Handbuch › ⚙️ Einstellungen & Verwaltung › Benutzerverwaltung
👥 Benutzerverwaltung
Jede Person, die mit IntelliVet arbeitet, hat ein eigenes Konto mit eigener Anmeldung. Als Administrator legen Sie fest, wer zu Ihrer Praxis gehört, mit welcher Rolle, und helfen Kolleginnen, die sich ausgesperrt haben. Dafür gibt es zwei Wege, die sich gern verwechseln: neue Mitarbeitende anlegen und bestehende IntelliVet-Nutzer einladen.
- Wofür
- Konten anlegen und bearbeiten, Rollen vergeben, Konten deaktivieren oder entsperren, Passwort/TOTP/Passkeys zurücksetzen, Personen aus der Praxis entfernen
- Wo in IntelliVet
- Seitenleiste → Admin → 👥 Benutzer (Liste, + Neuer Benutzer) und 🏥 Praxis-Einstellungen → Konto & Team → 👥 Team & Einladungen (Einladen)
- Wer darf
- Nur Administratoren der Praxis
- Modul
- Weitere Benutzer anlegen oder einladen braucht die Funktion „Mehrere Benutzer“ in Ihrem Plan. Wie viele Konten möglich sind, steht unter Abonnement.
- Hängt zusammen mit
- Meine Einstellungen (das eigene Konto), Sicherheit, Mehrere Standorte, Stationäre Behandlung
- Nicht verwechseln mit
- Dem Tierhalter-Portal – Konten Ihrer Kundschaft verwalten Sie dort, nicht hier.
So funktioniert es
- Ein Konto, eine E-Mail-Adresse. Eine E-Mail-Adresse gibt es in IntelliVet nur einmal. Ein Konto kann aber Mitglied in mehreren Praxen sein (z. B. Urlaubsvertretung, Praxisgemeinschaft) – in der Liste mit „📍 Multi-Praxis“ markiert.
- Die Rolle gilt je Praxis. Dieselbe Person kann in Praxis A Administratorin und in Praxis B Therapeutin sein.
- Die Daten gehören der Praxis, nicht der Person. Patienten, Termine und Dokumente bleiben in der Praxis, wenn jemand entfernt wird.
Rollen
| Rolle | Darf | Darf nicht |
|---|---|---|
| Administrator | Alles im Praxisalltag und zusätzlich die Gruppe „Praxis“ der Seitenleiste: 👥 Benutzer, 📈 Praxis-Analytics, 📥 Datenimport, 🏥 Praxis-Einstellungen, 🧩 Module, 📋 Aktivitäten, 🗑️ Papierkorb (je nach Modul auch 📍 Standorte, 🐾 Tierhalter-Portal, 📥 Datei-Eingang) | Andere Administratoren entfernen – das darf nur der Inhaber (👑, der erste Administrator der Praxis) |
| Therapeut | Den Praxisalltag: Patienten, Termine, Befunde, Pläne, Rechnungen, Aufgaben – soweit die Module gebucht sind | Den Admin-Bereich: keine Praxis-Einstellungen, keine Benutzer, keine Module, kein Aktivitätenlog |
| Pflegekraft (nur Stationär) | Nur die 🏇 Stationäre Pflege und die eigenen Einstellungen – gedacht für Stallpersonal. Nur wählbar mit dem Modul „Stationäre Behandlung“. | Alles andere: keine Patientenliste, keine Termine, keine Rechnungen |
Was wirkt worauf?
| Sie tun … | … und das passiert |
|---|---|
| + Neuer Benutzer (👥 Benutzer) | Sie legen ein neues Konto an: Vorname, Nachname, E-Mail, Passwort, Rolle. Es wird keine Einladungsmail verschickt – geben Sie der Person ihre Zugangsdaten selbst weiter. Zählt gegen die Benutzerzahl Ihres Plans; ist sie erreicht, erscheint „Benutzer-Limit erreicht“. |
| 📧 Einladen (Team & Einladungen) | Nur für Personen, die schon ein IntelliVet-Konto haben (z. B. eine Kollegin aus einer anderen Praxis). Sie bekommt eine Mail mit Link, der 7 Tage gilt; mit dem Annehmen wird sie Mitglied Ihrer Praxis. Einladungen belegen keinen zusätzlichen Benutzerplatz. Für eine E-Mail ohne Konto lehnt IntelliVet die Einladung ab. |
| ✏️ Bearbeiten → Aktiv abhaken | Die Person kann sich nicht mehr anmelden, das Konto mit allen Einstellungen bleibt erhalten. Haken wieder setzen = Zugang zurück. |
| ✏️ Bearbeiten → Standort-Zuordnung | Nur mit Modul „Mehrere Standorte“: Angekreuzt = die Person ist ausschließlich an diesen Standorten verfügbar, leer = überall. |
| 🔓 Konto entsperren | Erscheint nur bei „🔒 Gesperrt“. Gesperrt wird ein Konto automatisch nach 5 falschen Passworteingaben innerhalb von 15 Minuten; die Sperre dauert standardmäßig 15 Minuten. Entsperren hebt sie sofort auf. |
| 🔑 Passwort zurücksetzen | Sie vergeben ein neues Passwort (mindestens 8 Zeichen) und teilen es der Person mit. |
| 🛡️ TOTP zurücksetzen / 🔐 Passkeys zurücksetzen | Für verlorene Handys oder Sicherheitsschlüssel: Die Person meldet sich wieder nur mit Passwort an und richtet den zweiten Faktor neu ein (unter ⚙️ Einstellungen). |
| 🚪 Aus Praxis entfernen | Die Person verliert den Zugang zu Ihrer Praxis. Arbeitet sie in weiteren Praxen, behält sie dort ihren Zugang. Sich selbst und den Inhaber kann man nicht entfernen. |
Im Alltag
👥 Benutzer → + Neuer Benutzer, Rolle „Therapeut“, ein Startpasswort vergeben und persönlich weitergeben. Bitten Sie sie, es gleich unter ⚙️ Einstellungen → Passwort ändern zu ersetzen.
🏥 Praxis-Einstellungen → 👥 Team & Einladungen → E-Mail eintragen, Rolle wählen, 📧 Einladen. Offene Einladungen stehen darunter; nach der Vertretung entfernen Sie sie wieder aus der Praxis.
Entweder Aktiv abhaken (Konto bleibt, falls sie zurückkommt) oder 🚪 Aus Praxis entfernen. Ihre Termine und Befunde bleiben in jedem Fall in der Praxis.
Grenzen & Hinweise
- Multi-Praxis-Konten können Sie nicht bearbeiten (Name, E-Mail, Passwort), weil die Änderung alle Praxen dieser Person träfe. Das übernimmt der IntelliVet-Support.
- Administratoren (auch die Ihrer eigenen Praxis) können Sie nicht entsperren und weder Passwort, TOTP noch Passkeys zurücksetzen – die Knöpfe fehlen bei ihnen. Das übernimmt der IntelliVet-Support.
- Ihren eigenen Status können Sie nicht ändern – so sperrt sich niemand versehentlich selbst aus.
- Wer was wann getan hat, steht unter 📋 Aktivitäten.
Häufige Fragen
„Für diese E-Mail existiert noch kein IntelliVet-Account“ – was nun?
Die Einladung ist nur für Personen mit bestehendem Konto gedacht. Legen Sie die Person stattdessen unter 👥 Benutzer mit + Neuer Benutzer an.
Was ist der Unterschied zwischen „Gesperrt“ und „Inaktiv“?
Gesperrt setzt IntelliVet selbst nach zu vielen falschen Passwörtern, die Sperre läuft von allein ab oder Sie heben sie mit 🔓 auf. Inaktiv setzen Sie bewusst über den Haken „Aktiv“ – das bleibt so, bis Sie es ändern.
Kann ich die Rolle einer Person später ändern?
Ja, über ✏️ Bearbeiten → Rolle. Die neue Rolle gilt, sobald die Person die Seite neu lädt.
Alle Themen auf einer Seite: Gesamtes Handbuch