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📞 Gesprächsnotizen / Kontakthistorie
Gesprächsnotizen halten fest, was mit dem Besitzer außerhalb des Befunds besprochen wurde: ein Telefonat zum Heilungsverlauf, eine Rückfrage per Mail, eine Absprache im Messenger. Pro Patient entsteht so eine Liste, die zeigt, wer wann über welchen Weg was mit dem Besitzer geklärt hat – nachvollziehbar auch für Kolleginnen und Kollegen.
- Wofür
- Kontakte mit dem Besitzer dokumentieren, die nicht in den Befund gehören.
- Wo in IntelliVet
- Patientenakte → Reiter 📞 Gesprächsnotizen → + Neue Gesprächsnotiz · oder Reiter 📋 Historie → Knopf 📞 Neue Gesprächsnotiz
- Wer darf
- Lesen und anlegen: Administratoren und Therapeuten. Eigene Notiz bearbeiten: 24 Stunden lang. Administratoren: jederzeit bearbeiten und löschen. Pflegekräfte: kein Zugriff.
- Modul
- Für alle Praxen.
- Hängt zusammen mit
- Aufgabe „Anrufen“, Rückruf-Wunsch, Portal-Chat, Patientenakte
- Nicht verwechseln mit
- Dem Befund (Untersuchung und Behandlung eines Termins), den Notizfeldern in den Patienten-Stammdaten (dauerhafte Hinweise, die immer gelten – nicht an ein Gespräch gebunden) und dem Portal-Chat (laufender Austausch mit dem Halter, der erst beim Archivieren zur Gesprächsnotiz wird).
So funktioniert es
- Datum & Uhrzeit – vorbelegt mit „jetzt“, für nachträglich erfasste Gespräche änderbar. Danach wird sortiert: das jüngste Gespräch steht oben.
- Kanal – 🩺 Behandlung, 📞 Telefon (vorausgewählt), ✉️ E-Mail, 💬 Messenger oder 🔗 Sonstiges.
- Inhalt – Freitext, höchstens 8000 Zeichen.
- Verfasser – trägt IntelliVet selbst ein, aus Ihrer Anmeldung. Der Name bleibt an der Notiz stehen, auch wenn die Person die Praxis später verlässt.
Was wirkt worauf?
| Sie tun … | … und das passiert |
|---|---|
| Notiz speichern | Erscheint im Reiter Gesprächsnotizen und – als eine der letzten vier – oben im Reiter Historie unter „📞 Letzte Gesprächsnotizen“. Die Zahl am Reiter zählt mit. |
| Aufgabe mit Knopf „Anrufen“ ausführen | Das Telefon wählt die Nummer, die Akte öffnet sich mit einer neuen Notiz, vorbefüllt mit dem Aufgabentext. Speichern Sie die Notiz, ist die Aufgabe erledigt. |
| Portal-Chat archivieren (Modul „Tierhalter-Portal“) | Der ganze Verlauf wird zu einer Gesprächsnotiz mit dem Kanal „Portal-Chat“ in der Akte des gewählten Tieres; der Chat beginnt danach leer. |
| Anlegen, bearbeiten, löschen | Wird im Aktivitätenlog (📋 Aktivitäten, für Administratoren) vermerkt – auch das Anlegen – – mit Kanal, Zeitpunkt und Textlänge, ohne den Inhalt selbst. |
Gesprächsnotizen erscheinen nicht im Tierhalter-Portal und in keinem PDF. Sie sind reine Praxis-Dokumentation.
Im Alltag
- Rückruf erledigt: Aus „Aufgaben heute“ auf „Anrufen“, Gespräch führen, Ergebnis in die offene Notiz schreiben, speichern – Aufgabe ist abgehakt, das Gespräch dokumentiert.
- Telefonat nachtragen: Datum und Uhrzeit auf den tatsächlichen Zeitpunkt setzen, damit die Reihenfolge stimmt.
- Tippfehler: Innerhalb von 24 Stunden nach dem Anlegen über ✏️ an der eigenen Notiz korrigieren; danach nur noch durch Administratoren.
Grenzen & Hinweise
- Löschen können nur Administratoren, auch bei eigenen Notizen – und es ist endgültig.
- Bei einer archivierten Akte und bei eingeschränkter Praxis lassen sich keine Notizen anlegen oder ändern.
- Wird ein Patient mit einem doppelt angelegten zusammengeführt (Tier zusammenführen), wandern seine Gesprächsnotizen mit.
🔒 Verschlüsselung: Der Inhalt jeder Notiz wird verschlüsselt in der Datenbank abgelegt – wie die Notizen zu Patient und Besitzer.
Häufige Fragen
Warum kann ich meine Notiz von gestern nicht mehr bearbeiten?
Eigene Notizen sind 24 Stunden lang änderbar, damit die Dokumentation danach verlässlich bleibt. Eine Korrektur übernimmt eine Administratorin – oder Sie ergänzen eine neue Notiz.
Sieht der Besitzer meine Gesprächsnotizen?
Nein. Sie erscheinen weder im Tierhalter-Portal noch in Dokumenten.
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