Felder werden nur überschrieben, wenn Sie das in der Vorschau bestätigen
Unterstützte Befundtypen & Felder
Die KI erkennt Informationen für alle Felder des jeweiligen Befundbogens:
🐕 Hunde-Befund & 🐴 Pferde-Befund
Vorstellungsgrund, Vorgeschichte, Allgemeinzustand, Adspektion/Palpation, Gliedmaßenstellung, Haltung, Gangbild (Schritt, Trab, Galopp, Wendungen, Rückwärts), regionale Befunde (Vorderhand, Hinterhand, Wirbelsäule, Becken, Thorax, Schweif, Kopf), Behandlungen, Empfehlungen, Trainingsempfehlungen, Notizen
Zusätzlich beim Hund: Treppen/Auto, Sitz, Platz
Zusätzlich beim Pferd: Unter dem Reiter, Freilauf/Longe, Ausrüstungskontrolle
☯ TCM-Befund
Alle oben genannten Felder plus die spezifischen TCM-Bereiche:
Vorgeschichte: Elterntiere, Entwicklung, Haltung, Futter/Trinken, Verdauung, Schweißneigung, Impfungen, Wurmkuren, Leistungsbereitschaft, Charakter
Symptome: Herz/Perikard/Dünndarm, Leber/Gallenblase, Milz/Pankreas/Magen, Niere/Blase, Lunge/Dickdarm
Palpation: Fell, Augen, Haut/Schleimhäute, Horn/Hufe, Dreiererwärmer, Atmung/Körpergeruch
Konstitutionstypen: Niere/Wasser, Leber/Holz, Herz/Feuer, Milz/Erde, Lunge/Metall
Weitere: Zungenfarbe, Zungenbelag, frühere OPs, Verletzungen, Narben
Vorschau-Fenster
Nach der Analyse öffnet sich automatisch das Vorschau-Fenster. Hier sehen Sie:
- Erkannter Text – das vollständige Transkript Ihres Diktats
- Erkannte Felder – jedes Feld mit dem zugeordneten Text und einer Checkbox
- Überschreibungswarnung – wenn ein Feld bereits ausgefüllt ist, werden Sie darauf hingewiesen
- Minutenverbrauch – wie viele Minuten diese Aufnahme verbraucht hat und wie viel Guthaben übrig ist
Wählen Sie die gewünschten Felder aus und klicken Sie auf „Ausgewählte übernehmen“. Die Werte werden in den Befundbogen eingetragen.
Minutenguthaben
Die KI-Diktierfunktion wird über ein Minutenguthaben abgerechnet. Je nach Abo-Plan sind eine bestimmte Anzahl Diktat-Minuten inklusive. In den Praxis-Einstellungen → Abonnement sehen Sie Ihr aktuelles Guthaben und können bei Bedarf zusätzliche Minutenpakete hinzubuchen.
Ersteinrichtung
Ihr Abo-Plan muss die KI-Diktierfunktion enthalten. Im Abonnement-Bereich sehen Sie, ob das Feature verfügbar ist.
Beim ersten Klick auf „Diktieren“ erscheint ein Datenschutz-Dialog. Ein Praxis-Administrator muss bestätigen, dass Audiodaten zur Spracherkennung an OpenAI (Server in den USA) gesendet werden dürfen. Diese Zustimmung gilt praxisweit und muss nur einmal erteilt werden.
Erlauben Sie den Mikrofonzugriff im Browser, wenn Sie danach gefragt werden. Danach können alle Therapeuten der Praxis die Diktierfunktion nutzen.
📅 Termine
Der Terminkalender ist das Herzstück für Ihre Tagesplanung. Er bietet zwei Ansichten – Listenansicht und Kalenderansicht – und ermöglicht schnelle Terminverwaltung mit Statusänderungen, Overlays und Touch-Navigation.
Ansichten umschalten
Im Kopfbereich finden Sie neben dem Button „+ Neuer Termin“ zwei Schaltflächen: Liste und Kalender. Ihre Auswahl wird im Browser gespeichert und bleibt auch nach einem Seitenneuladen erhalten.
Listenansicht
Die Listenansicht zeigt alle Termine tabellarisch mit Statistiken und Schnellaktionen.
| Datum & Zeit | Patient | Besitzer | Status | Aktionen |
|---|---|---|---|---|
| Mo, 15. Jan · 10:30 | 🐴 Bella | Max Mustermann | Anfrage | ✏️ ✅ ❌ |
| Mo, 15. Jan · 14:00 | 🐕 Rocky | Anna Schmidt | Bestätigt | ✏️ ✔ ❌ |
| Di, 16. Jan · 09:00 | 🐴 Spirit | Lisa Weber | Geplant | ✏️ ✅ ❌ |
Kalenderansicht
Die Kalenderansicht zeigt Termine visuell in einem Wochenraster (Desktop/Tablet) bzw. als Tagesansicht (Smartphone). Termine erscheinen als farbige Blöcke an der jeweiligen Uhrzeit – mit Tierart-Symbol (🐴🐕🐱🐾) vor dem Patientennamen für schnelle Orientierung.
Wochenansicht (Desktop & Tablet)
Auf Desktop und Tablet sehen Sie eine vollständige Wochenansicht mit allen 7 Tagen. Jede Spalte zeigt einen Tag mit 30-Minuten-Zeitfenstern von 07:00 bis 20:00. Die Tagesköpfe zeigen neben dem Datum auch den Tagestyp an (Praxis, Tour, Gemischt, Gruppe).
Tagesansicht (Smartphone)
Auf dem Smartphone wird eine Tagesansicht angezeigt. Wischen Sie nach links oder rechts, um zwischen den Tagen zu navigieren. Der aktuelle Tag wird hervorgehoben.
Termin anlegen per Klick
Klicken Sie auf ein leeres Zeitfenster im Kalender, um direkt einen neuen Termin zu diesem Zeitpunkt anzulegen. Das Datum und die Uhrzeit werden automatisch vorausgefüllt.
Klappbare Filterleiste
Navigation und Filter sind in einer kompakten Toolbar zusammengefasst. Per Klick auf „▼ Filter“ öffnet sich der Filterbereich mit allen Optionen. Der Ein-/Ausgeklappt-Status wird im Browser gespeichert und bleibt auch bei Seitenwechsel erhalten.
Therapeut
Alle – zeigt sämtliche Termine aller Therapeuten
Einzelner Therapeut – zeigt nur die Termine des ausgewählten Therapeuten. Aktiviert zusätzlich die Overlay-Optionen für Arbeitszeiten und Touren.
Terminart
Filtert die Kalenderanzeige nach einer bestimmten Leistung (z. B. „Erstuntersuchung“, „Impfung“). Es werden nur Termine angezeigt, die der gewählten Terminart zugeordnet sind.
Arbeitszeiten (Overlay)
Zeitfenster außerhalb der hinterlegten Arbeitszeiten werden grau hinterlegt. Nur verfügbar, wenn ein einzelner Therapeut ausgewählt ist. Die Arbeitszeiten werden aus den Termin-Einstellungen → Therapeuten-Verfügbarkeit gelesen.
Touren (Overlay)
Zeitfenster innerhalb eines Tour-Zeitraums werden blau hinterlegt, mit Regionsname (z. B. „🚗 Norden“). Nur verfügbar bei Einzeltherapisten-Auswahl. Tour-Zeiträume werden in den Termin-Einstellungen → Tour-Zeiträume verwaltet.
Navigation
Buttons
‹ / › – Eine Woche (Desktop) bzw. einen Tag (Smartphone) vor/zurück
Heute – Springt zur aktuellen Woche/Tag
Touch-Gesten (Tablet & Smartphone)
Wischen Sie horizontal, um zwischen Wochen (Tablet) bzw. Tagen (Smartphone) zu navigieren.
Nach links wischen → nächste Woche / nächster Tag
Die Geste erfordert eine bewusste, schnelle Wischbewegung – normales vertikales Scrollen wird nicht beeinträchtigt.
Auto-Scroll
Beim Öffnen des Kalenders und bei jedem Wochen-/Tageswechsel scrollt die Ansicht automatisch zur relevanten Uhrzeit: Wird der heutige Tag angezeigt, springt der Kalender zur aktuellen Uhrzeit. Andernfalls wird zum frühesten Arbeitsbeginn des ausgewählten Therapeuten gescrollt. Ist kein Therapeut gewählt, startet die Ansicht bei 08:00 Uhr.
Termin-Status
Termine werden sowohl in der Listenansicht als auch im Kalender farblich nach Status gekennzeichnet:
Anfrage – Online-Buchung eingegangen, wartet auf Bestätigung
Geplant – Termin ist eingetragen, noch nicht bestätigt
Bestätigt – Termin ist vom Therapeuten bestätigt
Abgeschlossen – Behandlung durchgeführt
Nicht erschienen – Patient ist nicht zum Termin erschienen (No-Show)
Abgesagt – Termin wurde storniert (nur in der Listenansicht sichtbar, im Kalender ausgeblendet)
Aktionen pro Termin
✏️ Bearbeiten – Termin anpassen · ✅ Bestätigen – Status auf „Bestätigt" setzen (sendet optional E-Mail mit Kalendereinladung) · ✔ Abschließen – Behandlung als durchgeführt markieren · ⊘ Nicht erschienen – Patient als No-Show markieren · ❌ Absagen – Termin stornieren · 📧 Einladung – Kalendereinladung per E-Mail senden
Schnellaktionen im Kalender (Desktop)
Am unteren rechten Rand jedes aktiven Terminblocks erscheinen beim Überfahren mit der Maus zwei dezente Icons: ☑️ (Abgeschlossen) und ⊘ (Nicht erschienen). Ein Klick darauf ändert den Status direkt nach Bestätigung.
Long-Press Kontextmenü (Touch-Geräte)
Auf Tablets und Smartphones können Sie einen Termin-Block im Kalender lang gedrückt halten (~0,6 Sekunden). Es erscheint ein kompaktes Kontextmenü mit zwei Optionen: ☑️ Abgeschlossen und ⊘ Nicht erschienen. Ein kurzer Tipp öffnet wie gewohnt den Bearbeitungsdialog. Bereits abgeschlossene oder stornierte Termine reagieren nicht auf Long-Press.
Inline-Patientenerstellung
Beim Anlegen eines neuen Termins können Sie einen Patienten direkt im Termin-Dialog erstellen, ohne zuvor in den Patientenbereich wechseln zu müssen.
Klicken Sie auf „+ Neuer Termin“ oder auf ein freies Zeitfenster im Kalender.
Tippen Sie im Patientenfeld den Namen ein. Wird kein passender Patient gefunden, erscheint der Button „Neuen Patienten anlegen“.
Ein kompaktes Formular klappt auf: Tiername, Tierart, Rasse und Besitzer-Zuordnung (ebenfalls mit Suche oder Neuerstellung). Nach dem Speichern wird der neue Patient automatisch im Termin ausgewählt.
Adresse automatisch übernehmen
Sobald Sie einen Patienten ausgewählt und 🚗 Hausbesuch angeklickt haben, füllt IntelliVet die Besuchsadresse automatisch aus:
🐴 Pferd mit Behandlungsadresse – Stall- bzw. Hofadresse aus dem Patientenstammdatensatz (siehe Patienten → Behandlungsadresse).
🐕 Hund, Katze oder andere Tierart – Adresse des Besitzers (Rechnungsadresse aus dem Kundenstamm).
Eingetippte Werte werden nie überschrieben – der Autofill springt nur ein, wenn die Felder leer sind. So können Sie für Einzelfälle (z. B. Ausweich-Stall) manuell eine andere Adresse eingeben.
iPad & Tablet
Auf Tablets (iPad, Samsung etc.) wird die Seitenleiste automatisch ausgeblendet und ist über das Hamburger-Menü erreichbar – so steht die volle Bildschirmbreite für den Kalender zur Verfügung. Die vollständige Wochenansicht wird angezeigt. Bei schmalen Bildschirmen ist der Kalender horizontal scrollbar.
🗓️ Kalender-Datumsauswahl
Springen Sie direkt zu einem beliebigen Datum im Kalender – ohne endloses Wischen oder Klicken durch die Wochen.
Desktop (Wochenansicht)
Klicken Sie auf das Wochen-Label (z. B. „7. – 13. April 2026“) in der Kalender-Navigation. Es öffnet sich ein Datepicker. Wählen Sie das gewünschte Datum – der Kalender springt sofort zur entsprechenden Woche.
Navigation: [←] 7. – 13. April 2026 📅 [→] Heute
Klick auf das Datum oder das Kalender-Icon öffnet den Datepicker.
Mobile (Tagesansicht)
Tippen Sie auf das Tages-Datum (z. B. „Montag, 12. Apr.“) oben in der Navigation. Der native Datepicker Ihres Geräts öffnet sich. Nach Auswahl springt der Kalender direkt zum gewählten Tag.
🧾 Rechnungen
Das Rechnungsmodul ermöglicht die Erstellung professioneller Rechnungen, Mahnungen und Stornos direkt aus IntelliVet heraus – vollständig GoBD-konform nach den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Buchführung.
🔒 Neu: GoBD-konformer Abschluss-Workflow
Seit April 2026 werden Rechnungen beim Abschließen unveränderlich eingefroren. Das Rendering-Ergebnis (inkl. Briefpapier und Layout) wird zum Zeitpunkt des Abschlusses per SHA256-Hash versiegelt und kann später nicht mehr durch Änderungen am Briefpapier oder anderen Einstellungen verändert werden. Siehe den Abschnitt Zwei-Stufen-Workflow unten.
Zwei-Stufen-Workflow: Entwurf → Abschließen
Rechnungen durchlaufen jetzt zwei klar getrennte Phasen:
1. Phase: Entwurf
- Rechnung wird als Entwurf angelegt – ohne Rechnungsnummer
- Positionen, Empfänger, Datum, Zahlungsart – alles frei editierbar
- Mit dem Button 📄 Vorschau können Sie die Rechnung jederzeit als PDF ansehen. Vorschau-PDFs tragen dabei ein großes diagonales „ENTWURF"-Wasserzeichen und zeigen statt der Nummer den Platzhalter „(wird beim Abschluss vergeben)". So verhindert IntelliVet, dass ein Entwurfs-PDF versehentlich als echte Rechnung verwendet wird.
- Die Aktionen Drucken, Herunterladen und Per E-Mail senden sind in dieser Phase noch deaktiviert.
2. Phase: Abschließen 🔒
- Wenn die Rechnung fertig ist, klicken Sie auf 🔒 Rechnung abschließen.
- Eine Bestätigungsabfrage erscheint: „Die Rechnung wird jetzt festgeschrieben, erhält die nächste fortlaufende Rechnungsnummer und kann danach nicht mehr bearbeitet werden."
- Nach Bestätigung vergibt IntelliVet die nächste fortlaufende Rechnungsnummer (z. B.
RE-2026-00042), rendert das finale PDF ohne Wasserzeichen, speichert es mit einem SHA256-Integritäts-Hash und setzt den Status. - Ab jetzt sind Drucken, Herunterladen und E-Mail-Versand verfügbar – sie nutzen immer die genau gleiche versiegelte PDF-Version.
- Änderungen am Briefpapier oder am Layout der Praxis wirken sich auf bereits abgeschlossene Rechnungen nicht mehr aus. Der Kunde bekommt immer dasselbe Dokument, das Sie ihm beim ersten Mal zugeschickt haben.
Status und Zahlungsarten
Beim Abschließen wird der Status abhängig von der gewählten Zahlungsart gesetzt:
Überweisung → Status Versendet. Wartet auf Zahlungseingang. Wird nach Ablauf des Zahlungsziels automatisch auf Überfällig gesetzt.
Barzahlung → Status direkt Bezahlt. Der Beleg kann sofort gedruckt werden.
Kartenzahlung (EC/Kreditkarte) – wenn SumUp konfiguriert: Status Warten auf Zahlung, SumUp-Checkout startet automatisch nach dem Abschließen. Nach erfolgter Zahlung wird der Status automatisch auf Bezahlt gesetzt. Ohne SumUp-Konfiguration: Status direkt Bezahlt.
Rechnungsnummer-Kontinuität
Da Entwürfe noch keine Rechnungsnummer haben, entstehen beim Löschen eines Entwurfs keine Lücken im Nummernkreis – die Nummer wird erst beim Abschließen aus dem Praxis-Zähler vergeben. Damit erfüllt IntelliVet die Anforderung an eine fortlaufende Nummerierung nach § 14 UStG ohne Ausnahmen.
Rechnungstypen
🧾 Rechnung – Standard-Rechnung mit fortlaufender Nummer (vergeben beim Abschließen)
⚠️ Mahnung – Zahlungserinnerung bei überfälligen Rechnungen. Die Nummerierung folgt dem Schema {Original-Nummer}-M1, -M2 usw. Mahnungen werden beim Erstellen direkt eingefroren.
🚫 Storno – Stornierung einer bestehenden Rechnung mit eigener fortlaufender Rechnungsnummer. Stornos werden beim Erstellen direkt eingefroren.
Änderung einer bereits abgeschlossenen Rechnung
Nach dem Abschließen kann eine Rechnung nicht mehr bearbeitet oder gelöscht werden – das ist eine gesetzliche Anforderung. Um einen Fehler zu korrigieren, legen Sie eine Stornorechnung an (negative Beträge) und erstellen anschließend eine neue korrigierte Rechnung. Beide Dokumente sind über die Original-Rechnungsnummer nachvollziehbar verknüpft.
PDF & E-Mail
Abgeschlossene Rechnungen lassen sich jederzeit neu herunterladen, drucken oder per E-Mail versenden – IntelliVet liefert immer exakt dieselbe PDF-Version aus, die beim Abschließen erzeugt wurde. Bei jedem Abruf prüft das System den SHA256-Integritäts-Hash. Weicht die Datei ab (z. B. durch manuelle FS-Manipulation), wird ein Warnhinweis im Audit-Log erzeugt.
Warum dieser Aufwand? (Rechtlicher Hintergrund)
Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) schreiben in Verbindung mit § 146 Abs. 4 AO vor, dass eine Buchung oder Aufzeichnung nicht in einer Weise verändert werden darf, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Für Rechnungen heißt das konkret:
- Unveränderbarkeit ab Festschreibung – einmal ausgestellt, bleibt die Rechnung genau so
- Vollständigkeit – jede Rechnung muss im Originalzustand reproduzierbar sein
- Ordnung – fortlaufende Rechnungsnummer ohne Lücken (§ 14 UStG)
- Aufbewahrung 10 Jahre – § 147 AO
- Maschinelle Auswertbarkeit – der DATEV-Export muss jederzeit dieselben Originale liefern
Bisher hat IntelliVet Rechnungs-PDFs bei jedem Download/E-Mail-Versand frisch gerendert. Wenn sich zwischen dem ersten Versand und einem späteren Download das Briefpapier oder das Layout geändert hatte, sah die erneut erzeugte Rechnung anders aus als das Original, das der Kunde erhalten hatte. Das verstößt gegen die Unveränderbarkeitsregel. Mit dem neuen Einfrier-Workflow ist das Problem restlos gelöst – das PDF einer abgeschlossenen Rechnung ist byte-genau unveränderlich.
Netto/Brutto-Preiseingabe
Jede Rechnungsposition kann wahlweise als Netto- oder Brutto-Preis eingegeben werden. Unter dem Einzelpreis-Feld finden Sie einen kompakten N/B-Toggle:
N (Netto) – Standard. Der eingegebene Preis ist der Netto-Betrag. Die MwSt wird aufgeschlagen: Brutto = Netto + (Netto × MwSt-Satz)
B (Brutto) – Der eingegebene Preis ist der gewünschte Brutto-Endbetrag. Die MwSt wird herausgerechnet: MwSt = Brutto × Satz / (100 + Satz), Netto = Brutto − MwSt
Warum ist das wichtig? Bei bestimmten Brutto-Beträgen (z. B. 75,00 €) gibt es keinen Netto-Cent-Betrag, der nach kaufmännischer Rundung exakt diesen Brutto-Wert ergibt. Beispiel: 75 / 1,19 = 63,025... – egal ob auf 63,02 oder 63,03 gerundet, das Ergebnis ist 74,99 oder 75,01.
Mit dem Brutto-Modus wird stattdessen „von oben“ gerechnet: Der Brutto-Betrag ist fixiert, die MwSt wird daraus abgeleitet. Beide Berechnungswege sind steuerrechtlich korrekt – der „von oben“-Weg ist in Deutschland nach § 25 UStDV ausdrücklich zugelassen.
Brutto-Preise im Leistungskatalog & bei Terminarten
Der Netto/Brutto-Toggle steht auch bei der Anlage von Katalog-Positionen (Praxis-Einstellungen → Leistungskatalog) und Terminarten (Leistungen → Bearbeiten) zur Verfügung. Die Preisart wird gespeichert und automatisch übernommen, wenn die Position in eine Rechnung eingefügt wird.
Aa Textbausteine
Mit Textbausteinen können Sie häufig verwendete Texte als Kürzel hinterlegen. Tippen Sie das Kürzel in ein beliebiges Textfeld und drücken Sie Tab – der Text wird automatisch eingefügt.
Beispiel: Kürzel hilibl → Tab → „Hund ist hinten links blockiert.“
Kürzel anlegen
Navigieren Sie zu Praxis-Einstellungen → Textbausteine und klicken Sie auf + Neues Kürzel. Jeder Textbaustein hat:
Kürzel – Das Wort, das Sie tippen (Buchstaben, Zahlen, Unterstriche, 2–50 Zeichen). Muss pro Praxis eindeutig sein.
Titel – Ein beschreibender Name für die Verwaltung (z. B. „Hund hinten links blockiert“).
Kategorie – Optionale Gruppierung: Befund, Therapie, Futterplan oder Allgemein.
Text – Der vollständige Text, der beim Expandieren eingefügt wird. Mehrzeilig möglich.
Kürzel verwenden
Die Expansion funktioniert in allen Textfeldern der Anwendung: Befundbögen, Futterpläne, Patientennotizen, Behandlungseinträge, Rechnungspositionen usw. Tippen Sie einfach das Kürzel und drücken Sie Tab:
- Wird das Kürzel erkannt, wird es sofort durch den hinterlegten Text ersetzt
- Wird es nicht erkannt, verhält sich Tab ganz normal (Feldwechsel)
- Die Erkennung ist nicht zwischen Groß- und Kleinschreibung unterscheidend
- In einzeiligen Eingabefeldern werden Zeilenumbrüche automatisch zu Leerzeichen
Verwaltung
In den Praxis-Einstellungen können Sie Textbausteine bearbeiten, per Kategorie filtern, umsortieren und einzeln aktivieren/deaktivieren. Deaktivierte Kürzel werden beim Tippen nicht mehr erkannt. Änderungen sind sofort für alle Benutzer der Praxis wirksam.
📊 DATEV-Schnittstelle
Exportieren Sie Ihre Rechnungsdaten im DATEV-Format für Ihren Steuerberater. IntelliVet unterstützt sowohl das CSV-Format (Buchungsstapel/EXTF) als auch XML (DATEV Unternehmen Online) mit Belegbildern.
Einrichtung
- Öffnen Sie Praxis-Einstellungen → DATEV-Schnittstelle
- Aktivieren Sie den DATEV-Export
- Wählen Sie Ihren Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) – die Konten werden automatisch mit Standardwerten befüllt
- Tragen Sie Berater-Nr. und Mandanten-Nr. ein (erhalten Sie von Ihrem Steuerberater)
- Passen Sie bei Bedarf die Konten-Zuordnung an
Konten-Zuordnung
Erlöskonten – getrennt nach Steuersatz (19%, 7%, 0%)
Zahlungskonten – Kasse (Bar), Bank (Überweisung), EC-Karte
Debitoren – Jeder Tierbesitzer erhält automatisch eine eigene Kontonummer ab dem konfigurierten Nummernkreis (Standard: 10000)
Export erstellen (Desktop)
- Scrollen Sie in der DATEV-Konfiguration zum Bereich „DATEV-Export erstellen“
- Wählen Sie den Zeitraum über die Schnellwahl (Vormonat, Aktueller Monat, Quartal) oder manuell
- Die Vorschau zeigt: Anzahl Rechnungen, Zahlungen, Stornos und Gesamt-Buchungen
- Wählen Sie das Download-Format:
- 📦 Komplett-Paket – ZIP mit CSV + XML + Rechnungs-PDFs als Belege (empfohlen)
- 📄 Nur CSV – DATEV-Buchungsstapel im EXTF-Format
- 📁 Nur XML + Belege – Für DATEV Unternehmen Online
Export erstellen (Mobile)
Die gleiche Funktion steht auch auf Mobilgeräten zur Verfügung. Öffnen Sie die Praxis-Einstellungen, scrollen Sie zur DATEV-Schnittstelle und folgen Sie den gleichen Schritten. Die heruntergeladene Datei finden Sie in Ihrem Download-Ordner.
Was wird exportiert?
🧾 Rechnungen – Erlösbuchungen (Soll: Debitor, Haben: Erlöskonto). Bei gemischten Steuersätzen wird pro Steuersatz eine eigene Buchungszeile erzeugt.
💰 Zahlungen – Zahlungseingänge (Soll: Kasse/Bank/EC, Haben: Debitor). Nur bezahlte Rechnungen mit Zahlungsdatum im gewählten Zeitraum.
🚫 Stornos – Gutschriften mit Verweis auf die Originalrechnung (Soll: Erlöskonto, Haben: Debitor).
Automatischer Monatsexport
Aktivieren Sie den automatischen Export und hinterlegen Sie die E-Mail-Adresse Ihres Steuerberaters. Am 2. jedes Monats wird automatisch ein Komplett-Paket (ZIP mit CSV + XML + Belege) für den Vormonat generiert und per E-Mail verschickt.
Export-Historie
Unterhalb der Download-Buttons sehen Sie eine Übersicht der letzten 5 Exporte mit Datum, Zeitraum, Anzahl der Buchungssätze und ob der Export manuell oder automatisch erstellt wurde.
💬 WhatsApp Business
Mit der WhatsApp-Integration senden Sie Terminbestätigungen, Erinnerungen und Stornierungen direkt per WhatsApp an Ihre Kunden. Zusätzlich kann ein KI-Terminassistent eingehende Nachrichten automatisch beantworten und Termine buchen.
⚠️ Wichtiger Hinweis zur Telefonnummer:
Wenn Sie eine Telefonnummer für die WhatsApp Business API registrieren, wird diese Nummer vollständig von der API übernommen. Das bedeutet:
- Sie können auf dieser Nummer keine normalen WhatsApp-Nachrichten mehr senden oder empfangen
- Die WhatsApp-App auf Ihrem Handy wird für diese Nummer deaktiviert
- Alle Nachrichten laufen ausschließlich über IntelliVet (KI-Assistent + Benachrichtigungen)
Empfehlung: Verwenden Sie eine separate Telefonnummer für die WhatsApp Business API (z.B. eine günstige Prepaid-SIM). So behalten Sie Ihre Hauptnummer für die normale Kommunikation mit Kunden.
Kosten
Die WhatsApp-Nachrichtenkosten werden direkt von Meta (Facebook) berechnet – nicht von IntelliVet. Sie benötigen einen eigenen Meta Business Account mit hinterlegter Zahlungsmethode.
Conversation-Based Pricing (Stand 2025):
📋 Utility (Erinnerungen, Bestätigungen, Stornos): ~0,04 € pro Gespräch
💬 Service (Antworten auf Kundenanfragen, KI-Assistent): kostenlos
📢 Marketing: ~0,11 € pro Gespräch (wird von IntelliVet nicht genutzt)
1.000 Service-Gespräche pro Monat sind gratis (Meta-Kontingent)
Voraussetzungen
- Meta Business Account – kostenlos unter business.facebook.com
- Separate Telefonnummer – für die WhatsApp Business API (Prepaid-SIM reicht)
- Zahlungsmethode bei Meta – Kreditkarte oder Prepaid-Guthaben
- WhatsApp-Feature – muss in Ihrem IntelliVet Abo-Plan enthalten sein
Einrichtung bei Meta (einmalig)
Bevor Sie WhatsApp in IntelliVet verbinden können, müssen Sie bei Meta eine App erstellen und die WhatsApp Business API aktivieren:
- Gehen Sie zu developers.facebook.com/apps/create
- Wählen Sie als Use Case „Über WhatsApp mit deinen Kunden in Kontakt treten“
- Geben Sie der App einen Namen (z.B. Ihren Praxisnamen) und wählen Sie Ihr Business Portfolio
- Klicken Sie auf „App erstellen“
Telefonnummer registrieren
- In der App: Links WhatsApp → API-Einrichtung
- Unter Schritt 5: „Telefonnummer hinzufügen“
- Geben Sie Ihre separate Nummer ein (nicht Ihre Hauptnummer!)
- Verifizieren Sie die Nummer per SMS-Code oder Anruf
Zahlungsmethode einrichten
- In der App: Schritt 6 → „Zahlungsmethode hinzufügen“
- Hinterlegen Sie eine Kreditkarte oder laden Sie Prepaid-Guthaben auf
- Ohne gültige Zahlungsmethode können keine Nachrichten gesendet werden
WhatsApp in IntelliVet verbinden
- Öffnen Sie Praxis-Einstellungen → WhatsApp Business
- Klicken Sie auf „WhatsApp verbinden“
- Sie werden zu Meta weitergeleitet – autorisieren Sie IntelliVet
- Nach erfolgreicher Verbindung sehen Sie Ihre Telefonnummer im Status
Benachrichtigungen aktivieren
Nach dem Verbinden können Sie WhatsApp-Benachrichtigungen aktivieren:
- Aktivieren Sie „WhatsApp-Benachrichtigungen aktivieren“
- Ihre Kunden erhalten dann zusätzlich zur E-Mail folgende Nachrichten per WhatsApp:
- 📅 Terminbestätigungen – nach der Buchung
- ⏰ Terminerinnerungen – 24 Stunden vorher
- ❌ Stornierungen – bei Absage
Opt-In erforderlich: WhatsApp-Nachrichten werden nur an Kunden gesendet, die dem zugestimmt haben. Das Opt-In setzen Sie pro Besitzer im Patienten-Profil (Feld „WhatsApp-Nummer“ + Checkbox „WhatsApp erlaubt“).
KI-Terminassistent
Der KI-Assistent beantwortet eingehende WhatsApp-Nachrichten Ihrer Kunden automatisch. Er kann:
📅 Termine suchen – „Haben Sie nächste Woche noch einen Termin frei?“
📝 Termine buchen – „Ich möchte einen Termin für meinen Hund Bello“
❌ Termine absagen – „Ich muss meinen Termin morgen leider absagen“
ℹ️ Praxis-Infos geben – „Wann haben Sie geöffnet?“
📩 Weiterleiten – Bei komplexen Anfragen (Rezepte, medizinische Fragen) wird die Nachricht an Ihr Team eskaliert
So funktioniert der KI-Assistent
- Ein Kunde schreibt eine Nachricht an Ihre WhatsApp Business Nummer
- Der KI-Assistent erkennt den Kunden anhand seiner Telefonnummer (wenn in der Datenbank hinterlegt)
- Er kennt die Tiere des Kunden und seine kommenden Termine
- Bei Terminanfragen sucht die KI echte verfügbare Slots aus Ihrem Kalender
- Gebuchte Termine werden als „wartet auf Bestätigung“ eingetragen (oder automatisch bestätigt, wenn Sie Auto-Bestätigung aktiviert haben)
- Sie erhalten eine Push-Benachrichtigung über jede neue Buchung
KI-Assistent aktivieren
- In den WhatsApp-Einstellungen: „KI-Assistent aktivieren“ anhaken
- Optional: Begrüßungsnachricht anpassen
- Eskalations-Nummer eintragen – Ihre private Handynummer, auf der Sie per WhatsApp benachrichtigt werden, wenn die KI nicht weiterhelfen kann
Eskalation – Was passiert bei Nicht-Termin-Anfragen?
Der KI-Assistent ist ausschließlich für Terminangelegenheiten zuständig. Wenn ein Kunde etwas anderes fragt (z.B. Rezepte, Futterberatung, Rechnungen), passiert Folgendes:
- Die KI sagt dem Kunden freundlich, dass sie nur für Termine zuständig ist
- Die Nachricht wird an Ihr Team weitergeleitet
- Sie erhalten:
- 💬 WhatsApp-Nachricht auf Ihrer Eskalations-Nummer (mit dem Kundentext)
- 🔔 Push-Benachrichtigung in der IntelliVet-App
- 📧 E-Mail mit dem Gesprächsverlauf
- Sie antworten dem Kunden dann direkt per WhatsApp von Ihrem persönlichen Handy
WhatsApp-Nummer beim Kunden hinterlegen
Damit ein Kunde WhatsApp-Benachrichtigungen erhält, müssen zwei Dinge eingerichtet sein:
- Öffnen Sie den Patienten → Info → Bearbeiten
- Tragen Sie die WhatsApp-Nummer des Besitzers ein (internationales Format, z.B. +49 171 1234567)
- Setzen Sie den Haken bei „WhatsApp-Benachrichtigungen erlaubt“
Alternativ können Sie die WhatsApp-Daten auch im Patienten-Modal (Bearbeiten-Button in der Patientenübersicht) eintragen.
Konversations-Übersicht
Wenn der KI-Assistent aktiv ist, sehen Sie in den WhatsApp-Einstellungen eine Übersicht der letzten Konversationen mit Status:
🟢 Aktiv – KI bearbeitet die Konversation
🔴 Eskaliert – An Ihr Team weitergeleitet, Antwort erforderlich
⚪ Erledigt – Abgeschlossen
Häufige Fragen
Kann ich meine normale Praxis-Nummer verwenden?
Technisch ja, aber nicht empfohlen. Die WhatsApp-App auf Ihrem Handy wird für diese Nummer deaktiviert. Verwenden Sie besser eine separate Prepaid-SIM (ab ~5 €/Monat).
Was kostet mich das pro Monat?
Bei ca. 100 Termin-Benachrichtigungen pro Monat: ~4 € (100 × 0,04 €). Antworten auf Kundenanfragen (KI-Assistent) sind kostenlos.
Sehen meine Kunden, dass eine KI antwortet?
Nein. Die Nachrichten kommen von Ihrer Praxis-Nummer und sehen aus wie normale WhatsApp-Nachrichten. Der Assistent stellt sich auch nicht als KI vor.
Was passiert wenn die KI einen Fehler macht?
Gebuchte Termine werden immer als „wartet auf Bestätigung“ eingetragen. Sie müssen jeden KI-Termin in IntelliVet bestätigen, bevor er gültig ist. Bei komplexen Anfragen eskaliert die KI automatisch an Ihr Team.
Muss der Kunde mir zuerst schreiben?
Für Benachrichtigungen (Erinnerungen, Bestätigungen): Nein, diese werden über genehmigte Vorlagen gesendet und funktionieren jederzeit.
Für den KI-Assistenten: Ja, der Kunde muss eine Nachricht senden. Die KI kann dann innerhalb von 24 Stunden frei antworten.
💳 SumUp Kartenzahlung
Mit der SumUp-Integration können Praxen Kartenzahlungen (EC-Karte, Kreditkarte) direkt aus IntelliVet heraus abwickeln. Jede Praxis verbindet ihren eigenen SumUp-Account.
SumUp verbinden
Gehen Sie zu den Praxis-Einstellungen und öffnen Sie den Abschnitt „SumUp Kartenzahlung".
Klicken Sie auf „Mit SumUp verbinden". Sie werden zu SumUp weitergeleitet, um die Verbindung zu autorisieren. Melden Sie sich dort mit Ihrem SumUp-Account an.
Nach der Verbindung werden Ihre gekoppelten Kartenleser automatisch erkannt. Wählen Sie einen Standard-Reader für API-gesteuerte Zahlungen. Ohne Kartenleser können Sie Zahlungen über die SumUp-App abwickeln.
Kartenzahlung bei Rechnungen
Wenn SumUp verbunden ist und Sie bei einer Rechnung „EC-Karte / Kartenzahlung" als Zahlungsart wählen:
💳 Mit Kartenleser (Cloud API) – Die Zahlung wird direkt an Ihren SumUp-Kartenleser gesendet. Der Kunde hält die Karte vor oder steckt sie ein. IntelliVet wartet auf die Bestätigung und markiert die Rechnung automatisch als bezahlt.
📱 Über SumUp-App (Deep Link) – Ohne Cloud-API-Reader öffnet sich die SumUp-App auf Ihrem Tablet oder Smartphone. Die Zahlung wird dort über den per Bluetooth verbundenen Kartenleser abgewickelt.
🔗 Zahlungslink (Fallback) – Alternativ kann ein Zahlungslink generiert werden, z.B. für Remote-Zahlungen.
Ohne SumUp
Praxen ohne SumUp-Verbindung können weiterhin „EC-Karte" als Zahlungsart wählen – die Rechnung wird dann wie bisher sofort als bezahlt markiert (Vertrauensbasis).
Verbindung trennen
In den Praxis-Einstellungen unter „SumUp Kartenzahlung" können Sie die Verbindung jederzeit trennen. Kartenzahlungen über die API sind dann nicht mehr möglich.
📈 Praxis-Analytics
Das Praxis-Analytics Dashboard bietet Admins detaillierte Auswertungen und Statistiken zur Praxis-Performance. Sie finden es in der Seitenleiste unter 📈 Analytics.
Zeitraum auswählen
Oben rechts können Sie den Auswertungszeitraum wählen: Letzte 30 Tage, Letzte 90 Tage, Dieses Jahr oder Letztes Jahr. Alle Kennzahlen und Diagramme passen sich automatisch an.
KPI-Karten
Die oberste Zeile zeigt die wichtigsten Kennzahlen auf einen Blick:
Auswertungen
📊 Top-Leistungen – Welche Behandlungen am häufigsten gebucht werden, mit Durchschnittspreis
💰 Umsatz-Trend – Monatlicher Umsatzverlauf der letzten 12 Monate als Balkendiagramm
📅 Wochentag-Auslastung – Heatmap mit durchschnittlichen Terminen pro Wochentag (Mo–So)
🐾 Tierarten-Verteilung – Donut-Diagramm der Patientenverteilung nach Tierart
No-Show & Absagen
Zwei Ranglisten zeigen, welche Besitzer am häufigsten nicht erschienen sind oder Termine abgesagt haben. So erkennen Sie Muster und können frühzeitig reagieren.
Top-Besitzer nach Umsatz
Tabelle mit den umsatzstärksten Kunden, inkl. Ort, Anzahl Tiere und Rechnungen. Die Top 3 werden farblich hervorgehoben (Gold, Silber, Bronze).
Kunden-Regionen
Interaktive Karte (OpenStreetMap) und Tabelle mit PLZ-Verteilung Ihrer Kunden. Zeigt auf einen Blick, aus welchen Regionen Ihre Kundschaft kommt – hilfreich für Marketing und Tourenplanung.
| # | PLZ | Stadt | Kunden |
|---|---|---|---|
| 1 | 10115 | Berlin | 12 |
| 2 | 10245 | Berlin | 8 |
| 3 | 14469 | Potsdam | 5 |
Rechnungen nach Status & Zahlungsmethoden
Übersicht aller Rechnungen gruppiert nach Status (Bezahlt, Versendet, Überfällig, Entwurf) mit Gesamtbeträgen. Darunter ein Donut-Diagramm der verwendeten Zahlungsmethoden (Überweisung, EC-Karte, Bar etc.).
🚗 Tourenplanung
Für Praxen mit Hausbesuchen bietet IntelliVet eine integrierte Routenoptimierung mit interaktiver Karte und GPS-Navigation. Therapeuten navigieren unterwegs per Fahrmodus, während die Praxis in Echtzeit den Fortschritt verfolgen kann. In Kombination mit der Online-Buchung ergibt sich ein nahtloser Workflow vom Kundenwunsch bis zur Haustür – unser Alleinstellungsmerkmal.
So funktioniert's
Die Tourenplanung zeigt automatisch alle Hausbesuche des gewählten Tages auf einer interaktiven Karte (Leaflet/OpenStreetMap). IntelliVet berechnet die optimale Reihenfolge, damit Sie die kürzeste Strecke fahren. Wählen Sie oben Datum und Therapeut aus und klicken Sie auf 🧭 Route optimieren, um die Reihenfolge automatisch anzupassen.
Fahrmodus & GPS-Navigation
Starten Sie die Navigation mit 🧭 Navigation starten. Der Fahrmodus aktiviert sich automatisch:
- Die Karte wechselt in den Vollbild-Modus
- Sprachansagen leiten Sie Abbiegung für Abbiegung zum nächsten Stopp
- Oben sehen Sie die nächste Abbiegung, Entfernung und voraussichtliche Ankunftszeit (ETA)
- Das Display bleibt an (Wakelock), solange die Navigation aktiv ist
- Ideal für die Nutzung auf dem Smartphone in der Autohalterung
Zum Beenden tippen Sie auf den roten ✕-Button oben rechts.
Stopp-Status
Jeder Hausbesuch durchläuft drei Status-Stufen, die Sie per Button-Klick fortschalten:
| Status | Bedeutung | Button |
|---|---|---|
| 📍 Angekommen | Sie sind beim Kunden eingetroffen | Angekommen |
| 💉 In Behandlung | Die Behandlung hat begonnen | Behandlung starten |
| ✅ Abgeschlossen | Termin ist erledigt, weiter zum nächsten Stopp | Abgeschlossen |
Im Fahrmodus wird der passende Button unten auf der Karte groß angezeigt – so können Sie den Status auch während der Fahrt schnell aktualisieren. In der Listen-Ansicht finden Sie den Button direkt neben jedem Stopp.
IntelliVet zeichnet die Zeiten automatisch auf (Ankunft, Behandlungsbeginn, Abschluss) – nützlich für spätere Auswertungen.
Live-Übersicht in der Praxis
Auf dem Dashboard sehen alle Praxis-Mitarbeiter unter 🚗 Aktuelle Touren in Echtzeit, wie weit jeder Therapeut auf seiner Tour ist:
- Fortschrittsbalken: Zeigt visuell an, wie viele Stopps bereits abgeschlossen sind (z.B. „3 von 5 Stopps")
- Aktueller Status: „Auf dem Weg zu Luna (Meier)", „Angekommen bei Blitz", „Behandlung bei Blitz" oder „Tour abgeschlossen"
- Nächster Termin: Name und Uhrzeit des nächsten geplanten Stopps
Die Anzeige aktualisiert sich automatisch alle 30 Sekunden, ohne dass Sie die Seite neu laden müssen.
🐎 Stationäre Behandlung
Das Stationär-Modul ist für mehrtägige Aufenthalte von Pferden gedacht, die in einer Box der Praxis untergebracht sind und tägliche Behandlungen erhalten. Typische Anwendungsfälle sind Rehabilitation nach Verletzungen, intensive Physiotherapie-Serien oder Nachbehandlung von Operationen.
Voraussetzung: Das Feature stationary_care muss in Ihrem Abo-Plan enthalten sein. Aktuell ist stationäre Behandlung nur für Pferde verfügbar.
Was kann das Modul?
🏠 Box-Verwaltung – Legen Sie Ihre Boxen/Stände mit Tagessätzen an
📅 Aufenthalts-Verwaltung – Pferde für mehrere Tage aufnehmen und einer Box zuweisen
📝 Behandlungsplan – Leistungen mit Frequenz definieren (täglich, alle 2 Tage, 1x im Aufenthalt)
⚙️ Automatische Termingenerierung – Aus dem Plan werden Termine erstellt, die in den normalen Kalender wandern
✅ Tägliche Pflege-Checkliste – Fütterung, Ausmisten, Bewegung, Gesundheitscheck mit Notizen
➕ Zusatzleistungen – Flexibel Positionen hinzufügen (Spezialfutter, Heusack extra, etc.)
🧾 Flexible Abrechnung – Automatische Rechnung mit Box-Tagen, Behandlungen und Zusatzleistungen
Schritt 1: Boxen anlegen
Bevor Sie Pferde aufnehmen können, müssen Sie Ihre Boxen in den Praxis-Einstellungen anlegen.
- Öffnen Sie Praxis-Einstellungen → Stationäre Boxen
- Klicken Sie auf „+ Neue Box“
- Geben Sie Name (z.B. „Box 1“, „Paddock Nord“), Beschreibung und Tagessatz ein
- Speichern
Sie können beliebig viele Boxen anlegen. Inaktive Boxen werden bei neuen Aufenthalten nicht angeboten.
Schritt 2: Aufenthalt anlegen
- Öffnen Sie Stationär in der Sidebar
- Klicken Sie auf „+ Neuer Aufenthalt“
- Wählen Sie das Pferd (nur Patienten mit Tierart „Pferd“ sind sichtbar)
- Wählen Sie eine Box
- Tragen Sie Aufnahme- und geplantes Entlassdatum ein
- Grund der Aufnahme und Behandlungsplan (Freitext) ergänzen
- Status: Geplant – der Aufenthalt ist vorgemerkt, die Box wird noch nicht als belegt angezeigt
- Sobald das Pferd tatsächlich ankommt, Status auf Im Haus setzen – die Box wird jetzt als belegt markiert
Schritt 3: Behandlungsplan definieren
Der Behandlungsplan legt fest welche Leistungen wie häufig angewendet werden sollen. Daraus generiert IntelliVet automatisch die Termine.
- Öffnen Sie den Aufenthalt → Tab Behandlungsplan
- Klicken Sie „+ Leistung“
- Wählen Sie:
- Leistung (z.B. „Massage“, „Laser“, „Osteopathie“)
- Frequenz: Täglich / Alle 2 Tage / Alle 3 Tage / Wöchentlich / 1x im Aufenthalt
- Bevorzugte Uhrzeit (optional, z.B. 09:00)
- Fester Therapeut (optional)
- Speichern und weitere Leistungen hinzufügen
Schritt 4: Termine generieren
Sobald der Behandlungsplan steht, klicken Sie auf „📅 Termine generieren“. IntelliVet:
- Geht jeden Tag im Aufenthaltszeitraum durch
- Prüft pro Leistung anhand der Frequenz ob an diesem Tag ein Termin erstellt werden soll
- Sucht einen freien Slot bei einem verfügbaren Therapeuten (bevorzugte Uhrzeit wenn möglich)
- Legt den Termin im Kalender an – verknüpft mit dem Aufenthalt
- Überspringt Termine die bereits existieren (keine Duplikate)
Beispiel:
Pferd steht 5 Tage in der Box (Mo–Fr). Behandlungsplan:
- Massage – täglich → 5 Termine (Mo, Di, Mi, Do, Fr)
- Laser – alle 2 Tage → 3 Termine (Mo, Mi, Fr)
- Osteopathie – 1x im Aufenthalt → 1 Termin (Mo)
Gesamt: 9 Termine werden automatisch im Kalender angelegt.
Keine E-Mail/WhatsApp-Benachrichtigungen
Für Termine die zu einem stationären Aufenthalt gehören werden keine Buchungsbestätigungen, Kalendereinladungen oder 24h-Erinnerungen versendet. Der Besitzer weiß ja, dass sein Pferd gerade bei Ihnen in Behandlung ist – tägliche E-Mails würden nur nerven.
Tägliche Pflege-Checkliste
Im Tab Pflege-Log können Ihre Mitarbeiter täglich abhaken was gemacht wurde:
🌅 Fütterung morgens · ☀️ mittags · 🌙 abends
💧 Wasser kontrolliert · 🧹 Ausgemistet
🏇 Bewegung/Paddock · ⚕️ Gesundheitscheck
Notizen – Auffälligkeiten, Temperatur, Gewicht
Die Checkliste wird pro Tag gespeichert und zeigt welcher Mitarbeiter wann was erledigt hat. So haben Sie einen lückenlosen Nachweis der Pflege – praktisch für Rückfragen des Besitzers und zur Qualitätssicherung.
Zusatzleistungen
Im Tab Zusatzleistungen können Sie Positionen hinzufügen die nicht über den Behandlungsplan laufen:
- Spezialfutter / Diätfutter
- Zusätzliches Heu
- Medikamente
- Transport
- Ausstattung (Bandagen, Stall-Zubehör)
Jede Position mit Menge, Einheit und Einzelpreis. Die Positionen landen automatisch in der Rechnung.
Abrechnung
Sobald der Aufenthalt abgeschlossen ist (Status Entlassen), können Sie im Tab Abrechnung eine Rechnung erstellen.
Die Kostenvorschau zeigt alle Positionen:
🏠 Unterbringung – Anzahl Tage × Tagessatz der Box
🗓️ Behandlungen – Jeder verknüpfte Termin als eigene Position mit Leistungspreis
➕ Zusatzleistungen – Alle manuell hinzugefügten Positionen
Mit einem Klick wird die Rechnung als Entwurf erstellt und landet im Rechnungs-Modul. Dort können Sie Positionen noch manuell anpassen, als PDF generieren und per E-Mail versenden.
Pferd entlassen
Wenn das Pferd abgeholt wird, klicken Sie auf „🚪 Entlassen“. Der Status wechselt auf Entlassen, die Box wird wieder frei und das Entlassdatum wird festgehalten. Die Rechnung kann jetzt endgültig erstellt werden.
Status-Übersicht
🔵 Geplant – Aufenthalt vorgemerkt, Box noch frei
🟢 Im Haus – Pferd ist angekommen, Box belegt, Behandlungen laufen
⚪ Entlassen – Pferd ist abgeholt, Box wieder frei
🔴 Abgesagt – Aufenthalt wurde storniert
👤 Benutzerrolle „Pflegekraft“ (Caregiver)
Für Stallhelfer und Pflegekräfte die die Boxen-Tiere versorgen (Füttern, Ausmisten, Bewegung) aber keinen Zugriff auf sensible Praxisdaten haben sollen, gibt es die spezielle Rolle Pflegekraft.
Was die Pflegekraft darf:
✅ Stationär-Dashboard mit Tagesübersicht aller Pferde im Haus sehen
✅ Pflege-Aufgaben abhaken (Fütterung, Ausmisten, Bewegung, Gesundheitscheck)
✅ Termin-Status aktualisieren (Angekommen → In Behandlung → Fertig)
✅ Pflege-Log-Historie eines Aufenthalts einsehen
Was die Pflegekraft NICHT darf:
❌ Patienten, Rechnungen, Termine anderer Bereiche sehen
❌ Aufenthalte anlegen, bearbeiten, entlassen oder löschen
❌ Boxen verwalten, Behandlungspläne erstellen, Termine generieren
❌ Rechnungen erstellen oder Zusatzleistungen hinzufügen
Pflegekraft anlegen – zwei Wege, je nach Ausgangslage:
Variante A – Pflegekraft hat noch keinen IntelliVet-Account (Normalfall)
- Öffnen Sie Praxis-Einstellungen → Team-Mitglieder
- Klicken Sie auf „+ Neuer Benutzer“
- Name, E-Mail, Passwort und als Rolle „Pflegekraft (nur Stationär)“ eintragen
- Speichern – der Benutzer wird direkt angelegt. Geben Sie der Pflegekraft die Zugangsdaten (E-Mail + Passwort) persönlich weiter; beim ersten Login sollte das Passwort geändert werden.
Variante B – Pflegekraft hat bereits einen IntelliVet-Account (z. B. in einer anderen Praxis)
- Öffnen Sie Praxis-Einstellungen → Team-Mitglieder
- Klicken Sie auf „+ Mitglied einladen“
- E-Mail der bestehenden IntelliVet-Adresse eintragen und als Rolle „Pflegekraft (nur Stationär)“ wählen
- Einladung versenden – die Person erhält eine E-Mail und kann nach dem Annehmen mit ihrem bestehenden Account in Ihrer Praxis mitarbeiten
Wichtig: Einladungen funktionieren ausschließlich für Personen mit bereits existierendem IntelliVet-Account. Für komplett neue Benutzer nutzen Sie bitte Variante A.
🔗 Online-Buchung
Mit der Online-Buchung können Ihre Kunden selbstständig Termine über einen öffentlichen Link buchen – ohne Login. In Kombination mit der Tourenplanung entsteht ein einzigartiger Workflow: Kunden buchen, IntelliVet plant die Route, Sie navigieren per Sprachansage.
Einrichtung
Aktivieren Sie die Online-Buchung unter 🏥 Praxis-Einstellungen → 🔗 Online-Terminbuchung. Konfigurieren Sie dort verfügbare Zeitfenster, Pufferzeiten und ob Sie per E-Mail benachrichtigt werden möchten.
Buchungslink teilen
Den öffentlichen Buchungslink finden Sie in den Praxis-Einstellungen oder direkt auf der Terminseite über den Button „🔗 Buchungslink kopieren". Teilen Sie diesen Link auf Ihrer Website, in E-Mails oder auf Social Media.
Auf der eigenen Website einbetten (Iframe)
Sie können die Buchungsseite direkt in Ihre eigene Website einbetten, sodass Kunden Termine buchen können, ohne Ihre Seite zu verlassen.
Unter Praxis-Einstellungen → Online-Terminbuchung finden Sie den fertigen Iframe-Code. Dieser sieht so aus:
<iframe src="https://app.intellivet.cloud/book.php?token=IHR_PRAXIS_TOKEN" width="100%" height="700" style="border:none; border-radius:12px;" allow="geolocation"> </iframe>
Kopieren Sie diesen Code und fügen Sie ihn in den HTML-Code Ihrer Website ein – z.B. auf einer Seite „Termin buchen".
Unter „Erlaubte Websites für Iframe-Einbettung" können Sie festlegen, auf welchen Domains das Iframe angezeigt werden darf. Geben Sie pro Zeile eine URL ein, z.B. https://www.meinepraxis.de. Wenn Sie das Feld leer lassen, ist die Einbettung auf allen Websites erlaubt.
Die empfohlene Mindesthöhe ist 700px. Auf mobilen Geräten passt sich die Buchungsseite automatisch an. Sie können die Höhe bei Bedarf erhöhen, wenn Ihr Leistungskatalog viele Einträge hat.
Ablauf für Kunden
Der Kunde öffnet Ihren Buchungslink und wählt Datum, Uhrzeit und gewünschte Leistung. Dabei gibt er Name, E-Mail, Telefon und – bei Hausbesuchen – die Adresse des Tieres an. Ist der gewählten Leistung ein Besitzer-Anamnesebogen zugeordnet, füllt der Kunde diesen ebenfalls im Buchungsformular aus.
Die Buchung erscheint als Anfrage in Ihrem Terminkalender. Sie werden optional per E-Mail und Push benachrichtigt.
Sie bestätigen den Termin – der Kunde erhält eine Bestätigungs-E-Mail. Haben Sie zur gebuchten Leistung PDF-Infomaterial hinterlegt (siehe Leistungen), wird dieses automatisch als Anhang mitgesendet. Hat der Kunde einen Anamnesebogen ausgefüllt, finden Sie diesen direkt im Termin und in der Patientenakte. Der Termin erscheint automatisch in der Tourenplanung auf der Karte am richtigen Standort.
Am Tag des Termins starten Sie die GPS-Navigation – IntelliVet leitet Sie per Sprachansage von Patient zu Patient, während die Praxis live den Fortschritt verfolgt.
🎓 Kurse & Veranstaltungen
Mit dem Kurs-Modul bieten Sie Kurse, Workshops und Seminare direkt über IntelliVet an – von der Planung über die Online-Buchung bis zur Bezahlung. Teilnehmer werden in einer eigenen Datenbank verwaltet, getrennt von Ihren Patienten.
Kursarten definieren
Unter 🎓 Kurse → Kursarten erstellen Sie Vorlagen für häufige Kurstypen. Pro Kursart legen Sie fest:
Name – z.B. „Erste-Hilfe-Kurs“, „Longierkurs“
Beschreibung – Optionale Erläuterung
Standard-Preis – Wird beim Erstellen eines neuen Kurses vorausgefüllt
Max. Teilnehmer – Standard-Kapazität
Farbe – Zur visuellen Unterscheidung in der Übersicht
Kursarten sind optional. Sie können Kurse auch ohne Kursart anlegen.
Kurs erstellen
Klicken Sie unter 🎓 Kurse auf „+ Neuer Kurs“. Im Kurs-Formular konfigurieren Sie:
Kursname & Beschreibung – Wird im Kurskatalog angezeigt
Kursleiter – Ein Therapeut aus Ihrem Team. Dessen Kalender wird automatisch blockiert.
Preis & Kapazität – 0 EUR = kostenloser Kurs. Wenn voll → automatische Warteliste.
Veranstaltungsort – z.B. Praxisadresse, Reitanlage, „Online“
Online-Meeting-Link – Zoom, Teams oder Google Meet URL. Wird automatisch in Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails eingefügt.
Zahlungsarten – Pro Kurs wählbar: PayPal (Online-Zahlung), Überweisung, Barzahlung
Termine – Einzeltermin oder mehrere Sessions für Kursreihen. Jeder Termin mit Datum, Start- und Endzeit.
Kurs veröffentlichen & Buchungslink
Neue Kurse starten als Entwurf. Klicken Sie auf „Veröffentlichen“, um den Kurs für die Online-Buchung freizugeben. Es erscheint ein grüner Bereich mit:
Buchungslink – Zum Kopieren und Teilen per E-Mail, WhatsApp oder Social Media
Iframe-Code – Zum Einbetten des Kurskatalogs direkt auf Ihrer eigenen Website
Kurs-Status
Entwurf – Kurs wird vorbereitet, noch nicht öffentlich sichtbar
Veröffentlicht – Kurs ist im Katalog sichtbar und buchbar
Laufend – Kurs hat begonnen
Abgeschlossen – Alle Termine sind vorbei (wird automatisch gesetzt)
Abgesagt – Kurs wurde storniert. Alle Teilnehmer werden automatisch storniert.
Teilnehmermanagement
Unter 🎓 Kurse → Teilnehmer finden Sie die Teilnehmer-Datenbank. Jeder Teilnehmer hat eine eigene Kartei mit:
Kontaktdaten – Name, E-Mail, Telefon, Adresse
Kurshistorie – Alle bisherigen Kursbuchungen mit Status und Zahlungsstatus
Newsletter-Einwilligung – DSGVO-konform für späteres E-Mail-Marketing
Tags – Zur Segmentierung (z.B. „Hundebesitzer“, „Pferdebesitzer“, „VIP“)
Teilnehmer einbuchen
Es gibt zwei Wege, Teilnehmer in einen Kurs einzubuchen:
Teilnehmer melden sich selbst über den Buchungslink an. Sie werden automatisch in der Teilnehmer-Datenbank angelegt und dem Kurs zugeordnet.
Öffnen Sie einen Kurs und scrollen Sie zu „Teilnehmer einbuchen“. Wählen Sie einen bestehenden Teilnehmer aus der Datenbank oder legen Sie zuerst einen neuen an.
Warteliste
Wenn ein Kurs voll ist, werden neue Anmeldungen automatisch auf die Warteliste gesetzt. Storniert ein Teilnehmer, rückt der Nächste auf der Warteliste automatisch nach und wird per E-Mail benachrichtigt.
Zahlungsverwaltung
Im Kurs-Detail sehen Sie pro Teilnehmer den Zahlungsstatus:
Bezahlt – Zahlung eingegangen (PayPal automatisch, Überweisung/Bar manuell)
Ausstehend – Noch nicht bezahlt. Klicken Sie „Als bezahlt markieren“ wenn die Zahlung eingegangen ist.
Kostenlos – Kurs ohne Gebühr
PayPal einrichten
Wenn Sie PayPal als Zahlungsart anbieten möchten, benötigen Sie ein PayPal-Geschäftskonto und Zugangsdaten aus dem Developer-Dashboard.
Öffnen Sie das PayPal Developer Dashboard und melden Sie sich mit Ihrem PayPal-Geschäftskonto an. Klicken Sie auf „Create App“ und vergeben Sie einen Namen (z.B. „IntelliVet Kurse“). Nach dem Erstellen sehen Sie die Client-ID und den Secret.
Gehen Sie zu 🏥 Praxis-Einstellungen → 💳 PayPal (Kursbuchung). Tragen Sie Client-ID und Secret ein.
Wählen Sie den Modus:
Sandbox (Test) – Zum Testen ohne echte Zahlungen. PayPal stellt Ihnen automatisch Test-Konten bereit, mit denen Sie den kompletten Buchungsablauf durchspielen können. Verwenden Sie diesen Modus zuerst!
Live (Echt) – Für echte Zahlungen. Erst auf Live umstellen wenn der Testlauf erfolgreich war. Im Live-Modus werden Zahlungen tatsächlich von den Konten Ihrer Kursteilnehmer abgebucht und Ihrem PayPal-Konto gutgeschrieben.
Klicken Sie auf „Verbindung testen“. Bei Erfolg können Sie PayPal als Zahlungsart in Ihren Kursen aktivieren.
Automatische E-Mails
Alle Kurs-E-Mails werden im professionellen IntelliVet-Design mit Praxis-Logo, Adresse und Kontaktdaten versendet.
Verifizierungscode – 6-stelliger Code zur E-Mail-Bestätigung bei Online-Buchung
Buchungseingang – Nach der Anmeldung mit Kursdetails, Zahlungscode und ggf. Kontodaten (bei Überweisung). Ohne Online-Meeting-Link.
Buchungsbestätigung – Nach Zahlungseingang (PayPal automatisch) oder bei kostenlosen Kursen sofort. Erst hier wird der Online-Meeting-Link mitgesendet.
Warteliste – Wenn der Kurs voll ist, mit Info dass der Teilnehmer benachrichtigt wird
Stornierung – Wenn eine Buchung von der Praxis storniert wird, erhält der Teilnehmer automatisch eine Benachrichtigung
Platz frei – Wenn ein Platz frei wird, rückt der nächste auf der Warteliste automatisch nach und wird per E-Mail bestätigt
Erinnerung – 24 Stunden vor Kursbeginn automatisch per Cron-Job. Online-Meeting-Link nur wenn bezahlt.
Teilnehmerliste drucken & CSV-Export
Im Kurs-Modal finden Sie unten zwei Export-Buttons, sobald Teilnehmer vorhanden sind:
📋 Teilnehmerliste (PDF) – Druckbare Liste mit Kursinfos, allen Teilnehmern und einer Unterschriftsspalte. Ideal für Anwesenheitslisten vor Ort. Wird auf Ihrem Briefpapier gedruckt, falls hinterlegt.
📥 Teilnehmer CSV – Excel-kompatible CSV-Datei mit Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Adresse, Kursname, Datum, Status und Zahlungsstatus. Perfekt für:
Terminplanung & Kalender
Kurstermine werden automatisch im Kalender des Kursleiters blockiert. Wenn jemand einen regulären Termin beim Kursleiter buchen möchte, sind die Kurszeiten nicht mehr verfügbar – kein manuelles Eintragen nötig.
Automatische Terminbestätigung
Standardmäßig landen alle online gebuchten Termine als Anfrage in IntelliVet und müssen manuell bestätigt werden. Mit der automatischen Bestätigung können Sie diesen Schritt für Praxistermine überspringen.
Praxistermine: Werden bei aktivierter Auto-Bestätigung sofort als „bestätigt“ eingetragen. Der Kunde erhält direkt die Bestätigungs-E-Mail.
Hausbesuche: Erfordern weiterhin eine manuelle Bestätigung, da hier zusätzliche Prüfungen (Tour-Radius, Fahrzeit) sinnvoll sind.
Einrichtung
Gehen Sie zu 🏥 Praxis-Einstellungen → 🔗 Online-Terminbuchung → Automatische Bestätigung und aktivieren Sie den Toggle „Praxistermine sofort bestätigen“.
📩 Kunden-Selfservice
Der Kunden-Selfservice ermöglicht es Ihren Kunden, bestehende Termine eigenständig abzusagen oder zu verschieben – ohne Anruf oder E-Mail. Kunden erhalten dazu einen personalisierten Link in der Terminbestätigungs-E-Mail.
Einrichtung
Aktivieren Sie den Selfservice unter 🏥 Praxis-Einstellungen → 📅 Termin-Einstellungen → Kunden-Selfservice. Dort können Sie festlegen:
Selfservice aktivieren – Schaltet die Funktionalität ein/aus
Mindestvorlaufzeit – Wie viele Stunden vor dem Termin Änderungen noch möglich sind (Standard: 2 Stunden)
Ablauf für Kunden
Der Kunde klickt auf den Selfservice-Link in seiner Terminbestätigungs-E-Mail. Er sieht seine Termindetails: Datum, Uhrzeit, Patient, Therapeut und Praxisadresse.
Per Klick auf „Absagen“ kann der Kunde den Termin stornieren und optional einen Grund angeben. Die Praxis wird automatisch benachrichtigt.
Per Klick auf „Verschieben“ öffnet sich eine Wochen-Kalenderansicht mit den verfügbaren Tagen. Verfügbare Tage werden als klickbare Kacheln angezeigt, nicht verfügbare Tage sind ausgegraut. Mit „Früher“ und „Später“ blättert der Kunde wochenweise durch die verfügbaren Zeiträume.
Nach der Tageswahl werden die verfügbaren Uhrzeiten angezeigt. Der Kunde wählt eine Uhrzeit und bestätigt die Verschiebung. Die Änderung wird als neue Terminanfrage eingereicht und von der Praxis geprüft.
Stornierte Termine im Kalender
Stornierte Termine werden in der Kalenderansicht automatisch ausgeblendet, da der Zeitslot wieder frei ist. In der Listenansicht können stornierte Termine weiterhin über den Statusfilter angezeigt werden – so behalten Sie den Überblick über alle Absagen.
🔄 Externe Kalender verbinden
Verbinden Sie Ihre privaten Kalender (Google Calendar, Outlook/M365, iCloud) mit IntelliVet. Termine aus diesen Kalendern werden automatisch als „belegt“ gewertet – Kunden können in dieser Zeit keine Termine buchen.
Einrichtung
Gehen Sie zu ⚙️ Meine Einstellungen → 📆 Externe Kalender und klicken Sie auf „+ Kalender-Feed hinzufügen“.
ICS-URL finden
Jeder Kalender-Anbieter bietet eine ICS-Feed-URL an. Hier die Anleitungen für die gängigsten Anbieter:
Öffnen Sie Google Calendar Einstellungen → wählen Sie den gewünschten Kalender → scrollen Sie zu „Öffentliche Adresse im iCal-Format“ → kopieren Sie die URL.
Öffnen Sie Outlook Kalender-Einstellungen → „Geteilte Kalender“ → „Kalender veröffentlichen“ → wählen Sie den Kalender und Berechtigung „Alle Details“ → klicken Sie auf „ICS“ und kopieren Sie den Link.
Öffnen Sie die Kalender-App auf dem Mac → Rechtsklick auf den Kalender → „Kalender teilen“ → aktivieren Sie „Öffentlicher Kalender“ → kopieren Sie die angezeigte URL.
Alternativ auf icloud.com/calendar: Kalender-Symbol anklicken → Teilen-Icon → „Öffentlicher Kalender“ aktivieren.
webcal:// statt https://. Sie können diese URL direkt einfügen – IntelliVet wandelt sie automatisch um.
Wie werden Termine blockiert?
Ganztägige Termine – Der gesamte Tag wird als „belegt“ markiert. Keine Buchungen möglich.
Zeitbasierte Termine – Nur die konkreten Stunden werden blockiert. Vor und nach dem Termin bleiben Slots buchbar.
Wiederkehrende Termine – Wöchentliche, monatliche und tägliche Serien werden automatisch für die nächsten 90 Tage aufgelöst. Ausnahmen (EXDATE) werden berücksichtigt.
Gelöschte Termine – Beim nächsten Sync (alle 10 Minuten) wird die Blockierung automatisch aufgehoben.
Verwaltung
Sofort-Sync – Klicken Sie auf „Sync“ neben einem Feed, um die Termine sofort zu aktualisieren. Der Sync-Status aktualisiert sich automatisch alle 30 Sekunden.
Deaktivieren – Pausiert den Sync. Bestehende blockierte Zeiten bleiben erhalten bis der Feed gelöscht wird.
Entfernen – Löscht den Feed und alle importierten Abwesenheiten. Die Slots werden sofort wieder buchbar.
Fehlerbehandlung – Wenn ein Feed 5x hintereinander nicht erreichbar ist, wird er automatisch deaktiviert. Sie können ihn jederzeit reaktivieren.
📆 Kalender-Abonnement
Mit dem Kalender-Abonnement sehen Sie Ihre IntelliVet-Termine direkt in Ihrem privaten Kalender – ob Apple Kalender, Google Calendar oder Outlook. Neue Termine, Änderungen und Stornierungen werden automatisch synchronisiert.
Kalender-URL einrichten
Öffnen Sie Einstellungen → Kalender-Abonnement und klicken Sie auf „Kalender-URL generieren". Es wird eine persönliche URL erstellt, die nur für Sie gilt.
Klicken Sie auf den „Kopieren"-Button neben der angezeigten URL. Die Adresse wird in Ihre Zwischenablage kopiert.
Fügen Sie die kopierte URL als Kalender-Abonnement in Ihrer bevorzugten Kalender-App ein (siehe Anleitungen unten).
Einrichtung je Kalender-App
Apple Kalender (iPhone/iPad/Mac)
Auf dem iPhone/iPad:
- Öffnen Sie die App Einstellungen (nicht den Kalender)
- Scrollen Sie zu Kalender → Accounts
- Tippen Sie auf Account hinzufügen → Andere
- Wählen Sie Kalenderabo hinzufügen
- Fügen Sie die kopierte URL ein und tippen Sie auf Weiter
- Bestätigen Sie mit Sichern
Auf dem Mac:
- Öffnen Sie Kalender
- Menü: Ablage → Neues Kalenderabonnement…
- Fügen Sie die URL ein und klicken Sie auf Abonnieren
- Wählen Sie bei „Automatisch aktualisieren" die gewünschte Häufigkeit (z. B. Stündlich)
Google Calendar
- Öffnen Sie Google Calendar im Browser (nicht in der App)
- Klicken Sie links neben Andere Kalender auf das +
- Wählen Sie Per URL
- Fügen Sie die URL ein und klicken Sie auf Kalender hinzufügen
Microsoft Outlook
- Öffnen Sie Outlook Kalender im Browser
- Klicken Sie auf Kalender hinzufügen → Aus dem Internet abonnieren
- Fügen Sie die URL ein, vergeben Sie einen Namen (z. B. „IntelliVet") und klicken Sie auf Importieren
Was wird im Kalender angezeigt?
Termintitel – Tiername und Tierart (z. B. „Luna (Hund)")
Beschreibung – Patient, Tierart, Besitzer und ggf. Terminnotizen
Ort – Praxisadresse oder bei Hausbesuchen die Besuchsadresse
Zeitraum – Termine der nächsten 90 Tage (stündlich aktualisiert)
Stornierte Termine und No-Shows werden nicht angezeigt. Abgeschlossene Termine werden ebenfalls ausgeblendet, sodass nur aktive und geplante Termine im Kalender erscheinen.
Umfang festlegen (nur Admins)
Als Administrator können Sie wählen, welche Termine im Feed erscheinen:
- Nur meine Termine – Es werden nur Termine angezeigt, bei denen Sie als Therapeut zugewiesen sind (Standardeinstellung)
- Alle Praxis-Termine – Sie sehen die Termine aller Therapeuten Ihrer Praxis. In der Kalenderansicht wird dann der Name des jeweiligen Therapeuten vorangestellt (z. B. „Max Müller: Luna (Hund)")
Therapeuten sehen grundsätzlich nur ihre eigenen Termine.
Sicherheit & Verwaltung
- Neue URL generieren – Erstellt einen neuen Zugangsschlüssel. Die alte URL wird sofort ungültig. Sie müssen das Abonnement in Ihrer Kalender-App anschließend mit der neuen URL aktualisieren.
- Abonnement deaktivieren – Löscht die URL vollständig. Der Kalender erhält keine Updates mehr und zeigt nach dem nächsten Refresh keine Termine an.
Mein Kalender zeigt alte oder stornierte Termine an
Meine Kalender-App meldet „Zugriff verweigert"
Kann ich Termine über den externen Kalender bearbeiten?
📥 Datenimport (CSV)
Mit dem CSV-Import können Sie Patienten und Besitzer aus anderen Systemen oder Excel-Tabellen in IntelliVet übernehmen – ohne manuelles Eintippen. Der Import steht nur Administratoren zur Verfügung.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
CSV-Datei vorbereiten
Erstellen Sie eine CSV-Datei (z. B. in Excel, Numbers oder Google Tabellen) mit Ihren Patientendaten. Speichern Sie diese als .csv-Datei. IntelliVet erkennt automatisch:
- Trennzeichen: Semikolon (;), Komma (,) oder Tab
- Zeichensatz: UTF-8 oder Latin1/ISO-8859-1 (für Umlaute)
Datei hochladen
Navigieren Sie zu Admin → Datenimport und ziehen Sie Ihre CSV-Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie zum Auswählen. Sie sehen sofort eine Vorschau der ersten 5 Zeilen.
Falls Umlaute (ä, ö, ü) nicht korrekt angezeigt werden, klicken Sie auf „Als Latin1 neu einlesen".
Spalten zuordnen
IntelliVet versucht automatisch, Ihre CSV-Spalten den richtigen Feldern zuzuordnen (grün markiert). Sie können jede Zuordnung manuell ändern oder Spalten auf „Ignorieren" setzen.
Pflichtfeld: Mindestens die Spalte „Tiername" muss zugeordnet sein.
Vorschau prüfen & Duplikat-Behandlung wählen
Alle Zeilen werden validiert. Fehlerhafte Zeilen (z. B. ohne Tiername) werden rot markiert und beim Import übersprungen.
Wählen Sie, wie bereits existierende Patienten behandelt werden sollen:
- Überspringen – Duplikat wird nicht importiert
- Aktualisieren – Leere Felder des bestehenden Patienten werden mit den Import-Daten gefüllt
- Trotzdem neu anlegen – Ein neuer Patient wird erstellt (auch wenn er schon existiert)
Duplikate werden erkannt anhand von: Chipnummer (eindeutigster Match) oder Besitzer + Tiername + Tierart.
Import starten
Klicken Sie auf „Import starten". Der Fortschritt wird live angezeigt. Nach Abschluss sehen Sie eine Zusammenfassung: wie viele Patienten importiert, aktualisiert, übersprungen oder fehlerhaft waren.
Unterstützte Felder
| Feld | Beschreibung | Pflicht |
|---|---|---|
| Tiername | Name des Tieres (z. B. „Bella") | Ja |
| Tierart | Siehe Tierart-Tabelle unten | Nein (Standard: Pferd) |
| Rasse | Rasse des Tieres (z. B. „Hannoveraner") | Nein |
| Geschlecht | z. B. „Wallach", „Stute", „männlich" | Nein |
| Geburtsdatum | Formate: TT.MM.JJJJ, JJJJ-MM-TT oder TT/MM/JJJJ | Nein |
| Farbe | Fellfarbe (z. B. „Braun", „Schimmel") | Nein |
| Chipnummer | Mikrochip-/Transpondernummer | Nein |
| Notizen | Freitext-Anmerkungen zum Patienten | Nein |
| Besitzer | Name des Besitzers/Halters | Nein |
| E-Mail-Adresse des Besitzers | Nein | |
| Telefon | Telefonnummer des Besitzers | Nein |
| Straße | Straße + Hausnummer des Besitzers | Nein |
| PLZ | Postleitzahl des Besitzers | Nein |
| Ort | Wohnort des Besitzers | Nein |
Tierarten – Richtige Zuordnung
| IntelliVet-Tierart | Akzeptierte Werte in der CSV |
|---|---|
| 🐴 Pferd | Pferd, Horse, Pony, Fohlen, Stute, Hengst, Wallach, Esel, Maultier, Muli |
| 🐕 Hund | Hund, Dog, Rüde, Hündin, Welpe |
| 🐱 Katze | Katze, Cat, Kater, Kätzchen, Kitten |
| 🐾 Andere | Alle anderen Werte (z. B. „Kaninchen", „Vogel") – der Originalwert wird als Bezeichnung gespeichert |
Wenn die Spalte „Tierart" leer ist oder nicht zugeordnet wurde, wird automatisch Pferd als Standard gesetzt.
Tipps für einen reibungslosen Import
- CSV-Vorlage nutzen: Laden Sie die Vorlage herunter und füllen Sie Ihre Daten dort ein – so passen die Spalten garantiert.
- Chipnummer mitliefern: Die Chipnummer ist der sicherste Weg, Duplikate zu erkennen.
- Besitzer-E-Mail angeben: Besitzer werden anhand der E-Mail-Adresse erkannt. Mehrere Tiere mit derselben Besitzer-E-Mail werden automatisch demselben Besitzer zugeordnet.
- Erst testen: Importieren Sie zuerst eine kleine Test-CSV mit 3–5 Einträgen und prüfen Sie das Ergebnis in der Patientenliste.
- Excel-Export: In Excel → Datei → Speichern unter → CSV (Trennzeichen-getrennt) oder CSV UTF-8.
Kann ich den Import rückgängig machen?
Werden bestehende Patienten überschrieben?
Meine Umlaute werden falsch angezeigt – was tun?
📅 Terminimport (ICS)
Mit dem ICS-Import können Sie Termine aus anderen Kalender-Systemen in IntelliVet übernehmen. Das ICS-Format (iCalendar) wird von nahezu allen Kalender-Anwendungen unterstützt, darunter TheraTab, Google Calendar, Apple Kalender und Outlook. Der Import steht nur Administratoren zur Verfügung.
Schritt-für-Schritt-Anleitung
ICS-Datei beschaffen
Exportieren Sie Ihren Kalender aus dem bisherigen System als .ics-Datei. Alternativ können Sie auch eine Kalender-URL verwenden, falls Ihr System einen Abo-Link anbietet.
Google Calendar:
- Öffnen Sie Google Calendar am Computer (Export ist in der App nicht möglich)
- Klicken Sie oben rechts auf das Zahnrad-Symbol → Einstellungen
- Links auf Importieren & Exportieren klicken
- Unter „Exportieren" auf Exportieren klicken – eine ZIP-Datei wird heruntergeladen
- ZIP-Datei entpacken – darin finden Sie die .ics-Datei(en)
Einzelnen Kalender exportieren: Links unter „Meine Kalender" auf die drei Punkte neben dem Kalendernamen → Einstellungen und Freigabe → Kalender exportieren.
Apple Kalender (Mac):
- Öffnen Sie die Kalender-App auf Ihrem Mac
- Klicken Sie in der Seitenleiste auf den gewünschten Kalender
- Wählen Sie im Menü Ablage → Exportieren → Exportieren…
- Speichern Sie die .ics-Datei an einem Ort Ihrer Wahl
iCloud-Kalender werden automatisch über alle Geräte synchronisiert. Der Export ist nur am Mac möglich, nicht auf iPhone/iPad.
Datei hochladen oder URL eingeben
Navigieren Sie zu Admin → Datenimport und wechseln Sie zum Tab „Termine (ICS)".
Wählen Sie zwischen:
- Datei hochladen: Ziehen Sie die .ics-Datei in den Upload-Bereich oder klicken Sie zum Auswählen
- URL eingeben: Fügen Sie die Kalender-URL ein und klicken Sie auf „Kalender laden"
Patientenzuordnung prüfen
IntelliVet versucht automatisch, jeden Termin einem bestehenden Patienten zuzuordnen. Dabei wird der Termintitel (SUMMARY) mit den Patientennamen und Besitzernamen abgeglichen.
Sie sehen eine Übersicht aller erkannten Termine:
- Grüner Badge – Patient wurde automatisch erkannt
- Offen – Kein Patient erkannt → manuell per Suchfeld zuordnen
- Duplikat – Termin existiert bereits (gleicher Patient + gleiche Startzeit)
Termine ohne Patientenzuordnung werden beim Import übersprungen.
Therapeut auswählen
Wählen Sie den Therapeuten, dem alle importierten Termine zugeordnet werden sollen. Klicken Sie anschließend auf „Import starten".
Ergebnis prüfen
Nach dem Import sehen Sie eine Zusammenfassung: wie viele Termine importiert, übersprungen oder als Duplikat erkannt wurden. Über den Button „Zum Kalender" gelangen Sie direkt zur Terminübersicht.
Automatische Patientenerkennung
Der Import versucht, Termine anhand des Titels (SUMMARY-Feld) einem Patienten zuzuordnen. Folgende Muster werden erkannt:
| Termintitel (Beispiel) | Erkennungsmethode |
|---|---|
| Bella - Müller | Tiername + Besitzername (getrennt durch „ - ") |
| Bella | Exakter Patientenname |
| Müller | Exakter Besitzername |
| Behandlung Bella | Patientenname im Titel enthalten |
| Termin Müller | Besitzername im Titel enthalten |
Gut zu wissen
- Duplikaterkennung: Termine mit identischem Patienten und identischer Startzeit werden automatisch als Duplikat erkannt und übersprungen.
- Zeitzonen: Zeitangaben mit TZID (z. B. Europe/Berlin) oder in UTC werden automatisch korrekt umgerechnet.
- Status: Vergangene Termine werden als Abgeschlossen, zukünftige als Bestätigt importiert.
- Kein E-Mail-Versand: Beim Import werden keine Benachrichtigungen an Patienten oder Besitzer versendet.
Kann ich den Terminimport rückgängig machen?
Was passiert mit Terminen, die keinem Patienten zugeordnet werden können?
Kann ich Termine von mehreren Therapeuten importieren?
🔄 Umstieg von TheraTab
Sie nutzen aktuell TheraTab und möchten zu IntelliVet wechseln? Kein Problem! Mit unserem kostenlosen Umstiegshelfer können Sie Ihre Patienten- und Kontaktdaten in wenigen Minuten übernehmen – ganz ohne technische Vorkenntnisse.
So funktioniert’s
Daten aus TheraTab exportieren
Exportieren Sie in TheraTab Ihre beiden Dateien:
- Kontakte.csv – Ihre Tierhalter mit Adressen und Kontaktdaten
- Tiere.csv – Ihre Patienten mit Tierart, Rasse, Geburtsdatum etc.
Umstiegshelfer herunterladen & öffnen
Laden Sie den Umstiegshelfer herunter und entpacken Sie die ZIP-Datei. Öffnen Sie die Datei merge-helper.html per Doppelklick – sie öffnet sich direkt in Ihrem Browser.
Dateien zusammenführen
Laden Sie im Umstiegshelfer Ihre Kontakte.csv und Tiere.csv hoch. Das Tool verknüpft automatisch die Tiere mit den passenden Besitzern. Falls eine Zuordnung nicht automatisch klappt, können Sie den Besitzer manuell aus einer Liste auswählen.
IntelliVet-Import.csv herunterladen
Prüfen Sie die Vorschau und klicken Sie auf „Herunterladen“. Sie erhalten eine fertige IntelliVet-Import.csv.
In IntelliVet importieren
Navigieren Sie in IntelliVet zu Admin → Datenimport und laden Sie die eben erstellte CSV-Datei hoch. Fertig! Alle Patienten und Besitzer sind jetzt in IntelliVet verfügbar.
➔ Detaillierte Anleitung zum Import finden Sie im Abschnitt Datenimport (CSV).
➔ Möchten Sie auch Ihre Termine übernehmen? Nutzen Sie den ICS-Terminimport – exportieren Sie dazu in TheraTab Ihren Kalender als ICS-Datei (unter Kalender → Abonnieren).
Welche Daten werden übernommen?
| Feld | Quelle in TheraTab |
|---|---|
| Tiername | Tiere → Name |
| Tierart | Tiere → Tier |
| Rasse | Tiere → Rasse |
| Geschlecht | Tiere → Geschlecht |
| Geburtsdatum | Tiere → Geburtstag |
| Notizen | Tiere → Notizen |
| Besitzer | Kontakte → Vorname + Nachname |
| Kontakte → E-Mail Adresse | |
| Telefon | Kontakte → Mobilnummer / Telefonnummer |
| Straße | Kontakte → Adresse |
| PLZ | Kontakte → Postleitzahl |
| Ort | Kontakte → Stadt |
Wie erkennt der Umstiegshelfer, welches Tier zu welchem Besitzer gehört?
Funktioniert der Umstiegshelfer auch ohne Kontakte-Datei?
Muss ich online sein, um den Umstiegshelfer zu nutzen?
⚙️ Meine Einstellungen
Unter „Einstellungen" verwalten Sie Ihr persönliches Profil, Passwort und Sicherheitsoptionen.
👤 Mein Profil
Zeigt Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rolle (Therapeut/Admin) und welcher Praxis Sie zugeordnet sind.
🔒 Passwort ändern
Geben Sie Ihr aktuelles Passwort und zweimal Ihr neues Passwort ein (mindestens 8 Zeichen).
🔑 Passkeys & Sicherheitsschlüssel
Richten Sie biometrische Anmeldung ein (Touch ID, Face ID) oder registrieren Sie einen Hardware-Sicherheitsschlüssel (z.B. YubiKey). Passkeys ermöglichen passwortloses Anmelden und sind besonders sicher.
🔔 Push-Benachrichtigungen
Aktivieren Sie Browser-Push-Benachrichtigungen, um über neue Terminanfragen und wichtige Änderungen informiert zu werden.
Befundbogen
Hier aktivieren oder deaktivieren Sie die Anatomische Körperkarte in Ihren Befundbögen. Diese Einstellung ist therapeutenscharf – jeder Therapeut entscheidet für sich. Mehr zur Körperkarte →
📆 Externe Kalender
Verbinden Sie Ihre privaten Kalender (Google, Outlook, iCloud) mit IntelliVet. Externe Termine blockieren automatisch Buchungsslots. Ausführliche Anleitung →
📅 Kalender-Abonnement
Synchronisieren Sie Ihre IntelliVet-Termine mit Ihrem privaten Kalender (Apple Kalender, Google Calendar, Outlook). Ausführliche Anleitung →
🏥 Praxis-Einstellungen
Hier konfigurieren Admins alles rund um die Praxis. Die Einstellungen sind in aufklappbare Bereiche unterteilt.
📋 Praxisdaten
Praxisname, Adresse (Straße, PLZ, Ort) und Website. Diese Daten erscheinen auf allen Dokumenten und werden verschlüsselt gespeichert (AES-256).
🖼️ Praxis-Logo
Laden Sie Ihr Logo hoch (JPG, PNG, GIF oder WebP, max. 2 MB). Es wird auf Futterplänen, Befundbögen und Rechnungen abgedruckt.
📄 Briefpapier
Laden Sie Ihr eigenes Briefpapier als PDF hoch (max. 5 MB). IntelliVet druckt alle generierten Dokumente dann automatisch auf dieses Briefpapier – mit Ihrem Logo, Ihrer Adresse und Ihrem Design im Hintergrund. Es wird nur die erste Seite der PDF verwendet.
Briefpapier hochladen
Gehen Sie zu 🏥 Praxis-Einstellungen → 📄 Briefpapier und laden Sie Ihre PDF hoch.
Dokumenttypen wählen
Nach dem Upload erscheinen Checkboxen, mit denen Sie pro Dokumenttyp festlegen, ob das Briefpapier verwendet werden soll:
Automatischer Header-Ersatz: Wenn Briefpapier aktiv ist, wird der eingebaute Header (Logo, Praxisname, grüner Balken) automatisch weggelassen. Ihr Briefpapier ersetzt ihn komplett.
Jederzeit änderbar: Sie können das Briefpapier jederzeit entfernen oder ersetzen. Ohne Briefpapier werden die Dokumente wie gewohnt mit dem IntelliVet-Standard-Header erstellt.
📝 Standardtexte
Definieren Sie Standard-Disclaimer und Hinweistexte, die automatisch auf Therapieplänen eingefügt werden.
🔒 DSGVO-Einwilligung
Konfigurieren Sie den Text der Datenschutzeinwilligung, die Tierbesitzer digital mit Unterschrift akzeptieren. Die Einwilligung gilt pro Besitzer – bei mehreren Tieren desselben Besitzers reicht eine einmalige Unterschrift.
📄 Aufklärungsbögen
Erstellen Sie eigene Aufklärungs- und Informationsbögen als Vorlagen. Diese können pro Behandlung an den Besitzer ausgegeben werden.
📝 Anamnesebögen
Der Formular-Baukasten für Anamnesebögen. Erstellen Sie eigene Vorlagen mit frei konfigurierbaren Feldern (Textfelder, Checkboxen, Radio-Buttons, Tabellen, Tierarzt-Suche u. v. m.). Unterschieden wird zwischen Therapeuten-Bögen (intern) und Besitzer-Bögen (bei Online-Buchung). Ausführliche Anleitung →
🔗 Online-Terminbuchung
Aktivieren/deaktivieren Sie die öffentliche Buchungsseite. Konfigurieren Sie verfügbare Zeitfenster, Pufferzeiten zwischen Terminen und E-Mail-Benachrichtigungen bei neuen Buchungen.
⏰ Termineinstellungen
Standarddauer für Termine, Vorlaufzeit, Bestätigungs-Timeout und verfügbare Zeitbereiche pro Tag (inkl. Pausenzeiten).
👥 Team
Laden Sie Teammitglieder per E-Mail ein (Rollen: Therapeut oder Admin). Weisen Sie Therapeuten Praxen zu und legen Sie individuelle Arbeitszeiten fest.
🚗 Terminplanung (Tour)
Aktivieren Sie Hausbesuche und hinterlegen Sie Adressen für Therapeuten, die für die Routenplanung verwendet werden.
💼 Leistungen
Ihr Leistungskatalog: Name, Standardpreis, Dauer und Kategorie jeder Behandlung. Wird bei Terminerstellung und Rechnungsstellung verwendet.
⏱️ Dauer, Puffer & Termin-Startzeiten
Pro Leistung können Sie folgende Zeiteinstellungen konfigurieren:
- Dauer: 15 bis 180 Minuten in 15-Minuten-Schritten
- Puffer nach Termin: Individuelle Vor-/Nachbereitungszeit pro Leistung (0–30 Min). Wenn nicht gesetzt, gilt der globale Praxis-Puffer aus den Termineinstellungen.
- Termin-Startzeiten: Legen Sie fest, in welchem Raster Termine angeboten werden:
- Nach Termindauer (Standard) – Slots folgen direkt aufeinander (z. B. 09:00, 09:45, 10:30 bei 45 Min)
- Alle 15 / 30 Minuten – Termine starten nur zum jeweiligen Raster
- Nur volle Stunden – Termine starten nur um 09:00, 10:00, 11:00 usw.
📎 Infomaterial als PDF hinterlegen
Sie können zu jeder Leistung bis zu 3 PDF-Dokumente (max. 5 MB pro Datei) als Infomaterial hochladen. Diese Dokumente werden automatisch als Anhang mit der Terminbestätigungs-E-Mail an den Tierbesitzer versendet, wenn dieser die entsprechende Leistung online bucht.
Typische Anwendungsfälle:
- Vorbereitungshinweise für eine Behandlung (z. B. „Bitte nüchtern erscheinen“)
- Informationsblätter über die Therapie
- Einverständniserklärungen vorab zum Durchlesen
- Anfahrtsbeschreibung oder Parkhinweise
Gehen Sie zu Praxis-Einstellungen → Leistungen und klicken Sie auf die gewünschte Leistung (oder erstellen Sie eine neue).
Im Abschnitt „Dokumente / Infomaterial“ klicken Sie auf „PDF hochladen“ und wählen Sie die gewünschte Datei aus. Sie können bis zu 3 Dateien pro Leistung hinterlegen.
Sobald ein Tierbesitzer einen Termin mit dieser Leistung online bucht, erhält er die Bestätigungs-E-Mail inklusive aller hinterlegten PDFs als Anhang. So ist der Besitzer optimal vorbereitet.
💡 Tipp: Benennen Sie Ihre PDFs aussagekräftig (z. B. „Vorbereitung-Physiotherapie.pdf“), da der Dateiname im E-Mail-Anhang für den Empfänger sichtbar ist.
🧾 Rechnungseinstellungen
Rechnungsnummerierung, Zahlungsbedingungen, MwSt.-Sätze, Zahlungsmethoden, Standard-Zahlungsfrist und Mahnungs-Automatisierung.
📚 Katalog
Vordefinierte Rechnungspositionen für schnelleres Erstellen von Rechnungen. Positionen können importiert und exportiert werden.
💳 Abonnement
Zeigt Ihren aktuellen Plan, maximale Patienten/Benutzer, aktive Features und die Möglichkeit zum Upgrade.
👥 Benutzerverwaltung
Admins können unter „👥 Benutzer" Teammitglieder verwalten.
Rollen
Therapeut – Kann Patienten, Termine, Pläne und Rechnungen verwalten. Kein Zugriff auf Praxis-Einstellungen oder Benutzerverwaltung.
Admin – Hat zusätzlich Zugriff auf Praxis-Einstellungen, Benutzerverwaltung und Aktivitätenlog.
Benutzer einladen
Klicken Sie auf „+ Benutzer einladen", geben Sie die E-Mail und Rolle ein. Der eingeladene Benutzer erhält eine E-Mail mit Registrierungslink.
Aktionen
Benutzer können gesperrt (vorübergehend deaktiviert) oder aus der Praxis entfernt werden. Gesperrte Benutzer können sich nicht anmelden, behalten aber ihr Konto.
💳 Abonnement & Pläne
IntelliVet bietet verschiedene Abo-Pläne mit unterschiedlichem Funktionsumfang. Den aktuellen Plan sehen Sie unter 🏥 Praxis-Einstellungen → 💳 Abonnement.
Feature-Übersicht
Die verfügbaren Features hängen von Ihrem gewählten Plan ab. Unter 🏥 Praxis-Einstellungen → 💳 Abonnement sehen Sie Ihren aktuellen Plan und können bei Bedarf upgraden. Features, die in Ihrem Plan nicht enthalten sind, werden im Menü mit einem 🔒-Symbol gekennzeichnet.
Downgrade & Patientenlimits
Wenn Sie Ihren Plan wechseln oder kündigen, gelten die Limits des neuen Plans. Ihre Daten gehen dabei nicht verloren.
Hat Ihr neuer Plan z. B. maximal 9 Patienten, bleiben die 9 ältesten Patienten (nach Erstellungsdatum) voll editierbar. Alle weiteren Patienten werden schreibgeschützt — erkennbar am 🔒-Symbol.
Für schreibgeschützte Patienten gilt: Keine Bearbeitung, keine neuen Befunde, Futterpläne, Bilder oder Termine. Bestehende Daten bleiben aber jederzeit lesbar (Detail-Ansicht, PDF-Export etc.).
Durch ein Upgrade werden alle Patienten sofort wieder voll editierbar. Wenn Sie einen schreibgeschützten Patienten löschen, rutscht automatisch der nächste Patient ins editierbare Kontingent.
❓ Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Allgemein
Was ist IntelliVet?
Brauche ich eine Installation?
Funktioniert IntelliVet offline?
Kann ich IntelliVet auf dem Handy nutzen?
Einstellungen & Konfiguration
Wo finde ich die Praxisdaten (Name, Adresse)?
Wo kann ich mein Praxis-Logo hochladen?
Wo stelle ich die MwSt./Steuersätze ein?
Wo konfiguriere ich die verfügbaren Terminzeiten?
Wie aktiviere ich die Online-Buchung?
Wie lade ich Teammitglieder ein?
Wo ändere ich mein Passwort?
Wo finde ich den Disclaimer-Text für Futterpläne?
Wo kann ich die DSGVO-Einwilligung konfigurieren?
Funktionen & Nutzung
Wie erstelle ich eine Rechnung?
Wie erstelle ich einen Futterplan?
Kann ich Futterpläne duplizieren?
Wie funktioniert die Tourenplanung?
Was passiert bei einer Online-Buchung?
Warum sehe ich ein 🔒 bei manchen Menüpunkten?
Was passiert mit meinen Daten bei einem Plan-Downgrade?
Welche Patienten bleiben bei einem Downgrade editierbar?
🔒 Sicherheit & Datenschutz (DSGVO)
IntelliVet nimmt den Schutz Ihrer Daten und der Daten Ihrer Kunden ernst.
Verschlüsselung
Sensible Daten werden mit AES-256-GCM verschlüsselt in der Datenbank gespeichert:
- Adressen und Telefonnummern von Tierbesitzern
- Praxis-Adressdaten
- Bankdaten (IBAN, BIC, Bankname)
- Steuernummern (St-Nr., USt-IdNr.)
- SumUp-Tokens und Kalender-Feed-URLs
Die Übertragung erfolgt ausschließlich über HTTPS.
Passkeys & 2FA
Neben dem klassischen Passwort-Login unterstützt IntelliVet den modernen FIDO2/WebAuthn-Standard. Damit können Sie sich per Fingerabdruck (Touch ID), Gesichtserkennung (Face ID) oder Hardware-Schlüssel (YubiKey) anmelden – ohne Passwort.
DSGVO-Einwilligung
IntelliVet bietet eine integrierte digitale Datenschutzeinwilligung mit Unterschrift. Die Einwilligung wird auf Besitzer-Ebene gespeichert – hat ein Besitzer mehrere Tiere, gilt eine einmal erteilte Einwilligung für alle seine Patienten. Der Besitzer unterschreibt direkt auf dem Bildschirm (Tablet oder Smartphone). Datum, Name des Unterzeichnenden und Unterschrift werden gespeichert.
Der Status wird in den Patientendetails oben als Banner angezeigt:
⚠️ Keine Einwilligung – Gelbes Banner mit Button „Jetzt unterschreiben"
📋 Lite (online akzeptiert) – Blaues Banner, Unterschrift steht noch aus
✓ Unterschrieben – Grünes Banner mit Datum und Name. Die Einwilligung kann als PDF heruntergeladen oder erneut unterschrieben werden.
Aktivitätenlog
Alle Änderungen werden im Aktivitätenlog protokolliert (wer, wann, was, von wo). Admins finden diesen unter 📋 Aktivitäten im Admin-Menü. IP-Adressen werden in der Anzeige anonymisiert (letztes Oktett maskiert, z. B. 192.168.1.xxx). Einträge werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.
Brute-Force-Schutz
Fehlgeschlagene Login-Versuche werden gezählt. Nach mehreren Fehlversuchen wird der Zugang temporär gesperrt (Rate Limiting).
📱 Offline-Modus & PWA
IntelliVet ist eine Progressive Web App (PWA) und funktioniert auch ohne Internetverbindung.
Installation
Android / Chrome / Edge:
Auf dem Dashboard erscheint automatisch ein Banner „📲 IntelliVet als App installieren". Klicken Sie auf „Installieren" – die App wird auf Ihrem Gerät gespeichert und kann wie eine native App gestartet werden.
iPhone / iPad (Safari):
1. Öffnen Sie IntelliVet in Safari
2. Tippen Sie auf das Teilen-Symbol (Quadrat mit Pfeil nach oben)
3. Scrollen Sie nach unten und wählen Sie „Zum Home-Bildschirm"
4. Bestätigen Sie mit „Hinzufügen" – fertig!
Offline-Funktionalität
Im Offline-Modus können Sie weiterhin Patienten einsehen, Termine anschauen und Daten bearbeiten. Änderungen werden in einer Sync-Warteschlange gespeichert und automatisch synchronisiert, sobald die Verbindung wiederhergestellt ist.
Offline-Anzeige
In der Seitenleiste erscheint bei fehlender Verbindung ein gelber Hinweis mit der Anzahl wartender Synchronisierungen. Sobald die Verbindung steht, werden alle Änderungen automatisch übertragen.
💬 Support
Brauchen Sie Hilfe? Es gibt mehrere Wege, uns zu erreichen:
💬 Live-Chat – Klicken Sie auf den Support-Button unten in der Seitenleiste, um direkt mit uns zu chatten.
📧 E-Mail – Schreiben Sie uns über das Kontaktformular oder direkt per E-Mail.