Umstieg von TheraTap – IntelliVet Hilfe

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🔄 Umstieg von TheraTap

Wer von TheraTap kommt, nimmt bis zu drei Dinge mit: die Kunden und Tiere, die Termine und – mit einem Zusatzmodul – die Befundberichte. Jedes davon hat einen eigenen Weg. Dieser Abschnitt zeigt, welcher Weg wofür ist und in welcher Reihenfolge Sie vorgehen.

Wofür: Kompletter Umzug einer Praxis von TheraTap zu IntelliVet
Wo in IntelliVet: Seitenleiste, Bereich Admin → 📥 Datenimport (Reiter Patienten (CSV), Termine (ICS) und – mit Modul – Theratap (PDF)). Der Umstiegshelfer ist eine Datei zum Herunterladen (unten).
Wer darf: Nur Administratoren der Praxis
Modul: Umstiegshelfer, CSV- und ICS-Import: für alle Praxen · Befundberichte: Modul „Theratap-Import“ – unter 🧩 Module zubuchbar; zusätzlich muss das Modul „Befundbögen“ aktiv sein
Hängt zusammen mit: Datenimport (CSV), Terminimport (ICS), Befundbögen, Module

Drei Wege, eine Reihenfolge

Reihenfolge	Was	Aus TheraTap	Weg in IntelliVet
1.	Kunden und Tiere	Kontakte.csv + Tiere.csv	Umstiegshelfer macht daraus eine Datei → CSV-Import
2.	Termine	Kalender als ICS-Datei oder Abo-Link	ICS-Import – braucht die Patienten aus Schritt 1
3. (optional)	Befundberichte	Berichte als PDF	Theratap (PDF) – legt je Bericht einen Befund an

Warum diese Reihenfolge? Termine und Befunde werden an vorhandene Patienten gehängt. Kommen die Patienten zuerst, finden die späteren Schritte sie von selbst; andersherum müssen Sie jeden Termin von Hand zuordnen.

Schritt 1: Kunden und Tiere mit dem Umstiegshelfer

TheraTap exportiert Kunden und Tiere in zwei getrennten Dateien. Der IntelliVet-Import braucht beides in einer Zeile pro Tier. Der Umstiegshelfer verbindet die beiden Dateien. Er ist eine einzelne HTML-Datei, die nur in Ihrem Browser läuft: Ihre Daten werden dabei nirgendwohin hochgeladen. Online geladen wird nur das IntelliVet-Logo; die Funktion geht auch ohne Internet.

In TheraTap exportieren

Kontakte.csv – Ihre Tierhalter mit Adressen und Kontaktdaten
Tiere.csv – Ihre Patienten mit Tierart, Rasse, Geburtstag usw.

Der Umstiegshelfer braucht beide Dateien; vorher lässt sich nicht zusammenführen.

Umstiegshelfer herunterladen und öffnen

ZIP-Datei herunterladen und entpacken, dann merge-helper.html per Doppelklick öffnen – sie startet in Ihrem Browser (Chrome, Firefox, Safari, Edge).

⬇️ Umstiegshelfer herunterladen (ZIP)

Zusammenführen und prüfen

Beide Dateien in die Felder laden → Zusammenführen & Prüfen →. Sie sehen Tiere gesamt, Automatisch zugeordnet und Manuell zuordnen sowie eine Vorschau mit Status je Tier: OK (Kontakt gefunden), Manuell (Halter steht im Tier, Kontakt nicht gefunden), Fehlt (kein Halter angegeben).

Für nicht erkannte Tiere wählen Sie den Kontakt unter Manuelle Zuordnung erforderlich aus der Liste – oder lassen das Feld leer; dann wird nur der Haltername aus der Tier-Datei übernommen, ohne Adresse und E-Mail.

Import-Datei herunterladen

✓ IntelliVet-Import.csv herunterladen. Die Datei hat bereits genau die Spalten der IntelliVet-Vorlage.

In IntelliVet importieren

📥 Datenimport → Patienten (CSV) → IntelliVet-Import.csv hochladen. Die Spalten werden automatisch zugeordnet. Alles Weitere – Duplikat-Modus, Fehlerzeilen, Ergebnis – steht unter Datenimport (CSV).

Welche Daten werden übernommen?

Feld in IntelliVet	Quelle in TheraTap
Tiername	Tiere → Name
Tierart	Tiere → Tier (Zuordnung zu Pferd/Hund/Katze/Sonstige wie im CSV-Import)
Rasse	Tiere → Rasse
Geschlecht	Tiere → Geschlecht (vereinheitlicht zu „männlich“/„weiblich“, Angaben mit „kastriert“ bleiben erhalten)
Geburtsdatum	Tiere → Geburtstag
Notizen	Tiere → Notizen
Besitzer	Kontakte → Vorname + Nachname (ohne Treffer: Tiere → Tierhalter*in)
E-Mail	Kontakte → E-Mail Adresse
Telefon	Kontakte → Mobilnummer, sonst Telefonnummer
Straße	Kontakte → Adresse
PLZ	Kontakte → Postleitzahl
Ort	Kontakte → Stadt

Hinweis: Farbe und Chipnummer liefert der TheraTap-Export nicht; sie bleiben leer und lassen sich in der Akte ergänzen. Ohne Chipnummer erkennt IntelliVet doppelte Tiere nur über Besitzer-E-Mail + Tiername + Tierart – darum ist die E-Mail aus der Kontakte-Datei so wichtig.

Schritt 2: Termine

Exportieren Sie Ihren TheraTap-Kalender als ICS-Datei oder kopieren Sie seinen Abo-Link (laut TheraTap unter Kalender → Abonnieren). In IntelliVet: 📥 Datenimport → Termine (ICS). Die Termine werden über den Titel Ihren eben importierten Patienten zugeordnet. Einzelheiten unter Terminimport (ICS) – dort steht auch, warum der Abo-Link nur einmal gelesen wird und Serientermine nur mit dem ersten Termin ankommen.

Schritt 3 (optional): Befundberichte aus TheraTap-PDFs

Ihre Behandlungsberichte aus TheraTap liegen als PDF vor. Der Reiter Theratap (PDF) liest sie per KI aus und legt je Bericht einen Befund beim passenden Patienten an – so haben Sie die Vorgeschichte in der neuen Akte, statt nur einen Ordner voller PDFs.

Nur mit Modul. Der Reiter erscheint nur, wenn das Modul „Theratap-Import“ gebucht ist; anlegen kann er Befunde nur, wenn auch „Befundbögen“ aktiv ist.

Was wirkt worauf?

Im TheraTap-Bericht steht …	… und landet im neuen Befund
Datum des Berichts	Befunddatum (fehlt es, gilt der Tag des Imports)
Synthese bzw. Anlass, Vorgeschichte, Allgemeinzustand, Inspektion/Palpation, Ausrüstung, Haltung	Vorstellungsgrund / Probleme · Vorgeschichte / Vorerkrankungen · Allgemeinzustand · Adspektion / Palpation · Ausrüstungskontrolle · Haltung
Gangbild (Schritt, Trab, Galopp, Wendungen …)	Ganganalyse
Tabellen zu Zähnen, Knochen, Gelenken, Muskeln, Lymphe	Befunde nach Körperregion (Kopf, Vorhand, Hinterhand, Wirbelsäule, Thorax, Becken, Bauch, Sonstiges), je Befund eine Zeile „Struktur (Seite): Befund“. Unauffälliges („o. B.“) wird weggelassen.
Akupunkturpunkte, Organbefunde	TCM-Punkte und TCM-Organe
Behandlungen, Empfehlungen	Behandlungen und Empfehlungen des Befunds
Medikation, Futter, Veränderungen seit letzter Behandlung	zusammen ins Notizfeld, als benannte Absätze
Das PDF selbst	Mit Häkchen Original-PDFs am Befund speichern (vorausgewählt) als Anhang „Theratap Original-Bericht“ am Befund – zählt zu Ihrem Speicherkontingent.

Dateien

📥 Datenimport → Theratap (PDF) → ein oder mehrere PDFs in das Feld ziehen. Dann KI-Analyse starten (… PDFs) →.

KI-Analyse

Die PDFs werden nacheinander ausgewertet, das dauert je Datei einige Sekunden. Danach steht je Datei Erkannt mit Patient, Tierart, Rasse, Datum, Besitzer – oder Fehler mit Grund. Fehlerhafte Dateien werden nicht importiert. Weiter zur Zuordnung (…) →.

Zuordnung

Je Bericht: Hat IntelliVet einen Patienten mit gleichem Namen (und passender Tierart, wenn möglich auch passendem Besitzer) gefunden, ist er grün vorausgewählt. Sonst steht Neu anlegen da. Beides lässt sich mit ✕ lösen; über „Patient suchen...“ wählen Sie einen anderen. Import starten (… Berichte) wird erst frei, wenn jeder Bericht einen Patienten oder „Neu anlegen“ hat.

Import

Ergebnis mit Importiert, Übersprungen und Fehler (je Datei mit Grund).

Grenzen & Hinweise

Datenschutz: Zur Auswertung werden die PDF-Seiten als Bilder an OpenAI (GPT-4o) übermittelt – mit allem, was im Bericht steht, also auch Namen und Adressen. Prüfen Sie vorab, ob Ihre Datenschutzerklärung das abdeckt.
KI liest, Sie prüfen: Die KI überträgt den Bericht sinngemäß in die Felder – dabei kann etwas fehlen oder im falschen Feld landen. Sehen Sie sich die ersten importierten Befunde in der Akte genau an, bevor Sie viele Berichte auf einmal übernehmen.
Seitenzahl: Sehr umfangreiche PDFs lehnt IntelliVet mit einer Meldung ab, die nennt, wie viele Seiten pro Datei möglich sind. Laden Sie Berichte dann einzeln hoch – ein erneuter Versuch mit derselben Datei hilft nicht. Meldet IntelliVet ein ausgeschöpftes KI-Kontingent, warten Sie eine Minute.
Neu angelegte Patienten bekommen nur Name, Tierart, Rasse, Geburtsdatum und Besitzer. Erkennt die KI keine Tierart, wird „Hund“ angenommen; eine Tierart außer Pferd, Hund und Katze wird als „Sonstige“ mit der erkannten Bezeichnung angelegt. Das Patientenlimit Ihres Tarifs gilt auch hier.
Befundbogen-Typ: passend zur Tierart des Tiers – Pferd → Pferde-Befund, Hund → Hunde-Befund, Katze → Katzen-Befund, alle anderen → Befundbogen „Andere“.
Keine Termine: Ein importierter Befund hängt an keinem Termin und erzeugt keine Rechnung.
Doppelte Berichte: IntelliVet erkennt ein bereits importiertes PDF wieder (am Dateiinhalt, nicht am Namen). Es wird dann gar nicht erst ausgewertet, sondern mit „Dieser Bericht wurde bereits importiert (Befund vom … bei …)“ abgelehnt. Löschen Sie den Befund, lässt sich der Bericht wieder importieren.

Häufige Fragen

Wie erkennt der Umstiegshelfer, welches Tier zu welchem Besitzer gehört?

Er vergleicht den Eintrag „Tierhalter*in“ aus der Tiere-Datei mit Vor- und Nachname aus der Kontakte-Datei – auch in umgekehrter Reihenfolge. Passt kein Name genau, sucht er nach dem Nachnamen (oder einem Vornamen ab drei Buchstaben) im Halter-Eintrag. Kommen dabei mehrere Kontakte infrage, entscheidet die Adresse mit Postleitzahl; hilft auch die nicht, nimmt er den ersten. Prüfen Sie Halter mit häufigen Nachnamen deshalb in der Vorschau.

Funktioniert der Umstiegshelfer auch ohne Kontakte-Datei?

Nein. Der Knopf „Zusammenführen & Prüfen“ wird erst aktiv, wenn beide Dateien geladen sind. Haben Sie nur die Tiere-Datei, können Sie diese auch direkt im CSV-Import hochladen und die Spalten selbst zuordnen – dann ohne Adressen und E-Mails der Halter.

Muss ich online sein, um den Umstiegshelfer zu nutzen?

Nein. Die HTML-Datei funktioniert komplett offline. Nur das IntelliVet-Logo wird online geladen – für die Funktion ist keine Internetverbindung nötig.

Im Import erscheinen Geburtsdaten als Fehler.

IntelliVet braucht ein vierstelliges Jahr. Steht im TheraTap-Export ein zweistelliges Jahr (z. B. 03.05.18), korrigieren Sie die Spalte in der IntelliVet-Import.csv, bevor Sie sie hochladen – sonst wird die ganze Zeile übersprungen.

Brauche ich das Modul „Theratap-Import“ für den Umstieg?

Nur für die Befundberichte. Kunden, Tiere und Termine übernehmen Sie in jeder Praxis ohne Zusatzmodul.

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