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✅ Automatische Terminbestätigung
Online gebuchte Termine kommen normalerweise als Anfrage herein, und erst Ihr Klick auf „Bestätigen“ macht sie verbindlich. Mit der automatischen Bestätigung überspringen Sie diesen Schritt für Praxistermine: Der Kunde bekommt sofort seine Terminbestätigung, der Termin steht fest im Kalender. Hausbesuche bleiben immer Anfragen.
- Wofür
- Praxen mit festen Sprechzeiten, bei denen jeder freie Slot ohne Prüfung vergeben werden kann.
- Wo in IntelliVet
- 🏥 Praxis-Einstellungen → Online-Terminbuchung → Automatische Bestätigung → „Praxistermine sofort bestätigen“. Direkt darunter: Mail „Anfrage eingegangen“.
- Wer darf
- Nur Admins.
- Modul
- Teil der Online-Buchung (Modul „Online-Terminbuchung“). Ab Werk ausgeschaltet.
- Hängt zusammen mit
- Online-Buchung, Kunden-Selfservice, WhatsApp-Terminassistent
- Nicht verwechseln mit
- Dem Bestätigen eines Neukunden-Termins – der springt nach dem Ausfüllen des Bogens von selbst auf „Bestätigt“, unabhängig von dieser Einstellung (Neukunde per Anamnese).
Wann greift sie?
Ein online gebuchter Termin wird nur dann sofort bestätigt, wenn alle drei Bedingungen erfüllt sind:
- Die Einstellung ist an.
- Es ist ein Praxistermin – also kein Hausbesuch. Termine an Sammelterminen zählen als Praxistermine.
- Ein Behandler steht fest. Das ist der Fall, wenn der Kunde einen Behandler gewählt hat oder Ihre Praxis nur einen Behandler hat. Wählt der Kunde bei mehreren Behandlern „Egal – nächster freier Termin“, bleibt es eine Anfrage, damit kein Termin ohne Zuständigen bestätigt wird.
Was wirkt worauf?
| Als Anfrage (Standard) | Sofort bestätigt | |
|---|---|---|
| Status im Kalender | Anfrage – wartet auf „✅ Bestätigen“ | Bestätigt |
| Mail an den Kunden | „Anfrage eingegangen“ (abschaltbar), später die Terminbestätigung | Gleich die Terminbestätigung – mit PDF-Infomaterial, ggf. Video-Link und Selfservice-Knöpfen |
| WhatsApp (falls verbunden, Kunde mit Opt-In) | Bestätigung erst nach Ihrer Freigabe | Bestätigung sofort |
| Praxis | E-Mail „Neue Terminanfrage“ an Admins und Therapeuten, Push an Admins und Therapeuten, Eintrag in „Wartet auf dich“ | Push „Neue Online-Buchung (bestätigt)“ an Admins und Therapeuten, Kalendereinladung an den zuständigen Therapeuten und eine Info in „Wartet auf dich“ („Termin von … am … wurde automatisch bestätigt“), die Sie mit ✓ Gelesen abhaken – keine Anfrage-Mail, denn es ist nichts freizugeben |
| Abschlussseite der Buchung | „Terminanfrage gesendet!“ – mit dem Hinweis, dass die Praxis noch bestätigt | „Termin gebucht!“ – mit dem Hinweis auf die Bestätigungsmail |
| Hausbesuch | Immer als Anfrage – unabhängig von der Einstellung. Bei Hausbesuchen prüfen Sie Route und Fahrzeit selbst. | |
Einrichten
Öffnen Sie 🏥 Praxis-Einstellungen → Online-Terminbuchung und schalten Sie unter Automatische Bestätigung den Schalter „Praxistermine sofort bestätigen“ ein. Die Änderung gilt sofort für neue Buchungen; bestehende Anfragen bleiben Anfragen.
Eine Mail weniger: „Anfrage eingegangen“ abschalten
Direkt darunter steht der Schalter „Eingang einer Buchungsanfrage per Mail bestätigen“ (Standard: an). Ausgeschaltet bekommt der Kunde bei einer Anfrage keine Eingangsmail mehr, sondern nur noch die Terminbestätigung, sobald Sie freigeben. Das lohnt sich, wenn Sie Anfragen zügig bestätigen. Bei sofort bestätigten Praxisterminen entfällt die Eingangsmail ohnehin.
Grenzen & Hinweise
- Verschiebungen über den Selfservice sind nie automatisch bestätigt: Ein verschobener Termin wird wieder zur Anfrage (Kunden-Selfservice).
- Der WhatsApp-Terminassistent folgt derselben Einstellung: Bucht er einen Praxistermin, ist der bei eingeschalteter Automatik sofort bestätigt (WhatsApp Business).
- Keine Prüfung durch Sie: Wer bestätigt wird, steht fest im Kalender. Passt ein Termin doch nicht, sagen Sie ihn ab – der Kunde bekommt eine Absage per E-Mail.
- Termine, die Sie selbst im Kalender anlegen, betrifft die Einstellung nicht.
Häufige Fragen
Ich habe die Automatik eingeschaltet, trotzdem kommen Anfragen.
Dann war es ein Hausbesuch oder der Kunde hat bei mehreren Behandlern „Egal“ gewählt. Wenn Sie die Therapeutenwahl unter Online-Terminbuchung → Therapeutenauswahl freigeben, wählen mehr Kunden einen Behandler – oder Sie bestätigen diese Fälle wie gewohnt.
Erfahre ich von einer sofort bestätigten Buchung?
Ja. Admins und Therapeuten bekommen die Push-Nachricht „Neue Online-Buchung (bestätigt)“ (sofern sie Push-Benachrichtigungen eingerichtet haben), der zuständige Therapeut zusätzlich die Kalendereinladung per E-Mail, und der Termin steht im Kalender. Außerdem erscheint in „Wartet auf dich“ eine Info „Termin von … am … um … Uhr wurde automatisch bestätigt“. Ein Klick darauf öffnet den Termin, ✓ Gelesen nimmt die Info für die ganze Praxis aus der Liste. Therapeuten sehen nur die Infos zu ihren eigenen Terminen. Die E-Mail „Neue Terminanfrage“ gibt es nur bei Anfragen – dort müssen Sie ja noch etwas tun.
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