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🐎 Stationäre Behandlung
Für Praxen, die Pferde für mehrere Tage in eigenen Boxen aufnehmen – etwa zur Reha nach einer Verletzung, für eine intensive Behandlungsserie oder zur Nachsorge nach einer OP. Sie verwalten Boxen und Aufenthalte, legen fest, welche Behandlungen wie oft stattfinden, und lassen daraus die Termine im Kalender anlegen. Das Stallpersonal hakt Füttern, Ausmisten und Co. ab, und am Ende entsteht aus Unterbringung, Behandlungen und Zusatzleistungen ein Rechnungsentwurf.
- Wofür
- Mehrtägige Aufenthalte von Pferden in Ihren Boxen: Belegung, Behandlungstermine, tägliche Pflege, Abrechnung.
- Wo in IntelliVet
- Menü 🏇 Stationär (Pflegekräfte: 🏇 Stationäre Pflege) mit den Reitern 📊 Dashboard und 📋 Aufenthalte. Boxen: 🏥 Praxis-Einstellungen → Stationäre Boxen. Auf dem Dashboard zusätzlich die Kachel „Stationäre Patienten“.
- Wer darf
- Praxisleitung (Admin): alles. Therapeuten: Aufenthalte anlegen, ändern, entlassen, Behandlungsplan, Termine, Zusatzleistungen – aber keine Boxen, keine Rechnung, kein Löschen. Pflegekräfte: nur Tagesübersicht und Pflege-Log (siehe unten).
- Modul
- Modul „Stationäre Behandlung“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Ohne Modul zeigt der Menüpunkt eine kurze Vorschau mit 🔓 Modul freischalten.
- Hängt zusammen mit
- Termine (die Behandlungen sind normale Termine), Praxis-Einstellungen (Boxen, Leistungen, Arbeitszeiten), Rechnungen, Benutzerverwaltung (Rolle Pflegekraft).
- Nicht verwechseln mit
- Dem Therapieplan mit Heilungsphasen (Reha-Verlauf über Wochen, auch ambulant) und den Checklisten der Aufgaben. Der „Behandlungsplan“ eines Aufenthalts ist nur eine Liste von Leistungen mit Häufigkeit, aus der Termine entstehen.
So funktioniert es
- Box – ein Stellplatz mit Tagessatz. Einmal anlegen, immer wieder verwenden.
- Aufenthalt – ein Pferd, eine Box, ein Zeitraum (Aufnahme bis geplante Entlassung) und ein Status: Geplant → Im Haus → Entlassen (oder Abgesagt).
- Behandlungsplan – je Leistung eine Häufigkeit (täglich, alle 2 oder 3 Tage, wöchentlich, 1× im Aufenthalt). 📅 Termine generieren legt daraus echte Kalendertermine an.
- Pflege-Log – je Tag sieben Haken (Füttern morgens/mittags/abends, Wasser, Ausmisten, Bewegung, Gesundheitscheck) plus Notiz, mit Namen der Person, die zuletzt gespeichert hat.
- Abrechnung – Tage × Tagessatz + jede verknüpfte Behandlung + Zusatzleistungen = Rechnungsentwurf.
Was wirkt worauf?
| Sie tragen ein / stellen ein … | … und das passiert |
|---|---|
| Box mit Tagessatz | Steht bei neuen Aufenthalten zur Auswahl (nur aktive Boxen) · Tagessatz wird Grundlage der Position „Stationäre Unterbringung“ |
| Tagessatz abweichend am Aufenthalt | Ersetzt für diesen einen Aufenthalt den Tagessatz der Box |
| Status „Im Haus“ | Box wird als Belegt angezeigt · Pferd erscheint in der Tagesübersicht „Heute“, in der Dashboard-Kachel und bei den Pflegekräften · Box ist für neue Aufenthalte im Zeitraum gesperrt |
| Status „Geplant“ | Nur in der Liste „Aufenthalte“ – Box bleibt frei, keine Tagesübersicht, keine Pflege-Aufgaben |
| Leistung im Behandlungsplan + 📅 Termine generieren | Termine im normalen Kalender (Status bestätigt, Ort Praxis, Notiz „Aus Behandlungsplan generiert“) · blockieren die Zeit der Therapeutin wie jeder Termin · erscheinen in „Heute“ mit Status-Knöpfen · werden später als Position abgerechnet |
| Haken im Pflege-Log | Verschwindet aus den offenen Aufgaben in „Heute“ · steht in der Historie des Aufenthalts mit Datum und Name · keine Wirkung auf Rechnung oder Akte |
| Zusatzleistung (Beschreibung, Menge, Preis) | Eigene Position in Kostenvorschau und Rechnung |
| 🚪 Entlassen | Status „Entlassen“, Entlassdatum = jetzt · Box wieder frei · Pferd verschwindet aus „Heute“ · bereits generierte künftige Termine bleiben im Kalender stehen |
| 🧾 Rechnung erstellen | Rechnungsentwurf in Rechnungen · Aufenthalt gilt als abgerechnet (kein zweites Mal möglich, Löschen gesperrt) |
Einrichten
🏥 Praxis-Einstellungen → Bereich „Termine & Leistungen“ → Stationäre Boxen → + Neue Box: Name (z. B. „Box 1“, „Paddock Nord“), Beschreibung, Tagessatz in Euro, Haken „Aktiv (für Buchungen verfügbar)“. Inaktive Boxen werden bei neuen Aufenthalten nicht angeboten. Löschen geht nur, solange kein geplanter oder laufender Aufenthalt in der Box ist. Das dürfen nur Admins.
Der Behandlungsplan greift auf Ihre aktiven Leistungen (Name, Dauer, Preis) zu. Termine kann IntelliVet nur in freie Zeiten legen – Therapeuten ohne hinterlegte wöchentliche Arbeitszeiten werden bei „Termine generieren“ nicht berücksichtigt.
Wer nur versorgt, aber keine Akten sehen soll, bekommt die Rolle Pflegekraft (nur Stationär) – siehe Rolle Pflegekraft.
Im Alltag
🏇 Stationär → + Neuer Aufenthalt. Pferd per Freitext suchen (Name, Besitzer oder Rasse, ab zwei Zeichen) – angeboten werden nur Patienten mit der Tierart „Pferd“. Dann Box (oder „-- Keine --“), ggf. „Tagessatz abweichend“, Aufnahmedatum, geplante Entlassung, Status, „Grund der Aufnahme“, „Behandlungsplan / Zielsetzung“ (Freitext) und Notizen.
Lassen Sie den Status auf Geplant, solange das Pferd noch nicht da ist. Kommt es an: ✏️ Bearbeiten → Status Aktiv (im Haus). Erst dann gilt die Box als belegt.
Aufenthalt öffnen → Reiter Behandlungsplan → + Leistung: Leistung, Frequenz, bevorzugte Uhrzeit (vorbelegt 09:00), Dauer (leer = Dauer der Leistung), fester Therapeut („Beliebig verfügbar“ oder eine Person), Notiz. Danach 📅 Termine generieren. Für jeden Tag von der Aufnahme bis zur geplanten Entlassung (beide eingeschlossen) prüft IntelliVet je Leistung, ob laut Frequenz ein Termin fällig ist, und sucht:
- bei festem Therapeuten einen freien Slot nur bei ihm, sonst beim ersten Therapeuten (alphabetisch nach Vorname) mit freier Zeit an diesem Tag;
- die bevorzugte Uhrzeit, wenn sie frei ist – sonst den ersten freien Slot des Tages;
- keine Doppelten: Gibt es für dieselbe Leistung an diesem Tag schon einen (nicht abgesagten) Termin des Aufenthalts, wird der Tag übersprungen.
Die Meldung nennt „X Termine erstellt, Y bereits vorhanden“ und ggf. „(Z Hinweise)“ – das sind Tage, an denen kein freier Slot gefunden wurde. Dort fehlt der Termin; legen Sie ihn im Reiter Termine über + Neue Behandlung planen von Hand an (das Terminfenster ist dann mit Pferd und Aufenthalt vorbelegt).
Beispiel: Aufnahme Montag, geplante Entlassung Freitag.
- Massage – täglich → 5 Termine (Mo, Di, Mi, Do, Fr)
- Laser – alle 2 Tage → 3 Termine (Mo, Mi, Fr)
- Osteopathie – 1× im Aufenthalt → 1 Termin am Aufnahmetag (Mo)
Gesamt 9 Termine. Fehlt die geplante Entlassung, rechnet IntelliVet mit Aufnahmetag + 7 Tagen.
Verlängert sich der Aufenthalt: geplante Entlassung nach hinten setzen und erneut generieren – vorhandene Tage werden übersprungen, nur die neuen kommen dazu.
Im Reiter 📊 Dashboard steht je Pferd im Haus eine Karte mit Box, den heutigen Behandlungen und den offenen Pflege-Aufgaben. Behandlungen schalten Sie per Knopf weiter: → Angekommen, → Start, → Fertig. Eine offene Aufgabe (z. B. „🧹 Ausmisten“) antippen hakt sie für heute ab. Darunter die Box-Belegung: grün = frei, orange = belegt mit Pferd, Rasse und Zeitraum; Klick öffnet den Aufenthalt.
Reiter Pflege-Log: die sieben Haken für heute plus „Notizen / Auffälligkeiten“, dann Heute speichern. Darunter die Historie aller Tage mit Name. Reiter Zusatzleistungen: Beschreibung (z. B. Spezialheu, Bandagen, Transport), Menge, Preis → + Hinzufügen. Datum ist der heutige Tag.
🚪 Entlassen setzt den Status und das Entlassdatum auf jetzt; die Box ist wieder frei. Im Reiter Abrechnung sehen Sie die Kostenvorschau (Gesamt brutto) und erstellen mit 🧾 Rechnung erstellen einen Entwurf – nur Admins. Den Entwurf prüfen, anpassen und versenden Sie wie gewohnt in Rechnungen.
So entsteht die Rechnung
| Position | Berechnung |
|---|---|
| 🏠 Unterbringung | Tage × Tagessatz (abweichender Satz vor Box-Satz). Tage = Abstand zwischen Aufnahme und Entlassung, also die Nächte: Montag bis Freitag = 4 Tage, mindestens 1. Noch nicht entlassen? Dann bis zur geplanten Entlassung, ohne die bis heute. Ohne Tagessatz keine Position. |
| 🗓️ Behandlungen | Jeder mit dem Aufenthalt verknüpfte Termin, der nicht abgesagt ist, einzeln mit Datum und Uhrzeit – zum Preis der Leistung. |
| ➕ Zusatzleistungen | Menge × Preis, mit Datum. |
| Steuer | Alle Beträge gelten als Bruttopreise; jede Position bekommt Ihren Standard-Steuersatz aus den Rechnungseinstellungen (bei Kleinunternehmerregelung 0 %). Zahlungsziel ebenfalls aus den Rechnungseinstellungen. |
Keine Mails an den Besitzer
Generierte Termine werden ohne jede Nachricht angelegt. Legen Sie über + Neue Behandlung planen einen Termin zum Aufenthalt an, sind Kalendereinladung und Bestätigung abgeschaltet, und auch die Anamnese-Anforderung geht nicht raus. Die 24-Stunden-Erinnerung (E-Mail und WhatsApp) überspringt Termine eines Aufenthalts. Der Besitzer weiß ja, dass sein Pferd bei Ihnen steht. Auch eine Bewertungsanfrage lösen Aufenthaltstermine nicht aus.
👤 Rolle „Pflegekraft“
Für Stallhelfer, die Boxen-Pferde versorgen, aber keinen Zugriff auf Akten, Termine anderer Patienten oder Rechnungen haben sollen. Pflegekräfte landen nach der Anmeldung direkt auf 🏇 Stationäre Pflege; außer dieser Seite und ⚙️ Einstellungen (eigenes Profil, Sicherheit) ist alles ausgeblendet und serverseitig gesperrt.
| Pflegekraft darf | Pflegekraft darf nicht |
|---|---|
| ✅ Dashboard „Heute“ und Box-Belegung sehen ✅ Pflege-Aufgaben abhaken, Pflege-Log mit Notiz speichern und Tageseinträge löschen ✅ Behandlungen der Pferde im Haus weiterschalten (Angekommen → Start → Fertig) ✅ Aufenthalte öffnen: Übersicht (inkl. Grund und Freitext-Behandlungsplan), Termine, Pflege-Log |
❌ Patientenakten, Kalender, Rechnungen und alle übrigen Bereiche ❌ Aufenthalte anlegen, bearbeiten, entlassen oder löschen ❌ Boxen verwalten, Behandlungsplan ändern, Termine generieren oder anlegen ❌ Zusatzleistungen und Abrechnung |
Im Aufenthalt sieht die Pflegekraft den Besitzernamen. Halten Sie sensible Angaben deshalb aus „Grund der Aufnahme“ und „Behandlungsplan / Zielsetzung“ heraus, wenn das Stallpersonal sie nicht lesen soll.
Pflegekraft anlegen – zwei Wege:
Weg A – noch kein IntelliVet-Konto (Normalfall)
- Menü 👥 Benutzer (Admin-Bereich) → + Neuer Benutzer.
- Vorname, Nachname, E-Mail, Passwort und als Rolle „Pflegekraft (nur Stationär)“.
- Speichern – das Konto ist sofort nutzbar. Zugangsdaten persönlich weitergeben; beim ersten Login sollte das Passwort geändert werden.
Dieser Benutzer belegt einen Benutzer-Platz Ihres Abos. Ist das Limit erreicht, lässt sich niemand mehr anlegen.
Weg B – Person hat schon ein IntelliVet-Konto (z. B. in einer anderen Praxis)
- 🏥 Praxis-Einstellungen → Bereich „Konto & Team“ → Team & Einladungen.
- E-Mail des bestehenden Kontos eintragen, Rolle „Pflegekraft (nur Stationär)“ wählen, 📧 Einladen.
- Die Person bekommt eine E-Mail und arbeitet nach dem Annehmen mit ihrem bestehenden Konto in Ihrer Praxis mit.
Beim Einladen wird das Benutzer-Limit nicht geprüft. Gibt es zur E-Mail noch kein Konto, lehnt IntelliVet die Einladung ab – dann Weg A.
Grenzen & Hinweise
- Nur Tierart „Pferd“. Eigene Tierarten wie „Pony“ werden hier – anders als bei der Sattelanpassung – nicht angeboten.
- Entlassen oder Absagen räumt den Kalender nicht auf. Generierte Termine nach dem Entlassdatum bleiben stehen und würden mit abgerechnet. Sagen Sie sie im Kalender ab, bevor Sie die Rechnung erstellen.
- Abgerechnet wird jeder nicht abgesagte Termin – auch einer, der noch in der Zukunft liegt oder als „nicht erschienen“ markiert ist. Prüfen Sie die Kostenvorschau.
- Rechnung nur einmal. Danach lässt sich der Aufenthalt nicht mehr löschen und keine zweite Rechnung erzeugen. Spätere Zusatzleistungen ergänzen Sie direkt in der Rechnung.
- Box-Belegung wird nur beim Anlegen geprüft und nur gegen Aufenthalte „Im Haus“. Zwei geplante Aufenthalte in derselben Box zur selben Zeit sind möglich – achten Sie beim Umschalten auf „Im Haus“ selbst darauf.
- Pflege-Log und Dashboard arbeiten am selben Tagesstand. Der Reiter zeigt beim Öffnen, was heute schon abgehakt ist – auch vom Dashboard. „Heute speichern“ übernimmt genau den angezeigten Stand; einen Haken, den Sie dort entfernen, nehmen Sie bewusst zurück. „Zurücksetzen“ verwirft Ihre Änderungen im Formular und zeigt wieder den gespeicherten Stand.
- Behandlungsplan ändern wirkt nur auf künftiges Generieren. Schon angelegte Termine bleiben, wie sie sind.
- Archivierte Akten (Patient archivieren): kein neuer Aufenthalt, keine Änderung, kein Löschen.
Häufige Fragen
Warum ist die Box „Frei“, obwohl ich das Pferd eingetragen habe?
„Termine generieren“ meldet Hinweise – was fehlt?
Bekommt der Besitzer für jede Behandlung eine Mail?
Muss ich erst entlassen, bevor ich abrechnen kann?
Warum sieht meine Therapeutin keinen Knopf „Rechnung erstellen“?
Kann ich auch einen Hund stationär aufnehmen?
Ist der Freitext „Behandlungsplan / Zielsetzung“ dasselbe wie der Reiter „Behandlungsplan“?
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