👋 Willkommen bei IntelliVet

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IntelliVet ist die Praxissoftware für Tiertherapie, Tierphysiotherapie, Osteopathie und tierärztliche Praxen: Patientenakte, Befund, Termine mit Online-Buchung, Rechnungen, Touren für Hausbesuche und das Tierhalter-Portal in einer Anwendung. Sie arbeiten im Browser unter app.intellivet.cloud – am Praxis-PC, auf dem Tablet oder als App auf dem Handy.

Dieses Handbuch ist nach Aufgaben gegliedert, nicht nach Menüpunkten. Jeder Abschnitt beginnt mit einem Steckbrief: wofür die Funktion da ist, wo Sie sie finden, wer sie benutzen darf, ob sie ein zubuchbares Modul ist und womit sie zusammenhängt. Danach folgt, was worauf wirkt – also wo sich eine Eingabe später zeigt –, typische Abläufe, Grenzen und häufige Fragen.

Die Kapitel dieses Handbuchs

So finden Sie sich zurecht

⭐ Das Besondere an IntelliVet

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Für mobile Praxen greifen in IntelliVet vier Funktionen ineinander, die sonst meist auf mehrere Programme verteilt sind: Kundinnen und Kunden buchen Hausbesuche selbst, die Online-Buchung bietet an Tourtagen nur Zeiten an, die mit echter Fahrzeit auf der Straße in Ihre Tour passen, Sie fahren die Tour mit Navigation aus der App ab, und das Team sieht auf dem Dashboard, wie weit die Tour ist. Dieser Abschnitt zeigt den Zusammenhang; die Einzelheiten stehen in den verlinkten Abschnitten.

Wofür

Hausbesuche planen, ohne Termine per Telefon hin- und herzuschieben und ohne Adressen in eine Karten-App abzutippen.

Wo in IntelliVet

Buchungslink unter 🏥 Praxis-Einstellungen → Online-Terminbuchung · Tour unter 🚗 Tourenplanung · Live-Stand auf dem 📊 Dashboard (Karte „🚗 Aktuelle Touren“)

Wer darf

Einrichten: Praxisleitung (Administrator). Tour fahren und Status setzen: Administrator und Therapeut.

Modul

Tourenplanung ist in allen Paketen enthalten. Die Online-Buchung ist das Modul „Online-Terminbuchung“ (unter 🧩 Module).

Hängt zusammen mit

Online-Buchung, Tourenplanung, Praxistage, Dashboard, App installieren

Was wirkt worauf?

Grenzen & Hinweise

• Das Dashboard zeigt den Status je Stopp, nicht den GPS-Standort der Therapeutin. Ihr Standort wird nur auf ihrem eigenen Gerät für die Navigation verwendet.
• Die Route und die Abbiegehinweise werden über unseren Server berechnet – für den Start der Navigation braucht das Gerät Netz.
• Damit der Radius-Filter greift, braucht IntelliVet eine auffindbare Praxis- bzw. Tour-Adresse. Wie Sie das prüfen, steht unter Tourenplanung.

🚀 Erste Schritte – Praxis einrichten

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Diese Schritte machen eine neue Praxis arbeitsfähig: Konto anlegen, Praxisdaten und Antwortadresse hinterlegen, Leistungen anlegen, ersten Patienten erfassen. Alles Weitere – Online-Buchung, Team, Rechnungsdesign – können Sie danach in Ruhe ergänzen.

Wofür

Die Grundeinrichtung direkt nach der Registrierung.

Wo in IntelliVet

Kostenlos registrieren auf der Anmeldeseite · danach 🏥 Praxis-Einstellungen (Seitenleiste, Gruppe „Praxis“)

Wer darf

Wer sich registriert, wird Administrator der neuen Praxis. Praxis-Einstellungen sehen nur Administratoren.

Modul

Für alle Praxen. Das Praxis-Logo setzt das Modul „Eigenes Logo & Design“ voraus.

Hängt zusammen mit

Praxis-Einstellungen, Patienten, Benutzerverwaltung, Datenimport, Abonnement

Was wirkt worauf?

1

Registrieren & Anmelden

Auf der Anmeldeseite unter „Noch kein Konto?“ auf Kostenlos registrieren. Sie geben Praxisname, Ihren Namen, E-Mail, Telefon, Anschrift (für Rechnungen), Land (Deutschland, Österreich oder Schweiz – bestimmt Steuer und Währung, später änderbar) und ein Passwort an. Danach kommt eine Bestätigungs-Mail; erst nach dem Klick auf den Link können Sie sich anmelden. Die Testphase dauert 14 Tage, eine Kreditkarte ist dafür nicht nötig.

app.intellivet.cloud

E-Mail

Passwort

Anmelden

─── oder ───

🔐 Mit Passkey anmelden

Noch kein Konto?

Kostenlos registrieren

Danach sinnvoll

• Team einladen unter 👥 Benutzer – braucht das Modul „Mehrere Benutzer“. Siehe Benutzerverwaltung.
• Online-Buchung einrichten: Arbeitszeiten, buchbare Leistungen, Buchungslink. Siehe Online-Buchung.
• Rechnungseinstellungen (Steuer, Bankverbindung, Nummernkreis) vor der ersten Rechnung. Siehe Rechnungen.

🖥️ Die Oberfläche im Überblick

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IntelliVet hat zwei Ebenen: Seiten, zwischen denen Sie über die Seitenleiste wechseln (Patienten, Termine, Rechnungen …), und Fenster, die sich über der Seite öffnen – die Patientenakte und jedes Formular zum Anlegen oder Bearbeiten. Wer das einmal verstanden hat, findet sich überall zurecht.

Wofür

Orientierung: wo welche Bereiche liegen, was die Symbole bedeuten, wie Akte und Formulare funktionieren.

Wo in IntelliVet

Seitenleiste links (am Handy und schmalen Tablet hinter ☰ oben links)

Wer darf

Was in der Seitenleiste steht, hängt von der Rolle ab – siehe Wer sieht was.

Modul

Für alle Praxen. Nicht gebuchte Module stehen mit 🔒 am Ende der Liste.

Hängt zusammen mit

Dashboard, Patienten, Auto-Save & Entwürfe, Vollbild, Module, Offline & PWA

app.intellivet.cloud

📊 Dashboard

🐾 Patienten

🩺 Befundbögen

📅 Termine

✅ Aufgaben

🩹 Therapiepläne

🚗 Tourenplanung

🧾 Rechnungen

📋 Futterpläne

⚙️ Einstellungen

Admin

👥 Benutzer

🏥 Praxis-Einstellungen

Willkommen, Anna! 👋

42

🐾 Patienten

12

📅 Termine diese Woche

3

🔔 Wartet auf dich

+ Neuer Patient

+ Neuer Befund

+ Neuer Termin

📅 Nächste Termine

Mo

15

Jan

🐴 Bella

10:30 Uhr · Osteopathie

Anfrage

Mo

15

Jan

🐕 Rocky

14:00 Uhr · Nachkontrolle

Bestätigt

So ist die Oberfläche aufgebaut

Bereiche der Seitenleiste

Die Seitenleiste ist in Gruppen gegliedert. Ein Klick auf die Überschrift einer Gruppe klappt sie auf oder zu; IntelliVet merkt sich das. Die Gruppe der Seite, auf der Sie gerade sind, ist immer offen. Ist eine Gruppe zugeklappt, zeigt eine Zahl neben der Überschrift, ob darin etwas wartet (z. B. neue Dateien im Datei-Eingang). Gruppen, in denen Sie kein Modul gebucht haben, sind anfangs zugeklappt.

Module, die Ihre Praxis nicht gebucht hat, stehen ausgegraut mit 🔒 am Ende ihrer Gruppe – ein Klick zeigt, was das Modul kann.

Ganz unten in der Seitenleiste: Ihr Name und Ihre Rolle, 🚪 Abmelden, der Support Chat (grün, wenn jemand von uns online ist) und 📧 Support für das Kontaktformular. Arbeiten Sie in mehreren Praxen, steht unter dem Logo 🔄 Praxis wechseln.

Wer sieht was

Die Akte

Die Reiter der Akte richten sich nach Ihren Modulen und nach dem Tier: 📋 Historie (Überblick, Knöpfe für neue Gesprächsnotiz, Aufgabe, Befund, Futterplan), 🔁 Verlauf (nur bei Behandlungsserien), 🩹 Therapieplan, 📞 Gesprächsnotizen, 📷 Bilder / Video und 📄 Dokumente (Modul „Röntgenbilder & Fotos“), 📃 Berichte, 🧾 Rechnungen, 📋 Aufklärung, 📝 Anamnese, 🏋️ Übungen, 🌾 Rationen (Pferd und Hund), 🐴 Sattel (nur Pferde), 🎫 Stempelkarten, 🏥 Haustierarzt und ℹ️ Info. Archivierte Akten sind schreibgeschützt (Banner oben). Mehr unter Patienten.

Fenster-Schutz: Eingaben gehen nicht durch einen Fehlklick verloren

Viele Fenster schließen sich, wenn Sie auf den abgedunkelten Hintergrund daneben klicken. Das gilt aber nur, solange Sie in dem Fenster noch nichts eingegeben haben. Sobald Sie in ein Feld getippt, etwas angehakt oder ausgewählt haben, bleibt das Fenster beim Klick daneben offen, und IntelliVet zeigt: „Noch nicht gespeichert – bitte „Speichern“ oder „Abbrechen“.“

• Bewusst schließen ohne Speichern: Abbrechen oder ×.
• Reine Such- und Filterfelder lösen den Schutz nicht aus.
• Wird ein Fenster geschlossen und neu geöffnet, ist der Schutz zurückgesetzt.
• Was in Patient, Befund, Futterplan, Anamnese, Rechnung oder Kurs neu angelegt wird, sichert IntelliVet zusätzlich als Entwurf – siehe Auto-Save & Entwürfe.

Hinweise oben auf der Seite

• 🔄 Update verfügbar – eine neue Version von IntelliVet ist da. „Jetzt aktualisieren“ lädt die App kurz neu; vorher speichern.
• Praxis eingeschränkt – z. B. nach einer fehlgeschlagenen Zahlung. Sie können Daten ansehen, aber nichts anlegen oder bearbeiten; die Knöpfe zum Anlegen sind ausgegraut. Siehe Zahlungsausfall.
• Sitzung läuft ab – nach einer Zeit ohne Aktivität (Standard 60 Minuten) meldet IntelliVet Sie ab; zwei Minuten vorher kommt ein Hinweis. Ein Klick irgendwo verlängert die Sitzung.

Häufige Fragen

💾 Auto-Save & Entwürfe

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Wenn Sie einen neuen Patienten, Befund, Futterplan, Anamnesebogen, eine neue Rechnung oder einen neuen Kurs anlegen, sichert IntelliVet Ihre Eingaben laufend als 📝 Entwurf in der Datenbank Ihrer Praxis – auch dann, wenn das Fenster zugeht, der Browser abstürzt oder das Netz kurz weg ist. Bereits gespeicherte Datensätze sichern Sie dagegen wie gewohnt selbst mit „Speichern“.

Wofür

Damit begonnene Eingaben nicht verloren gehen und damit das Team sieht, was angefangen, aber noch nicht fertig ist.

Wo in IntelliVet

Läuft von selbst in den Formularen für Patient, Befund, Futterplan, Anamnesebogen, Rechnung und Kurs. Entwürfe stehen oben in den Listen 🐾 Patienten, 🩺 Befundbögen, 📋 Futterpläne, 🧾 Rechnungen und 🎓 Kurse.

Wer darf

Entwürfe sehen alle im Team, die die jeweilige Liste sehen. Fertigstellen dürfen bei Patient, Befund und Futterplan nur die Person, die den Entwurf begonnen hat, und Administratoren.

Modul

Für alle Praxen – greift in den Bereichen, die Ihre Praxis nutzt.

Hängt zusammen mit

Fenster-Schutz, Offline & PWA, Patienten, Befundbögen, Rechnungen

Nicht verwechseln mit

Dem Status „Entwurf“ von Rechnung, Futterplan und Kurs. Das ist ein Arbeitsschritt (noch nicht abgeschlossen, versendet oder veröffentlicht), den Sie selbst beenden. Das gelbe Abzeichen „📝 Entwurf“ heißt dagegen: automatisch gesichert, noch nie von Hand gespeichert.

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Im Alltag

• Übergabe am Tresen: Der Tresen beginnt einen neuen Patienten und wird unterbrochen. Der Entwurf steht sofort oben in der Patientenliste aller Kolleginnen und Kollegen. Fertigstellen kann ihn die Person, die ihn begonnen hat, oder eine Administratorin.
• Gerätewechsel: Befund auf dem Tablet begonnen, am Praxis-PC fertig schreiben – der Entwurf liegt in der Datenbank, nicht im Gerät.
• Entwurf wegwerfen: Öffnen und wie jeden anderen Datensatz löschen – oder einfach liegen lassen, nach 14 Tagen ohne Bearbeitung verschwindet er von selbst.

Grenzen & Hinweise

• Nur für Neuanlagen und Entwürfe. Öffnen Sie einen schon gespeicherten Patienten oder einen abgeschlossenen Befund zum Bearbeiten, läuft kein Auto-Save. Was Sie dort ändern und nicht speichern, ist beim Schließen weg – der Fenster-Schutz verhindert nur das versehentliche Schließen per Klick daneben.
• Rechnung und Futterplan im Status „Entwurf“: Öffnen Sie so einen Datensatz erneut, läuft das Auto-Save wieder mit. Ändern Sie etwas und schließen ohne „Speichern“, trägt er wieder das gelbe Abzeichen – und fällt unter die 14-Tage-Regel. Darum Änderungen immer mit „Speichern“ abschließen.
• Zwischenspeicher bei fehlendem Netz liegt nur auf dem Gerät, auf dem Sie gearbeitet haben. Schaffen fünf Sendeversuche es nicht (z. B. weil der Datensatz inzwischen gelöscht wurde), wird er verworfen.
• Erscheint beim Schließen „Zwischenstand konnte nicht gesichert werden — bitte erneut anmelden“, ist Ihre Anmeldung abgelaufen. Melden Sie sich neu an und prüfen Sie den Entwurf.
• Ein Wiederherstellen-Dialog („Entwurf wiederherstellen?“) erscheint nicht – der Entwurf steht einfach in der Liste.

Häufige Fragen

📊 Dashboard

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Das Dashboard ist die Startseite nach der Anmeldung und beantwortet morgens drei Fragen: Was wartet auf eine Antwort? Was ist heute zu tun? Welche Termine kommen als Nächstes? Die meisten Karten erscheinen nur, wenn es etwas zu zeigen gibt – ein ruhiges Dashboard heißt also: nichts liegt an.

Wofür

Tagesüberblick und Absprung in die Arbeit: Eingänge sichten, Aufgaben abhaken, Termin öffnen, neuen Patienten oder Befund anlegen.

Wo in IntelliVet

Seitenleiste → 📊 Dashboard (öffnet sich nach der Anmeldung von selbst)

Wer darf

Administratoren und Therapeuten. Pflegekräfte starten stattdessen auf der Stationsseite. Therapeuten sehen bei den Terminen nur ihre eigenen.

Modul

Für alle Praxen. Einzelne Karten erscheinen nur mit dem passenden Modul (z. B. Touren, Rechnungen, Stationär).

Hängt zusammen mit

Aufgaben & Checklisten, Termine, Tierhalter-Portal, Anamnesebögen, Tourenplanung

Nicht verwechseln mit

Praxis-Analytics (Umsätze, Auswertungen über Zeiträume, nur Administratoren) und der Tagestafel (Ablauf des laufenden Tages im Kalender).

Aufbau von oben nach unten

1. Kennzahlen: Patienten (Anzahl, Klick → Patientenliste), Termine diese Woche (Montag bis Sonntag, ohne abgesagte; Klick → Termine), Wartet auf dich (siehe unten). Mit Modul „Stationäre Behandlung“ kommt Stationäre Patienten dazu.
2. Eingangs-Karten, nur wenn vorhanden: Neue Anamnesebögen eingegangen (letzte 7 Tage), Stammdaten-Änderungen zur Freigabe (aus dem Tierhalter-Portal), Übungs-Rückmeldungen (mit Hinweis „Auffälligkeit!“, wenn ein Halter Probleme meldet), Überfällige Rechnungen mit Anzahl und Summe.
3. Schnellknöpfe: + Neuer Patient · + Neuer Futterplan · + Neuer Befund · + Neuer Termin · 🔁 Serientermin · 📨 Anamnese versenden (mit Modul „Anamnesebögen“).
4. ✅ Aufgaben heute (was heute oder früher fällig ist, die ersten fünf; „＋ neu“, „alle“) und daneben ☑️ Checklisten des Tages zum Abhaken.
5. 📅 Nächste Termine: bis zu zehn kommende Termine der nächsten 90 Tage mit Status Anfrage, Geplant oder Bestätigt, Therapeut und Telefonnummer. Klick öffnet den Termin.
6. 🐴 Sättel: fällig (Modul „Sattelanpassung“) und 🚗 Aktuelle Touren (Modul „Tour-Planung“, Stand je Therapeutin, alle 30 Sekunden neu).
7. 📋 Letzte Futterpläne und 🩺 Letzte Befundbögen – je die ersten fünf der Liste, Entwürfe zuerst.

„Wartet auf dich“

Die Kachel bündelt alles, was noch niemand bearbeitet hat: eingegangene Anamnesebögen, hochgeladene Dateien aus dem Portal, Stammdaten-Anträge (nur in der Ansicht „alle“), Terminanfragen, ungelesene Nachrichten und fällige Aufgaben. Darunter steht, woraus sich die Zahl zusammensetzt. Ein Klick öffnet die Liste; dort lässt sich jeder Eingang direkt bearbeiten.

• Nur meine oder alle: Beim ersten Öffnen fragt IntelliVet (sofern mehrere Personen in der Praxis arbeiten), ob Sie alles sehen wollen oder nur, was Ihnen oder niemandem zugeordnet ist. Die Wahl wird gemerkt.
• Die Zahl aktualisiert sich alle drei Minuten und wenn Sie zum Browser-Tab zurückkehren – ein den ganzen Tag offenes Dashboard bleibt also aktuell.

Was wirkt worauf?

Grenzen & Hinweise

• Umsatzzahlen zeigt das Dashboard nicht – dafür gibt es Praxis-Analytics.
• Ist die Praxis eingeschränkt (z. B. Zahlungsausfall), sind die Schnellknöpfe zum Anlegen ausgegraut.
• Das Banner „📲 IntelliVet als App installieren“ erscheint nur in Browsern, die die Installation anbieten (Chrome, Edge, Android). Mit ✕ blenden Sie es aus.

Häufige Fragen

✅ Aufgaben & Checklisten NEU

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Aufgaben halten fest, was noch zu tun ist – mit Patient, Fälligkeit und Zuständigkeit. Checklisten strukturieren wiederkehrende Abläufe wie das Öffnen der Praxis oder den Kassenschnitt und dokumentieren, wer wann abgehakt hat.

Wofür

Aufgaben: Einzelnes, das noch zu tun ist – von Hand angelegt oder automatisch (Rechnung nach dem Termin, Folgefrist, Rückruf-Wunsch). Checklisten: wiederkehrende Abläufe mit Nachweis.

Wo in IntelliVet

Seitenleiste → ✅ Aufgaben · Dashboard-Karten „✅ Aufgaben heute“ und „☑️ Checklisten“ · Akte → Reiter 📋 Historie → ✅ Aufgabe · Checklisten einrichten unter 🏥 Praxis-Einstellungen → Checklisten

Wer darf

Aufgaben: Administratoren und Therapeuten (Pflegekräfte nicht). Löschen nur selbst angelegte Aufgaben; automatische Aufgaben werden erledigt oder verworfen. Checklisten einrichten: nur Administratoren; abhaken: auf dem Dashboard alle, für die die Liste gilt (Pflegekräfte haben kein Dashboard und sehen Checklisten darum derzeit nicht).

Modul

Für alle Praxen. Der Rückruf-Wunsch im Portal braucht das Modul „Tierhalter-Portal“, auf der Buchungsseite das Modul „Online-Terminbuchung“.

Hängt zusammen mit

Dashboard, Gesprächsnotizen, Rechnungen, Behandlungsserien, Therapieplan, Tierhalter-Portal, Termine

Nicht verwechseln mit

Terminen: Aufgaben haben eine Fälligkeit, aber keine Dauer und blockieren nie die Online-Buchung. Den Aufgaben im Tierhalter-Portal – das sind Anforderungen an Ihre Kundschaft (Einwilligung unterschreiben, Anamnesebogen ausfüllen), nicht To-dos für das Team.

Aufgabe anlegen

Über ✅ Aufgaben in der Seitenleiste, über ＋ neu in der Dashboard-Karte, in der Patientenakte (Reiter Historie, Knopf ✅ Aufgabe) oder im Terminfenster. Sie geben an:

• Was ist zu tun? – z. B. „Röntgenbilder anfordern“.
• Patient (optional) – Suche nach Tier oder Besitzer. Aus Akte und Termin ist er schon eingetragen.
• Fällig – Heute, Morgen, in 1 oder 4 Wochen oder ein Datum, auf Wunsch mit Uhrzeit.
• Wer kümmert sich? – eine Person oder die ganze Praxis.

Der Knopf an der Aufgabe

Mit Patient bekommt eine Aufgabe auf Wunsch einen Knopf: Rechnung erstellen, Befund anlegen, Termin vereinbaren oder Anrufen. Er öffnet das passende Formular. Sobald Sie dort speichern, hakt sich die Aufgabe von selbst ab. „Anrufen“ wählt die Nummer und öffnet gleich eine Gesprächsnotiz.

Automatisch: Rechnung nach dem Termin

Schließen Sie einen Termin ab, für den es noch keine Rechnung gibt, legt IntelliVet die Aufgabe „Rechnung erstellen – Bella (Physiotherapie, 01.10.)“ für die Therapeutin des Termins an. Sie erledigt sich, sobald die Rechnung zum Termin gespeichert ist. Kostenlose Leistungen sind ausgenommen.

• Keine Rechnung nötig? (Kulanz, Sammelrechnung, Paket bereits bezahlt) – Link an der Aufgabe. Der Termin verschwindet dann auch aus der Spalte „Noch abrechnen“ der Tagestafel.
• Wer grundsätzlich per Sammelrechnung abrechnet, schaltet das unter Praxis-Einstellungen → Termin-Einstellungen aus.

Automatisch: Folgefrist läuft ab

Endet die Folgefrist einer Behandlungsserie in den nächsten 14 Tagen und ist noch kein Folgetermin gebucht, erscheint die Aufgabe „Folgefrist läuft ab – Bella (bis 11.10.)“ mit dem Knopf Termin vereinbaren und der Telefonnummer des Besitzers. Sobald ein Folgetermin gebucht ist, erledigt sie sich von selbst. Sie ersetzt die frühere Dashboard-Kachel „Fristen laufen ab“.

📞 Rückruf-Wunsch

Auf Wunsch können Kundinnen und Kunden um einen Rückruf bitten – im Tierhalter-Portal unter Nachrichten und, wenn Sie es zulassen, auch auf Ihrer Buchungsseite (dort mit E-Mail-Bestätigung per Code). Jeder Wunsch wird eine Aufgabe mit dem Knopf Anrufen und kommt per Push.

• Einschalten unter Praxis-Einstellungen → Online-Terminbuchung → Rückruf-Wunsch. Ab Werk ist alles aus.
• Frist zusagen (optional): von 4 Stunden bis zu einer Woche. Ihre Kundschaft liest dann „Wir melden uns innerhalb von …“. Wird die Frist überschritten, erinnert IntelliVet ein zweites Mal. Die Frist zählt auch über das Wochenende – wählen Sie im Zweifel lieber länger oder lassen Sie sie aus.
• Unpassende Anfragen lassen sich in der Aufgabe verwerfen.

Wo Aufgaben auftauchen

• Dashboard: „Aufgaben heute“ mit allem, was heute oder früher fällig ist.
• Seitenleiste: Zähler neben „Aufgaben“, rot bei Überfälligem.
• Wartet auf dich: fällige Aufgaben, direkt abhakbar.
• Patientenakte: „Offene Aufgaben“ zu diesem Tier.
• Kalender: ein Hinweis im Tageskopf. Aufgaben blockieren nie die Online-Buchung.

Verschieben geht mit einem Klick (+1 Tag, +1 Woche oder Datum) – so bleibt die Liste aktuell statt voller überfälliger Einträge.

Erinnerung und Ruhezeit

Wird eine Aufgabe fällig, kommt einmal eine Push-Nachricht – an die zuständige Person, sonst an das Team. Unter Meine Einstellungen → Ruhezeit für Erinnerungen legen Sie fest, wann Ihr Handy still bleibt (Vorgabe 20–7 Uhr, ganze Tage wählbar). Was in der Ruhezeit fällig wird, kommt danach.

☑️ Checklisten

Einrichten unter Praxis-Einstellungen → Checklisten (Praxisleitung). Zum Start gibt es drei Vorlagen – Praxisalltag, Hygiene, Monatliche Kontrolle –, die Sie frei anpassen.

• Wie oft: täglich, an bestimmten Wochentagen, wöchentlich oder monatlich.
• Abgehakt wird: einmal für die ganze Praxis – oder von jeder Person selbst.
• Punkte nach Tageszeit (morgens, mittags, abends), auf Wunsch mit Erinnerung, falls bis zu einer Uhrzeit nicht abgehakt.

Abgehakt wird auf dem Dashboard in der Karte Checklisten. Jeder Tag (bzw. jede Woche, jeder Monat) beginnt mit einer neuen Liste; was liegen bleibt, wird nicht mitgeschleppt.

📞 Gesprächsnotizen / Kontakthistorie

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Gesprächsnotizen halten fest, was mit dem Besitzer außerhalb des Befunds besprochen wurde: ein Telefonat zum Heilungsverlauf, eine Rückfrage per Mail, eine Absprache im Messenger. Pro Patient entsteht so eine Liste, die zeigt, wer wann über welchen Weg was mit dem Besitzer geklärt hat – nachvollziehbar auch für Kolleginnen und Kollegen.

Wofür

Kontakte mit dem Besitzer dokumentieren, die nicht in den Befund gehören.

Wo in IntelliVet

Patientenakte → Reiter 📞 Gesprächsnotizen → + Neue Gesprächsnotiz · oder Reiter 📋 Historie → Knopf 📞 Neue Gesprächsnotiz

Wer darf

Lesen und anlegen: Administratoren und Therapeuten. Eigene Notiz bearbeiten: 24 Stunden lang. Administratoren: jederzeit bearbeiten und löschen. Pflegekräfte: kein Zugriff.

Modul

Für alle Praxen.

Hängt zusammen mit

Aufgabe „Anrufen“, Rückruf-Wunsch, Portal-Chat, Patientenakte

Nicht verwechseln mit

Dem Befund (Untersuchung und Behandlung eines Termins), den Notizfeldern in den Patienten-Stammdaten (dauerhafte Hinweise, die immer gelten – nicht an ein Gespräch gebunden) und dem Portal-Chat (laufender Austausch mit dem Halter, der erst beim Archivieren zur Gesprächsnotiz wird).

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Gesprächsnotizen erscheinen nicht im Tierhalter-Portal und in keinem PDF. Sie sind reine Praxis-Dokumentation.

Im Alltag

• Rückruf erledigt: Aus „Aufgaben heute“ auf „Anrufen“, Gespräch führen, Ergebnis in die offene Notiz schreiben, speichern – Aufgabe ist abgehakt, das Gespräch dokumentiert.
• Telefonat nachtragen: Datum und Uhrzeit auf den tatsächlichen Zeitpunkt setzen, damit die Reihenfolge stimmt.
• Tippfehler: Innerhalb von 24 Stunden nach dem Anlegen über ✏️ an der eigenen Notiz korrigieren; danach nur noch durch Administratoren.

Grenzen & Hinweise

• Löschen können nur Administratoren, auch bei eigenen Notizen – und es ist endgültig.
• Bei einer archivierten Akte und bei eingeschränkter Praxis lassen sich keine Notizen anlegen oder ändern.
• Wird ein Patient mit einem doppelt angelegten zusammengeführt (Tier zusammenführen), wandern seine Gesprächsnotizen mit.

Häufige Fragen

Aa Textbausteine

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Textbausteine sind Kürzel für Sätze, die Sie immer wieder schreiben. Sie tippen das Kürzel in ein Textfeld, drücken Tab – und an seiner Stelle steht der ganze Text. Die Bausteine gelten für die ganze Praxis, so schreibt das Team einheitlich.

Wofür

Wiederkehrende Formulierungen in Befund, Futterplan, Notizen und Rechnung schnell und gleichlautend einfügen.

Wo in IntelliVet

Anlegen: 🏥 Praxis-Einstellungen → Textbausteine (Bereich „Dokumente & Formulare“) → + Neues Kürzel. Benutzen: in jedem Textfeld per Tab-Taste; in der Rechnung zusätzlich über 📄 Textbaustein bei den Positionen.

Wer darf

Anlegen, ändern, (de)aktivieren: Administratoren. Benutzen: alle im Team außer Pflegekräften.

Modul

Modul „Textbausteine“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Ohne das Modul fehlt die Karte in den Praxis-Einstellungen, und die Tab-Taste wechselt nur das Feld.

Hängt zusammen mit

Befundbögen, Futterpläne, Rechnungen, KI-Diktat

Nicht verwechseln mit

Den Standardtexten (Praxis-Einstellungen → Standardtexte): Die stehen von selbst in jedem neuen Dokument eines Typs, z. B. als Einleitung. Ein Textbaustein erscheint nur dort, wo Sie sein Kürzel tippen. Siehe Praxis-Einstellungen.

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Einrichten

Grenzen & Hinweise

• Neue oder geänderte Bausteine wirken sofort bei der Person, die sie angelegt hat. Kolleginnen und Kollegen, die IntelliVet gerade geöffnet haben, bekommen sie erst nach dem nächsten Neuladen (F5 oder neu anmelden).
• Das Kürzel muss direkt vor dem Cursor stehen, ohne Leerzeichen dazwischen. Ein Satzzeichen direkt davor („(hilibl“) wird mitgezählt und verhindert die Erkennung.
• Handy und Tablet: Die Bildschirmtastatur hat keine Tab-Taste. Dort funktionieren die Kürzel nur mit angeschlossener Tastatur; in der Rechnung bleibt der Knopf „📄 Textbaustein“.
• Funktioniert in normalen Text- und Suchfeldern und in mehrzeiligen Feldern – nicht in Datums-, Zahlen- oder Auswahlfeldern.
• Löschen heißt deaktivieren. Das Kürzel bleibt dabei belegt; wollen Sie es neu verwenden, schalten Sie den alten Baustein wieder ein und ändern ihn.

Häufige Fragen

🎙️ KI-Diktierfunktion

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Statt jedes Feld des Befundbogens einzeln anzuklicken, sprechen Sie frei über Untersuchung und Behandlung. IntelliVet macht daraus Text, ordnet die Aussagen den passenden Feldern zu – Vorstellungsgrund, Gangbild, Befund Vorderhand, TCM-Zungenbefund, Ihre eigenen Befundfelder – und zeigt Ihnen das Ergebnis zur Prüfung. Übernommen wird nur, was Sie anhaken.

Wofür

Befund, Futterplan-Fragekatalog und freie Berichte per Sprache ausfüllen, ohne Feldnamen ansagen zu müssen.

Wo in IntelliVet

Befund-Fenster (Neuer Befund / Befund bearbeiten) → Knopf Diktieren neben dem Titel · Futterplan → Reiter Fragekatalog → 🎙️ Diktat · Bericht → 🎤 Diktieren · Guthaben unter 🏥 Praxis-Einstellungen → Abonnement → 🎙️ KI-Diktat

Wer darf

Diktieren: Administratoren und Therapeuten. Einmalige Freischaltung (Datenschutz-Zustimmung) und Minutenkauf: nur Administratoren. Pflegekräfte: nein.

Modul

Modul „KI-Diktierfunktion“ – unter 🧩 Module zubuchbar; verbraucht ein Minutenkontingent.

Hängt zusammen mit

Befundbögen, Eigene Befundfelder, Futterpläne, Berichte, Verlaufsvergleich (KI-Zusammenfassung nutzt dieselbe Freischaltung), Abonnement, Datenschutzvereinbarung

Nicht verwechseln mit

Der Spracheingabe Ihrer Handy-Tastatur: Die schreibt Wort für Wort in ein Feld und kostet nichts. Das KI-Diktat verteilt eine ganze Aufnahme auf viele Felder.

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Datenschutz: Wohin gehen die Daten?

Vor der ersten Nutzung muss eine Administratorin einmal für die ganze Praxis zustimmen, dass Aufnahmen an OpenAI in den USA gehen (siehe Einrichten). Zeitpunkt und Person dieser Zustimmung werden gespeichert. Prüfen Sie vor der Freischaltung, ob die Übermittlung in die USA zu Ihren Datenschutzhinweisen gegenüber Ihrer Kundschaft passt; zur Auftragsverarbeitung mit IntelliVet siehe Datenschutzvereinbarung.

Einrichten

Deaktivieren

Unter Praxis-Einstellungen → Abonnement → 🎙️ KI-Diktat können Administratoren die Funktion mit KI-Diktat deaktivieren für die ganze Praxis abschalten (mit Rückfrage). Danach kann niemand mehr diktieren, und es gehen keine Aufnahmen mehr an OpenAI; der Widerruf wird protokolliert. An der Abrechnung ändert das nichts: Ihr Minutenguthaben bleibt erhalten, und ein gebuchtes Monats-Addon läuft weiter und wird weiter berechnet – abbestellen können Sie es eigens mit Monats-Addon kündigen (siehe Minutenkontingent). Wieder einschalten: beim nächsten Diktat erneut zustimmen (siehe Einrichten, Schritt 2).

Minutenkontingent

• Monatskontingent: Ihr Paket enthält eine feste Zahl Diktat-Minuten pro Kalendermonat (zu sehen beim Paketwechsel und unter Abonnement → 🎙️ KI-Diktat: „Davon … Min./Monat in deinem Paket enthalten“). Minuten, die Sie zusätzlich bekommen oder als Monats-Addon buchen, kommen obendrauf – Paket 60 + Addon 100 = 160 Minuten im Monat. Am Monatsersten beginnt die Zählung neu; nicht verbrauchte Minuten verfallen.
• + Monats-Addon: erhöht das Monatskontingent dauerhaft (monatliche Zusatzkosten). Nur mit einem laufenden Abo über Stripe möglich, nicht bei manuell geführten Abos – dann bleibt „Minuten aufladen“.
• Monats-Addon kündigen: Administratoren sehen unter Praxis-Einstellungen → Abonnement → 🎙️ KI-Diktat die Zeile „Monats-Addon: … Pakete“ und dort den Knopf Monats-Addon kündigen (mit Rückfrage). Die Kündigung wirkt zum Ende der laufenden Abrechnungsperiode: Bis dahin bleiben die zusätzlichen Minuten nutzbar, danach wird das Addon nicht mehr berechnet. Eine Gutschrift für die laufende Periode gibt es nicht. Bis zum Periodenende macht Addon-Kündigung zurücknehmen alles rückgängig, ohne Zusatzkosten. Solange die Kündigung läuft, lassen sich keine weiteren Pakete zubuchen – erst zurücknehmen. Ihr aufgeladenes Prepaid-Guthaben ist davon nicht betroffen. Bei manuell abgerechneten Abos bestellen Sie das Addon über den Support ab.
• 🎙️ Minuten aufladen: einmaliger Kauf eines Minutenpakets (Bezahlung über Stripe). Diese Minuten werden erst verbraucht, wenn das Monatskontingent aufgebraucht ist, und verfallen nicht zum Monatsende.
• Gezählt wird die Aufnahmedauer auf die Sekunde; die Vorschau zeigt sie aufgerundet auf volle Minuten. Den Stand – verbraucht, verfügbar, davon monatlich und Prepaid – sehen Administratoren unter Praxis-Einstellungen → Abonnement → 🎙️ KI-Diktat.
• Ist kein Guthaben mehr übrig, wird die Aufnahme abgelehnt („Kein Diktat-Guthaben mehr vorhanden …“). Eine Aufnahme wird verarbeitet, solange noch Restguthaben da ist, und darf es dabei überschreiten.

Im Alltag: Wie soll ich sprechen?

Sprechen Sie so, wie Sie einer Kollegin den Befund schildern würden – in ganzen Sätzen, mit Ihren gewohnten Fachbegriffen. Feldnamen oder Befehle braucht es nicht.

Beispiel

Tipps für gute Ergebnisse

• Ganze Sätze statt Stichworte – der Zusammenhang hilft bei der Zuordnung.
• Körperregionen klar benennen – „Vorderhand links“, „Wirbelsäule im Bereich Th12–L2“, „Becken rechts“.
• In einer sinnvollen Reihenfolge sprechen: Vorstellungsgrund, Untersuchung, Behandlung, Empfehlung.
• Ruhige Umgebung – Bellen, Wiehern und Gespräche im Hintergrund verschlechtern die Erkennung.
• Mehrere kurze Diktate sind möglich. Achten Sie in der Vorschau auf „(wird überschrieben)“, damit ein zweites Diktat nicht den Text des ersten ersetzt.

Unterstützte Befundtypen & Felder

Grenzen & Hinweise

• Nur mit Internet. Ohne Verbindung ist der Diktier-Knopf ausgegraut.
• Aufnahmen über 25 MB werden abgelehnt. Diktieren Sie lange Befunde lieber in mehreren Abschnitten.
• Die KI kann sich verhören oder falsch zuordnen. Lesen Sie die Vorschau und den übernommenen Text, bevor Sie speichern – fachlich verantwortlich bleibt die Praxis.
• Schlägt nur die Zuordnung fehl, zeigt die Vorschau den erkannten Text ohne Felder („Keine Felder erkannt“). Die Minuten sind dann trotzdem verbraucht.

Häufige Fragen

🐾 Patienten

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Jedes Tier hat in IntelliVet eine Patientenakte; jeder Halter einen Besitzer-Datensatz, an dem alle seine Tiere, Rechnungen und der Portal-Zugang hängen. Die Akte ist der Ort, an dem alles zusammenläuft: Termine, Befunde, Bilder, Anamnesen, Pläne, Berichte, Rechnungen. Dieser Abschnitt beschreibt Übersicht, Anlegen und Akte; Löschen und Archivieren sowie das Zusammenführen doppelter Einträge haben eigene Abschnitte.

Wofür

Tiere und Halter erfassen, finden und alles zu einem Tier an einer Stelle sehen.

Wo in IntelliVet

Menü 🐾 Patienten → + Neuer Patient · Klick auf eine Karte öffnet die Akte

Wer darf

Anlegen und ansehen: alle Rollen außer Pflegekraft. Bearbeiten und löschen: wer den Patienten angelegt hat, oder ein Admin. Archivieren, Zusammenführen, Papierkorb: nur Admins.

Modul

Für alle Praxen. Die Zahl der Patienten kann durch Ihr Paket begrenzt sein („Patientenlimit erreicht“). Einzelne Reiter der Akte gehören zu Modulen (siehe Reiter).

Hängt zusammen mit

Löschen, Papierkorb & Archivieren, Doppelte Einträge zusammenführen, Anamnesebögen (Neukunden legen sich selbst an), Online-Buchung, Tierhalter-Portal, Tourenplanung (Stalladresse)

Nicht verwechseln mit

Patient (das Tier) und Besitzer (der Mensch): Eine Besitzer-Liste als eigene Seite gibt es nicht – Besitzerdaten pflegen Sie in der Akte eines seiner Tiere, und die Änderung gilt für alle seine Tiere.

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Die Übersicht

• Karte: Tiername, Rasse, Besitzer (✓ = Datenschutz-Einwilligung liegt vor), Besitzer-E-Mail, Wichtiger Hinweis, Anzahl Dokumente. Dazu je nach Lage die Abzeichen „🔁 Serie“ (Behandlungsserie), ⭐/👑 (Premium), „📝 Entwurf“ (noch nicht fertig angelegt, mit Name der anlegenden Person) und „🗄️ Archiviert“.
• Suche („Tier, Besitzer, Rasse, Telefon...“): findet außerdem Tierart, Chipnummer und Besitzer-E-Mail.
• Tierart-Filter: Alle Tierarten, Pferde, Hunde, Katzen, Andere („Andere“ = alle übrigen Tierarten, auch eigene).
• Sortierung: Name (A–Z), Name (Z–A), Besitzer (A–Z), Neueste zuerst, Umsatz (absteigend), Dokumente (meiste). Bei Namens-Sortierung erscheint auf breiten Bildschirmen rechts eine A–Z-Sprungleiste (Ä/Ö/Ü unter A/O/U, Ziffern und Sonderzeichen unter #).
• 🗄️ Archiv anzeigen blendet archivierte Akten mit ein.

Premium-Kennzeichnung

Umsatzstarke Kunden erkennen Sie am Abzeichen ⭐ Gold oder 👑 Platin. Grundlage ist der Umsatz pro Besitzer aus bezahlten Rechnungen der letzten 12 Monate – alle seine Tiere zusammen. Einstellbar (nur Admin) unter 🏥 Praxis-Einstellungen → ⭐ Premium-Kennzeichnung: „Premium-Kennzeichnung anzeigen“ (ab Werk an), Schwellen „Gold ab“ (Standard 1.000 €) und „Platin ab“ (Standard 5.000 €; muss über Gold liegen).

Neuen Patienten anlegen

+ Neuer Patient öffnet das Formular. IntelliVet sichert die Eingaben ab dem ersten Tastendruck als Entwurf (Auto-Save).

Doppelt angelegt? Gibt es beim selben Besitzer schon ein Tier mit gleichem Namen und gleicher Tierart oder irgendwo in der Praxis dieselbe Chipnummer, fragt IntelliVet vor dem Speichern nach („… existiert bereits … Trotzdem neu anlegen?“).

⚖️ Gewicht

• Kommazahlen sind erlaubt („32,5“).
• IntelliVet merkt sich, wann sich das Gewicht zuletzt geändert hat, und zeigt „zuletzt erfasst: <Datum>“ – so sehen Sie, ob der Wert aktuell ist. Speichern ohne Änderung setzt das Datum nicht neu.
• Das Gewicht steht in der Akte bei den Stammdaten und oben in der Kopfzeile neben Rasse und Tierart.
• Über den Anamnese-Link trägt der Halter eines neuen Tiers das Gewicht selbst ein; es landet direkt in der Akte.

📏 Stockmaß NEU

Bei Pferden gibt es das Stockmaß in Zentimetern – im Patientenformular und auf der Seite des Anamnese-Links. Eingaben wie „165“, „165 cm“, „1,65 m“ oder „1.65“ werden zu 165 cm. Werte außerhalb von 50–230 cm oder unlesbare Angaben meldet IntelliVet beim Speichern („Das Stockmaß wurde nicht erkannt …“); ein leeres Feld ist kein Fehler.

Die Patientenakte

Im Kopf der Akte stehen Name, Rasse, Tierart, Gewicht und Stockmaß, darunter der Besitzer mit den Knöpfen 🐾 Portal einladen (Admin), 💬 Nachricht, 🔗 Zusammenführen und 🐾 Tier zusammenführen (beide Admin) sowie oben rechts 🗄️ Archivieren (Admin). Die Reiter, von links nach rechts:

Haustierarzt zuordnen

Im Reiter 🏥 Haustierarzt suchen Sie im Feld „Tierarzt / Klinik suchen und hinzufügen...“ (ab zwei Zeichen, nach Praxisname, Tierarztname oder Ort) und klicken den Treffer an. Gibt es ihn noch nicht: + Neuen Tierarzt / Klinik anlegen → Praxisname, Tierarzt-Name, Telefon, E-Mail, Anschrift, Notizen → Speichern & Zuweisen. Mit dem Tierhalter-Portal kann auch der Tierhalter seinen Haustierarzt angeben; Sie übernehmen ihn dann aus dem Antrag in der Akte.

• Einem Tier können mehrere Tierärzte zugeordnet sein. Alle stehen beim Befund-Versand und beim Bericht als Empfänger zur Wahl; die E-Mail des Tierarztes ist dafür nötig.
• Die Tierarzt-Kartei ist gemeinsam für alle IntelliVet-Praxen: Was Sie über „Bearbeiten“ an einem Eintrag ändern, sehen auch andere Praxen, die denselben Tierarzt nutzen. Das Formular weist darauf hin. Tragen Sie dort deshalb nur Praxisdaten des Tierarztes ein, nichts über Ihre Patienten.

Grenzen & Hinweise

• Fremde Patienten: Therapeuten können Patienten, die eine Kollegin angelegt hat, ansehen, aber nicht ändern oder löschen – das kann nur sie selbst oder ein Admin.
• Pflegekraft (Stationär) hat keinen Zugriff auf Patientenakten.

Häufige Fragen

🗄️ Löschen, Papierkorb & Archivieren

🔗 Als eigene Seite öffnen

Ein Tier verstirbt, ein Halter wechselt die Praxis, ein Eintrag wurde aus Versehen angelegt – dafür gibt es drei verschiedene Wege. Sie unterscheiden sich darin, ob die Daten bleiben und wer sie noch sieht.

Wofür

Akten stilllegen (Archivieren), Versehen rückgängig machen (Papierkorb), Daten endgültig entfernen (Löschen nach DSGVO).

Wo in IntelliVet

Akte → 🗄️ Archivieren · Patientenkarte → 🗑️ · Menü 🗑️ Papierkorb

Wer darf

Archivieren, Dearchivieren und Papierkorb: nur Admins. Löschen: wer den Patienten angelegt hat, oder ein Admin.

Modul

Für alle Praxen.

Hängt zusammen mit

Patienten, Rechnungen (bleiben immer), Tierhalter-Portal, Zusammenführen

Nicht verwechseln mit

Doppelte Einträge bereinigen – dafür nie löschen, sondern zusammenführen.

Welcher Weg wofür?

🗄️ Patientenakte archivieren (z. B. bei Versterben)

🗑️ Papierkorb – versehentlich Gelöschtes zurückholen

An einem Patienten hängt die ganze Krankengeschichte. Damit ein Fehlklick nicht endgültig ist, kommen gelöschte Patienten und gelöschte Befunde zunächst in den Papierkorb und bleiben dort 30 Tage wiederherstellbar.

• Letztes Tier eines Halters: Wird es gelöscht und hat der Halter keine Sättel bei Ihnen, wird auch der Besitzer-Datensatz mit in den Papierkorb gelegt – und beim Wiederherstellen mit zurückgeholt.
• Nicht im Papierkorb: einzeln gelöschte Bilder, Anamnesebögen und Berichte sowie beim Zusammenführen entfernte Dubletten. Diese Löschungen sind endgültig.
• Speicherplatz: Dateien im Papierkorb zählen weiter zu Ihrem Kontingent – sie sollen ja zurückholbar sein. Die Seite zeigt den belegten Platz; „Papierkorb leeren“ gibt ihn sofort frei. Nachts räumt IntelliVet abgelaufene Einträge automatisch auf.

Häufige Fragen

🔗 Doppelte Einträge zusammenführen

🔗 Als eigene Seite öffnen

Bucht ein Bestandskunde online mit einer anderen E-Mail-Adresse oder füllt er einen Anamnese-Link aus, kann ein zweiter Besitzer-Datensatz entstehen – und meist das Tier gleich mit. IntelliVet verhindert das, wo es sicher erkennbar ist, und hilft beim Bereinigen, wo nicht: erst die Besitzer zusammenführen, dann die Tiere.

Wofür

Zwei Einträge für denselben Halter bzw. dasselbe Tier zu einem machen, ohne dass Daten verloren gehen.

Wo in IntelliVet

Akte → Besitzerzeile → 🔗 Zusammenführen bzw. 🐾 Tier zusammenführen · Banner „⚠️ Möglicher Doppelkontakt“

Wer darf

Nur Admins.

Modul

Für alle Praxen.

Hängt zusammen mit

Online-Buchung, Anamnese-Link, Tierhalter-Portal, Löschen & Papierkorb

Nicht verwechseln mit

Löschen – ein doppeltes Tier zu löschen nimmt dessen Termine, Befunde und Pläne mit. Zum Bereinigen immer zusammenführen.

Was wirkt worauf?

Doppelte Besitzer zusammenführen

• Verdachtsfall: In der Akte erscheint für Admins das Banner „⚠️ Möglicher Doppelkontakt“ mit Zusammenführen… und Kein Duplikat (blendet den Hinweis dauerhaft aus).
• Jederzeit: 🔗 Zusammenführen neben dem Besitzernamen → zweiten Besitzer suchen (Name, E-Mail, Telefon) → festlegen, welcher bleibt → bestätigen.

Zum verbleibenden Besitzer wandern: alle Tiere, Rechnungen, Stempelkarten, Portal-Zugang und Portal-Nachrichten, Änderungsanträge, Anamnese-Einladungen, Einwilligungsanfragen, Umfragen, Verschreibungen, Berichte (samt Portal-Freigabe), stationäre Aufenthalte, WhatsApp-Gespräche, Sättel samt Leihen, Reitern, Anpassungen und Verkäufen sowie Aufgaben – IntelliVet erfasst dabei automatisch jede Tabelle, die an einem Besitzer hängt. Leere Felder des verbleibenden Besitzers (Anrede, Name, E-Mail, Telefon, Anschrift, abweichende Rechnungs-E-Mail) werden aus dem doppelten ergänzt. Einwilligungen gehen nicht verloren: Eine Datenschutz-Unterschrift oder ein WhatsApp-Opt-in des doppelten Datensatzes wird übernommen, wenn der verbleibende keins hat; ein Widerruf gilt weiter, wenn er nach der letzten Einwilligung erteilt wurde. Interne Notizen werden zusammengeführt. Alles geschieht in einem Schritt und wird protokolliert.

Doppelte Tiere zusammenführen

Mit einem doppelten Besitzer entsteht meist auch das Tier ein zweites Mal. Nach dem Zusammenführen der Besitzer stehen dann beide Einträge beim selben Halter, z. B. zweimal „Bella“.

• Vorschlag direkt nach dem Besitzer-Zusammenführen: Hat der Halter zwei Tiere mit gleichem Namen, öffnet sich sofort „🐾 Tier zusammenführen“. Vorgeschlagen bleibt der Eintrag mit mehr Daten. Ist es nicht dasselbe Tier: „Ist nicht dasselbe Tier“ – es wird nichts geändert.
• Jederzeit aus der Akte: 🐾 Tier zusammenführen neben dem Besitzernamen → „Mit welchem Tier desselben Besitzers ist es identisch?“.

Sie legen fest, welcher Eintrag bleibt, und sehen vorher, was umzieht („Von „Bella“ wandert zu „Bella“: 3 Termine, 1 Befund …“). Dann gilt:

• Es geht nichts verloren. Alles, was am doppelten Tier hängt – Termine und Terminserien, Befunde und Behandlungsserien, Rechnungen, Bilder, Videos, Anamnesen, Einwilligungen, Gesprächsnotizen, Berichte, Futter-, Therapie- und Übungspläne, Rationen, Verordnungen, stationäre Aufenthalte, Sattelchecks, Haustierärzte, Aufgaben –, wandert zum verbleibenden.
• Stammdaten: Leere Felder (Rasse, Geschlecht, Geburtsdatum, Farbe, Chip, Stockmaß, Stalladresse …) werden ergänzt, vorhandene nicht überschrieben. Beim Gewicht gilt der zuletzt erfasste Wert. Die Versicherung wird nur übernommen, wenn der verbleibende Eintrag keine hat. Notizen werden mit „— aus zusammengeführtem Eintrag —“ angehängt, Warnhinweise mit „ · “ verbunden.
• Erst danach wird der leere doppelte Eintrag gelöscht – endgültig, nicht über den Papierkorb. Geht etwas schief, wird gar nichts verändert („Zusammenführen fehlgeschlagen. Es wurde nichts verändert.“).

Zusammenführen geht nur bei Tieren desselben Besitzers. Gehören sie zu verschiedenen, führen Sie zuerst die Besitzer zusammen. Archivierte Akten lassen sich nicht zusammenführen – dearchivieren Sie sie vorher.

Häufige Fragen

👥 Kunden NEU

🔗 Als eigene Seite öffnen

Unter 👥 Kunden sehen Sie alle Besitzer und Rechnungskontakte Ihrer Praxis mit ihren Tieren. Ein Kunde braucht kein Tier: Reitställe, Vereine oder Hundeschulen, die nur Rechnungen bekommen, legen Sie hier direkt an.

Wofür

Kunden finden, anlegen und pflegen – auch ohne Tier; von hier aus Tiere, Rechnungen und Termine eines Kunden sehen.

Wo in IntelliVet

Menü 👥 Kunden · in der Akte auf den Besitzernamen klicken · im Rechnungsformular ＋ neuer Kunde

Wer darf

Praxisleitung und Therapeuten. Archivieren und Reaktivieren nur die Praxisleitung. Pflegekräfte sehen die Seite nicht.

Suchen und filtern

Das Suchfeld findet Kunden nach Name, Firma, Tiername, Ort, PLZ, Telefon und E-Mail – auch mit mehreren Wörtern („Sonnenhof Kiel“). Die Filter zeigen alle Kunden, nur die mit oder ohne Tier, Dubletten-Verdachtsfälle aus der Online-Buchung und archivierte Kunden.

Kunde anlegen – auch ohne Tier

＋ Neuer Kunde öffnet das Formular: Firma (optional), Anrede, Vor- und Nachname, Kontakt, Adresse und auf Wunsch eine abweichende E-Mail-Adresse für Rechnungen. Gibt es schon einen Kunden mit gleichem Namen, gleicher Firma oder gleicher E-Mail, fragt IntelliVet nach – so entstehen keine Doppelten. Tiere können Sie später über ＋ Tier anlegen in der Kundenansicht zuordnen.

Kundenansicht

Ein Klick auf einen Kunden zeigt Anschrift, Kontakt, Datenschutz-Status, seine Tiere (Klick öffnet die Akte), Rechnungen mit offenem Betrag und Termine. Von hier aus legen Sie ein Tier oder eine Rechnung für den Kunden an, bearbeiten die Stammdaten, führen Doppelte zusammen oder laden ihn ins Tierhalter-Portal ein. Änderungen an Name, Kontakt und Adresse gelten sofort für alle seine Tiere.

Archivieren statt löschen

Löschen ist nur möglich, solange nichts am Kunden hängt – keine Tiere, Rechnungen, Stempelkarten, Portal-Zugang usw. Kunden mit Rechnungen müssen Sie aufbewahren; sie lassen sich stattdessen 🗄️ archivieren (Praxisleitung, mit kurzem Grund). Archivierte Kunden verschwinden aus der Liste und aus der Besitzersuche in Rechnung und Patientenformular, alle Daten bleiben erhalten, und ↺ Reaktivieren holt sie zurück. Hat der Kunde noch aktive Tiere, archivieren Sie zuerst diese.

Wird das letzte Tier eines Kunden gelöscht, bleibt der Kunde erhalten, wenn er als Kunde angelegt wurde, Rechnungen hat oder einen Portal-Zugang besitzt.

📝 Anamnesebögen

🔗 Als eigene Seite öffnen

Ein Anamnesebogen ist ein Fragebogen, den Sie selbst zusammenstellen: Vorgeschichte, Medikamente, Sicherheitsfragen, Halterangaben. Meist füllt ihn der Tierhalter vorab aus – bei der Online-Buchung, über einen Link per Mail oder im Tierhalter-Portal. Sie können ihn aber auch selbst in der Akte ausfüllen. So kennen Sie die Vorgeschichte, bevor das Tier vor Ihnen steht, und übernehmen die Antworten mit wenigen Klicks in Befund oder Futterplan.

Wofür

Vorab-Informationen erheben – vom Halter oder von Ihnen –, ohne Papier und ohne Abtippen.

Wo in IntelliVet

Vorlagen: 🏥 Praxis-Einstellungen → Dokumente & Formulare → 📝 Anamnesebögen · Ausfüllen: Patientenakte → Reiter 📝 Anamnese · Versand ohne Termin: Dashboard → 📨 Anamnese versenden · Termin-Fenster → violetter Bereich 📝 Anamnesebögen

Wer darf

Vorlagen anlegen, ändern, deaktivieren: nur Admins. Bögen ausfüllen, bearbeiten, löschen und Einladungen versenden: alle Rollen außer Pflegekraft. Die Rolle „Pflegekraft“ hat keinen Zugriff.

Modul

Modul „Anamnesebögen“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Ohne das Modul sind Reiter, Einstellungsblock und Dashboard-Knopf ausgeblendet. Auch Links, die Kunden noch haben, die Online-Buchung, der Selbstservice und das Portal nehmen dann keine Bögen mehr an. Ausnahme: Bögen zu einem bereits vergebenen Neukunden-Termin.

Hängt zusammen mit

Online-Buchung (Bogen je Leistung), Neukunden-Termin, Tierhalter-Portal (Bogen anfordern), Befundbögen und Futterpläne (Antworten übernehmen), Patientenakte

Nicht verwechseln mit

Befundbogen (das dokumentieren Sie während der Behandlung, fester Aufbau), Behandlungsserie (Verlauf über mehrere Befunde), Bericht (freies Schreiben an Halter oder Tierarzt)

Anamnese, Befund, Serie, Bericht – was gehört wohin?

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Einrichten – eine Vorlage bauen

Die Bausteine

Vorlagen verwalten

In der Vorlagenliste stehen je Vorlage ein Abzeichen „Therapeut“ oder „Besitzer“ und vier Knöpfe: 📨 Bogen per Link versenden · 👁 deaktivieren/aktivieren · ✏️ bearbeiten · 🗑 löschen. Die Reihenfolge der Liste ergibt sich aus der Anlage; umsortieren lässt sie sich nicht.

Im Alltag – die fünf Wege, wie ein Bogen ausgefüllt wird

Daneben gibt es den Neukunden-Termin: Sie buchen am Telefon einen Termin für jemanden, der noch nicht in IntelliVet steht; der Kunde vervollständigt seine Daten über den Anamnese-Link, erst dann wird der Termin bestätigt.

Selbst ausfüllen (Weg 1)

Je Bogen in der Liste: 👁 ansehen, ✏️ bearbeiten, 📥 PDF (nur mit Modul „PDF-Export“), 🗑 löschen.

Online-Buchung (Weg 2)

Der Bogen erscheint im Buchungsschritt „3. Patient & Kontaktdaten“ – also nach der Wahl von Tag und Uhrzeit. Er hat keinen Einfluss auf freie Zeiten, Puffer oder die Doppelbuchungsprüfung. Pflichtfelder prüft der Server, bevor der Termin entsteht. Nach der Buchung hängt der Bogen am Termin und am Tier.

Hat das gewählte Tier bereits einen gültigen Bogen dieser Vorlage, sieht der Kunde nach der E-Mail-Bestätigung statt der Fragen: „✅ Ihr Bogen liegt uns bereits vor. Ausgefüllt am … · gültig bis … — Sie müssen keine Angaben erneut machen.“ Dabei zählt jeder Bogen dieser Vorlage – auch einer, den Sie selbst ausgefüllt haben.

Link zum Termin (Weg 3)

Voraussetzung ist die Einstellung „Anamnesebogen-Versand zulassen“ im Block Online-Terminbuchung der Praxis-Einstellungen. Dann steht beim Anlegen eines Termins das Häkchen „Anamnesebogen an Kunden senden“ – sofern die Leistung eine Besitzer-Vorlage hat. Der Kunde erhält eine eigene Mail (bei eingerichtetem WhatsApp zusätzlich dort). Im Termin-Fenster sehen Sie dann „📝 Anamnesebogen am … an den Kunden gesendet“ mit dem Zusatz „ausgefüllt“ oder „noch nicht ausgefüllt“. Ist ein früherer Bogen noch gültig, zeigt der Link nur: „Keine erneute Eingabe nötig“.

Bogen im Termin öffnen

Ist ein Bogen mit einem Termin verknüpft (Wege 2, 3 und Neukunden-Termin), erscheint im Termin-Fenster der violette Bereich 📝 Anamnesebögen. Ein Klick öffnet den Bogen – Sie müssen nicht erst die Akte suchen. Bögen, die Sie in der Akte anlegen, hängen an keinem Termin.

📨 Link ohne Termin – Bogen vor dem ersten Kontakt schicken

Ein neuer Kunde soll den Bogen ausfüllen, bevor es überhaupt einen Termin gibt? Dann brauchen Sie weder Halter noch Tier vorher anzulegen. Sie schicken nur einen Link; Halter, Tier und Bogen entstehen beim Absenden in einem Rutsch.

Was der Empfänger sieht

Eine Seite mit Ihrem Logo und Praxisnamen, ohne Login, in vier Schritten:

Die Seite speichert jede Eingabe nach etwa 1,5 Sekunden zwischen. Wer abbricht, macht über denselben Link weiter – auch an einem anderen Gerät.

Was beim Absenden passiert

• Halter: Gibt es die E-Mail-Adresse schon bei Ihnen, wird der bestehende Halter verwendet, sonst neu angelegt. Bei einem bestehenden Halter werden E-Mail, Telefon, Anschrift und Land nur ergänzt, wenn das Feld bisher leer war. Abweichende Angaben (E-Mail, Telefon, Anschrift, Land, WhatsApp-Nummer) überschreiben Ihre Stammdaten nicht, sondern werden zum Änderungsantrag: In der Akte erscheint „👤 Stammdaten-Änderung angefragt – aus dem Anamnesebogen“ mit alt → neu, auf dem Dashboard die Karte „Stammdaten-Änderungen zur Freigabe“. Sie übernehmen oder lehnen ab – auch ohne Modul Tierhalter-Portal. Je Halter gibt es einen offenen Antrag; weitere Abweichungen (oder ein Portal-Antrag) werden hineingeführt. Weil der Bogen nicht verifiziert ist, gleichen Sie die Angaben vor dem Übernehmen kurz ab. Eine E-Mail-Adresse, die schon zu einem anderen Kontakt gehört, wird nicht übernommen – führen Sie die Kontakte vorher zusammen. Eine WhatsApp-Einwilligung wird übernommen, aber nie über das Formular entzogen.
• Tier: Hat der Halter genau ein Tier mit diesem Namen bei Ihnen, landet der Bogen in dessen Akte. Leere Stammdaten werden ergänzt, nichts wird überschrieben. Weichen Rasse, Geschlecht, Geburtsdatum, Farbe, Chipnummer oder (beim Pferd) Stockmaß von Ihren Daten ab, entsteht wie bei den Kontaktdaten ein Änderungsantrag: In der Akte erscheint „🐾 Tierdaten-Änderung angefragt – aus dem Anamnesebogen“ mit vorher → nachher, auch ohne Modul Tierhalter-Portal. Groß- und Kleinschreibung zählen dabei nicht als Abweichung. Je Tier gibt es einen offenen Antrag; weitere Abweichungen oder ein Antrag aus dem Portal werden hineingeführt. Gibt es kein oder mehrere gleichnamige Tiere, wird ein neues Tier angelegt. Mit 📋 Anfordern in der Akte ist der Bogen fest an das Tier gebunden, Name und Tierart sind dann vorausgefüllt. Entsteht doch eine Dublette, hilft Tier zusammenführen.
• Gewicht ist eine neue Messung und landet direkt in den Stammdaten des Tiers. Das Stockmaß wird ergänzt, wenn es fehlt; ein abweichendes geht als Antrag an Sie (siehe oben). Ein unlesbares Stockmaß (außerhalb von 50–230 cm) oder ein ungültiges Geburtsdatum meldet das Formular, statt es still zu verwerfen.
• Bogen wird am Tier gespeichert, die Einladung auf Eingereicht gesetzt; der Link ist danach verbraucht.

Erinnerungen und Einladungsliste

Unter den Vorlagen liegt der Block „Erinnerungen für versendete Einladungen“: 1./2./3. Reminder (Tage) – Standard 3, 7 und 14 Tage – und Gültigkeit (Tage) des Links, Standard 30. Jede Stufe wird einmal verschickt, zwischen zwei Erinnerungen liegen mindestens 24 Stunden. Danach verfällt der Link.

Die Liste „Versendete Einladungen“ zeigt den Status:

• Offen – noch nicht abgeschickt; die Zahl versandter Erinnerungen steht dabei
• Eingereicht – abgeschickt, mit Verweis auf den Patienten
• Abgelaufen – Gültigkeit vorbei; ein neuer Versand erzeugt einen neuen Link
• Widerrufen – von Ihnen zurückgezogen

Bei offenen Einladungen: ↻ Erneut senden (z. B. wenn die Mail im Spam lag – zählt nicht als Erinnerungsstufe) oder ✕ Widerrufen.

⏱️ Gültigkeitszeitraum – nicht jedes Mal neu fragen

Mit dem Gültigkeitszeitraum legen Sie pro Vorlage fest, wie viele Monate ein ausgefüllter Bogen als aktuell gilt. Leer oder 0 heißt: einmal ausgefüllt, gilt für immer.

• Akte → 📝 Anamnese: gültig bis 12.08.2026 oder abgelaufen — neu ausfüllen; ohne Zeitraum kein Badge.
• Online-Buchung: Felder werden ausgeblendet, solange ein gültiger Bogen für das gewählte Tier vorliegt.
• Link zum Termin: zeigt „Keine erneute Eingabe nötig“ – aber nur bei Vorlagen mit Zeitraum. Bei unbegrenzten Vorlagen wird über diesen Weg erneut gefragt.

„Gültig bis“ wird immer aus Ausfülldatum plus aktuellem Zeitraum der Vorlage berechnet. Ändern Sie den Zeitraum, gilt das sofort auch für alle bereits ausgefüllten Bögen.

📋 Antworten in Befund und Futterplan übernehmen

Öffnen Sie einen Befundbogen oder Futterplan für ein Tier mit Anamnesen, steht oben ein grüner Balken:

Aufgeklappt sehen Sie jede beantwortete Frage. Je Antwort:

• → Einfügen in Feld… – wählen Sie das Zielfeld (z. B. Vorgeschichte, auch eigene Befundfelder). Die Antwort wird angehängt; was schon im Feld steht, bleibt.
• 📋 – kopiert die Antwort in die Zwischenablage.

Mit ✓ Übernommen markieren Sie einen Bogen als abgearbeitet; er verschwindet dann aus dem Balken („offen“ heißt hier: noch nicht übernommen). In der Ansicht eines Bogens lässt sich das mit „↻ Wieder als offen markieren“ zurücknehmen. Das gilt für alle Bögen am Tier, egal über welchen Weg sie ausgefüllt wurden.

Grenzen & Hinweise

• Ausgefüllte Bögen löschen ist endgültig. 🗑 an einem Bogen („Anamnesebogen wirklich löschen?“) entfernt ihn sofort, ohne Papierkorb. Der Papierkorb greift nur, wenn das ganze Tier gelöscht wird.
• Vorlage ändern: Ansicht und PDF eines ausgefüllten Bogens zeigen die Fragen so, wie sie beim Ausfüllen lauteten. Nur sehr alte Bögen ohne gespeicherte Kopie greifen auf die aktuelle Vorlage zurück.
• Im Tierhalter-Portal sieht der Halter keine ausgefüllten Anamnesen – nur offene Anforderungen als Aufgabe.
• Bögen aus der Akte lassen sich keinem Termin zuordnen.
• Datenschutz: Links bestehen aus 64 zufälligen Zeichen und gelten nur einmal. Die Einwilligung wird mit Zeitpunkt und einem Hash der IP-Adresse beim Halter gespeichert. In Fehlerprotokollen wird der Link unkenntlich gemacht.

Häufige Fragen

🩺 Befundbögen

🔗 Als eigene Seite öffnen

Der Befundbogen ist Ihre Behandlungsdokumentation: Was haben Sie gesehen, ertastet, im Gangbild beobachtet – und was haben Sie gemacht? Pro Termin schreiben Sie einen Bogen. Aus ihm entstehen zwei Dokumente: das Befund-PDF (fachlich, z. B. für den Haustierarzt) und das Besitzer-Handout (verständlich, mit Hausaufgaben für den Halter). Mehrere Bögen eines Tiers ergeben eine Behandlungsserie mit Verlaufsvergleich.

Wofür

Untersuchung und Behandlung je Termin strukturiert dokumentieren; daraus Befund-PDF und Besitzer-Handout erzeugen.

Wo in IntelliVet

Menü 🩺 Befundbögen → + Neuer Befund · Patientenakte → + Neuer Befund · Tagestafel → 🩺 Befund starten · Dashboard → + Neuer Befund

Wer darf

Anlegen und Ansehen: alle Rollen außer Pflegekraft. Bearbeiten und Löschen: wer den Befund angelegt hat, oder ein Admin.

Modul

Modul „Befundbögen“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Ohne Modul lassen sich keine neuen Befunde anlegen; die Knöpfe „+ Neuer Befund“ sind dann ausgegraut und mit ⭐ markiert. Vorhandene Befunde bleiben lesbar und bearbeitbar. PDF, Handout und Mailversand brauchen zusätzlich das Modul „PDF-Export“.

Hängt zusammen mit

Eigene Befundfelder, Behandlungsserien & Verlauf, Anamnese-Antworten übernehmen, Therapieplan (Leiste im Bogen), KI-Diktat, Textbausteine, Heim-Übungen, Tierhalter-Portal (Handout)

Nicht verwechseln mit

Anamnesebogen (Vorab-Fragebogen, meist vom Halter) · Bericht (freier Brief ohne festes Schema) · Therapieplan (Heilungsphasen über Wochen, kein Termin-Protokoll)

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Einen Befund anlegen

Im Reiter Allgemein wählen Sie den Befundtyp. Angeboten wird, was zur Tierart passt: beim Hund Hund / Andere / TCM, beim Pferd Pferd / Andere / TCM, bei der Katze Katze / Andere / TCM, bei allen anderen Tierarten Andere / Katze / TCM. Vorbelegt ist jeweils der erste Eintrag. Der TCM-Bogen passt seine Druckpunkte an Hund oder Pferd an.

Die Reiter

Oberhalb der Reiter erscheinen, wenn vorhanden: die Leiste des aktiven Therapieplans (Phase, Ziel, Vorsicht) und der Balken mit offenen Anamnesen. Mit Modul „KI-Diktierfunktion“ steht im Kopf der Knopf Diktieren (KI-Diktat).

🔁 Folgebefund anlegen

Für jeden weiteren Termin desselben Tiers setzen Sie im Reiter Allgemein den Haken Folgebefund; daraufhin erscheint das Feld Nummer (1, 2, 3 …). Der Erstbefund hat keine Nummer.

Haben Sie eine Folgefrist für Behandlungsserien eingestellt, schlägt IntelliVet Haken und Nummer selbst vor („Vorschlag: Folgebefund 3 zur Serie vom …“ bzw. „Vorschlag: Erstbefund“). Das ist nur ein Vorschlag – Sie können beides frei ändern. Ohne Folgefrist tragen Sie beides von Hand ein.

Reiter Behandlung – Befunde nicht doppelt schreiben

Über der Behandlungsliste steht das Feld „Befunde aus dem Befundbogen übernehmen“: alle Befundzeilen, Markierungen der Körperkarte und Werte eigener Felder als Chips. Ein Klick legt daraus eine neue Behandlungszeile an, Sie ergänzen nur noch Maßnahme und Hausaufgabe. Übernommene Befunde verschwinden aus den Chips. Mit + Leere Zeile legen Sie eine Behandlung ohne Befund an.

Jede Zeile hat den Haken im Handout zeigen (Standard: an) und das Feld 🏠 Hausaufgabe für Besitzer. Häufige Hausaufgaben legen Sie als Textbausteine an (z. B. Kürzel hawarm + Tab → „3× täglich 5 Min Wärmeauflage auf den Rücken“); Textbausteine gelten praxisweit.

📄 Besitzer-Handout

Das Handout ist der Behandlungsbericht für den Halter. Es hat drei Abschnitte mit gemeinsamer Nummerierung, damit der Halter sieht, was zusammengehört:

Danach folgen – je nach Schalter – weitere Empfehlungen, Trainingsempfehlungen, der Heim-Übungsplan, Ihre Abschluss-Nachricht, die Folgetermin-Empfehlung und am Ende der Haftungsausschluss.

Reiter 📄 Handout: „✍️ Was Ihr Kunde liest“

Außerdem im Reiter:

• Persönliche Abschluss-Nachricht (optional, Textbausteine nutzbar) – wird nach den Hausaufgaben gedruckt.
• Folgetermin empfohlen in … Wochen (optional, 1–104).
• Was außerdem ins Handout kommt: Schalter für Empfehlungen, Trainingsempfehlungen, Heim-Übungsplan.
• Im Tierhalter-Portal freigeben (nur mit Modul „Tierhalter-Portal“). Vorbelegt nach der Praxis-Einstellung „Neue Handouts automatisch im Tierhalter-Portal freigeben“.
• 🔍 Übersicht: was landet im Handout – Kontrolle vor dem Versand.

Praxisweite Texte: Einleitung und Haftungsausschluss

Unter 🏥 Praxis-Einstellungen → Standardtexte → Besitzer-Handout pflegen Sie einmalig Handout-Einleitung (über dem ersten Abschnitt) und Handout-Haftungsausschluss (am Ende) – getrennt vom Futterplan-Haftungsausschluss. In beiden Texten werden Platzhalter ersetzt (nicht in der Abschluss-Nachricht):

Logo: Ohne aktives Briefpapier steht Ihr Praxislogo blass (5 % Deckkraft) in der Seitenmitte. Mit Briefpapier übernimmt dieses den Hintergrund.

Befund-PDF und Handout versenden

Öffnen Sie den gespeicherten Befund (🩺 Befundbögen → Ansehen, oder aus der Historie der Akte). In der Fußleiste:

Jeder Versand wird am Befund vermerkt. In der Akte steht dann „Befund versendet <Datum>“ bzw. „Handout versendet <Datum>“, der Empfänger im Tooltip. So sehen Sie auf einen Blick, was noch nicht rausgegangen ist.

⛶ Vollbild – konzentriert arbeiten

Oben rechts im Befundbogen sitzt der Knopf ⛶. Damit füllt der Bogen den ganzen Bildschirm, der Inhalt steht mittig in lesbarer Breite; auf Tablet und Computer blendet der Browser zusätzlich seine eigene Leiste aus. 🗗 beendet das Vollbild.

• IntelliVet merkt sich die bildschirmfüllende Ansicht: Der nächste Befund öffnet wieder so.
• Das Browser-Vollbild (ohne Adressleiste) startet nur per Klick und endet beim Schließen des Befunds. Esc beendet es jederzeit.
• Auf dem Handy ist der Bogen ohnehin bildschirmfüllend – dort gibt es den Knopf nicht. Safari auf dem iPhone kennt kein Browser-Vollbild.

Anatomische Körperkarte

Auf einer Silhouette des Tiers setzen Sie nummerierte Markierungen und schreiben zu jeder eine Notiz, z. B. „Blockade L3/L4“. Die Karte ist eine persönliche Einstellung: ⚙️ Meine Einstellungen → Befundbogen → „Anatomische Körperkarte anzeigen“. Sie wirkt nur für Ihr eigenes Konto.

• Erscheint im Reiter Befunde bei Hund, Pferd und Katze (Katzen auf der Hunde-Silhouette).
• ◀ Links / Rechts ▶ wechselt die Körperseite; Markierungen werden je Seite gespeichert.
• Klick bzw. Tipp auf die Silhouette setzt einen Punkt, darunter erscheint das Notizfeld. × entfernt ihn, die übrigen werden neu nummeriert.
• Im Befund-PDF bekommt jede Seite eine eigene Seite mit Silhouette und Legende.

Grenzen & Hinweise

• Speichern: Neue Befunde sichert IntelliVet automatisch als Entwurf (siehe Auto-Save & Entwürfe). In der Liste stehen sie mit „📝 Entwurf · von <Name>“ und lassen sich von dort weiterbearbeiten. Bereits gespeicherte Befunde werden beim Bearbeiten erst mit Speichern geändert.
• Gleichzeitig bearbeiten: Öffnet eine Kollegin einen Befund, den Sie gerade bearbeiten, sieht sie „🔒 Wird gerade von <Name> bearbeitet … Nur-Ansicht“. Admins können die Sperre aufheben. Würde trotzdem eine veraltete Fassung gespeichert, fragt IntelliVet nach („Neu laden“ / „Meine Version übernehmen“) – es wird nichts still überschrieben.
• Löschen: 🗑️ verschiebt den Befund für 30 Tage in den Papierkorb. War er der letzte seiner Serie, endet die Serie.
• Im Tierhalter-Portal sieht der Halter nur freigegebene Handouts, nie den Befund selbst und keine Entwürfe.
• Archivierte Akten: Befunde lassen sich dort nicht mehr anlegen oder ändern (Archivieren).

Häufige Fragen

🩺 Eigene Befundfelder

🔗 Als eigene Seite öffnen

Der Befundbogen hat einen festen Aufbau. Dokumentieren Sie regelmäßig etwas, das dort fehlt – etwa „Sattellage“, „Hufbefund“ oder „Schmerzskala“ –, legen Sie dafür ein eigenes Feld an. Es erscheint im gewählten Reiter des Bogens, wird im Befund-PDF gedruckt und lässt sich diktieren wie die eingebauten Felder.

Wofür

Den Befundbogen um eigene Felder ergänzen, ohne dass dafür programmiert werden muss.

Wo in IntelliVet

🏥 Praxis-Einstellungen → Dokumente & Formulare → 🩺 Eigene Befundfelder → + Neues Feld

Wer darf

Felder anlegen, ändern, sortieren, deaktivieren: nur Admins. Ausfüllen: alle, die Befunde schreiben.

Modul

Modul „Eigene Befundfelder“ – unter 🧩 Module zubuchbar (setzt sinnvollerweise „Befundbögen“ voraus).

Hängt zusammen mit

Befundbögen, KI-Diktat, Anamnese-Antworten übernehmen (eigene Felder sind Einfügeziel)

Nicht verwechseln mit

Bausteinen eines Anamnesebogens – die bauen einen eigenen Fragebogen; eigene Befundfelder ergänzen den bestehenden Befundbogen.

So funktioniert es

Ein Feld besteht aus Bezeichnung, Bereich (in welchem Reiter es steht), Feldtyp und Befundtyp (bei welchen Bögen es erscheint). Welche Felder ein Bogen zeigt, entscheidet IntelliVet beim Öffnen anhand der aktuell aktiven Felder – nicht anhand des Datums, an dem der Bogen angelegt wurde.

Was wirkt worauf?

Einrichten

Grenzen & Hinweise

• „Pflichtfeld“ ist im Bogen mit * markiert. Beim Speichern meldet IntelliVet leere Pflichtfelder mit Namen. Checkboxen haben immer eine Antwort (Ja/Nein) und zählen nicht. Die Entwurfs-Sicherung im Hintergrund prüft keine Pflichtfelder.
• Nicht im Handout. Eigene Felder gehen nur ins Befund-PDF. Für den Halter übernehmen Sie den Wert über den Chip als Behandlungszeile und formulieren ihn im Reiter Handout.
• Deaktivieren statt löschen: Ein Feld wird nie endgültig gelöscht. Bereits erfasste Werte bleiben in ihren Befunden und PDFs sichtbar, damit Ihre Dokumentation vollständig bleibt.
• Ohne Modul (z. B. nach Abbestellen) sind die Felder gesperrt; vorhandene Werte bleiben lesbar.

Häufige Fragen

🔁 Behandlungsserien & Verlauf

🔗 Als eigene Seite öffnen

Viele Praxen rechnen den Erstbefund anders ab als die Folgebehandlungen und beginnen wieder mit einem Erstbefund, wenn ein Tier längere Zeit nicht da war. Mit einer Folgefrist zählt IntelliVet das für Sie mit: Es fasst die Befundbögen eines Tiers zu einer Serie zusammen, schlägt beim nächsten Bogen Erst- oder Folgebefund vor, erinnert Sie, bevor die Frist abläuft, und zeigt im Reiter 🔁 Verlauf, was sich über die Serie verändert hat.

Wofür

Erst- und Folgebefunde sauber zuordnen, auslaufende Fristen rechtzeitig sehen, den Behandlungsverlauf auf einen Blick zeigen – auch dem Halter oder Tierarzt.

Wo in IntelliVet

Einschalten: 🏥 Praxis-Einstellungen → Termine & Leistungen → Termin-Einstellungen → „Folgefrist für Behandlungsserien (Tage)“ · Anzeige: Patientenakte → 📋 Historie und 🔁 Verlauf · Patientenliste (Abzeichen) · Aufgaben

Wer darf

Frist einstellen: wer die Praxis-Einstellungen bearbeiten darf (Admin). Serien und Verlauf sehen: alle, die Befunde sehen. KI-Zusammenfassung freischalten: nur Admin.

Modul

Für alle Praxen, die Befundbögen nutzen. Die KI-Zusammenfassung braucht das Modul „KI-Diktierfunktion“.

Hängt zusammen mit

Befundbögen und Folgebefund, Termine (die Frist zählt ab dem letzten Termin), Aufgabe „Folgefrist läuft ab“, KI-Diktat

Nicht verwechseln mit

Therapieplan (geplante Heilungsphasen ab einem Tag 0; die Serie dagegen ergibt sich nachträglich aus Ihren Befunden) · Stempelkarten (Bonus für Kunden, nichts mit der Dokumentation)

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Einrichten

Unter 🏥 Praxis-Einstellungen → Termine & Leistungen → Termin-Einstellungen tragen Sie bei „Folgefrist für Behandlungsserien (Tage)“ Ihre Frist ein – etwa die Zahl der Tage, nach der Sie wieder einen Erstbefund abrechnen. Solange das Feld leer ist, verhält sich alles wie ohne Serien.

Im Alltag

Der Vorschlag im Befundbogen

Legen Sie einen neuen Befund für ein Tier an, steht im Reiter Allgemein zum Beispiel:

• „Letzte Behandlung vor 21 Tagen — innerhalb Ihrer Folgefrist von 90 Tagen. Vorschlag: Folgebefund 3 zur Serie vom …“
• „… die Folgefrist von 90 Tagen ist überschritten. Vorschlag: Erstbefund — es beginnt eine neue Serie.“
• „Für dieses Tier ist noch kein Termin erfasst. Vorschlag: Erstbefund.“

Haken und Nummer werden vorbelegt – aber nur, wenn Sie noch nichts eingetragen haben. Es bleibt ein Vorschlag: „Häkchen und Nummer können Sie frei ändern.“ IntelliVet sperrt nichts.

Wo Sie die Serie sehen

• Akte → 📋 Historie, oben: „Behandlungsserie läuft · seit … · 4 Behandlungen · 3 Befunde · Frist läuft in 23 Tagen ab“ (bzw. „Behandlungsserie beendet“).
• Patientenliste: Abzeichen „🔁 Serie“ – grün, solange Zeit ist; gelb mit „noch N T.“, wenn die Frist in 14 Tagen oder weniger endet.
• Aufgaben: 14 Tage vor Fristende entsteht – falls noch kein Folgetermin gebucht ist – die Aufgabe „Folgefrist läuft ab – Bella (bis 11.10.)“, zugewiesen an den Therapeuten der Serie. Details unter Aufgaben.

📈 Der Verlauf – was hat sich verändert?

Sobald ein Tier eine Serie hat, erscheint in der Akte der Reiter 🔁 Verlauf („Behandlungsverlauf“). Ab dem zweiten Befund der Serie beantwortet er die Frage, die man sonst aus mehreren Bögen zusammensucht: Was ist besser geworden, was ist geblieben, was ist neu? Bei nur einem Befund steht dort „Ein Verlauf entsteht ab dem zweiten Befund dieser Serie.“

• Kurzüberblick vom ersten zum letzten Befund, z. B. „4 nicht mehr vorhanden · 1 neu · 2 unverändert · Gangbild in 3 von 8 Punkten verändert“.
• Je Körperregion: „✓ weg“, „• bleibt“, „+ neu“.
• TCM-Bögen: Druckpunkte „✓ frei“, „+ neu“, „↻ geändert“, „• bleibt“. Mischt eine Serie TCM- und andere Bögen, wird jede Art für sich verglichen.
• Verlaufsmatrix über die ganze Serie: Befunde als Zeilen, Termine als Spalten – was sich löst und was hartnäckig bleibt.
• 📄 Als PDF – öffnet eine Druckansicht „Behandlungsverlauf“ im Browser (Pop-ups erlauben), zum Speichern als PDF oder Ausdrucken für Halter oder Haustierarzt.

Entwürfe zählen nicht mit. Auf der Tagestafel zeigt der Knopf 🔁 Verlauf („Was war beim letzten Mal?“) dieselben Informationen direkt am Termin.

✨ Zusammenfassung per KI

Mit dem Modul „KI-Diktierfunktion“ steht im Verlauf der Knopf ✨ Zusammenfassung erzeugen: zwei bis vier Sätze zum Verlauf, nur auf Knopfdruck, nie automatisch. Ist die KI in Ihrer Praxis noch nicht freigeschaltet, erscheint zuerst die Einwilligung zur Übermittlung an OpenAI – zustimmen kann nur ein Admin (siehe KI-Diktat).

• Die KI bekommt nicht die Akte, sondern nur die oben berechneten Veränderungen.
• Tier-, Halter- und Praxisnamen werden nicht übermittelt. Die Befundtexte selbst gehen mit – steht dort ein Name im Freitext, geht er mit. Schreiben Sie Namen deshalb nicht in Befundzeilen.
• Das Ergebnis ist als „Von KI erzeugt — kann Fehler enthalten“ gekennzeichnet. Bitte gegenlesen, bevor Sie es weitergeben.
• Voraussetzung sind mindestens zwei Befunde derselben Art in der Serie.

Grenzen & Hinweise

• Die Serie erkennt keine Diagnosen – sie folgt nur Frist und Befunden. Kommt ein Tier innerhalb der Frist wegen etwas ganz anderem, schlägt IntelliVet trotzdem Folgebefund vor; nehmen Sie dann den Haken heraus.
• Der Verlauf vergleicht Textzeilen. Formulieren Sie gleiche Befunde möglichst gleich (Textbausteine helfen), dann ist der Vergleich am genauesten.
• Archivierte Tiere bekommen keine Fristen-Aufgaben.

Häufige Fragen

📃 Berichte & freie Dokumente (Zusatzmodul)

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Nicht alles passt in einen Befundbogen: der Überweisungsbrief an die Fachtierärztin, eine kurze Zusammenfassung für die Versicherung, eine Notiz an den Halter. Dafür schreiben Sie in der Akte einen Bericht – freier Text, als Brief nach DIN 5008 gesetzt, mit Ihrem Briefkopf oder Briefpapier. Sie können ihn als PDF ausgeben, per Mail versenden und im Tierhalter-Portal freigeben.

Wofür

Freie Schreiben zu einem Tier – an Halter, Tierarzt oder Dritte –, ohne Word und ohne Abtippen der Stammdaten.

Wo in IntelliVet

Patientenakte → Reiter 📃 Berichte → + Neuer Bericht · Vorlagen: 🏥 Praxis-Einstellungen → Dokumente & Formulare → Dokument-Vorlagen

Wer darf

Schreiben, versenden, im Portal freigeben: alle Rollen außer Pflegekraft. Bearbeiten und löschen: wer den Bericht angelegt hat, oder ein Admin. Dokument-Vorlagen pflegen: nur Admins.

Modul

Modul „Berichte & freie Dokumente“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Ohne Modul zeigt der Reiter einen Hinweis. 🎤 Diktieren braucht zusätzlich „KI-Diktierfunktion“, 🐾 Portal das Modul „Tierhalter-Portal“.

Hängt zusammen mit

Textbausteine, KI-Diktat, Tierhalter-Portal, White-Label (Absender), Briefpapier in den Praxis-Einstellungen, Haustierarzt-Kartei in der Akte

Nicht verwechseln mit

Befund-PDF (feste Struktur aus dem Befundbogen) · Besitzer-Handout (Behandlungsbericht mit Hausaufgaben, entsteht aus dem Befund) · Gesprächsnotizen (interne Notizen, gehen nicht hinaus)

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Im Alltag – einen Bericht schreiben

Per E-Mail senden

✉️ Senden öffnet „Bericht per E-Mail senden“. Empfänger:

• Besitzer / Tierhalter – Adresse aus der Akte.
• Haustierarzt / Fachtierarzt – ohne Auswahl der erste Haustierarzt des Tiers, sonst ein beliebiger Tierarzt aus der Kartei.
• Freie E-Mail-Adresse.

Der Bericht geht als PDF-Anhang hinaus, der Absender richtet sich nach Ihrem Mailversand (mit White-Label über Ihre eigene Domain). In der Liste steht danach „✉️ versendet <Datum>“, die Adresse im Tooltip; ungesendete Berichte zeigen „✉️ nicht versendet“.

Im Tierhalter-Portal freigeben

🐾 Portal gibt einen finalen Bericht frei; er erscheint im Tierhalter-Portal unter der Kachel 📃 Berichte zum Download. Ein zweiter Klick nimmt die Freigabe zurück. Entwürfe erscheinen nie im Portal.

Dokument-Vorlagen einrichten

Unter 🏥 Praxis-Einstellungen → Dokumente & Formulare → Dokument-Vorlagen („Vorlagen für freie Berichte, z. B. Überweisungsbrief“) legen Admins Vorlagen an: Name, Kategorie, Inhalt (Markdown). Sie stehen allen in der Praxis unter „Vorlage einfügen“ zur Verfügung. Änderungen an einer Vorlage betreffen nur künftige Berichte – der Text wird beim Einfügen kopiert.

Grenzen & Hinweise

• Löschen ist endgültig. Ein gelöschter Bericht („Bericht … wirklich löschen?“) landet nicht im Papierkorb.
• Verschlüsselt: Inhalt und Anschrift eines Berichts sowie der Inhalt der Dokument-Vorlagen liegen verschlüsselt in der Datenbank.
• Archivierte Akten: Vorhandene Berichte lassen sich ansehen, als PDF öffnen und versenden. Neue Berichte, Änderungen, Löschen und die Portal-Freigabe sind gesperrt, bis ein Admin die Akte dearchiviert – einen abschließenden Brief schreiben Sie deshalb vor dem Archivieren.
• Portal-Freigabe setzt voraus, dass das Tier einen Besitzer-Datensatz hat.

Häufige Fragen

🩹 Therapieplan mit Heilungsphasen NEU

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Nach einer OP oder Verletzung heilt Gewebe in Phasen – und in jeder Phase passt eine andere Therapie. Der Therapieplan bildet genau das ab: Sie legen einmal fest, welche Phasen es gibt, was in jeder Phase das Ziel ist, welche Therapieformen Sie einsetzen, was das Tier darf und woran Sie erkennen, dass es weitergehen kann. IntelliVet rechnet daraus für jedes Tier jeden Tag aus, wo es laut Kalender stehen sollte und wo es tatsächlich steht – und zeigt das überall dort, wo Sie es brauchen: in der Akte, im Befundbogen, in Ihren Aufgaben, im PDF für den Tierarzt und im Portal Ihrer Kundschaft.

Wofür

Reha nach OP, Verletzung oder Erkrankung über Wochen und Monate führen: wo das Tier stehen sollte, wo es steht, was es darf, was als Nächstes kommt.

Wo in IntelliVet

Seitenleiste 🩹 Therapiepläne (Reiter Laufend, Beendet, Vorlagen, Therapieformen) · Patientenakte → Reiter 🩹 Therapieplan → ＋ Neuer Therapieplan

Wer darf

Praxisleitung und Therapeuten legen an und ändern. Pflegekräfte ändern nichts – ihre Oberfläche zeigt ohnehin nur den Stationär-Bereich. Siehe Wer darf was?

Modul

Für alle Praxen. „Übungen in dieser Phase“ gibt es nur mit dem Modul „Heim-Übungspläne“, die Portal-Kachel nur mit dem Modul „Tierhalter-Portal“.

Hängt zusammen mit

Befundbögen (Leiste oben), Aufgaben (Phasenwechsel, Meilensteine), Heim-Übungs-Bausteine, Tierhalter-Portal (Kachel „🩹 Reha-Plan“), Behandlungsserien

Nicht verwechseln mit

Den Futterplänen (📋 Futterpläne) – das sind Fütterungs- und Ergänzungskonzepte als PDF, ein eigenes Modul ohne Phasen. Und mit dem Heim-Übungsplan aus dem Befund – der läuft im Portal getrennt unter „Meine Übungen“ und wird abgehakt; die Übungen einer Phase dagegen nicht.

Das Prinzip in drei Sätzen

Die Begriffe

Was wirkt worauf?

Die wichtigste Frage beim Einrichten: Wenn ich hier etwas eintrage – wo zeigt es sich?

Einrichten – Schritt für Schritt

Im Verlauf arbeiten

Wo der Plan überall auftaucht

Was der Tierhalter sieht – und was nicht

Die Kachel 🩹 Reha-Plan erscheint im Portal nur, solange für eines seiner Tiere ein Plan läuft, der fürs Portal freigegeben ist.

Der Halter sieht immer die tatsächliche Phase. Haken Sie in der Praxis die Kriterien ab, sieht er beim nächsten Öffnen die neuen Regeln und Übungen – ohne dass Sie etwas verschicken müssen. Plan nicht im Portal? Haken „Im Tierhalter-Portal zeigen“ im Plan herausnehmen.

Was automatisch passiert – und wann

PDF „Reha-Verlauf“

Der Knopf 📄 PDF am Plan erzeugt einen Verlaufsbericht auf Ihrem Briefkopf – oder auf Ihrem eigenen Briefpapier, wenn unter Praxis-Einstellungen bei „Briefpapier verwenden für“ der Haken Berichte / freie Dokumente gesetzt ist (nicht „Futterpläne“). Inhalt: Patient mit Tierart, Rasse, Geschlecht und Geburtsjahr, Besitzer, OP-Datum, Diagnose, „Behandelt von“; der Stand am heutigen Tag (laut Zeit, tatsächlich, Abweichung); alle Phasen mit Zeitraum, Stand, Ziel, Therapie, Belastung und Vorsicht; die Meilensteine; die Messwerte als Kurven mit Seitenvergleich. Im Fuß Ihre Praxisdaten und „Seite x von y“. Ideal als Rückmeldung an den überweisenden Tierarzt.

Wer darf was?

Praxisleitung und Therapeuten legen Vorlagen und Pläne an, haken ab und erfassen Messungen. Pflegekräfte können nichts ändern; ihre Oberfläche zeigt nur den Bereich Stationär. Ist die Praxis eingeschränkt, ist Bearbeiten gesperrt. Archivierte Akten sind schreibgeschützt.

Ein Beispiel von Anfang bis Ende

Häufige Fragen

🏋️ Heim-Übungspläne

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Sie verordnen Übungen für zu Hause direkt im Befund. Der Tierhalter bekommt daraus im Tierhalter-Portal einen Plan, den er täglich abhakt und kommentiert. Schwierigkeiten und Auffälligkeiten landen auf Ihrem Dashboard – Sie können nachsteuern, statt erst beim nächsten Termin zu erfahren, wie es lief.

Wofür

Hausaufgaben zwischen den Terminen: verordnen, mit Video oder Link erklären, Umsetzung und Rückmeldung verfolgen.

Wo in IntelliVet

Befundbogen → Abschnitt 🏋️ Heim-Übungen (unter „Trainingsempfehlungen“) · Bibliothek: 🏥 Praxis-Einstellungen → Übungs-Bausteine → 🏋️ Bausteine verwalten oder im Befund „Bausteine verwalten“ · Akte → Reiter 🏋️ Übungen · Dashboard-Karte Übungs-Rückmeldungen

Wer darf

Praxisleitung und Therapeuten. Pflegekräfte haben keinen Zugriff. Die Praxis-Einstellungen sieht nur die Praxisleitung – Therapeuten erreichen die Bausteine über den Befund.

Modul

Modul „Heim-Übungspläne“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Damit der Tierhalter den Plan sieht, braucht es zusätzlich das Modul „Tierhalter-Portal“ und einen Portal-Zugang des Besitzers. Endet das Modul (Kündigung wirkt zum Ende des bezahlten Zeitraums), verschwinden die Übungen aus dem Portal; die Pläne bleiben in der Akte erhalten.

Hängt zusammen mit

Befundbögen (dort entsteht der Plan, im Handout steht er mit), Tierhalter-Portal (Kachel „🏋️ Meine Übungen“), Therapieplan (Bausteine als „Übungen in dieser Phase“), Dashboard

Nicht verwechseln mit

Den Übungen einer Therapieplan-Phase: Die stehen im Portal unter „🩹 Reha-Plan“, wechseln automatisch mit der Phase und lassen sich nicht abhaken. Und mit dem Freitextfeld „Trainingsempfehlungen“ im Befund – das steht nur im Handout.

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Einrichten: Bausteine anlegen

Im Alltag

Grenzen & Hinweise

• Ein Plan je Tier – mehrere parallele Übungspläne gibt es nicht. Die Phasen-Übungen eines Therapieplans laufen davon getrennt.
• Kein Enddatum: Ein Plan läuft, bis ein neuer Befund ihn ablöst.
• Keine Push-Nachricht an die Praxis: Rückmeldungen sehen Sie über Dashboard und Akte.
• Baustein-Texte ändern wirkt nur auf künftige Befunde; laufende Pläne behalten ihren Text. Video/Foto dagegen wirkt sofort überall.
• Die Rückmeldungen des Halters sind Teil der Akte und liegen nur in Ihrer Praxis.

Häufige Fragen

📋 Futterpläne

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Ein Futterplan ist ein schriftliches Fütterungs- und Ergänzungskonzept für ein Tier: Sie erfassen im Fragekatalog, wie das Tier gehalten und gefüttert wird, und schreiben daraus Ihre Empfehlung – was innerlich gegeben, was äußerlich angewendet wird, welche Mittel in welcher Dosierung, wo man sie bekommt. Am Ende steht ein mehrseitiges PDF auf Ihrem Logo oder Briefpapier, das Sie dem Besitzer mitgeben oder per E-Mail schicken.

Wofür

Fütterungsberatung und Ergänzungs-/Kräuterempfehlungen als fertiges Dokument für den Besitzer.

Wo in IntelliVet

Seitenleiste 📋 Futterpläne → + Neuer Futterplan; ebenso auf dem Dashboard und in der Patientenakte im Reiter 📋 Historie (+ Neuer Futterplan).

Wer darf

Praxisleitung und Therapeuten legen an und sehen alle Futterpläne der Praxis. Bearbeiten, PDF erzeugen, versenden und löschen darf nur, wer den Plan erstellt hat, oder die Praxisleitung. Pflegekräfte haben keinen Zugriff.

Modul

Modul „Futterpläne“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Für das PDF ist zusätzlich „PDF-Export“, für den Versand „E-Mail-Benachrichtigungen“ nötig.

Hängt zusammen mit

Rationsberechnung (als Anhang beim Versand), Tierhalter-Portal (Kachel „Futterpläne“), Anamnesebögen (Antworten übernehmen), KI-Diktat (im Fragekatalog), Praxis-Einstellungen (Haftungsausschluss, Briefpapier)

Nicht verwechseln mit

Dem Therapieplan mit Heilungsphasen (🩹 Therapiepläne) – das ist der zeitliche Reha-Ablauf nach OP oder Verletzung, mit Phasen, Kriterien und Messwerten. Und mit der Rationsberechnung – die rechnet Nährstoffbedarf gegen Aufnahme, ein Futterplan rechnet nichts.

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Einrichten

Im Alltag

Grenzen & Hinweise

• Portal nur nach Freigabe: Freigeben können der Ersteller und Admins, nur bei fertigen oder versendeten Plänen und nur, wenn dem Tier ein Besitzer zugeordnet ist. Der E-Mail-Versand gibt nicht automatisch frei – und umgekehrt. Eine Benachrichtigung an den Besitzer gibt es bei der Freigabe nicht (wie bei Handouts und Berichten). Eine Kopie (📄 Duplizieren) startet immer unfreigegeben.
• Keine Rechnung, keine Aufgabe, kein Termin: Ein Futterplan löst nichts weiter aus. Beratungsleistungen rechnen Sie über Rechnungen ab.
• Der Fragekatalog steht nicht im PDF – er ist Ihre Arbeitsgrundlage.
• Nicht gebucht? Der Menüpunkt bleibt mit 🔒 sichtbar, die Seite zeigt einen Hinweis statt des Knopfes „+ Neuer Futterplan“.
• Archivierte Akte: Für archivierte Patienten lassen sich keine neuen Pläne anlegen.

Häufige Fragen

🌾 Rationsberechnung (Zusatzmodul)

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Die Rationsberechnung rechnet für ein Pferd oder einen Hund aus, wie viel er von jedem Nährstoff braucht, und vergleicht das mit dem, was die eingegebenen Futtermittel liefern. Sie sehen sofort, wo Mangel oder Überschuss besteht und wie das Calcium-Phosphor-Verhältnis liegt. Die Berechnung wird am Tier gespeichert und ist als PDF exportierbar.

Wofür

Bedarf gegen Aufnahme je Nährstoff prüfen – vor einer Futterumstellung, bei Mangelverdacht, zur Begründung Ihrer Empfehlung.

Wo in IntelliVet

Seitenleiste 🌾 Rationsberechnung → + Neue Berechnung bzw. Futtermittel verwalten; in der Akte eines Pferdes oder Hundes der Reiter 🌾 Rationen.

Wer darf

Praxisleitung und Therapeuten – alle sehen und ändern alle Berechnungen der Praxis. Pflegekräfte haben keinen Zugriff.

Modul

Modul „Rationsberechnung“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Ohne Modul steht der Menüpunkt mit 🔒 am Ende der Liste und zeigt eine Vorschau.

Hängt zusammen mit

Futterpläne (Berechnung als Anhang beim Versand), Tierhalter-Portal (Kachel „Futterpläne“), Patientenakte (Heuanalysen, Hunde-Einstellungen)

Nicht verwechseln mit

Dem Futterplan: Der ist Ihr schriftliches Konzept für den Besitzer (Text, Mittel, Bezugsquellen) und rechnet nichts. Die Rationsberechnung ist die Zahlengrundlage dahinter.

So funktioniert es

Die Formeln im Einzelnen:

Was wirkt worauf?

Farben und Ca:P-Verhältnis

Das Ca:P-Verhältnis steht oben über der Tabelle, daneben das Soll für Tierart und Lebensphase. Im Soll grün, außerhalb rot; beim Pferd gibt es dazwischen ein gelbes Band.

Die Hundewerte folgen FEDIAF 2025; sie sind dort Grenzwerte, darum gibt es beim Hund kein gelbes Band. Die Lebensphase stellen Sie in der Akte des Hundes ein. Das PDF nennt dasselbe Soll.

Einrichten

Im Alltag

Grenzen & Hinweise

• Nur Pferd und Hund, und nur mit genau diesen Tierarten in der Akte. Eigene Tierarten (z. B. „Pony“) werden nicht angeboten.
• Heuanalyse ersetzt nur das Standard-Heu: Die Laborwerte greifen nur in der Zeile mit dem Lufa-Standard-Heu. Ein selbst angelegtes Heu-Futtermittel rechnet immer mit seinen eigenen Werten.
• Leere Felder in der Heuanalyse: Für jeden Nährstoff, den Sie nicht eintragen, rechnet IntelliVet mit dem Wert des Standard-Heus weiter. Nur was Sie eintragen, ersetzt den Standard.
• Gerechnet wird je kg Heu, wie verfüttert (Frischmasse): Auch die Standardwerte sind so umgerechnet (Lufa: 87,7 % Trockensubstanz). Laborwerte je kg TS rechnet IntelliVet selbst um, wenn Sie in der Heuanalyse den Bezug „je kg Trockensubstanz“ wählen. Angaben in % TS nehmen Sie vorher × 10 (g/kg TS). Ältere Analysen gelten als Frischmasse und bleiben unverändert.
• Portal nur nach Freigabe: Eine Berechnung erscheint im Tierhalter-Portal erst nach 🐾 Portal; ein zweiter Klick zieht sie zurück. Berechnungen, die vor dieser Umstellung (Oktober 2026) angelegt wurden, bleiben wie bisher sichtbar. Ohne zugeordneten Besitzer ist keine Freigabe möglich.
• Eigene Werte wirken rückwirkend: Gespeichert werden Futter und Mengen, nicht das Ergebnis. Ändern Sie Werte eines Futtermittels, zeigt auch eine ältere Berechnung beim Öffnen und im PDF die neuen Zahlen.
• NRC beim Hund: In der Auswahl als „noch keine Daten (es gilt FEDIAF)“ gekennzeichnet und nicht wählbar. Gerechnet wird mit FEDIAF.
• Das PDF nutzt Ihr eigenes Briefpapier, wenn dort bei „Briefpapier verwenden für“ der Haken Rationsberechnungen gesetzt ist – sonst Ihr Logo.

Häufige Fragen

🐴 Sattelanpassung NEU

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Das Modul für Sattler und Sattelanpasserinnen – und für Physiotherapeutinnen, die auch Sättel anpassen. Jeder Sattel ist ein eigener Datensatz mit durchgehender Geschichte. Der Sattelcheck dokumentiert einen Besuch am Pferd als geführtes Formular, der Verlauf zeigt, was sich zwischen zwei Besuchen verändert hat. Dazu kommen Probe- und Leihsättel, Verkauf, Kommission und die Differenzbesteuerung nach § 25a UStG.

Wofür

Sättel, Sattelchecks, Maßnahmen am Sattel, Probe-/Leihsättel, Sattelverkauf und Kommission dokumentieren und abrechnen.

Wo in IntelliVet

Menü 🐴 Sättel · Pferdeakte → Reiter 🐴 Sattel · Knopf 🐴 Sattelcheck im Terminfenster und auf der Karte in der Tagestafel · Dashboard-Karte 🐴 Sättel: fällig

Wer darf

Praxisleitung und Therapeuten. Pflegekräfte haben keinen Zugriff. Einen Sattelcheck ändern oder löschen nur, wer ihn angelegt hat, oder die Praxisleitung. Den Schalter für die Differenzbesteuerung stellt nur die Praxisleitung.

Modul

Modul „Sattelanpassung“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Ohne Modul zeigen die Seite „Sättel“ und der Reiter in der Pferdeakte eine kurze Vorschau.

Nur für

Pferde – genauer: Tierarten der Gruppe „Pferd“, also auch eigene Arten wie „Pony“, wenn sie als Pferdeart angelegt sind.

Hängt zusammen mit

Termine, Tagestafel, Rechnungen, Leistungen & Artikel, DATEV, Dashboard, Vollbild

Nicht verwechseln mit

Befundbögen (physiotherapeutischer Befund am Tier – bleibt unverändert und läuft parallel); dem Feld „Ausrüstungskontrolle“ im Befundbogen (nur Freitext, keine Verbindung zu den Sätteln); Artikel-Etiketten (gleiche Druckformate, aber Preis-Etiketten für Verkaufsartikel).

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Wer hat Zugriff?

Die Sattelanpassung ist das Modul „Sattelanpassung“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Ohne gebuchtes Modul zeigen der Menüpunkt 🐴 Sättel und der Reiter in der Pferdeakte eine kurze Vorschau mit dem Knopf „Modul ansehen“.

• Nur für Pferde: Sättel und Sattelchecks gibt es für Tiere der Gruppe „Pferd“ – auch für eigene Tierarten wie „Pony“, wenn sie als Pferdeart angelegt sind. Bei anderen Tieren erscheinen weder der Reiter in der Akte noch der Knopf im Termin.
• Befundbögen bleiben: Das Modul kommt zusätzlich dazu. Wer auch physiotherapeutisch arbeitet, nutzt beides nebeneinander.
• Rollen: Praxisleitung und Therapeuten arbeiten mit allem. Pflegekräfte sehen das Modul nicht. Einen Sattelcheck ändern oder löschen nur die Person, die ihn angelegt hat, und die Praxisleitung.
• Archivierte Akten sind schreibgeschützt: Für ein archiviertes Pferd lassen sich keine Sattelchecks und Zuordnungen mehr anlegen.

Der Sattel als eigenes Objekt

Ein Sattel gehört dem Besitzer, nicht dem Pferd – er wechselt das Pferd, wird aufgepolstert, verkauft, kommt in Kommission zurück. IntelliVet führt ihn deshalb als eigenen Datensatz mit durchgehender Geschichte. Anlegen: Seite „Sättel“ → ＋ Sattel anlegen oder in der Pferdeakte ＋ Sattel.

• Gehört: Kundensattel (dem Besitzer), eigener Bestand (Vorführ-, Probe-, Leih- oder Verkaufssattel) oder Kommission (gehört dem Einlieferer, Sie verkaufen im Auftrag).
• Satteltyp: Englisch (Dressur, Springen, Vielseitigkeit, Allzweck), Wander/Distanz, Western, Barock/Iberisch, Gangpferd, Baumlos/Sonstige. Der Typ bestimmt, welche Felder erscheinen – bei Western zum Beispiel Gullet, Bars, Rigging und Skirt.
• Zoll oder cm: Maße können Sie in beiden Einheiten erfassen. Westernsättel sind in Zoll vorbelegt, alle anderen in cm, die Sitzgröße immer in Zoll. Verglichen wird immer in derselben Einheit.
• Typ gewechselt? Angaben, die zum neuen Typ nicht passen (etwa die Kammerweite bei Western), zeigt das Formular vor dem Speichern an – nichts verschwindet unbemerkt.
• Herkunft und Preise (nur intern): bei Bestand und Kommission – Herkunft, Einkaufspreis, Verkaufspreis bzw. Preisvorstellung, bei Kommission die Provision. Siehe Differenzbesteuerung.
• 🐴 Auf Pferd legen: ordnet den Sattel einem Pferd zu – wahlweise zusätzlich (die bisherige Zuordnung bleibt). Liegt er nicht mehr auf dem Pferd, beenden Sie die Zuordnung.
• Löschen geht nur, solange der Sattel keine Geschichte hat (keine Sattelchecks, Maßnahmen, Leihen). Sonst Ausmustern – der Sattel verschwindet aus den Listen, bleibt aber mit „alle“ auffindbar und lässt sich wieder aktivieren.

Die Seite „Sättel“

Im Menü 🐴 Sättel finden Sie alle Sättel, aufgeteilt in Kundensättel · Bestand · Verliehen · Werkstatt · Kommission, mit Suche nach Hersteller, Modell, Seriennummer oder Besitzer. Verkaufte und ausgemusterte Sättel blenden Sie mit „alle“ ein. Oben die Knöpfe 📷 Scannen, ＋ Sattel anlegen, 🐴 Sattelcheck und § 25a.

Darüber steht der Block „Fällig“: Nachkontrollen der nächsten 14 Tage, alle verliehenen Sättel mit Rückgabetermin und offene Auszahlungen aus Kommissionsverkäufen – Überfälliges in Rot. Eine Karte „🐴 Sättel: fällig“ erscheint auch im Dashboard, sobald etwas fällig ist; dort stehen Rückgaben erst ab drei Tagen vor dem Termin.

QR-Anhänger & Scannen

Jeder Sattel bekommt über 🏷️ Etikett einen QR-Code mit Kurzcode wie S-7K3Q-M2PX – in denselben Formaten wie die Artikel-Etiketten (Brother QL, DYMO, A4-Bogen 3 × 8).

• Datenschutz: Auf dem Etikett stehen weder Besitzername noch Preis. Im QR steckt nur ein zufälliger Code, der sich ausschließlich in Ihrer Praxis und nach Anmeldung auflösen lässt.
• Leder: Am besten als Anhänger mit Kabelbinder (Bestand, Werkstatt, Leihe). Klebeetiketten gehören höchstens unter das Sattelblatt.
• Scannen: Mit der normalen Handykamera öffnet der QR-Code den Sattel direkt in IntelliVet. Auf der Seite „Sättel“ und im Sattelcheck (Schritt „Sättel“) gibt es zusätzlich 📷 Scannen.

Sattelcheck

Der Sattelcheck dokumentiert einen Besuch am Pferd. Sie erreichen ihn ohne Umweg über die Akte:

• Aus dem Termin: Knopf 🐴 Sattelcheck im Terminfenster und auf der Karte in der Tagestafel (nur bei Pferden). Datum und Termin werden übernommen. Tippen Sie ein zweites Mal, öffnet sich derselbe Sattelcheck – pro Termin gibt es genau einen.
• Von der Seite „Sättel“: 🐴 Sattelcheck → Pferd per Name oder Besitzer suchen.
• Vom Sattel aus: im Sattel-Detail (auch nach dem QR-Scan) „Sattelcheck für …“ beim Pferd, auf dem er liegt.
• In der Pferdeakte: Reiter 🐴 Sattel → ＋ Sattelcheck.

Das Formular folgt dem Ablauf eines Termins in sieben Schritten. Gespeichert wird bei jedem Schrittwechsel und beim Schließen automatisch; oben steht „speichert …“ bzw. „nicht gespeichert“.

1. Anlass – Datum, Anlass (Erstanpassung, Regelmäßige Kontrolle, Problem/Beschwerde, Sattelkauf/Probesattel, Nachkontrolle) und Reiter. Einen neuen Reiter legen Sie direkt hier an.
2. Pferd ohne Sattel – Body Condition Score, Trainingsstand, Widerrist- und Rückenform, Muskulatur hinter dem Schulterblatt links/rechts, Asymmetrie, Haut auf dem Körperschema, Verhalten beim Satteln.
3. Vermessung – Länge der Sattellage, Kammerweite, Winkel an Linie 1–6 links und rechts, Rückenwinkel, Brustumfang. Dazu Schablonen als Foto (Widerrist über/hinter der Schulter, Rückenlinie) – mit Lineal oder Raster im Bild.
4. Sättel – die Sättel am Pferd sind schon drin; weitere nehmen Sie per Suche oder Scan dazu. Aus der gespeicherten Vermessung schlägt IntelliVet passende Probesättel aus Bestand und Kommission vor (Kammerweite ±1 cm, Auflagefläche nicht länger als die Sattellage). Je Sattel: ohne Pferd, im Stand, Western (bei Westernsätteln), in Bewegung, Unterlage – und ein Fazit (Passt / Passt mit Maßnahmen / Passt nicht).
5. Reiter & Verhalten – Reitermaße und das Ridden Horse Pain Ethogram mit 24 Merkmalen. Ab 8 Merkmalen erscheint ein roter Hinweis: Schmerz ist wahrscheinlich, bitte eine tierärztliche Abklärung empfehlen.
6. Nach dem Reiten – Schweißbild, Haut, Kennwerte einer Druckmessung.
7. Ergebnis – Befund für den Kunden, Maßnahmen, Nachkontrolle, interne Notiz, Bericht und Rechnung, Abschließen (später Wieder öffnen möglich).

Beurteilen per Antippen: Grün heißt in Ordnung, Orange eine Abweichung – dann fragt das Formular nach Seite und Notiz. Mit ⛶ oben rechts arbeiten Sie im Vollbild.

Verlauf

Im Reiter 🐴 Sattel der Pferdeakte schalten Sie von Übersicht auf Verlauf. Er zeigt die letzten drei Sattelchecks nebeneinander:

• Offene Empfehlungen ganz oben – was empfohlen, aber noch nicht erledigt wurde
• Messtabelle mit Differenz zum Vorbesuch, z. B. „Sattellage ↑ +1,5“
• Ethogramm je Besuch, Werte ab 8 in Rot
• Kriterien je Sattel mit Ampel und Fazit

Die Übersicht daneben listet die Sättel auf dem Pferd, „Zur Probe hier“, weitere Sättel des Besitzers, alle Sattelchecks und die Reiter des Pferds.

Maßnahmen & Sattelgeschichte

Maßnahmen wie „Kopfeisen weiten 30,5 → 31,5 cm“, „Aufpolstern/Nachpolstern“ oder „Probesattel mitgegeben“ legen Sie im Schritt „Ergebnis“ mit ＋ Maßnahme an. Sie werden sofort gespeichert und hängen am Sattel – mit Status empfohlen, durchgeführt oder verworfen. Im Sattel-Detail sehen Sie so die ganze Geschichte: jede Maßnahme mit Datum und Pferd, alle Sattelchecks, Leihen und Verkäufe. 🔧 In die Werkstatt und ✓ Aus der Werkstatt setzen den Status.

Wird ein Sattelcheck gelöscht, bleiben seine Maßnahmen in der Sattelgeschichte stehen – nur ohne Bezug zum Besuch.

Bericht für den Kunden

Im Schritt „Ergebnis“ erzeugen Sie den 📄 Bericht (PDF) oder schicken ihn per ✉️ Bericht senden an den Besitzer, den Haustierarzt oder eine andere Adresse. Das Ergebnis steht markiert ganz oben (Befund, Fazit je Sattel, Hinweise auf tierärztliche Abklärung, Nachkontrolle), danach Maßnahmen, Auffälligkeiten, die Vermessung im Vergleich zum letzten Besuch, die Reitermaße (nur mit Haken) und die Schablonen-Fotos. Kopf, Fuß und Briefpapier sind dieselben wie bei Ihren Berichten.

Rechnung aus Maßnahmen

🧾 Rechnung aus Maßnahmen im Schritt „Ergebnis“ übernimmt die durchgeführten, noch nicht abgerechneten Maßnahmen dieses Sattelchecks als Positionen in ein neues Rechnungsformular. Den Preis nimmt IntelliVet aus Leistungen & Artikel, wenn es dort eine aktive Position mit dem Namen der Maßnahme gibt – auch der erste Teil genügt („Aufpolstern“ passt zu „Aufpolstern/Nachpolstern“). Legen Sie Ihre Sattler-Leistungen also einmal mit diesen Namen an. Fehlt ein Preis, steht die Position mit 0 € und einem Hinweis da – IntelliVet rät keinen Preis.

Abgerechnete Maßnahmen sind in der Liste markiert und lassen sich nicht mehr ändern oder löschen. Löschen Sie den Rechnungsentwurf, werden sie wieder abrechenbar.

Probe- und Leihsättel

Sättel aus Bestand oder Kommission, die verfügbar oder reserviert sind, geben Sie über ↗ Ausleihen an ein Pferd: Anlass (Probe zum Kauf oder Leihe, solange der eigene Sattel in Arbeit ist), Von, Zurück bis, Kaution und Leihgebühr. Der Sattel steht dann auf „verliehen“ und erscheint in der Pferdeakte unter „Zur Probe hier“ – im nächsten Sattelcheck ist er gleich mit dabei. Kundensättel werden nicht verliehen.

Bei der Rücknahme wählen Sie das Ergebnis: Gekauft, Zurück (nicht gekauft) oder Anderes Modell. Bei „Gekauft“ wird der Sattel reserviert, bis Sie den Verkauf abschließen. Solange eine Leihe offen ist, lässt sich der Status des Sattels nicht von Hand ändern.

Leihgebühr abrechnen: Ist eine Leihgebühr eingetragen, ist bei der Rücknahme der Haken „Leihgebühr … danach in Rechnung stellen“ gesetzt. Nach Zurücknehmen öffnet sich ein Rechnungsformular mit der Position „Leihgebühr Sattel …“ und dem Leihzeitraum. Der eingetragene Betrag gilt als Endpreis (brutto); den Steuersatz nimmt IntelliVet aus einer Position „Leihgebühr“ oder „Sattel-Leihe“ in Leistungen & Artikel, sonst Ihren Standardsatz. Haben Sie den Haken abgewählt, finden Sie später in der Leihen-Liste 🧾 Rechnung Leihgebühr. Abgerechnete Leihen zeigen die Rechnungsnummer und werden nicht ein zweites Mal vorgeschlagen; löschen Sie den Rechnungsentwurf, ist die Leihgebühr wieder abrechenbar.

Verkauf & Kommission

💶 Verkaufen im Sattel-Detail (für Bestands- und Kommissionssättel, die verfügbar, reserviert oder in der Werkstatt sind): Käufer (über das Pferd oder direkt ein Besitzer), Preis (Endpreis) und Datum. Der Sattel wird zum Kundensattel des Käufers und behält seine ganze Geschichte. „Verkaufen + Rechnung“ öffnet die Rechnung gleich mit dem Sattel als Position zum Endpreis; „Nur verkaufen“ ohne Rechnung. Ein verliehener Sattel wird zuerst zurückgenommen (Ergebnis „Gekauft“).

• Kommission: Provision in Prozent oder als Betrag hinterlegen Sie am Sattel. Beim Verkauf werden Provision und Auszahlung festgeschrieben; der Dialog zeigt beides vorab.
• Abrechnung an den Einlieferer: 📄 Abrechnung erzeugt ein PDF mit Verkaufspreis, Provision und Auszahlungsbetrag. Mit ✓ ausgezahlt verschwindet der Posten aus „Fällig“.
• Käufer und Einlieferer können nicht dieselbe Person sein.

Differenzbesteuerung (§ 25a UStG)

Gebrauchte Sättel, die Sie von Privatpersonen (oder Kleinunternehmern) angekauft oder in Kommission genommen haben, können Sie differenzbesteuert verkaufen: Umsatzsteuer fällt nur auf Ihre Marge an (Verkaufspreis minus Einkaufspreis), nicht auf den ganzen Preis.

• Herkunft am Sattel („Erworben“): „von Privat oder Kleinunternehmer (ohne USt)“, „von Händler mit Differenzbesteuerung“ oder „mit ausgewiesener USt / Neuware“. Kommission ist mit „von Privat“ vorbelegt. Bei Bestandssätteln ist die Herkunft Pflicht, und bei den ersten beiden auch der Einkaufspreis – ohne ihn lässt sich die Marge nicht berechnen.
• Einkaufspreis: Bei Kommission gilt die Auszahlung an den Einlieferer, beim Bestand Ihr Ankaufspreis. Steuerart und Einkaufspreis werden beim Verkauf festgeschrieben; der Verkaufsdialog zeigt Marge und enthaltene Umsatzsteuer.
• Beispiel: Kommissionssattel für 1.000 €, Auszahlung 900 € → Marge 100 €, darin 15,97 € Umsatzsteuer (19/119). Verkaufen Sie unter Einkaufspreis, fällt keine Umsatzsteuer an.
• Auf der Rechnung steht der Sattel mit Endpreis und dem Vermerk „Gebrauchtgegenstand, differenzbesteuert (§ 25a UStG)“ – ohne Steuerausweis – und unten der Pflichthinweis „Gebrauchtgegenstände/Sonderregelung“. Im Rechnungsformular steht statt des Steuersatzes „§ 25a“; diese Position lässt sich nur über einen Sattelverkauf erzeugen, nicht von Hand. Andere Positionen auf derselben Rechnung (z. B. Aufpolstern) bleiben normal besteuert.
• DATEV: Der Verkauf wird in zwei Buchungen geteilt – die Marge auf das Konto 8191 (SKR04: 4136) „Erlöse Differenzbesteuerung 19 % USt“, der Einkaufsanteil auf 8193 (SKR04: 4138) „ohne USt“. Abweichende Konten tragen Sie unter DATEV-Schnittstelle ein; ohne passende Konten bricht der Export mit einem Hinweis ab, statt falsch zu buchen.
• Aufzeichnung (§ 25a Abs. 6): Auf der Seite „Sättel“ liefert § 25a eine CSV je Zeitraum mit Verkaufspreis, Einkaufspreis, Marge, Bemessungsgrundlage und Umsatzsteuer – für Ihre Unterlagen und die Kanzlei.

Reiterdaten & Datenschutz

Größe, Gewicht und Beinlängen des Reiters werden pro Besuch erfasst – zweckgebunden zur Sattelanpassung, verschlüsselt gespeichert und nur für die Praxis sichtbar. Im Kundenbericht erscheinen sie nur, wenn Sie im Schritt „Reiter & Verhalten“ den Haken „Reitermaße (inkl. Gewicht) im Kundenbericht zeigen“ setzen. Ergänzen Sie Ihre Datenschutz-Einwilligung um die Reiterdaten.

Grenzen & Hinweise

• Nicht im Tierhalter-Portal: Sattelchecks, Sättel und Berichte erscheinen nicht im Portal. Der Kunde bekommt den Bericht per E-Mail oder ausgedruckt.
• Keine eigene Erinnerung: Nachkontrollen und Rückgaben stehen in „Fällig“ und auf dem Dashboard; es entsteht weder ein Termin noch eine Aufgabe. Den Termin für die Nachkontrolle legen Sie selbst an.
• Kein Lager mit Mengen: Jeder Sattel ist ein Einzelstück; Zubehör wie Pads oder Gurte führen Sie als Artikel.
• Passende Probesättel setzen voraus, dass bei Ihren Bestandssätteln Kammerweite bzw. Auflagefläche erfasst sind. Sättel ohne diese Maße werden getrennt angezeigt, nicht still weggelassen.
• Besitzer zusammenführen und Papierkorb berücksichtigen Sättel, Reiter, Sattelchecks und Leihen. Ein Besitzer, der noch Sättel hat, wird beim Löschen seines letzten Tieres nicht mitgelöscht.

Häufige Fragen

⚡ Gerätetherapie NEU

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Protokolle für apparative Therapien: Laser, Stoßwelle, Unterwasserlaufband bzw. Aquatrainer, Elektrotherapie (TENS, NMES, Interferenz), therapeutischer Ultraschall, Magnetfeld (PEMF), Kälte, Wärme, Licht (Solarium, Rotlicht, LED), Vibrationsplatte, Matrix-Rhythmus-Therapie und Schwimmen. Jedes Gerät hat ein eigenes Formular mit den Werten, die fachlich dazugehören – mit Einheit, Plausibilitätsprüfung und Berechnung. Abgeschlossene Protokolle sind gegen nachträgliche Änderung geschützt und damit ein belastbarer Nachweis.

Wofür

Jede Geräteanwendung mit Gerät, Einstellungen, Areal und Reaktion des Tieres dokumentieren; Verlauf und Summen über eine Serie; Turniersperre nach Stoßwelle.

Wo in IntelliVet

Akte → Reiter ⚡ Geräte · Knopf ⚡ Geräteprotokoll im Terminfenster und im Befund (Reiter Behandlung) · Menü ⚡ Geräte (Geräte anlegen, Profil, Gerätebuch)

Wer darf

Praxisleitung und Therapeuten protokollieren. Geräteprofile und Applikatoren pflegt die Praxisleitung. Ein noch offenes Protokoll löschen nur, wer es angelegt hat, oder die Praxisleitung. Pflegekräfte haben keinen Zugriff.

Modul

Modul „Gerätetherapie“ – einzeln unter 🧩 Module zubuchbar oder in Ihrem Paket enthalten. Ohne Modul zeigt der Reiter eine kurze Vorschau.

Hängt zusammen mit

Termine (Räume & Geräte am Termin), Befundbögen, Therapieplan, Rechnungen, Berichte, Tierhalter-Portal

Einrichten: Geräteprofil

1. Öffnen Sie im Menü ⚡ Geräte und legen Sie das Gerät mit ＋ Gerät an (Name, Farbe, ggf. Standort). Bereits unter Einstellungen → Räume & Geräte angelegte Geräte erscheinen dort ebenfalls.
2. Klicken Sie auf die Gerätekarte, wechseln Sie auf ⚙️ Profil und wählen Sie die Therapieart. Sie bestimmt das Formular.
3. Tragen Sie Hersteller, Modell und Seriennummer ein, beim Laser die Laserklasse und Wellenlängen, beim Ultraschall die Schallkopffläche (ERA), bei der Stoßwelle den Typ (fokussiert/radial).
4. Stoßwelle: Unter Applikatoren legen Sie Handstücke mit Lebensdauer und aktuellem Zählerstand an. IntelliVet zählt die protokollierten Impulse weiter und weist ab 80 % der Lebensdauer darauf hin.
5. Optional: Leistung für die Rechnung – mit welchem Preis eine Anwendung dieses Geräts auf der Rechnung erscheint (siehe unten).

Name, Farbe und Standort ändern Sie auf der Gerätekarte über ✏️ Name, Farbe, Standort; dort lässt sich ein Gerät auch deaktivieren. Das alles ist der Praxisleitung vorbehalten.

Gerätedaten werden in jedes Protokoll übernommen. Wird ein Gerät später ersetzt oder gelöscht, bleibt im Protokoll erhalten, womit behandelt wurde.

Ein Protokoll anlegen

1. Im Terminfenster auf ⚡ Geräteprotokoll – das Gerät des Termins ist vorausgewählt. Alternativ in der Akte → ⚡ Geräte → ＋ Protokoll.
2. ↻ Wie letztes Mal übernimmt die Werte der letzten Anwendung an diesem Gerät (bei der Stoßwelle zählt die Sitzungsnummer mit). Oder Sie wählen eine Vorlage: eigene Vorlagen der Praxis oder Beispielwerte (gekennzeichnet, bitte an Tier und Gerät anpassen).
3. Areal: Region und Seite wählen, bei Bedarf Zusatz und mit 📍 die Stelle auf dem Körperschema markieren. Mehrere Areale sind möglich.
4. Parameter eintragen. Liegt ein Wert außerhalb des üblichen Bereichs, erscheint ein Hinweis – gesperrt wird nichts, Sie entscheiden.
5. Bei der ersten Anwendung einer Therapieart an diesem Tier bestätigen Sie den Kontraindikations-Check.
6. Speichern (noch änderbar) oder Speichern & abschließen.

Abschluss, Sperre und Nachtrag

Ein Protokoll ist bis zum Abschluss änderbar – spätestens 24 Stunden nach dem Anlegen wird es automatisch gesperrt. Danach lässt es sich nicht mehr bearbeiten oder löschen. Korrekturen sind als ✎ Nachtrag möglich: Sie ändern die Werte und geben einen Grund an. IntelliVet hält alten und neuen Wert, Datum und Namen fest (z. B. „Dosis: 25 J/cm² → 8 J/cm²“). So bleibt nachvollziehbar, was ursprünglich dokumentiert war.

Zum Abschließen müssen die Pflichtfelder (mit * markiert) und ein Areal ausgefüllt sein. Ein offenes Protokoll mit Lücken wird in der Liste als „unvollständig“ markiert.

Turnierpferde

Setzen Sie in der Pferdeakte im Reiter ⚡ Geräte den Haken 🏆 Turnierpferd. Dann berechnet IntelliVet nach jeder Stoßwelle die Turniersperre: Nach den Regeln von FEI und FN ist Stoßwellentherapie in den 5 Tagen vor einem Wettkampf verboten. Die Akte zeigt dann ein rotes Banner „kein Start bis einschließlich …“. Weitere Hinweise beim Turnierpferd: Laser der Klasse 4 sind auf FEI-Veranstaltungen verboten; Elektrotherapie und therapeutischer Ultraschall sind dort nur durch registrierte Therapeuten oder Tierärzte erlaubt; Magnetfeld nur unter 100 mT; Kühlung nicht unter 0 °C. Das sind Hinweise – maßgeblich ist das jeweils aktuelle Regelwerk.

Verlauf und PDF

Im Reiter ⚡ Geräte zeigt Verlauf Kurven über die Sitzungen, z. B. Dauer und Geschwindigkeit am Unterwasserlaufband, Energie beim Laser oder Schmerz nachher. Oben stehen Summen je Therapieart. 📄 PDF erzeugt den Verlauf aller (bzw. der gefilterten) Anwendungen auf Ihrem Briefpapier – etwa für den Haustierarzt. Jedes einzelne Protokoll hat ebenfalls ein PDF.

Gerätebuch und Fälligkeiten

Unter ⚡ Geräte im Menü sehen Sie alle Geräte mit ihrem Stand. Oben unter Steht an stehen Geräte außer Betrieb, überfällige und bald fällige Wartungen und Prüfungen sowie Hinweise. Ein Klick auf ein Gerät öffnet sein Gerätebuch. Einträge kann das ganze Team anlegen:

Erinnerung: 14 Tage vor einer Fälligkeit legt IntelliVet automatisch eine Aufgabe an (fällig eine Woche vorher) – ebenso, wenn bei einem Laser der Klasse 3R/3B/4 noch keine Unterweisung eingetragen ist oder ein Stoßwellen-Applikator 80 % seiner Lebensdauer erreicht hat. Tragen Sie die Wartung, Prüfung bzw. Unterweisung ein, erledigt sich die Aufgabe von selbst. Ist ein Gerät außer Betrieb, weist das Protokoll beim Auswählen darauf hin.

Einträge sind ein Nachweis und lassen sich nicht bearbeiten; löschen kann nur die Praxisleitung (der Vorgang wird protokolliert). 📄 Gerätebuch als PDF erzeugt eine Übersicht aller Einträge – etwa für eine Begehung oder die Versicherung.

Rechnung, Befund, Bericht, Portal und Therapieplan

• Rechnung: Bei Rechnung aus Termin übernimmt IntelliVet die Geräteanwendungen dieses Termins als Positionen. Tierarztpraxen mit GOT-Abrechnung erhalten für Laser (Nr. 184, je angefangene 15 Minuten), Stoßwelle (Nr. 195 fokussiert / 196 radial), Magnetfeld (Nr. 185) und Interferenzstrom (Nr. 182) die GOT-Position zum einfachen Satz – den Faktor passen Sie wie gewohnt an. Alle übrigen Anwendungen bekommen den Preis der im Geräteprofil hinterlegten Leistung; ist keine hinterlegt, steht die Position mit 0 € in der Rechnung und ein Hinweis erinnert daran. Abgerechnete Anwendungen sind in der Akte mit 🧾 abgerechnet markiert und werden nicht ein zweites Mal vorgeschlagen. Wird der Rechnungsentwurf gelöscht, sind sie wieder abrechenbar.
• Befund: Im Befund, Reiter Behandlung, stehen die Geräteanwendungen des Termins unter ⚡ Gerätetherapie in dieser Sitzung; von dort legen Sie auch direkt ein Protokoll an. Im Befund-PDF erscheinen sie mit Areal und Parametern, im Handout für den Tierhalter nur in Klartext (Therapie, Areal, Dauer) – ohne technische Werte.
• Bericht an den Haustierarzt: In der Akte, Reiter ⚡ Geräte, öffnet 📨 Bericht einen neuen Bericht mit dem Verlauf (je Therapie Anzahl, Summen, jede Anwendung). Sie ergänzen ihn und versenden ihn wie jeden Bericht. Voraussetzung ist das Modul „Berichte“.
• Tierhalter-Portal: Unter „Meine Tiere“ sieht der Tierhalter je Tier die letzten zehn erhaltenen Gerätebehandlungen (Datum, Therapie, Areal, Dauer) – nur abgeschlossene Protokolle, ohne Messwerte.
• Behandlungsverlauf: Im Reiter Verlauf der Akte fasst ⚡ Gerätetherapie in dieser Serie zusammen, was im Zeitraum der Behandlungsserie angewendet wurde: je Therapie Anzahl, Minuten, Summe je Areal und Schmerz vorher/zuletzt. Das steht auch im Verlaufs-PDF, und die KI-Zusammenfassung erwähnt es in einem Satz.
• Therapieplan: Steht in einer Phase eine Gerätetherapie (z. B. „Lasertherapie“, „Unterwasserlaufband“), zeigt der Plan daneben, wie oft sie in diesem Zeitraum protokolliert wurde, etwa „Lasertherapie · 4ד.

Österreich

In Österreich ist die Behandlung von Tieren Tierärztinnen und Tierärzten vorbehalten; andere arbeiten auf tierärztliche Anordnung. Für Praxen in Österreich ohne Tierarzt-Module zeigt das Protokoll deshalb die Felder Tierärztliche Anordnung durch und Anordnung vom.

Häufige Fragen

🐎 Stationäre Behandlung

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Für Praxen, die Pferde für mehrere Tage in eigenen Boxen aufnehmen – etwa zur Reha nach einer Verletzung, für eine intensive Behandlungsserie oder zur Nachsorge nach einer OP. Sie verwalten Boxen und Aufenthalte, legen fest, welche Behandlungen wie oft stattfinden, und lassen daraus die Termine im Kalender anlegen. Das Stallpersonal hakt Füttern, Ausmisten und Co. ab, und am Ende entsteht aus Unterbringung, Behandlungen und Zusatzleistungen ein Rechnungsentwurf.

Wofür

Mehrtägige Aufenthalte von Pferden in Ihren Boxen: Belegung, Behandlungstermine, tägliche Pflege, Abrechnung.

Wo in IntelliVet

Menü 🏇 Stationär (Pflegekräfte: 🏇 Stationäre Pflege) mit den Reitern 📊 Dashboard und 📋 Aufenthalte. Boxen: 🏥 Praxis-Einstellungen → Stationäre Boxen. Auf dem Dashboard zusätzlich die Kachel „Stationäre Patienten“.

Wer darf

Praxisleitung (Admin): alles. Therapeuten: Aufenthalte anlegen, ändern, entlassen, Behandlungsplan, Termine, Zusatzleistungen – aber keine Boxen, keine Rechnung, kein Löschen. Pflegekräfte: nur Tagesübersicht und Pflege-Log (siehe unten).

Modul

Modul „Stationäre Behandlung“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Ohne Modul zeigt der Menüpunkt eine kurze Vorschau mit 🔓 Modul freischalten.

Hängt zusammen mit

Termine (die Behandlungen sind normale Termine), Praxis-Einstellungen (Boxen, Leistungen, Arbeitszeiten), Rechnungen, Benutzerverwaltung (Rolle Pflegekraft).

Nicht verwechseln mit

Dem Therapieplan mit Heilungsphasen (Reha-Verlauf über Wochen, auch ambulant) und den Checklisten der Aufgaben. Der „Behandlungsplan“ eines Aufenthalts ist nur eine Liste von Leistungen mit Häufigkeit, aus der Termine entstehen.

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Einrichten

Im Alltag

So entsteht die Rechnung

Keine Mails an den Besitzer

Generierte Termine werden ohne jede Nachricht angelegt. Legen Sie über + Neue Behandlung planen einen Termin zum Aufenthalt an, sind Kalendereinladung und Bestätigung abgeschaltet, und auch die Anamnese-Anforderung geht nicht raus. Die 24-Stunden-Erinnerung (E-Mail und WhatsApp) überspringt Termine eines Aufenthalts. Der Besitzer weiß ja, dass sein Pferd bei Ihnen steht. Auch eine Bewertungsanfrage lösen Aufenthaltstermine nicht aus.

👤 Rolle „Pflegekraft“

Für Stallhelfer, die Boxen-Pferde versorgen, aber keinen Zugriff auf Akten, Termine anderer Patienten oder Rechnungen haben sollen. Pflegekräfte landen nach der Anmeldung direkt auf 🏇 Stationäre Pflege; außer dieser Seite und ⚙️ Einstellungen (eigenes Profil, Sicherheit) ist alles ausgeblendet und serverseitig gesperrt.

Im Aufenthalt sieht die Pflegekraft den Besitzernamen. Halten Sie sensible Angaben deshalb aus „Grund der Aufnahme“ und „Behandlungsplan / Zielsetzung“ heraus, wenn das Stallpersonal sie nicht lesen soll.

Pflegekraft anlegen – zwei Wege:

Grenzen & Hinweise

• Nur Tierart „Pferd“. Eigene Tierarten wie „Pony“ werden hier – anders als bei der Sattelanpassung – nicht angeboten.
• Entlassen oder Absagen räumt den Kalender nicht auf. Generierte Termine nach dem Entlassdatum bleiben stehen und würden mit abgerechnet. Sagen Sie sie im Kalender ab, bevor Sie die Rechnung erstellen.
• Abgerechnet wird jeder nicht abgesagte Termin – auch einer, der noch in der Zukunft liegt oder als „nicht erschienen“ markiert ist. Prüfen Sie die Kostenvorschau.
• Rechnung nur einmal. Danach lässt sich der Aufenthalt nicht mehr löschen und keine zweite Rechnung erzeugen. Spätere Zusatzleistungen ergänzen Sie direkt in der Rechnung.
• Box-Belegung wird nur beim Anlegen geprüft und nur gegen Aufenthalte „Im Haus“. Zwei geplante Aufenthalte in derselben Box zur selben Zeit sind möglich – achten Sie beim Umschalten auf „Im Haus“ selbst darauf.
• Pflege-Log und Dashboard arbeiten am selben Tagesstand. Der Reiter zeigt beim Öffnen, was heute schon abgehakt ist – auch vom Dashboard. „Heute speichern“ übernimmt genau den angezeigten Stand; einen Haken, den Sie dort entfernen, nehmen Sie bewusst zurück. „Zurücksetzen“ verwirft Ihre Änderungen im Formular und zeigt wieder den gespeicherten Stand.
• Behandlungsplan ändern wirkt nur auf künftiges Generieren. Schon angelegte Termine bleiben, wie sie sind.
• Archivierte Akten (Patient archivieren): kein neuer Aufenthalt, keine Änderung, kein Löschen.

Häufige Fragen

📅 Termine

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Unter 📅 Termine tragen Sie Termine ein, verschieben, bestätigen, schließen ab und sagen ab – für sich selbst und für Ihr Team. Hier landen auch die Anfragen aus der Online-Buchung. Was Sie an einem Termin ändern, erreicht den Kunden automatisch per E-Mail; was Sie abschließen, taucht in Rechnung, Stempelkarte und Aufgaben wieder auf.

Wofür

Termine der Praxis anlegen und verwalten – als Liste, als Wochen-/Tageskalender oder als Tagestafel.

Wo in IntelliVet

Seitenleiste → 📅 Termine (Seitentitel „📅 Terminkalender“). Oben die Knöpfe Liste · Kalender · Tafel, + Neuer Termin und 🔁 Serie planen.

Wer darf

Praxisleitung (Admin) sieht und bearbeitet alle Termine. Therapeuten sehen und bearbeiten nur Termine, bei denen sie als Therapeut eingetragen sind. Pflegekräfte (Stallpersonal) haben keinen Zugang zu Terminen.

Modul

Für alle Praxen. Einzelne Knöpfe hängen an Modulen: 📧 An Kunde an „Kalendereinladungen“, 🧾 an „Rechnungen & Mahnungen“, 📋 Befund an „Befundbögen“, Neukunde – Daten per Anamnese anfordern an „Anamnesebögen“, der Standort an „Mehrere Standorte“.

Hängt zusammen mit

Datumssprung, Startzeiten der Buchung, Praxistage & Sammeltermine, Tourenplanung, Stempelkarten, Aufgabe „Rechnung erstellen“, Rechnungen, Neukunden-Termin

Nicht verwechseln mit

Online-Buchung (Kunden buchen selbst – dort gelten Arbeitszeiten, Vorlauf, Feiertage und Tages-Typen streng) · Externe Kalender (fremde Termine herein) · Kalender-Abo (Ihre Termine hinaus aufs Handy)

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Termin anlegen

+ Neuer Termin öffnet das Fenster „Neuer Termin“. Ein Klick auf ein freies Feld im Kalender tut dasselbe und übernimmt Datum und Uhrzeit (in der Ansicht mit Therapeuten-Spalten auch den Therapeuten).

Patient direkt im Termin anlegen

Besuchsadresse automatisch übernehmen

Wählen Sie 🚗 Hausbesuch, füllt IntelliVet die leeren Adressfelder:

Serientermine

🔁 Serie planen (oder 🔁 Serientermin auf dem Dashboard) öffnet den Planer „Serientermine anlegen“: Patient, Therapeut, Terminart, Terminort (bei Hausbesuch mit Adresse), Zeitraum Von/Bis, Anzahl (1–60), optional Wochentage und Uhrzeitfenster. 🔎 Freie Termine suchen listet die freien Startzeiten nach Kalenderwoche; Sie klicken die passenden an oder lassen 🔀 Füllen wählen („1 pro Woche“, „gleichmäßig verteilt“ oder „frühestmöglich“). … Termine anlegen legt alle auf einmal an.

• Bonuskarte: Hat der Besitzer eine aktive Stempelkarte, können Sie sie verknüpfen – die Anzahl kommt dann aus den offenen Stempeln, und jeder abgeschlossene Serientermin stempelt genau diese Karte.
• Eine Mail für alles: Mit „Bestätigung (alle Termine in einer Mail) an den Besitzer senden“ bekommt der Kunde eine Mail mit allen Terminen und einer .ics-Datei.
• Belegt in der Zwischenzeit? Wurde ein gewählter Slot zwischen Suchen und Anlegen vergeben, wird er übersprungen und der Planer sagt es.
• Serie absagen: 🔁❌ in Liste/Kalender bzw. 🔁 Serie stornieren (künftige) im Termin storniert alle künftigen Termine der Serie, die noch nicht abgeschlossen sind, und schickt dem Besitzer eine Sammel-Absage. Bereits gesetzte Stempel bleiben.

Die drei Ansichten

Liste, Kalender und Tafel zeigen dieselben Termine. Über allen Ansichten stehen vier Zahlen – Heute · Woche · Monat · Offen (Offen = Anfragen aus der Online-Buchung; ein Klick filtert die Liste darauf) – und die Suche „🔍 Termin suchen – Patient, Besitzer, Telefon, Ort …“. Die Suche geht über alle Termine, unabhängig vom eingestellten Zeitraum, und zeigt höchstens die 100 neuesten Treffer.

Liste

Tabelle mit Datum & Zeit (🏥 Praxis bzw. 🚗 mit Besuchsadresse), Patient, Besitzer mit anklickbarer Telefonnummer, Status und Aktionen. Filter: Von / Bis und Status („Aktive Termine“ = Anfrage, Geplant, Bestätigt; außerdem einzelne Status oder „Alle Status“). Stornierte Termine finden Sie nur hier – und nur bis zur automatischen Löschung.

Kalender

Am Rechner und Tablet (ab mittlerer Bildschirmbreite) eine Woche Mo–So, auf dem Smartphone ein Tag. Das Raster reicht von 07:00 bis 20:00 Uhr in halben Stunden; Terminblöcke tragen das Tier-Symbol und den Patientennamen, Termine einer Serie ein 🔁. Stornierte Termine blendet der Kalender aus. Eine rote Linie zeigt die aktuelle Uhrzeit.

Woche · Monat (Smartphone: Tag · Monat) links in der Navigationszeile schaltet zwischen Wochen- bzw. Tagesansicht und der Monatsansicht um.

Navigation: ← / → blättern eine Woche (Smartphone: einen Tag), Heute springt zurück, 📅 bzw. ein Tipp auf das Tagesdatum öffnet die Datumsauswahl. Auf Touch-Geräten blättern Sie mit einer schnellen, waagerechten Wischbewegung; senkrechtes Scrollen bleibt davon unberührt. Beim Öffnen und beim Blättern scrollt der Kalender zur aktuellen Uhrzeit (wenn heute zu sehen ist), sonst zum frühesten Arbeitsbeginn des gewählten Therapeuten, sonst zu 08:00 Uhr.

Filter (aufklappen mit ▼ Filter; ob auf- oder zugeklappt, merkt sich der Browser):

Außerdem im Kalender: Termine aus externen Kalendern als grau schraffierte 🔒-Blöcke (nur Anzeige, nicht anklickbar), und im Tageskopf ein Hinweis „☐ …“ auf Aufgaben, die an diesem Tag fällig sind. Feiertage stehen in der Kopfzeile von Woche, Tag und Monat (z. B. „Reformationstag“), sobald unter ⚙️ Termin-Einstellungen ein Bundesland bzw. Land gewählt ist (siehe Feiertage); ist die Feiertagssperre der Online-Buchung an, mit 🔒 davor.

Freie Termine anzeigen

Mit dem Haken ⬚ Freie Termine zeigen im Filterbereich zeigt der Kalender, wo Sie noch Termine vergeben können. Jeder freie Platz ist ein gestricheltes Kästchen in der Farbe der Leistung, so hoch wie die Leistung dauert (höchstens bis zur nächsten freien Startzeit). Passen mehrere Leistungen zur selben Uhrzeit, ist es ein Kästchen mit mehreren Farbpunkten. Unter der Filterzeile steht die Legende: welche Farbe zu welcher Leistung gehört.

Ein Klick auf ein Kästchen öffnet „Neuer Termin“ mit Datum, Uhrzeit, Leistung, Dauer und Therapeut bereits ausgefüllt – auf einem Tour-Platz zusätzlich „Hausbesuch“. Stehen mehrere Leistungen zur Wahl, fragt IntelliVet kurz, welche es sein soll. Sie tragen nur noch den Patienten ein. Ein Klick daneben in eine leere Zelle funktioniert wie bisher (nur Datum und Uhrzeit).

• Welche Leistungen? Alle aktiven. Mit dem Filter Terminart sehen Sie nur die freien Plätze einer Leistung.
• Therapeut „Alle“: Ein Platz ist frei, wenn irgendein Therapeut frei ist; im neuen Termin ist einer der Freien vorgeschlagen (Sie selbst, wenn Sie frei sind). Mit gewähltem Therapeuten sehen Sie nur seine freien Plätze, in den 👥 Therapeuten-Spalten jeden in seiner Spalte.
• Online-Anfragen ohne Therapeut („Egal – nächster freier Termin“) belegen einen der Freien. Liegen zur selben Zeit so viele davon, wie Therapeuten frei sind, ist der Platz nicht mehr frei.
• Tour-Plätze zeigen nur, dass Zeit auf der Tour ist. Ob die Adresse des Kunden mit Fahrzeit noch passt, prüft der Zeitvorschlag im Termin, sobald die Adresse eingetragen ist.
• Liegt ein freier Platz unter einem Termin (z. B. bei „Alle“: Ihre Kollegin ist frei, Sie nicht), bleibt der Termin vorne und anklickbar. Die Therapeuten-Spalten zeigen solche Plätze nebeneinander.
• Ausgeschaltet sieht der Kalender genau aus wie vorher, und IntelliVet rechnet keine freien Zeiten aus.

Monatsansicht

Der Knopf Monat zeigt den ganzen Monat als Raster Montag bis Sonntag. In jedem Tag steht die Zahl der Termine (mit denselben Filtern wie in der Woche). Mit eingeschaltetem ⬚ Freie Termine zeigen stehen darunter die freien Plätze je Leistung als Farbpunkt mit Zahl – „● 3“ heißt: drei mögliche Startzeiten für diese Leistung an diesem Tag. Ein Klick auf einen Tag öffnet die Woche dieses Tages (Smartphone: den Tag selbst). ← / → blättern einen Monat, Heute springt zum aktuellen Monat, über 📅 bzw. den Monatsnamen springen Sie zu einem beliebigen Monat (siehe Datumsauswahl). Woche bzw. Tag bringt Sie zurück.

Tafel

Der Praxistag in Spalten – Heute geplant, Wartezimmer, In Behandlung, Noch abrechnen, Erledigt. Ausführlich unter Tagestafel.

Status – woher er kommt und was er bedeutet

Aktionen am Termin

Termine ziehen, einschieben und tauschen

Ein voller Tag lässt sich umstellen, ohne erst Platz zu schaffen: Ziehen Sie einen Termin einfach dorthin, wo er hin soll – auch vor oder hinter einen anderen Termin. Vor dem Speichern zeigt IntelliVet immer eine Vorschau aller Änderungen („Max 10:00 → 10:30, Bella 10:30 → 11:00“); erst mit Ihrer Bestätigung wird gespeichert. Abbrechen lässt alles, wie es war.

• Am Rechner: Termin in der Wochen- oder Tagesansicht mit der Maus anfassen und ziehen. Ein gestrichelter Kasten zeigt die neue Uhrzeit (im Startraster der Leistung, sonst in halben Stunden). In der Ansicht 👥 Therapeuten-Spalten wechselt das Ziehen in eine andere Spalte auch den Therapeuten. Esc bricht ab; ein Klick ohne Ziehen öffnet den Termin wie bisher.
• Am Tablet/Smartphone: Block etwa eine halbe Sekunde gedrückt halten, bis er sich abhebt, dann ohne loszulassen nach oben oder unten ziehen. Der gestrichelte Kasten zeigt die neue Uhrzeit bzw. „↑ vor …“ / „↓ nach …“; am Rand des Kalenders läuft die Ansicht mit. Loslassen öffnet die Vorschau. Normales Wischen scrollt und wechselt den Tag wie gewohnt – gezogen wird nur nach dem Gedrückthalten. Auf einen anderen Tag geht es über das Terminfenster.
• Im Terminfenster (auch aus der Liste): Ist die neu eingetragene Uhrzeit schon belegt, erscheint statt der Fehlermeldung die Wahl Davor einschieben, Dahinter einschieben oder Tauschen. Ihre übrigen Änderungen im Fenster (Notiz, Leistung, Ort …) werden danach mitgespeichert. Unter Datum und Uhrzeit listet das Fenster außerdem die belegten Termine des gewählten Tages (gleicher Therapeut) mit den Knöpfen ↑ davor und ↓ dahinter – so schieben Sie ohne Ziehen ein, etwa auf einen anderen Tag.

Jeder betroffene Kunde mit E-Mail am Termin bekommt die normale Mail „Termin verschoben“ mit alter und neuer Zeit und Kalenderdatei; die Erinnerung wird zum neuen Termin neu verschickt. In der Vorschau können Sie die Benachrichtigung abschalten. Nicht verschoben werden abgeschlossene, stornierte, nicht erschienene, angekommene und laufende Termine – müsste einer davon rutschen, bricht die Vorschau mit Hinweis ab. Über Mitternacht rutscht nichts; endet ein Termin nach Ihrer Arbeitszeit, unterschreitet er den Puffer oder läge er in der Vergangenheit, warnt die Vorschau, verbietet es aber nicht. Bei Serienterminen wird nur der einzelne Termin verschoben. Therapeuten verschieben nur eigene Termine und nur im eigenen Kalender.

Grenzen & Hinweise

• Doppelbuchung nur je Therapeut geprüft. Zwei Therapeuten dürfen gleichzeitig Termine haben. Räume und Geräte werden nur als Hinweis geprüft, nicht gesperrt.
• Interne Termine ignorieren bewusst die Regeln der Online-Buchung – Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Feiertage, Vorlauf, Puffer, externe Kalender und die erlaubten Tages-Typen einer Leistung. Wenn Sie einen Praxistermin manuell auf einen Tour-Tag legen, hält IntelliVet Sie nicht auf. Kunden, die selbst verschieben, bekommen dagegen nur passende Tage angeboten (siehe Kunden-Selfservice).
• Verschieben geht über ✏️ Bearbeiten und die Uhrzeit oder per Ziehen im Kalender. Am Handy ziehen Sie nach kurzem Gedrückthalten; normales Wischen scrollt.
• Stornierte Termine werden gelöscht – nach der Frist unter 🏥 Praxis-Einstellungen → Termin-Einstellungen → „Stornierte Termine löschen nach“ (Standard 30 Tage, wählbar auch 24 Stunden bis 1 Woche oder „Nie automatisch löschen“). Sie landen nicht im Papierkorb.
• Kalenderbereich 07:00–20:00 Uhr. Ein Termin vor 7 Uhr wird am oberen Rand angezeigt; sehr lange Termine werden höchstens vier Stunden hoch gezeichnet. Die Liste zeigt immer die echten Zeiten.
• Zwei Personen am selben Termin: Öffnet jemand einen Termin, den gerade ein anderer bearbeitet, erscheint „Wird gerade von … bearbeitet“ und Speichern ist gesperrt. Die Praxisleitung kann die Sperre mit „Sperre aufheben (Admin)“ lösen.
• Ohne Internet lassen sich neue Termine speichern; sie werden übertragen, sobald die Verbindung zurück ist. Stornieren und Bestätigen brauchen eine Verbindung.
• Stationäre Patienten: Termine zu einem stationären Aufenthalt verschicken keine Einladung und keine Bestätigung.

Häufige Fragen

🗓️ Kalender-Datumsauswahl

🔗 Als eigene Seite öffnen

Springen Sie im Kalender direkt zu einem beliebigen Datum, statt Woche für Woche zu blättern – etwa um nachzusehen, was im März eingetragen ist, oder um einen Termin in sechs Wochen anzulegen.

Wofür

Schnell zu einer bestimmten Woche (Rechner/Tablet), einem bestimmten Tag (Smartphone) oder einem Monat (Monatsansicht) im Terminkalender.

Wo in IntelliVet

📅 Termine → Kalender → in der Navigationszeile das 📅 neben dem Wochenzeitraum bzw. auf dem Smartphone das Tagesdatum.

Wer darf

Alle, die den Terminkalender sehen (Admin und Therapeuten).

Modul

Für alle Praxen

Hängt zusammen mit

Termine

So funktioniert es

Monatsansicht

Mit Woche · Monat (Smartphone: Tag · Monat) links in der Navigationszeile wechseln Sie in die Monatsansicht: ein Raster Montag bis Sonntag mit der Zahl der Termine je Tag und – bei eingeschaltetem ⬚ Freie Termine zeigen – den freien Plätzen je Leistung als Farbpunkt mit Zahl. ← / → blättern dort einen Monat, Heute springt zum aktuellen Monat. So finden Sie schnell den nächsten Tag mit freien Plätzen und springen mit einem Klick hinein.

Nach dem Sprung scrollt der Kalender wie gewohnt zur passenden Uhrzeit (heute: aktuelle Uhrzeit, sonst Arbeitsbeginn des gewählten Therapeuten bzw. 08:00 Uhr). Heute bringt Sie jederzeit zurück zur aktuellen Woche bzw. zum heutigen Tag.

Grenzen & Hinweise

• Die Datumsauswahl gibt es nur in der Kalenderansicht. In der Liste stellen Sie den Zeitraum über die Felder Von / Bis ein; die Tafel hat ein eigenes Feld Tag.
• Wer einen bestimmten Termin sucht und das Datum nicht kennt, nimmt besser die Terminsuche oberhalb des Kalenders – sie durchsucht alle Termine, unabhängig vom angezeigten Zeitraum.

🕐 Startzeiten, Puffer & Feiertage der Terminvergabe

🔗 Als eigene Seite öffnen

Welche Uhrzeiten Ihre Kunden in der Online-Buchung angeboten bekommen, entscheiden einige wenige Einstellungen: der Modus für die Startzeiten, der Puffer zwischen Terminen, die Vorlaufzeit, die Feiertagssperre – und an der Leistung deren eigene Startzeiten und Puffer. Dieselbe Rechnung liefert auch die Zeitvorschläge in Ihrem eigenen Terminfenster und im Serienplaner.

Wofür

Steuern, zu welchen Zeiten freie Termine angeboten werden – dichter (Lücken füllen), gleichmäßiger (Praxistakt) oder im Abstand der Behandlungsdauer.

Wo in IntelliVet

🏥 Praxis-Einstellungen → Bereich „Termine & Leistungen“ → ⚙️ Termin-Einstellungen → „Startzeiten der Online-Buchung“, „Puffer zwischen Terminen“, „Mindest-Vorlaufzeit“, „Buchbar bis“, „Feiertage in der Online-Buchung sperren“. An der Leistung: „Termin-Startzeiten“ und „Puffer nach Termin“.

Wer darf

Nur die Praxisleitung (Admin) – die Praxis-Einstellungen sind für Therapeuten nicht sichtbar.

Modul

Für alle Praxen. Spürbar wird es vor allem mit der Online-Buchung.

Hängt zusammen mit

Online-Buchung, Kunden-Selfservice (Verschieben), Serientermine, Praxistage & Sammeltermine, Tourenplanung, Externe Kalender, Leistungen

Nicht verwechseln mit

Den Arbeitszeiten (wann überhaupt gearbeitet wird – unter 🗓️ Terminplanung, siehe Praxistage). Diese Einstellungen hier legen nur fest, wie innerhalb dieser Zeiten die Startzeiten verteilt werden.

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Die drei Modi für die Startzeiten

• Nach Termindauer (Standard): Startzeiten im Abstand der Behandlungsdauer, ab Beginn der Arbeitszeit.
• Fester Praxistakt (Dauer + Puffer): Abstand = Behandlungsdauer plus Puffer. Gleichmäßiger Rhythmus über den Tag; bei 45 + 5 also 09:00, 09:50, 10:40 …
• Lücken füllen: Nach jedem Termin wird der nächste Start angeboten, sobald dessen Puffer abgelaufen ist – statt auf die nächste Rasterzeit zu warten. Für Praxen, denen Absagen Löcher in den Tag reißen.

Der Unterschied an einem Beispiel

Arbeitszeit 9–17 Uhr, Behandlung 45 Minuten, Puffer 10 Minuten, ein bestehender Termin 11:20–12:05 (mit Puffer belegt bis 12:15), „Puffer strikt anwenden“ aus:

Mit „Puffer strikt anwenden“ entfällt bei „Nach Termindauer“ zusätzlich 10:30 – der Termin würde um 11:15 enden und hielte die 10 Minuten vor 11:20 nicht ein. Die beiden anderen Modi bleiben im Beispiel gleich.

Grenzen & Hinweise

• Tour-Fenster rechnen anders: Dort gilt immer ein festes Raster (Termin-Startzeiten der Leistung, sonst alle 30 Minuten bzw. die Dauer) mit Prüfung von Tour-Radius und Fahrzeit – siehe Tourenplanung.
• Ihre eigenen Einträge mit „✏️ Manuell eingeben“ prüfen nur Überschneidungen mit Terminen desselben Therapeuten – keinen Puffer, keine Vorlaufzeit, keine Feiertage (siehe Termine).
• Feiertage und Feiertagssperre: wählbar sind die 16 deutschen Bundesländer und Österreich; ohne gewähltes Bundesland/Land wird nichts angezeigt und nichts gesperrt. Vorausgewählt sind die gesetzlichen Feiertage; Feiertage, die nur in einzelnen Gemeinden gelten, prüfen Sie selbst. Die Schweiz ist noch nicht dabei.
• Der Modus ändert nur, welche Startzeiten geprüft werden. Er macht keine Zeit buchbar, die eine der übrigen Regeln ausschließt.

Häufige Fragen

📋 Die Tagestafel – der Praxistag in Spalten

🔗 Als eigene Seite öffnen

Der Kalender beantwortet die Frage wann. Im laufenden Betrieb ist eine andere wichtiger: wie weit. Wer wartet schon? Wer ist gerade dran? Bei wem fehlt noch die Rechnung? Dafür gibt es unter 📅 Termine neben Liste und Kalender die Tafel.

Wofür

Den heutigen Ablauf steuern: ankommen, behandeln, abschließen, abrechnen – mit Wartezeiten im Blick.

Wo in IntelliVet

📅 Termine → Umschalter Tafel; als zweites Fenster über 🖥️ Eigenes Fenster.

Wer darf

Admin und Therapeuten. Therapeuten starten mit „Nur meine“ (nur die eigenen Termine); mit „Alle“ sehen sie die Termine des ganzen Teams für den Tag, etwa zur Vertretung bei Krankheit. Admins starten mit „Alle“. Pflegekräfte haben keinen Zugang.

Modul

Für alle Praxen. 🔁 Verlauf und 🩺 Befund brauchen das Modul „Befundbögen“, Rechnung → „Rechnungen & Mahnungen“, 🐴 Sattelcheck „Sattelanpassung“.

Hängt zusammen mit

Termin-Status, Stempelkarten, Aufgabe „Rechnung erstellen“, Rechnungen, Behandlungsserien, Befundbögen, Tourenplanung (gleiche Statuskette)

So funktioniert es

Jede Karte ist ein Termin des gewählten Tages (stornierte ausgenommen). Die Spalte ergibt sich aus dem Termin-Status – Sie schieben also nicht nur Karten, sondern ändern den Status des Termins, mit allem, was daran hängt.

Im Alltag

Kopfzeile

Tag (auch andere Tage lassen sich ansehen) · Alle / Nur meine (die Wahl merkt sich das Gerät, auch für das eigene Fenster) · Aktualisieren · 🖥️ Eigenes Fenster · + Ohne Termin gekommen. Die Tafel lädt sich jede Minute selbst nach, solange sie offen ist.

Karten bewegen

• Ziehen – Karte mit der Maus in die Zielspalte fallen lassen.
• „weiter →“ – schaltet eine Spalte vor. In „Noch abrechnen“ heißt der Knopf „Rechnung →“ und öffnet einen Rechnungsentwurf.

Zurückziehen

Zu weit geschoben? Ziehen Sie die Karte nach links zurück – möglich sind „Heute geplant“, „Wartezimmer“ und „In Behandlung“. Dabei wird aufgeräumt:

• Die Zeitstempel der verlassenen Schritte (Ankunft, Behandlungsbeginn, Abschluss) werden gelöscht – sonst stimmten die Wartezeiten nicht.
• Verlässt die Karte „abgeschlossen“ oder „nicht erschienen“, werden alle Stempel, die an diesem Termin hängen, zurückgenommen (auch von Hand gesetzte) und die Aufgabe „Rechnung erstellen“ entfällt. In der App sagt die Meldung „(Stempel zurückgenommen)“.
• Zurück nach „Heute geplant“ wird der Termin Bestätigt, wenn schon eine Bestätigung an den Besitzer ging, sonst Geplant.

Nicht möglich: eine Karte zurück nach „Noch abrechnen“ ziehen. Diese Spalte hängt an der Rechnung – die löscht man nicht durch Ziehen einer Karte.

Wartezeit im Blick

In „Wartezimmer“, „In Behandlung“ und „Noch abrechnen“ zeigt die Karte statt der Uhrzeit, wie lange es schon dauert. Wird es zu lang, färbt sie sich rot (⏰):

Die Knöpfe auf jeder Karte

• 🔁 Verlauf – was beim letzten Mal war: Anzahl der Behandlungen der Behandlungsserie, letzter Besuch, Serie seit, die Zusammenfassung und die Veränderung seit dem vorletzten Befund in drei Zahlen (nicht mehr auffällig / neu hinzugekommen / unverändert). Ohne Serie steht dort „Noch keine Behandlungsserie zu diesem Patienten.“
• 🩺 Befund starten – ab „In Behandlung“. Öffnet einen neuen Befundbogen, der am Termin hängt und dessen Datum übernimmt. Gibt es schon einen, heißt der Knopf 🩺 Befund und bleibt in allen späteren Spalten sichtbar. Weil der Befund am Termin hängt, ordnet ihn der Verlauf später selbst der Serie zu.
• Rechnung → – nur in „Noch abrechnen“. Öffnet einen Rechnungsentwurf mit Empfänger, Leistungsdatum und – wenn die Leistung einen Preis hat – der Leistung als Position.
• 🐴 Sattelcheck – bei Pferden mit Modul Sattelanpassung.
• Ein Klick auf den Patientennamen öffnet den Termin.

Ohne Termin gekommen

+ Ohne Termin gekommen öffnet ein kleines Fenster: Patient suchen * (Tier oder Besitzer) und Voraussichtliche Dauer (15–60 Minuten). Ins Wartezimmer legt einen Termin „Ohne Termin“ ab jetzt an – für Sie selbst als Therapeut, ohne Leistung – und stellt ihn direkt ins Wartezimmer. Leistung und Therapeut tragen Sie bei Bedarf später im Termin nach.

Eigenes Fenster für einen zweiten Bildschirm

🖥️ Eigenes Fenster öffnet die Tafel als eigene Seite – etwa für einen Bildschirm an der Anmeldung. Mit ⛶ Vollbild bleibt sie dort stehen, aktualisiert sich jede Minute und zeigt „aktualisiert HH:MM“. Karten lassen sich auch dort ziehen oder mit „Zielspalte →“ weiterschieben; 🔁 Verlauf und 🩺 Befund starten gibt es ebenfalls – der Bogen öffnet sich dann im IntelliVet-Hauptfenster, das nach vorn geholt wird (ist es geschlossen, öffnet sich ein neues).

Das eigene Fenster zeigt immer heute und hat weder „+ Ohne Termin gekommen“ noch „Rechnung →“; Rechnungen schreiben Sie in der App. Eine eigene Anmeldung braucht es nicht: Das Fenster nutzt Ihre Sitzung im selben Browser. Melden Sie sich ab, ist auch die Tafel gesperrt („Nicht angemeldet …“) – öffnen Sie sie dann erneut aus der App.

Grenzen & Hinweise

• „+ Ohne Termin gekommen“ prüft keine Überschneidungen und legt den Termin immer für heute an, auch wenn die Tafel gerade einen anderen Tag zeigt.
• Das Zurückziehen aus „Erledigt“ ist möglich, auch wenn schon eine Rechnung existiert; die Rechnung bleibt davon unberührt.
• Für wen lohnt sich die Tafel? Wer fast nur mit festen Terminen und ohne Wartezimmer arbeitet, wird vor allem „Noch abrechnen“ schätzen – dort steht, was heute noch offen ist. Praxen mit Anmeldung und mehreren Behandlungsräumen nutzen die Tafel den ganzen Tag.

Häufige Fragen

🗓️ Praxistage, Tages-Typen & Sammeltermine

🔗 Als eigene Seite öffnen

Nicht jeder Tag ist gleich: montags Praxis, mittwochs unterwegs auf Tour, freitags vormittags Praxis und nachmittags ein Sammeltermin im Hundezentrum. Unter 🗓️ Terminplanung legen Sie fest, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten welche Art von Termin stattfindet. Daraus ergibt sich für jeden Tag ein Tages-Typ – und der entscheidet, welche Leistungen Kunden an diesem Tag online buchen oder auf ihn verschieben dürfen.

Wofür

Arbeitszeiten je Wochentag, Tour-Zeiträume, Sammeltermine, Standort-Tage und Abwesenheiten pflegen – und damit steuern, was wann buchbar ist.

Wo in IntelliVet

🏥 Praxis-Einstellungen → Bereich „Termine & Leistungen“ → 🗓️ Terminplanung (Unterbereiche „Wöchentliche Arbeitszeiten“, „Tour-Zeiträume“, „Tour-Regionen“, „Sammeltermine“, „Standort-Tage“, „Abwesenheiten“). An der Leistung: „Buchbar an Tages-Typen“.

Wer darf

Die Praxisleitung (Admin). Alles gilt je Therapeut: Oben wählen Sie „👤 Meine Zeiten“ oder ein Teammitglied.

Modul

Für alle Praxen. Standort-Tage und die Standort-Zuordnung von Sammeltermin und Arbeitszeit gibt es nur mit Modul „Mehrere Standorte“; Tour-Regionen mit Modul „Tour-Planung & Hausbesuche“.

Hängt zusammen mit

Online-Buchung, Kunden-Selfservice (Verschieben), Startzeiten & Puffer, Tourenplanung, Mehrere Standorte, Leistungen

Nicht verwechseln mit

Dem Tages-Typ „🔀 Gemischt (Praxis + Tour)“ in den Arbeitszeiten. Ein „gemischter Tag“ mit Sammeltermin (Praxis + Sammeltermin) ist etwas anderes – siehe unten. Und mit Kursen: Ein Sammeltermin ist ein Zeitfenster für Einzeltermine, kein Kurs mit Teilnehmerliste.

So funktioniert es

IntelliVet baut jeden Tag eines Therapeuten aus Bausteinen zusammen. Jeder Baustein bringt seinen Tages-Typ mit:

Daneben bestimmt die Leistung, an welchen Tages-Typen sie buchbar ist („Buchbar an Tages-Typen“: 🏥 Praxis · 🚗 Tour · 📋 Sammeltermin), und der Terminort eines bestehenden Termins (Praxis oder Hausbesuch), wohin er sich verschieben lässt.

Was wirkt worauf?

Einrichten

Gemischter Tag: Praxis + Sammeltermin

Hätte „Physiotherapie“ alle drei Haken (die Vorgabe), sähe der Kunde bei ihr auch die Nachmittagszeiten des Sammeltermins.

📍 Standort-Tage Zusatzmodul

Mit dem Modul Mehrere Standorte gibt es unter 🗓️ Terminplanung zusätzlich Standort-Tage (+ Standort-Tag): Von/Bis und ein Standort (Pflicht). An diesen Tagen „zieht“ die reguläre wöchentliche Arbeitszeit an den gewählten Standort um – egal, welchem Standort das Arbeitszeit-Fenster sonst zugeordnet ist; an anderen Standorten ist der Therapeut an diesen Tagen nicht buchbar. Praktisch, wenn Sie an wechselnden Tagen an unterschiedlichen Orten arbeiten (28.07. Standort A, 29.07. Standort B).

Das wirkt im Buchungsportal, sobald der Kunde einen Standort gewählt hat. Der interne Kalender und das Verschieben durch Kunden werten Standort-Tage nicht aus.

Was gewinnt, wenn mehreres auf einen Tag fällt?

1. Abwesenheit oder ein ganztägiger privater Termin aus einem externen Kalender: Der Tag ist online gesperrt.
2. Tour-Zeitraum mit Buchungszeitfenster: ersetzt die Arbeitszeiten – und verdrängt auch einen Sammeltermin am selben Tag.
3. Sammeltermin „ersetzt“: nur der Sammeltermin ist buchbar. Sammeltermin zusätzlich: Sammeltermin und reguläre Arbeitszeit.
4. Feiertagssperre (siehe Feiertage): nimmt die regulären Arbeitszeiten heraus; Sammeltermine und Tour-Zeiträume mit eigenem Fenster bleiben buchbar.
5. Sonst gilt die wöchentliche Arbeitszeit mit ihrem Tages-Typ.

Grenzen & Hinweise

• Ein Sammeltermin hat keine Teilnehmerzahl und keine eigene Leistungsliste. Welche Leistungen dort buchbar sind, steuern Sie ausschließlich über „Buchbar an Tages-Typen“ an der Leistung. Für Veranstaltungen mit Plätzen gibt es Kurse.
• Sammeltermine, die vor Einführung der gemischten Tage angelegt wurden, stehen auf „ersetzt die regulären Praxiszeiten“ – so verhalten sie sich wie früher.
• Arbeitszeiten, Sammeltermine und Abwesenheiten gelten je Therapeut. Wer mit mehreren Therapeuten einen Sammeltermin anbietet, legt ihn für jeden an.
• Der interne Kalender zeigt im Tageskopf nur den Typ der wöchentlichen Arbeitszeit (bei mehreren unterschiedlichen Fenstern „Gemischt“) – Ihre Sammeltermine sehen Sie unter 🗓️ Terminplanung → Sammeltermine.

Häufige Fragen

📍 Mehrere Standorte (Zusatzmodul)

🔗 Als eigene Seite öffnen

Praxen mit zwei oder mehr Behandlungsorten pflegen diese als eigene Standorte. Kunden wählen in der Online-Buchung zuerst den Standort und sehen danach nur, was dort angeboten wird. In Bestätigung, Erinnerung und Kalendereinladung steht die Adresse des gebuchten Standorts – nicht der Firmensitz.

Wofür

Mehrere Behandlungsorte mit eigener Adresse, eigenen Therapeuten, Arbeitszeiten und Leistungen – für Zweigstellen genauso wie für feste Sprechtage in verschiedenen Ställen.

Wo in IntelliVet

Seitenleiste → 📍 Standorte (Reiter „Standorte“ und „Reisezeiten zwischen Standorten“). Dazu Felder an vielen anderen Stellen, siehe „Was wirkt worauf?“.

Wer darf

Nur die Praxisleitung (Admin) – der Menüpunkt steht in der Seitenleiste in der Gruppe „Praxis“.

Modul

Modul „Mehrere Standorte“ – unter 🧩 Module zubuchbar.

Hängt zusammen mit

Online-Buchung, Praxistage, Sammeltermine & Standort-Tage, Termine, Benutzerverwaltung, Leistungen

Nicht verwechseln mit

Der abweichenden Behandlungsadresse unter Praxisdaten (eine einzige Adresse für alle Termine – bei gebuchtem Modul ausgeblendet) und mit Tour-Regionen (Gebiete für Hausbesuche, keine Behandlungsorte).

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Einrichten

Direkt-Links je Standort

In der Standortliste stehen zu jedem Standort zwei Links zum Kopieren – für Website-Knöpfe wie „Termin in Köln buchen“. Die Standortwahl entfällt dann für den Kunden.

Im Alltag

• Online-Buchung: Standort wählen → Leistung → Datum & Uhrzeit (mit eingeschalteter Therapeutenauswahl auch „Behandler“, erste Option „Egal – nächster freier Termin“) → Bestätigung mit dem Kasten „Anfahrt“ (Standortname und Adresse) und der Standortadresse im Kalendereintrag. Bei nur einem aktiven Standort entfällt die Wahl.
• Termin selbst anlegen: Bei Praxisterminen das Feld Standort wählen; vorbelegt ist der Standard.
• Kalender: Filter „Standort“ in der Filterleiste.
• Erneut senden: 📧 An Kunde in der Terminliste schickt die Bestätigung mit Standortadresse noch einmal (Modul „Kalendereinladungen“).
• Standort schließen: Deaktivieren – geht nur, wenn er nicht Standard ist, keine künftigen Termine hat und mindestens ein anderer aktiver Standort bleibt. Bestehende Termine bleiben erhalten.

Grenzen & Hinweise

• Rechnungen und Briefpapier tragen immer den Firmensitz aus den Praxisdaten. Standorte sind eine Buchungs- und Behandlungssicht, keine eigene Buchhaltungseinheit.
• Kunden verschieben ohne Standortwechsel: Wer seinen Termin per Mail-Link oder Portal verschiebt, behält den Standort; eine Standortauswahl gibt es dort nicht.
• „Egal – nächster freier Termin“ sammelt die freien Zeiten aller Therapeuten, die am gewählten Standort arbeiten: Arbeitszeit für diesen Standort (oder „alle Standorte“) und – falls am Benutzer Standorte angekreuzt sind – dieser Standort in der Zuordnung. Es gelten also dieselben Regeln wie bei der Behandlerauswahl.
• Die Farbe am Standort wird gespeichert, färbt den internen Kalender aber nicht ein. Einen Kartenlink enthalten die Mails nicht – nur die Adresse.
• Das Kalender-Abo zeigt bei Praxisterminen die Praxisadresse, nicht die Standortadresse.
• Modul gekündigt? Menüpunkt und Standortauswahl verschwinden, neue Termine bekommen keinen Standort mehr, die Mails nutzen wieder Behandlungsadresse bzw. Firmensitz. Die angelegten Standorte bleiben gespeichert.

Häufige Fragen

🚗 Tourenplanung

🔗 Als eigene Seite öffnen

Für Praxen mit Hausbesuchen: Die Seite 🚗 Tourenplanung zeigt die Hausbesuche eines Tages auf einer Karte und als Liste, schlägt nach echter Fahrzeit auf der Straße eine kürzere Reihenfolge vor und führt unterwegs per Navigation von Stopp zu Stopp. Wer vor Ort „Angekommen“, „Behandlung starten“ und „Abgeschlossen“ tippt, hält den Termin-Status aktuell – das Dashboard zeigt der Praxis den Stand. Dazu gehören die Tour-Einstellungen, die festlegen, wo und wann Kunden online Hausbesuche buchen können.

Wofür

Hausbesuche eines Tages planen, abfahren und abhaken; Tour-Tage, Tour-Zeiträume und Regionen für die Online-Buchung festlegen.

Wo in IntelliVet

Seitenleiste → 🚗 Tourenplanung. Einstellungen: 🏥 Praxis-Einstellungen → 🗓️ Terminplanung („Tour-Zeiträume“ mit + Tour planen, „Tour-Regionen“ mit + Region anlegen) und ⚙️ Termin-Einstellungen → „Tour-Radius (km)“. Live-Stand: Dashboard → 🚗 Aktuelle Touren.

Wer darf

Admin und Therapeuten nutzen die Tourenplanung und sehen auch die Hausbesuche anderer Therapeuten („Alle Therapeuten“). Route optimieren und Optimierung zurücknehmen darf ein Therapeut nur für die eigene Tour, die Praxisleitung für jede. Regionen und Termin-Einstellungen ändert nur die Praxisleitung. Pflegekräfte haben keinen Zugang.

Modul

In allen Paketen enthalten – kein Aufpreis. Hausbesuche als Terminart (🚗 Hausbesuch) gibt es ebenfalls für alle Praxen.

Hängt zusammen mit

Termine (Terminart Hausbesuch, Besuchsadresse), Tagestafel (gleiche Status), Praxistage & Tages-Typen, Online-Buchung, Dashboard, Behandlungsadresse am Patienten

Nicht verwechseln mit

Standorten (feste Behandlungsorte, an die der Kunde kommt). Eine Tour-Region ist ein Gebiet, in das Sie fahren.

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Die Seite Tourenplanung

Oben Datum und Therapeut (vorbelegt mit Ihnen; „Alle Therapeuten“ zeigt die Hausbesuche des ganzen Teams), dazu die Knöpfe 🔄 Aktualisieren, 🧭 Route optimieren (ab zwei Stopps, nur bei einem gewählten Therapeuten), nach einer Optimierung ↩️ Optimierung zurücknehmen und ⛶ Vollbild.

• Karte mit 🏠 Praxis und den Stopps (rot = nächster, blau = angekommen, gelb = offen/in Behandlung, grau ✓ = erledigt) und der Straßenroute Praxis → Stopps → Praxis. Nachts (20–6 Uhr) wird die Karte dunkel.
• Kennzahlen: Hausbesuche, Erledigt (x/y), Gesamtstrecke und Fahrzeit gesamt (mit „~“, wenn sie nur geschätzt ist).
• Tagesroute: „Praxis – Start“, dann je Stopp Strecke und Fahrzeit dorthin (echte Straßenfahrzeit; steht „geschätzt, Luftlinie“ dahinter, war der Fahrzeitdienst nicht erreichbar, siehe unten), Patient, Besitzer, Adresse, Uhrzeit, 📞 Telefon, 📍 Navigation (öffnet Google Maps mit diesem Ziel) und der passende Status-Knopf; am Ende „Rückfahrt zur Praxis“ mit Strecke und Fahrzeit.

Optimierung zurücknehmen

IntelliVet merkt sich vor jeder Optimierung die bisherigen Zeiten. Mit ↩️ Optimierung zurücknehmen bekommen die verschobenen Termine wieder ihre alten Zeiten; jeder Kunde, dessen Uhrzeit sich dadurch erneut ändert, erhält wieder die Mail „Termin verschoben“ mit der alten Uhrzeit. Vorher fragt IntelliVet nach.

Das geht nur, solange keiner der verschobenen Termine danach geändert wurde (Zeit, Therapeut), abgesagt, angekommen, begonnen oder abgeschlossen ist und keine der Zeiten schon begonnen hat. Ist die alte Zeit inzwischen durch einen anderen Termin belegt, ändert IntelliVet nichts. In all diesen Fällen bleibt der Knopf sichtbar und nennt den Grund – ändern Sie die Zeiten dann einzeln. Zurückgenommen wird immer die letzte Optimierung des Tages für diesen Therapeuten.

Woher die Fahrzeiten kommen

IntelliVet rechnet mit echten Fahrzeiten auf der Straße (OpenRouteService, Kartendaten von OpenStreetMap, kein Google). Einmal ermittelte Fahrzeiten zwischen zwei Adressen werden 30 Tage gespeichert. Ist der Dienst nicht erreichbar, antwortet er nicht rechtzeitig oder ist er nicht eingerichtet, schätzt IntelliVet wie früher über die Luftlinie (× 1,3 bei 50 km/h, mindestens 5 Minuten) und kennzeichnet das: „geschätzt, Luftlinie“ an der Fahrzeit, ein gelber Hinweis über der Tagesroute und nach „Route optimieren“ eine entsprechende Meldung. Verkehrslage und Baustellen sind in keiner der beiden Rechnungen enthalten.

Unterwegs: Navigation und Fahrmodus

Auf dem Smartphone erscheint 🧭 Navigation starten. Er fragt nach Ihrem Standort und schaltet in den Fahrmodus:

• Karte im Vollbild, folgt Ihrer Fahrtrichtung; die Route führt vom aktuellen Standort zum nächsten offenen Stopp.
• Oben die nächste Abbiegung mit Entfernung, Ihre Geschwindigkeit und „Ankunft“ mit Uhrzeit, Kilometern und Minuten.
• Sprachansagen auf Deutsch (umschaltbar mit 🔊 Sprache ein / 🔇 Sprache aus) – in der Stadt bei 200 m und 30 m vor der Abbiegung, auf schnellen Straßen früher.
• Im Kreisverkehr sagt die Ansage die Nummer der Ausfahrt. Die Route wird spätestens jede Minute neu berechnet, früher, sobald Sie von ihr abweichen.
• Ist die Straßenroute gerade nicht verfügbar, zeigt die Karte die Luftlinie gestrichelt, die Sprachansagen pausieren, und eine Meldung sagt das.
• Das Display bleibt an, solange die Navigation läuft (sofern der Browser das unterstützt).
• Unten der aktuelle Stopp mit großem Status-Knopf. Sind alle erledigt: „Alle Stopps erledigt!“ und die Route zurück zur Praxis.
• Beenden mit dem roten ✕ oben rechts.

Live-Stand in der Praxis

Auf dem Dashboard erscheint 🚗 Aktuelle Touren, sobald es heute Hausbesuche gibt (mit Modul). Je Therapeut: Badge (Unterwegs, Angekommen, In Behandlung, Tour abgeschlossen), Fortschrittsbalken „X von Y Stopps abgeschlossen“ und der Stand – „🚗 Auf dem Weg zu Luna (Meier) · 10:30 Uhr“, „📍 Angekommen bei …“, „💉 Behandlung bei …“ oder „✅ Alle Stopps abgeschlossen“. Die Anzeige lädt alle 30 Sekunden neu.

Einrichten

So prüft die Online-Buchung einen Hausbesuch

1. Die Kundenadresse wird in Koordinaten umgerechnet (OpenStreetMap; notfalls nur PLZ und Ort).
2. Liegt sie im Radius um das Zentrum? Zentrum ist die Tour-Region, sonst die Praxis (bzw. deren abweichende Behandlungsadresse, falls eingerichtet). Wenn nicht, fällt der ganze Tag weg.
3. Startzeiten im Tour-Fenster: alle 30 Minuten (bzw. die Dauer oder die „Termin-Startzeiten“ der Leistung).
4. Passt die Fahrzeit vom vorigen und zum nächsten Hausbesuch desselben Therapeuten plus 15 Minuten Reisepuffer? Termine an derselben Adresse (bis 1 km) gelten als „selber Ort“ ohne Fahrzeit.
5. Beim Absenden noch einmal: Zwischen Uhrzeitwahl und Absenden vergehen oft einige Minuten. Hat in der Zeit jemand anderes gebucht oder haben Sie selbst einen Termin eingetragen, prüft IntelliVet die Fahrzeit beim Absenden erneut. Passt die Uhrzeit nicht mehr, springt die Buchungsseite zur Uhrzeitwahl zurück, zeigt die noch möglichen Zeiten und behält alle Eingaben des Kunden. Bei „Egal welcher Behandler“ reicht es, wenn die Fahrt bei einem der Therapeuten passt.

Adresse nicht auffindbar: Lässt sich die Behandlungsadresse beim Absenden nicht in Koordinaten umrechnen, wird die Buchung trotzdem angenommen – als Anfrage, wie jeder Hausbesuch aus der Online-Buchung. Im Termin steht dann unter Notizen „⚠ Fahrzeit konnte bei der Online-Buchung nicht geprüft werden“. Prüfen Sie vor dem Bestätigen, ob der Termin in die Tour passt.

Die Fahrzeit ist die echte Fahrzeit auf der Straße (siehe Woher die Fahrzeiten kommen). Ist der Fahrzeitdienst nicht erreichbar, prüft die Buchung mit der Luftlinien-Schätzung (× 1,3 bei 50 km/h, mindestens 5 Minuten) – dann können Zeiten angeboten werden, die auf der Straße knapp werden. Die Fahrt von der Praxis zum ersten Hausbesuch wird nicht geprüft.

Grenzen & Hinweise

• „Route optimieren“ findet bis 10 Stopps die Reihenfolge mit der kürzesten Gesamtfahrzeit (inklusive Rückfahrt zum Firmensitz; bei Gleichstand kommt der nähere Stopp zuerst). Ab 11 Stopps rechnet IntelliVet eine sehr gute Näherung – keine Garantie für das Optimum. Wunschzeiten der Kunden berücksichtigt sie nicht. Sie arbeitet immer nur für einen Therapeuten und nur mit offenen Stopps. Ohne Fahrzeitdienst rechnet sie mit der Luftlinie.
• Praxistermine in Fahrtlücken: Die Optimierung prüft Überschneidungen mit anderen Terminen des Therapeuten, nicht aber, ob ein Praxistermin in die neue Fahrtzeit zwischen zwei Hausbesuchen fällt.
• Kein Verkehr: Fahrzeiten, Route und Ankunftszeit kommen ohne Verkehrslage. Die Kennzahlen „Gesamtstrecke“ und „Fahrzeit gesamt“ können leicht von der gezeichneten Route abweichen.
• Navigation starten gibt es nur auf schmalen Bildschirmen (Smartphone). Am Rechner nutzen Sie den Link 📍 Navigation je Stopp.
• Kein Zurück: Einen versehentlich gesetzten Status nehmen Sie in der Tourenplanung nicht zurück – das geht über die Tagestafel (Karte zurückziehen).
• Adresse geändert? Ändern Sie die Besuchsadresse eines Termins, prüfen Sie die Lage des Stopps auf der Karte – einmal ermittelte Koordinaten werden nicht automatisch neu berechnet.
• Ohne Internet laden Karte und Route nicht.

Häufige Fragen

🎓 Kurse & Veranstaltungen

🔗 Als eigene Seite öffnen

Mit dem Kurs-Modul bieten Sie Kurse, Workshops und Seminare über IntelliVet an – mit eigenem Online-Katalog, Anmeldung, Warteliste und Zahlungsstatus. Die Teilnehmer stehen in einer eigenen Liste, getrennt von Ihren Patienten und Besitzern. Beispiele: Erste-Hilfe-Kurs am Hund, Longierkurs mit sechs Terminen, Futter-Workshop, Online-Webinar, Fortbildung für Kollegen.

Wofür

Veranstaltungen mit begrenzten Plätzen planen, veröffentlichen, Anmeldungen verwalten und Teilnehmerlisten drucken.

Wo in IntelliVet

Seitenleiste → 🎓 Kurse mit den Reitern Kurse · Teilnehmer · Kursarten. Zahlungseinstellungen: 🏥 Praxis-Einstellungen → Bereich „Abrechnung & Zahlung“ → 🅿️ PayPal.

Wer darf

Admin und Therapeuten legen Kurse an und buchen Teilnehmer ein. Als bezahlt markieren und die PayPal-Einstellungen sind der Praxisleitung (Admin) vorbehalten. Pflegekräfte haben keinen Zugang.

Modul

Modul „Kursverwaltung & Online-Kursbuchung“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Ohne Modul zeigt die Seite „🔓 Modul freischalten“.

Hängt zusammen mit

Termine (Kurszeiten des Kursleiters sind online nicht buchbar), Praxis-Einstellungen (PayPal, Zoom, Website & Einbettung)

Nicht verwechseln mit

Sammeltermin (ein Zeitfenster für Einzeltermine mit Patienten, z. B. „HuTa“ – ohne Plätze und Teilnehmerliste) · Online-Terminbuchung (Einzeltermine für Patienten; Kurse haben einen eigenen Katalog und eigene Links)

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Einrichten

Wie sich Teilnehmer anmelden

1. Im Katalog stehen alle veröffentlichten Kurse, deren Anmeldeschluss nicht vorbei ist; ein gesetzter Anmeldeschluss steht auf der Kurskarte („Anmeldung bis …“) und im Kurs. Der Interessent wählt einen Kurs. Ist der Anmeldeschluss vorbei, während er die Seite offen hat, steht statt „Jetzt anmelden“ der Hinweis „Anmeldeschluss vorbei“, und eine Anmeldung wird abgelehnt.
2. Er bestätigt seine E-Mail-Adresse mit einem 6-stelligen Code (15 Minuten gültig). Die Code-Mail kommt im Erscheinungsbild Ihrer Praxis.
3. Er gibt Name, Telefon und Adresse an, wählt die Zahlungsart und kann ankreuzen „Ich möchte über zukünftige Kurse informiert werden“ (wird als Newsletter-Einwilligung gespeichert).
4. „Verbindlich anmelden“ – Ergebnis „Anmeldung erfolgreich!“ oder „Auf der Warteliste“.

Danach kommen diese Mails im Design Ihrer Praxis:

Im Alltag

Teilnehmer und Buchungen

• Reiter Teilnehmer: Suche „Teilnehmer suchen…“ und + Neuer Teilnehmer mit Vorname *, Nachname *, E-Mail, Telefon, Straße & Hausnr., PLZ, Ort, Notizen und „Newsletter-Einwilligung erteilt“. Unten die Kurshistorie mit Status und Zahlungsstatus jeder Buchung.
• Selbst einbuchen: Im Kurs unter „Teilnehmer einbuchen“ einen vorhandenen Teilnehmer wählen → Einbuchen. Zahlungsart ist dann Überweisung, und es geht keine Mail raus. Neue Personen legen Sie vorher im Reiter Teilnehmer an.
• Zahlungsstatus je Buchung: Ausstehend · Bezahlt · Erstattet · Kostenlos. Als bezahlt markieren (nur Admin) ändert nur den Status – es geht keine Mail und kein Meeting-Link raus.

Kurs-Status

Teilnehmerliste drucken & CSV

Im Kurs unten, sobald es Buchungen gibt:

• 📋 Teilnehmerliste – PDF mit Kursdaten, allen Terminen, Ort, Kursleiter und einer Tabelle Nr., Nachname, Vorname, E-Mail, Unterschrift. Auf Ihrem Briefpapier, falls hinterlegt. Ideal als Anwesenheitsliste.
• 📥 Teilnehmer CSV – Excel-taugliche Datei (Semikolon) mit Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Straße, PLZ, Ort, Kursname, Kursdatum, Status, Zahlungsstatus, Angemeldet am.

Beide enthalten nur angemeldete und abgeschlossene Buchungen, keine Warteliste.

PayPal einrichten

Die PayPal-Zugangsdaten gelten für Kurse und für die Rechnungszahlung im Tierhalter-Portal. Sie brauchen ein PayPal-Geschäftskonto und eine App im PayPal-Entwicklerbereich (developer.paypal.com → „Create App“), die Ihnen Client-ID und Secret liefert.

Grenzen & Hinweise

• Keine Rechnung: Kursbuchungen erzeugen keine IntelliVet-Rechnung und sind nicht mit Gutscheinen oder Stempelkarten verknüpft.
• Kein Selbst-Storno: Teilnehmer können sich nicht selbst abmelden – das machen Sie mit „Stornieren“.
• Nicht im Portal und nicht im Kalender: Kurse erscheinen weder im Tierhalter-Portal noch im internen Terminkalender.
• Meeting-Link: Er geht mit „Buchung bestätigt“ heraus – bei Barzahlung also vor der Zahlung – und mit „Platz frei“ auch an Nachrücker, die noch nicht bezahlt haben.
• Teilnehmerdaten nutzen Sie nur im Rahmen der Einwilligung; die Newsletter-Einwilligung ist je Teilnehmer vermerkt. Eine automatische Übergabe an Newsletter-Dienste gibt es nicht – nutzen Sie die CSV-Datei.

Häufige Fragen

🔄 Externe Kalender verbinden

🔗 Als eigene Seite öffnen

Ihr Zahnarzttermin steht im Google-Kalender, der Elternabend in Outlook? Verbinden Sie diese Kalender mit IntelliVet, dann gelten die Zeiten als belegt: Kunden können dort online keine Termine bei Ihnen buchen. Auf Wunsch sehen Sie die privaten Termine auch grau im Praxiskalender. Die Richtung ist herein – IntelliVet liest Ihren fremden Kalender, schreibt aber nichts hinein.

Wofür

Private oder andere berufliche Termine automatisch aus der Online-Buchung heraushalten – ohne sie doppelt einzutragen.

Wo in IntelliVet

Seitenleiste → ⚙️ Einstellungen (Seite „Meine Einstellungen“) → Karte 📆 Externe Kalender → + Kalender-Feed hinzufügen.

Wer darf

Jeder Therapeut und Admin für die eigenen Kalender (bis zu 10 Feeds). Den praxisweiten Schalter „Titel externer Termine anzeigen“ stellt die Praxisleitung (Admin). Pflegekräfte haben keinen Zugang.

Modul

Für alle Praxen

Hängt zusammen mit

Online-Buchung, Kunden-Selfservice, Puffer & „Buchbar bis“, Termine

Nicht verwechseln mit

Kalender-Abo – die Gegenrichtung: Ihre IntelliVet-Termine hinaus aufs Handy. · ICS-Import – ein einmaliger Umzug Ihrer alten Termine als echte IntelliVet-Termine (beim Wechsel zu IntelliVet). Externe Kalender dagegen werden laufend abgeglichen und erzeugen nie Termine, nur „belegt“-Zeiten.

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Einrichten

ICS-Adresse finden

Die Menüs gehören zu den Anbietern und können sich dort ändern; so finden Sie die Adresse heute:

Im Alltag

Jeder Feed steht als Zeile mit Name, Anbieter, „X Termine“, „Sync: vor …“ und ggf. „Fehler: …“. Die Zeile aktualisiert sich alle 30 Sekunden. Knöpfe:

Titel externer Termine anzeigen (nur für Admins sichtbar, praxisweit): Aus = im Kalender steht nur „Belegt (extern)“; an = der echte Titel aus dem Fremdkalender – sinnvoll, wenn das ganze Team gemeinsame Praxiskalender verbindet.

Grenzen & Hinweise

• Anfahrt: IntelliVet weiß nicht, wo Ihr privater Termin stattfindet. Rechnen Sie die Fahrzeit im Fremdkalender ein (Termin früher beginnen, später enden lassen) oder nutzen Sie den strikten Puffer.
• Nicht sofort: Neue oder geänderte Termine im Fremdkalender kommen erst beim nächsten automatischen Abgleich an (oder mit Sync). Wer kurzfristig einen ganzen Tag blockieren muss, lässt in IntelliVet eine Abwesenheit eintragen (Praxisleitung).
• Fehler: Ist ein Feed fünfmal hintereinander dauerhaft nicht lesbar (z. B. Adresse ungültig), schaltet IntelliVet ihn ab; „Aktivieren“ setzt den Zähler zurück. Kurze Ausfälle beim Anbieter zählen nicht mit.
• Datenschutz: IntelliVet liest von jedem Termin nur Titel, Zeiten und die für Serien nötigen Angaben – keine Beschreibung, keinen Ort, keine Teilnehmer, keine Anhänge. Kunden sehen davon nichts: Wählt ein Kunde eine Zeit, die ein externer Termin belegt, heißt es nur „Zeitslot kollidiert mit einem anderen Termin“ – ohne Titel und ohne Hinweis auf Ihren Kalender. Die Feed-Adresse wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Nutzen Sie für private Termine am besten einen eigenen Kalender (z. B. „Praxis-Blocker“) – so entscheiden Sie genau, was IntelliVet sieht.
• Nicht unterstützt sind ausgefallene Serienregeln (zusätzliche Einzeldaten, „letzter Werktag im Monat“-Konstruktionen); solche Termine tragen Sie im Zweifel einzeln ein.

Häufige Fragen

📆 Kalender-Abonnement

🔗 Als eigene Seite öffnen

Mit dem Kalender-Abonnement erscheinen Ihre IntelliVet-Termine in Ihrem gewohnten Kalender – Apple Kalender, Google Kalender oder Outlook, auf Handy und Rechner. Neue Termine, Verschiebungen und Absagen kommen beim nächsten Abruf Ihrer Kalender-App automatisch an. Die Richtung ist hinaus: Der fremde Kalender liest nur mit, bearbeitet wird weiter in IntelliVet.

Wofür

Die eigenen Termine (oder als Admin die der ganzen Praxis) unterwegs im Handy-Kalender sehen, ohne IntelliVet zu öffnen.

Wo in IntelliVet

Seitenleiste → ⚙️ Einstellungen (Seite „Meine Einstellungen“) → Karte 📅 Kalender-Abonnement → Kalender-URL generieren.

Wer darf

Jeder Therapeut und Admin für sich. „Alle Praxis-Termine“ kann nur die Praxisleitung (Admin) wählen. Pflegekräfte haben keinen Zugang.

Modul

Für alle Praxen

Hängt zusammen mit

Termine, Sicherheit

Nicht verwechseln mit

Externe Kalender – die Gegenrichtung: fremde Termine herein, damit Kunden dort nicht buchen. · Der Kalendereinladung per E-Mail (📧 An Kunde, Haken „Kalendereinladung senden“) – das ist eine einzelne .ics-Datei zu einem Termin, die sich später nicht mehr aktualisiert. · ICS-Import – einmaliger Umzug alter Termine nach IntelliVet.

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Was steht im Kalendereintrag?

Im Feed sind Termine mit Status Geplant, Bestätigt, Angekommen und In Behandlung. Nicht enthalten: Anfragen aus der Online-Buchung, die noch nicht bestätigt sind, Neukunden-Termine „Wartet auf Daten“, abgeschlossene, nicht erschienene und stornierte Termine.

Einrichten

Einrichtung je Kalender-App

Die Menüs gehören zu den Herstellern und können sich ändern; so geht es derzeit:

Apple Kalender (iPhone/iPad/Mac)

Auf dem iPhone/iPad:

1. Öffnen Sie die App Einstellungen (nicht den Kalender)
2. Kalender → Accounts
3. Account hinzufügen → Andere
4. Kalenderabo hinzufügen
5. URL einfügen, Weiter, dann Sichern

Auf dem Mac:

1. Kalender öffnen
2. Menü Ablage → Neues Kalenderabonnement…
3. URL einfügen, Abonnieren
4. Bei „Automatisch aktualisieren“ z. B. Stündlich wählen

Google Kalender

1. Google Kalender im Browser öffnen (nicht in der App)
2. Links neben Weitere Kalender auf +
3. Per URL wählen
4. URL einfügen, Kalender hinzufügen

Microsoft Outlook

1. Outlook-Kalender im Browser öffnen
2. Kalender hinzufügen → Aus dem Internet abonnieren
3. URL einfügen, Namen vergeben (z. B. „IntelliVet“), Importieren

Grenzen & Datenschutz

• Schreiben Sie in die Terminnotizen nichts, was nicht in Ihrem Handy-Kalender (und damit ggf. bei Google, Apple oder Microsoft) stehen soll.
• Die Adresse läuft nicht ab. Sie gilt, bis Sie eine neue erzeugen oder das Abo deaktivieren – oder Ihr Benutzer deaktiviert wird.
• Bei Praxis-Terminen steht die Praxisadresse im Eintrag, auch wenn Sie mit dem Modul Mehrere Standorte arbeiten.
• Viele Abrufe mit falscher Adresse von einer Stelle aus werden vorübergehend gesperrt.
• IntelliVet speichert den Schlüssel in der Adresse verschlüsselt. Bestehende Abos laufen unverändert weiter; Sie müssen nichts neu verbinden, und die Adresse bleibt in den Einstellungen abrufbar.

Häufige Fragen

🔗 Online-Buchung

🔗 Als eigene Seite öffnen

Ihre Kundschaft bucht über einen öffentlichen Link selbst einen Termin – ohne Konto und rund um die Uhr. Die Buchungsseite zeigt nur, was Sie freigeben: Ihre online buchbaren Leistungen mit Preis und Dauer und die freien Zeiten aus Ihren Arbeitszeiten, Tour-Zeiträumen und Sammelterminen. Was gebucht wird, landet als Anfrage in Ihrem Kalender (oder sofort bestätigt, siehe Automatische Bestätigung) – mit Besitzer, Tier und gegebenenfalls ausgefülltem Anamnesebogen.

Wofür

Termine ohne Telefon und E-Mail-Pingpong vergeben; Neukunden legen ihre Stammdaten dabei selbst an.

Wo in IntelliVet

🏥 Praxis-Einstellungen → Termine & Leistungen → Online-Terminbuchung (Einschalten, Buchungslink, Einbettungscode). Zeitregeln unter Termin-Einstellungen, Arbeitszeiten unter Terminplanung, Leistungen unter Leistungen. Den Link gibt es außerdem auf der Seite 📅 Termine über 🔗 Buchungslink kopieren.

Wer darf

Einrichten: nur Admins (die Praxis-Einstellungen sind nur für Admins sichtbar). Anfragen bestätigen: Admins und Therapeuten. Pflegekräfte haben keinen Zugriff auf Termine.

Modul

Modul „Online-Terminbuchung“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Ohne das Modul zeigt die Buchungsseite „Online-Buchung nicht verfügbar“.

Hängt zusammen mit

Automatische Bestätigung, Kunden-Selfservice (Absagen/Verschieben), Anamnesebögen, Startzeiten der Online-Buchung, Sammeltermine & gemischte Tage, Tourenplanung (Hausbesuche), Mehrere Standorte, Tierhalter-Portal, Rückruf-Wunsch, Doppelte Besitzer und doppelte Tiere zusammenführen

Nicht verwechseln mit

Dem Terminkalender – dort tragen Sie Termine ein, ohne Arbeitszeit- und Vorlaufregeln. Dem Neukunden-Termin – Sie buchen für einen Anrufer, der Kunde liefert nur die Daten nach. Der Kursbuchung – Kurse haben eine eigene Buchungsseite.

So funktioniert es

Was Ihre Kundschaft sieht

Die Buchungsseite führt in vier Schritten durch die Buchung (mit dem Modul Mehrere Standorte und mindestens zwei Standorten kommt davor die Standortwahl):

Was wirkt worauf?

Was nach dem Absenden passiert

Einrichten

Link teilen und auf der Website einbinden

• Buchungslink – für E-Mail-Signatur, Social Media, QR-Code auf dem Flyer.
• Direktlink zu einer Leistung – in Praxis-Einstellungen → Leistungen beim 🔗-Symbol der Leistung. Wer ihn öffnet, hat die Leistung schon ausgewählt und springt zur Terminwahl. Bei „nur intern“-Leistungen fehlt das Symbol.
• Einbettungscode (iframe) – unter Online-Terminbuchung, Höhe 700 Pixel; bei vielen Leistungen ggf. höher setzen.
• Schnipsel für die eigene Website – unter Praxis-Einstellungen → Website & Einbettung („Auf deiner Website einbinden“). Funktioniert auf WordPress, Wix, Jimdo und jeder Seite, die eigenes HTML erlaubt.
• 🔒 Erlaubte Websites – ebenfalls unter Website & Einbettung. Leer = jede Website darf einbetten; sobald eine Domain eingetragen ist, nur noch diese. Die Liste gilt gemeinsam für Buchung, Kurse und Gutscheine.

Im Alltag: Anfragen bearbeiten

Grenzen & Hinweise

• Keine Auskunft über Kunden: Ob eine E-Mail-Adresse bekannt ist, verrät die Seite erst nach der Code-Bestätigung. So lässt sich Ihre Kundenliste nicht durch Ausprobieren abfragen.
• Bestehende Stammdaten werden nicht überschrieben. Gibt ein bekannter Kunde eine neue Adresse oder Telefonnummer ein, landet sie nicht in der Akte (Ausnahme: die Stalladresse bei Pferden nach Rückfrage). Änderungen fragt der Kunde über das Portal an oder Sie tragen sie selbst ein.
• Dubletten entstehen bei abweichender E-Mail. IntelliVet führt Besitzer nie automatisch zusammen, nur weil der Name gleich ist – zwei Personen können gleich heißen. Prüfen Sie den Hinweis „Möglicher Doppelkontakt“ und führen Sie zusammen.
• Private Termine bleiben privat: Ist eine Zeit durch einen Termin aus einem externen Kalender belegt, erfährt der Kunde nur, dass die Zeit nicht frei ist – nie den Titel.
• Missbrauchsschutz: höchstens 10 Buchungen je E-Mail-Adresse und Stunde, dazu eine Begrenzung je Internetanschluss.
• Widerrufsbelehrung: Leer gelassen gilt die gesetzliche Musterbelehrung. Ein eigener Text (Termine & Leistungen, Feld „Widerrufsbelehrung (optional)“) ersetzt sie vollständig. Ist er fehlerhaft, verlängert sich die Widerrufsfrist auf bis zu 12 Monate und 14 Tage – im Zweifel leer lassen.
• Pflichtfelder im Anamnesebogen gelten auch online. Ein Bogen mit vielen Pflichtfeldern bremst die Buchung.

Häufige Fragen

🆕 Neukunde per Anamnese anfordern

🔗 Als eigene Seite öffnen

Ein Anrufer, der noch nicht in Ihrer Kartei steht, möchte einen Termin. Statt am Telefon Adresse, Tierdaten und Vorgeschichte abzufragen, reservieren Sie den Slot sofort und lassen den Kunden alles selbst eintragen: IntelliVet schickt ihm die Termindaten zusammen mit einem Anamnesebogen. Sobald er ihn abschickt, ist die Akte vollständig und der Termin bestätigt.

Wofür

Telefonbuchung für Neukunden, ohne dass Sie Stammdaten abtippen.

Wo in IntelliVet

📅 Termine → Termin anlegen → im Feld Patient die Auswahlliste öffnen → unten 🆕 Neukunde — Daten per Anamnese anfordern.

Wer darf

Admins und Therapeuten (alle, die Termine anlegen dürfen). Pflegekräfte nicht.

Modul

Modul „Anamnesebögen“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Ohne das Modul fehlt der Knopf. Zusätzlich braucht es mindestens einen aktiven Tierhalter-Anamnesebogen.

Hängt zusammen mit

Anamnesebögen (Bogen, Erinnerungen, Gültigkeit), Terminkalender, Tierhalter-Portal (Einladung nach dem Ausfüllen), Patienten & Besitzer

Nicht verwechseln mit

Der Online-Buchung – dort bucht der Kunde selbst. Dem Standalone-Versand – Bogen ohne Termin. „➕ Neuen Patienten anlegen“ in derselben Auswahlliste – dort tippen Sie die Daten selbst.

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Im Alltag: Schritt für Schritt

Grenzen & Hinweise

• Ohne E-Mail geht es nicht – über sie läuft die Anforderung. Hat der Anrufer keine, legen Sie ihn mit „➕ Neuen Patienten anlegen“ selbst an.
• Schlägt der Mailversand fehl, ist der Termin trotzdem gebucht; IntelliVet meldet es beim Speichern. Senden Sie die Einladung dann aus der Einladungsliste erneut.
• Keine eigene Bestätigungsmail nach dem Ausfüllen. Die Termindaten stehen bereits in der ersten Mail. Sie selbst sehen den Eingang in „Wartet auf dich“ und am Status des Termins; eine Push-Nachricht gibt es dafür nicht.
• Achtung bei langer Wartezeit: Bleibt der Bogen bis zum Ablauf der Gültigkeit liegen, bekommen Sie die Aufgabe „Neukunden-Termin verfällt“ – zwei Tage danach verschwindet der Termin mit dem vorläufigen Tier aus dem Kalender. Liegt der Termin weiter in der Zukunft als die Gültigkeit, rufen Sie den Kunden rechtzeitig an oder senden die Einladung erneut, solange sie noch offen ist.
• Bekannte E-Mail-Adresse: Ist der „Neukunde“ in Wahrheit schon Kunde, landet ein zusätzliches Tier bei ihm. Ist es dasselbe Tier, führen Sie die beiden später zusammen.

Häufige Fragen

✅ Automatische Terminbestätigung

🔗 Als eigene Seite öffnen

Online gebuchte Termine kommen normalerweise als Anfrage herein, und erst Ihr Klick auf „Bestätigen“ macht sie verbindlich. Mit der automatischen Bestätigung überspringen Sie diesen Schritt für Praxistermine: Der Kunde bekommt sofort seine Terminbestätigung, der Termin steht fest im Kalender. Hausbesuche bleiben immer Anfragen.

Wofür

Praxen mit festen Sprechzeiten, bei denen jeder freie Slot ohne Prüfung vergeben werden kann.

Wo in IntelliVet

🏥 Praxis-Einstellungen → Online-Terminbuchung → Automatische Bestätigung → „Praxistermine sofort bestätigen“. Direkt darunter: Mail „Anfrage eingegangen“.

Wer darf

Nur Admins.

Modul

Teil der Online-Buchung (Modul „Online-Terminbuchung“). Ab Werk ausgeschaltet.

Hängt zusammen mit

Online-Buchung, Kunden-Selfservice, WhatsApp-Terminassistent

Nicht verwechseln mit

Dem Bestätigen eines Neukunden-Termins – der springt nach dem Ausfüllen des Bogens von selbst auf „Bestätigt“, unabhängig von dieser Einstellung (Neukunde per Anamnese).

Wann greift sie?

Ein online gebuchter Termin wird nur dann sofort bestätigt, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:

Was wirkt worauf?

Einrichten

Öffnen Sie 🏥 Praxis-Einstellungen → Online-Terminbuchung und schalten Sie unter Automatische Bestätigung den Schalter „Praxistermine sofort bestätigen“ ein. Die Änderung gilt sofort für neue Buchungen; bestehende Anfragen bleiben Anfragen.

Eine Mail weniger: „Anfrage eingegangen“ abschalten

Direkt darunter steht der Schalter „Eingang einer Buchungsanfrage per Mail bestätigen“ (Standard: an). Ausgeschaltet bekommt der Kunde bei einer Anfrage keine Eingangsmail mehr, sondern nur noch die Terminbestätigung, sobald Sie freigeben. Das lohnt sich, wenn Sie Anfragen zügig bestätigen. Bei sofort bestätigten Praxisterminen entfällt die Eingangsmail ohnehin.

Grenzen & Hinweise

• Verschiebungen über den Selfservice sind nie automatisch bestätigt: Ein verschobener Termin wird wieder zur Anfrage (Kunden-Selfservice).
• Der WhatsApp-Terminassistent folgt derselben Einstellung: Bucht er einen Praxistermin, ist der bei eingeschalteter Automatik sofort bestätigt (WhatsApp Business).
• Keine Prüfung durch Sie: Wer bestätigt wird, steht fest im Kalender. Passt ein Termin doch nicht, sagen Sie ihn ab – der Kunde bekommt eine Absage per E-Mail.
• Termine, die Sie selbst im Kalender anlegen, betrifft die Einstellung nicht.

Häufige Fragen

📩 Kunden-Selfservice

🔗 Als eigene Seite öffnen

Mit dem Selfservice sagen Ihre Kunden einen Termin selbst ab oder verschieben ihn – über Knöpfe in der Termin-E-Mail, ohne Anruf und ohne Konto. Eine Absage gibt den Slot sofort frei, eine Verschiebung kommt als Anfrage zu Ihnen zurück. Wer ein Konto im Tierhalter-Portal hat, macht dasselbe dort.

Wofür

Weniger Telefonate wegen Absagen und Verschiebungen; kurzfristige Absagen landen sofort als freier Slot im Kalender.

Wo in IntelliVet

🏥 Praxis-Einstellungen → Online-Terminbuchung → Kunden-Selfservice: Schalter „Selfservice in E-Mails“ und „Mindestvorlaufzeit für Änderungen (Stunden)“. Der Kunde landet auf einer eigenen Seite (…/termin?token=…).

Wer darf

Einrichten: nur Admins. Nutzen: jeder Kunde mit dem Link aus seiner Termin-E-Mail.

Modul

Für alle Praxen (kein eigenes Modul). Ab Werk ausgeschaltet.

Hängt zusammen mit

Online-Buchung, Automatische Bestätigung, Tierhalter-Portal (Termine dort verwalten), Terminkalender

Nicht verwechseln mit

Dem Schalter „Online-Buchung aktivieren“ ganz oben im Bereich Online-Terminbuchung (hieß früher „Selfservice aktivieren“) – der schaltet die Online-Buchung ein, nicht das Absagen und Verschieben. Und mit „Anamnesebogen-Versand zulassen“ im selben Kasten – das erlaubt, beim Anlegen eines Termins einen Anamnesebogen-Link mitzuschicken.

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Einrichten

🏥 Praxis-Einstellungen → Online-Terminbuchung → Kunden-Selfservice: „Selfservice in E-Mails“ einschalten und die Mindestvorlaufzeit festlegen. Ab dann tragen alle neu verschickten Termin-Mails die Knöpfe – auch für Termine, die Sie selbst angelegt haben. Bereits verschickte Mails bleiben, wie sie waren.

Was der Kunde erlebt

Im Alltag

• Absagen sehen Sie über den Push bzw. die Admin-Mail. Im Kalender verschwinden stornierte Termine, weil der Slot wieder frei ist. In der Listenansicht finden Sie sie über den Statusfilter – bis zur automatischen Löschung.
• Verschiebungen erscheinen als Anfrage – im Kalender gelb, in der Kachel „Offen“ und in „Wartet auf dich“. Bestätigen oder absagen wie jede Online-Anfrage.

Grenzen & Hinweise

• Der Link ist ein Schlüssel. Wer die Mail weiterleitet, gibt die Verwaltung dieses Termins mit weiter.
• Vergangene und stornierte Termine lassen sich nicht mehr ändern.
• Ausschalten wirkt sofort: Auch Links aus älteren Mails zeigen dann „Der Self-Service ist für diese Praxis nicht aktiviert“.
• Der Kunde bekommt nach einer Absage keine eigene Bestätigungs-E-Mail – nur die Anzeige auf der Seite.

Häufige Fragen

📲 Tierhalter-Portal

🔗 Als eigene Seite öffnen

Das Tierhalter-Portal ist ein eigener Login-Bereich für Ihre Kundschaft unter mein.intellivet.cloud (oder Ihrer eigenen Domain), auf dem Handy als App installierbar. Statt vieler einzelner Links in E-Mails hat der Tierhalter ein Konto: Er sieht seine Termine und bucht neue, lädt Rechnungen und Dokumente herunter, bezahlt offene Rechnungen, schreibt Ihnen, lädt Fotos hoch und beantragt Änderungen an seinen Daten – die Sie in der Akte freigeben. Was er sieht, steuern Sie: Interne Notizen, Anamnesen und Diagnosen bleiben immer in der Praxis.

Wofür

Ein fester, sicherer Kanal zur Kundschaft: Dokumente, Termine, Nachrichten, Anforderungen und Zahlungen an einem Ort.

Wo in IntelliVet

Seitenleiste 🐾 Tierhalter-Portal (Einladungen, verknüpfte Konten), 📥 Datei-Eingang (Uploads sichten), 💬 Nachrichten (Chat). In der Patientenakte neben dem Besitzer: 🐾 Portal einladen und 💬 Nachricht. Für den Kunden: mein.intellivet.cloud.

Wer darf

Einladen, Datei-Eingang und Portal-Verwaltung: nur Admins. Nachrichten lesen und beantworten, Änderungsanträge freigeben: Admins und Therapeuten. Pflegekräfte: kein Zugriff.

Modul

Modul „Tierhalter-Portal“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Eigene Portal-Domain und das Ausblenden des IntelliVet-Hinweises zusätzlich mit Modul „White-Label & eigener Mailversand“.

Hängt zusammen mit

Kunden-Selfservice (Absagen/Verschieben), Online-Buchung (Knopf „Neuen Termin buchen“), Rechnungen mit SumUp/PayPal, Befundbögen (Handouts), Berichte, Futterpläne, Therapieplan, Heim-Übungspläne, Stempelkarten, Anamnesebögen, Rückruf-Wunsch, Design & Texte (Farben), Sie oder Du

Nicht verwechseln mit

Dem Selfservice-Link in der Termin-Mail – der gilt nur für einen Termin und braucht kein Konto. Der Buchungsseite – die ist öffentlich, das Portal nur mit Einladung. WhatsApp – das läuft über Meta, der Portal-Chat bleibt bei IntelliVet.

So funktioniert es

Was der Tierhalter sieht – und woher es kommt

Die Startseite zeigt nur Kacheln, hinter denen etwas steht. Nachrichten, Uploads und Meine Daten sind immer da. Termine ist immer da, wenn Ihre Online-Buchung eingeschaltet ist.