📅 Termine

Unter 📅 Termine tragen Sie Termine ein, verschieben, bestätigen, schließen ab und sagen ab – für sich selbst und für Ihr Team. Hier landen auch die Anfragen aus der Online-Buchung. Was Sie an einem Termin ändern, erreicht den Kunden automatisch per E-Mail; was Sie abschließen, taucht in Rechnung, Stempelkarte und Aufgaben wieder auf.

Wofür

Termine der Praxis anlegen und verwalten – als Liste, als Wochen-/Tageskalender oder als Tagestafel.

Wo in IntelliVet

Seitenleiste → 📅 Termine (Seitentitel „📅 Terminkalender“). Oben die Knöpfe Liste · Kalender · Tafel, + Neuer Termin und 🔁 Serie planen.

Wer darf

Praxisleitung (Admin) sieht und bearbeitet alle Termine. Therapeuten sehen und bearbeiten nur Termine, bei denen sie als Therapeut eingetragen sind. Pflegekräfte (Stallpersonal) haben keinen Zugang zu Terminen.

Modul

Für alle Praxen. Einzelne Knöpfe hängen an Modulen: 📧 An Kunde an „Kalendereinladungen“, 🧾 an „Rechnungen & Mahnungen“, 📋 Befund an „Befundbögen“, Neukunde – Daten per Anamnese anfordern an „Anamnesebögen“, der Standort an „Mehrere Standorte“.

Hängt zusammen mit

Datumssprung, Startzeiten der Buchung, Praxistage & Sammeltermine, Tourenplanung, Stempelkarten, Aufgabe „Rechnung erstellen“, Rechnungen, Neukunden-Termin

Nicht verwechseln mit

Online-Buchung (Kunden buchen selbst – dort gelten Arbeitszeiten, Vorlauf, Feiertage und Tages-Typen streng) · Externe Kalender (fremde Termine herein) · Kalender-Abo (Ihre Termine hinaus aufs Handy)

So funktioniert es

Was wirkt worauf?

Termin anlegen

+ Neuer Termin öffnet das Fenster „Neuer Termin“. Ein Klick auf ein freies Feld im Kalender tut dasselbe und übernimmt Datum und Uhrzeit (in der Ansicht mit Therapeuten-Spalten auch den Therapeuten).

Patient direkt im Termin anlegen

Besuchsadresse automatisch übernehmen

Wählen Sie 🚗 Hausbesuch, füllt IntelliVet die leeren Adressfelder:

Serientermine

🔁 Serie planen (oder 🔁 Serientermin auf dem Dashboard) öffnet den Planer „Serientermine anlegen“: Patient, Therapeut, Terminart, Terminort (bei Hausbesuch mit Adresse), Zeitraum Von/Bis, Anzahl (1–60), optional Wochentage und Uhrzeitfenster. 🔎 Freie Termine suchen listet die freien Startzeiten nach Kalenderwoche; Sie klicken die passenden an oder lassen 🔀 Füllen wählen („1 pro Woche“, „gleichmäßig verteilt“ oder „frühestmöglich“). … Termine anlegen legt alle auf einmal an.

• Bonuskarte: Hat der Besitzer eine aktive Stempelkarte, können Sie sie verknüpfen – die Anzahl kommt dann aus den offenen Stempeln, und jeder abgeschlossene Serientermin stempelt genau diese Karte.
• Eine Mail für alles: Mit „Bestätigung (alle Termine in einer Mail) an den Besitzer senden“ bekommt der Kunde eine Mail mit allen Terminen und einer .ics-Datei.
• Belegt in der Zwischenzeit? Wurde ein gewählter Slot zwischen Suchen und Anlegen vergeben, wird er übersprungen und der Planer sagt es.
• Serie absagen: 🔁❌ in Liste/Kalender bzw. 🔁 Serie stornieren (künftige) im Termin storniert alle künftigen Termine der Serie, die noch nicht abgeschlossen sind, und schickt dem Besitzer eine Sammel-Absage. Bereits gesetzte Stempel bleiben.

Die drei Ansichten

Liste, Kalender und Tafel zeigen dieselben Termine. Über allen Ansichten stehen vier Zahlen – Heute · Woche · Monat · Offen (Offen = Anfragen aus der Online-Buchung; ein Klick filtert die Liste darauf) – und die Suche „🔍 Termin suchen – Patient, Besitzer, Telefon, Ort …“. Die Suche geht über alle Termine, unabhängig vom eingestellten Zeitraum, und zeigt höchstens die 100 neuesten Treffer.

Liste

Tabelle mit Datum & Zeit (🏥 Praxis bzw. 🚗 mit Besuchsadresse), Patient, Besitzer mit anklickbarer Telefonnummer, Status und Aktionen. Filter: Von / Bis und Status („Aktive Termine“ = Anfrage, Geplant, Bestätigt; außerdem einzelne Status oder „Alle Status“). Stornierte Termine finden Sie nur hier – und nur bis zur automatischen Löschung.

Kalender

Am Rechner und Tablet (ab mittlerer Bildschirmbreite) eine Woche Mo–So, auf dem Smartphone ein Tag. Das Raster reicht von 07:00 bis 20:00 Uhr in halben Stunden; Terminblöcke tragen das Tier-Symbol und den Patientennamen, Termine einer Serie ein 🔁. Stornierte Termine blendet der Kalender aus. Eine rote Linie zeigt die aktuelle Uhrzeit.

Woche · Monat (Smartphone: Tag · Monat) links in der Navigationszeile schaltet zwischen Wochen- bzw. Tagesansicht und der Monatsansicht um.

Navigation: ← / → blättern eine Woche (Smartphone: einen Tag), Heute springt zurück, 📅 bzw. ein Tipp auf das Tagesdatum öffnet die Datumsauswahl. Auf Touch-Geräten blättern Sie mit einer schnellen, waagerechten Wischbewegung; senkrechtes Scrollen bleibt davon unberührt. Beim Öffnen und beim Blättern scrollt der Kalender zur aktuellen Uhrzeit (wenn heute zu sehen ist), sonst zum frühesten Arbeitsbeginn des gewählten Therapeuten, sonst zu 08:00 Uhr.

Filter (aufklappen mit ▼ Filter; ob auf- oder zugeklappt, merkt sich der Browser):

Außerdem im Kalender: Termine aus externen Kalendern als grau schraffierte 🔒-Blöcke (nur Anzeige, nicht anklickbar), und im Tageskopf ein Hinweis „☐ …“ auf Aufgaben, die an diesem Tag fällig sind. Feiertage stehen in der Kopfzeile von Woche, Tag und Monat (z. B. „Reformationstag“), sobald unter ⚙️ Termin-Einstellungen ein Bundesland bzw. Land gewählt ist (siehe Feiertage); ist die Feiertagssperre der Online-Buchung an, mit 🔒 davor.

Freie Termine anzeigen

Mit dem Haken ⬚ Freie Termine zeigen im Filterbereich zeigt der Kalender, wo Sie noch Termine vergeben können. Jeder freie Platz ist ein gestricheltes Kästchen in der Farbe der Leistung, so hoch wie die Leistung dauert (höchstens bis zur nächsten freien Startzeit). Passen mehrere Leistungen zur selben Uhrzeit, ist es ein Kästchen mit mehreren Farbpunkten. Unter der Filterzeile steht die Legende: welche Farbe zu welcher Leistung gehört.

Ein Klick auf ein Kästchen öffnet „Neuer Termin“ mit Datum, Uhrzeit, Leistung, Dauer und Therapeut bereits ausgefüllt – auf einem Tour-Platz zusätzlich „Hausbesuch“. Stehen mehrere Leistungen zur Wahl, fragt IntelliVet kurz, welche es sein soll. Sie tragen nur noch den Patienten ein. Ein Klick daneben in eine leere Zelle funktioniert wie bisher (nur Datum und Uhrzeit).

• Welche Leistungen? Alle aktiven. Mit dem Filter Terminart sehen Sie nur die freien Plätze einer Leistung.
• Therapeut „Alle“: Ein Platz ist frei, wenn irgendein Therapeut frei ist; im neuen Termin ist einer der Freien vorgeschlagen (Sie selbst, wenn Sie frei sind). Mit gewähltem Therapeuten sehen Sie nur seine freien Plätze, in den 👥 Therapeuten-Spalten jeden in seiner Spalte.
• Online-Anfragen ohne Therapeut („Egal – nächster freier Termin“) belegen einen der Freien. Liegen zur selben Zeit so viele davon, wie Therapeuten frei sind, ist der Platz nicht mehr frei.
• Tour-Plätze zeigen nur, dass Zeit auf der Tour ist. Ob die Adresse des Kunden mit Fahrzeit noch passt, prüft der Zeitvorschlag im Termin, sobald die Adresse eingetragen ist.
• Liegt ein freier Platz unter einem Termin (z. B. bei „Alle“: Ihre Kollegin ist frei, Sie nicht), bleibt der Termin vorne und anklickbar. Die Therapeuten-Spalten zeigen solche Plätze nebeneinander.
• Ausgeschaltet sieht der Kalender genau aus wie vorher, und IntelliVet rechnet keine freien Zeiten aus.

Monatsansicht

Der Knopf Monat zeigt den ganzen Monat als Raster Montag bis Sonntag. In jedem Tag steht die Zahl der Termine (mit denselben Filtern wie in der Woche). Mit eingeschaltetem ⬚ Freie Termine zeigen stehen darunter die freien Plätze je Leistung als Farbpunkt mit Zahl – „● 3“ heißt: drei mögliche Startzeiten für diese Leistung an diesem Tag. Ein Klick auf einen Tag öffnet die Woche dieses Tages (Smartphone: den Tag selbst). ← / → blättern einen Monat, Heute springt zum aktuellen Monat, über 📅 bzw. den Monatsnamen springen Sie zu einem beliebigen Monat (siehe Datumsauswahl). Woche bzw. Tag bringt Sie zurück.

Tafel

Der Praxistag in Spalten – Heute geplant, Wartezimmer, In Behandlung, Noch abrechnen, Erledigt. Ausführlich unter Tagestafel.

Status – woher er kommt und was er bedeutet

Aktionen am Termin

Termine ziehen, einschieben und tauschen

Ein voller Tag lässt sich umstellen, ohne erst Platz zu schaffen: Ziehen Sie einen Termin einfach dorthin, wo er hin soll – auch vor oder hinter einen anderen Termin. Vor dem Speichern zeigt IntelliVet immer eine Vorschau aller Änderungen („Max 10:00 → 10:30, Bella 10:30 → 11:00“); erst mit Ihrer Bestätigung wird gespeichert. Abbrechen lässt alles, wie es war.

• Am Rechner: Termin in der Wochen- oder Tagesansicht mit der Maus anfassen und ziehen. Ein gestrichelter Kasten zeigt die neue Uhrzeit (im Startraster der Leistung, sonst in halben Stunden). In der Ansicht 👥 Therapeuten-Spalten wechselt das Ziehen in eine andere Spalte auch den Therapeuten. Esc bricht ab; ein Klick ohne Ziehen öffnet den Termin wie bisher.
• Am Tablet/Smartphone: Block etwa eine halbe Sekunde gedrückt halten, bis er sich abhebt, dann ohne loszulassen nach oben oder unten ziehen. Der gestrichelte Kasten zeigt die neue Uhrzeit bzw. „↑ vor …“ / „↓ nach …“; am Rand des Kalenders läuft die Ansicht mit. Loslassen öffnet die Vorschau. Normales Wischen scrollt und wechselt den Tag wie gewohnt – gezogen wird nur nach dem Gedrückthalten. Auf einen anderen Tag geht es über das Terminfenster.
• Im Terminfenster (auch aus der Liste): Ist die neu eingetragene Uhrzeit schon belegt, erscheint statt der Fehlermeldung die Wahl Davor einschieben, Dahinter einschieben oder Tauschen. Ihre übrigen Änderungen im Fenster (Notiz, Leistung, Ort …) werden danach mitgespeichert. Unter Datum und Uhrzeit listet das Fenster außerdem die belegten Termine des gewählten Tages (gleicher Therapeut) mit den Knöpfen ↑ davor und ↓ dahinter – so schieben Sie ohne Ziehen ein, etwa auf einen anderen Tag.

Jeder betroffene Kunde mit E-Mail am Termin bekommt die normale Mail „Termin verschoben“ mit alter und neuer Zeit und Kalenderdatei; die Erinnerung wird zum neuen Termin neu verschickt. In der Vorschau können Sie die Benachrichtigung abschalten. Nicht verschoben werden abgeschlossene, stornierte, nicht erschienene, angekommene und laufende Termine – müsste einer davon rutschen, bricht die Vorschau mit Hinweis ab. Über Mitternacht rutscht nichts; endet ein Termin nach Ihrer Arbeitszeit, unterschreitet er den Puffer oder läge er in der Vergangenheit, warnt die Vorschau, verbietet es aber nicht. Bei Serienterminen wird nur der einzelne Termin verschoben. Therapeuten verschieben nur eigene Termine und nur im eigenen Kalender.

Grenzen & Hinweise

• Doppelbuchung nur je Therapeut geprüft. Zwei Therapeuten dürfen gleichzeitig Termine haben. Räume und Geräte werden nur als Hinweis geprüft, nicht gesperrt.
• Interne Termine ignorieren bewusst die Regeln der Online-Buchung – Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Feiertage, Vorlauf, Puffer, externe Kalender und die erlaubten Tages-Typen einer Leistung. Wenn Sie einen Praxistermin manuell auf einen Tour-Tag legen, hält IntelliVet Sie nicht auf. Kunden, die selbst verschieben, bekommen dagegen nur passende Tage angeboten (siehe Kunden-Selfservice).
• Verschieben geht über ✏️ Bearbeiten und die Uhrzeit oder per Ziehen im Kalender. Am Handy ziehen Sie nach kurzem Gedrückthalten; normales Wischen scrollt.
• Stornierte Termine werden gelöscht – nach der Frist unter 🏥 Praxis-Einstellungen → Termin-Einstellungen → „Stornierte Termine löschen nach“ (Standard 30 Tage, wählbar auch 24 Stunden bis 1 Woche oder „Nie automatisch löschen“). Sie landen nicht im Papierkorb.
• Kalenderbereich 07:00–20:00 Uhr. Ein Termin vor 7 Uhr wird am oberen Rand angezeigt; sehr lange Termine werden höchstens vier Stunden hoch gezeichnet. Die Liste zeigt immer die echten Zeiten.
• Zwei Personen am selben Termin: Öffnet jemand einen Termin, den gerade ein anderer bearbeitet, erscheint „Wird gerade von … bearbeitet“ und Speichern ist gesperrt. Die Praxisleitung kann die Sperre mit „Sperre aufheben (Admin)“ lösen.
• Ohne Internet lassen sich neue Termine speichern; sie werden übertragen, sobald die Verbindung zurück ist. Stornieren und Bestätigen brauchen eine Verbindung.
• Stationäre Patienten: Termine zu einem stationären Aufenthalt verschicken keine Einladung und keine Bestätigung.

Häufige Fragen