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🔄 Externe Kalender verbinden
Ihr Zahnarzttermin steht im Google-Kalender, der Elternabend in Outlook? Verbinden Sie diese Kalender mit IntelliVet, dann gelten die Zeiten als belegt: Kunden können dort online keine Termine bei Ihnen buchen. Auf Wunsch sehen Sie die privaten Termine auch grau im Praxiskalender. Die Richtung ist herein – IntelliVet liest Ihren fremden Kalender, schreibt aber nichts hinein.
- Wofür
- Private oder andere berufliche Termine automatisch aus der Online-Buchung heraushalten – ohne sie doppelt einzutragen.
- Wo in IntelliVet
- Seitenleiste → ⚙️ Einstellungen (Seite „Meine Einstellungen“) → Karte 📆 Externe Kalender → + Kalender-Feed hinzufügen.
- Wer darf
- Jeder Therapeut und Admin für die eigenen Kalender (bis zu 10 Feeds). Den praxisweiten Schalter „Titel externer Termine anzeigen“ stellt die Praxisleitung (Admin). Pflegekräfte haben keinen Zugang.
- Modul
- Für alle Praxen
- Hängt zusammen mit
- Online-Buchung, Kunden-Selfservice, Puffer & „Buchbar bis“, Termine
- Nicht verwechseln mit
- Kalender-Abo – die Gegenrichtung: Ihre IntelliVet-Termine hinaus aufs Handy. · ICS-Import – ein einmaliger Umzug Ihrer alten Termine als echte IntelliVet-Termine (beim Wechsel zu IntelliVet). Externe Kalender dagegen werden laufend abgeglichen und erzeugen nie Termine, nur „belegt“-Zeiten.
Drei Funktionen, drei Richtungen
| Richtung | Wie oft | Ergebnis in IntelliVet | |
|---|---|---|---|
| Externe Kalender (hier) | fremder Kalender → IntelliVet | laufend | belegte Zeiten, keine Termine |
| Kalender-Abo | IntelliVet → Ihr Handy-Kalender | laufend | nichts – nur eine Leseadresse |
| ICS-Import | alter Kalender → IntelliVet | einmal | echte Termine mit Patienten |
So funktioniert es
- Sie geben IntelliVet die ICS-Adresse (Feed-URL) Ihres Kalenders. Ein Login bei Google, Microsoft oder Apple ist nicht nötig.
- IntelliVet liest den Feed regelmäßig automatisch und legt für jeden Termin eine „belegt“-Zeit bei Ihnen als Therapeut an – nur für die Zukunft, so weit wie Ihre Online-Buchung reicht („Buchbar bis“) plus 14 Tage.
- Diese Zeiten sperren nur, was Kunden buchen – Online-Buchung, Verschieben per Mail-Link oder Portal, WhatsApp – und fehlen in den Zeitvorschlägen Ihres Terminfensters. Was Sie selbst manuell eintragen, wird nicht blockiert und auch nicht gewarnt.
Was wirkt worauf?
| Im externen Kalender steht … | … und in IntelliVet passiert |
|---|---|
| Termin mit Uhrzeit | Diese Zeit ist online belegt. Dahinter gilt Ihr Puffer zwischen Terminen; mit „Puffer strikt anwenden“ auch davor (siehe Puffer). |
| Ganztägiger Termin | Der ganze Tag (bzw. alle Tage) ist online gesperrt. |
| Mehrtägiger Termin mit Uhrzeit (z. B. Fr 14 Uhr – So 18 Uhr) | Erster Tag ab Beginn, letzter Tag bis Ende, die Tage dazwischen komplett belegt. |
| Serientermin | wird in einzelne Termine aufgelöst – täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich, mit Intervall, Anzahl, Enddatum und Wochentagsregeln wie „jeder erste Freitag“. Ausgelassene Termine einer Serie und einzeln verschobene werden berücksichtigt. |
| Abgesagter Termin | wird ignoriert; die Zeit ist wieder frei. |
| Als „frei“ markierter Termin | blockiert trotzdem – IntelliVet wertet die Verfügbarkeitsanzeige des Fremdkalenders nicht aus. |
| Termin gelöscht | verschwindet beim nächsten Abgleich auch in IntelliVet. |
Einrichten
Siehe „ICS-Adresse finden“ unten. Am besten nehmen Sie die geheime bzw. private Adresse, damit Ihr Kalender nicht öffentlich sein muss.
⚙️ Einstellungen → 📆 Externe Kalender → + Kalender-Feed hinzufügen: Name (z. B. „Google Privat“) und ICS-Feed URL *. Adressen mit webcal:// wandelt IntelliVet selbst um; einfache http://-Adressen werden abgelehnt.
Testen zeigt „X Termine in den nächsten N Tagen gefunden“ und bis zu fünf Beispiele. Hinzufügen speichert den Feed. Die belegten Zeiten entstehen beim nächsten automatischen Abgleich – wer nicht warten will, klickt danach in der Liste auf Sync.
ICS-Adresse finden
Die Menüs gehören zu den Anbietern und können sich dort ändern; so finden Sie die Adresse heute:
Google-Kalender-Einstellungen → links den Kalender wählen → „Geheime Adresse im iCal-Format“ kopieren. Die „Öffentliche Adresse“ funktioniert nur, wenn der Kalender öffentlich freigegeben ist.
Outlook-Kalendereinstellungen → „Freigegebene Kalender“ → „Kalender veröffentlichen“ → Kalender und „Alle Details anzeigen“ wählen → Veröffentlichen → den ICS-Link kopieren.
Kalender-App auf dem Mac → Rechtsklick auf den Kalender → Kalender teilen → „Öffentlicher Kalender“ aktivieren → Adresse kopieren. Oder auf icloud.com/calendar beim Kalender auf das Teilen-Symbol → „Öffentlicher Kalender“. Die webcal://-Adresse können Sie direkt einfügen.
Im Alltag
Jeder Feed steht als Zeile mit Name, Anbieter, „X Termine“, „Sync: vor …“ und ggf. „Fehler: …“. Die Zeile aktualisiert sich alle 30 Sekunden. Knöpfe:
| Sync | Sofort abgleichen statt auf den nächsten automatischen Lauf zu warten. |
| 📅 im Kalender / 📅 ausgeblendet | Zeigt die Termine dieses Feeds zusätzlich im internen Kalender – grau schraffiert mit 🔒, nicht anklickbar, hinter Ihren Terminen. Standard: ausgeblendet. Therapeuten sehen dort nur ihre eigenen externen Termine, die Praxisleitung die aller Therapeuten mit eingeschaltetem Schalter. |
| Deaktivieren / Aktivieren | Pausiert den Abgleich. Die bisher eingelesenen Zeiten blockieren weiter, werden aber nicht mehr aktualisiert und verschwinden aus der Kalenderanzeige. |
| ✕ | Entfernt den Feed nach Rückfrage samt allen eingelesenen Zeiten – die Zeiten sind sofort wieder buchbar. |
Titel externer Termine anzeigen (nur für Admins sichtbar, praxisweit): Aus = im Kalender steht nur „Belegt (extern)“; an = der echte Titel aus dem Fremdkalender – sinnvoll, wenn das ganze Team gemeinsame Praxiskalender verbindet.
Grenzen & Hinweise
- Anfahrt: IntelliVet weiß nicht, wo Ihr privater Termin stattfindet. Rechnen Sie die Fahrzeit im Fremdkalender ein (Termin früher beginnen, später enden lassen) oder nutzen Sie den strikten Puffer.
- Nicht sofort: Neue oder geänderte Termine im Fremdkalender kommen erst beim nächsten automatischen Abgleich an (oder mit Sync). Wer kurzfristig einen ganzen Tag blockieren muss, lässt in IntelliVet eine Abwesenheit eintragen (Praxisleitung).
- Fehler: Ist ein Feed fünfmal hintereinander dauerhaft nicht lesbar (z. B. Adresse ungültig), schaltet IntelliVet ihn ab; „Aktivieren“ setzt den Zähler zurück. Kurze Ausfälle beim Anbieter zählen nicht mit.
- Datenschutz: IntelliVet liest von jedem Termin nur Titel, Zeiten und die für Serien nötigen Angaben – keine Beschreibung, keinen Ort, keine Teilnehmer, keine Anhänge. Kunden sehen davon nichts: Wählt ein Kunde eine Zeit, die ein externer Termin belegt, heißt es nur „Zeitslot kollidiert mit einem anderen Termin“ – ohne Titel und ohne Hinweis auf Ihren Kalender. Die Feed-Adresse wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt. Nutzen Sie für private Termine am besten einen eigenen Kalender (z. B. „Praxis-Blocker“) – so entscheiden Sie genau, was IntelliVet sieht.
- Nicht unterstützt sind ausgefallene Serienregeln (zusätzliche Einzeldaten, „letzter Werktag im Monat“-Konstruktionen); solche Termine tragen Sie im Zweifel einzeln ein.
Häufige Fragen
Ich habe den Feed hinzugefügt, aber nichts ist blockiert.
Kann ich trotzdem selbst einen Termin in eine belegte Zeit legen?
Ein Termin, den ich im Fremdkalender als „frei“ markiert habe, blockiert trotzdem.
Erscheinen meine IntelliVet-Termine jetzt auch in Google?
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