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🔗 Online-Buchung
Ihre Kundschaft bucht über einen öffentlichen Link selbst einen Termin – ohne Konto und rund um die Uhr. Die Buchungsseite zeigt nur, was Sie freigeben: Ihre online buchbaren Leistungen mit Preis und Dauer und die freien Zeiten aus Ihren Arbeitszeiten, Tour-Zeiträumen und Sammelterminen. Was gebucht wird, landet als Anfrage in Ihrem Kalender (oder sofort bestätigt, siehe Automatische Bestätigung) – mit Besitzer, Tier und gegebenenfalls ausgefülltem Anamnesebogen.
- Wofür
- Termine ohne Telefon und E-Mail-Pingpong vergeben; Neukunden legen ihre Stammdaten dabei selbst an.
- Wo in IntelliVet
- 🏥 Praxis-Einstellungen → Termine & Leistungen → Online-Terminbuchung (Einschalten, Buchungslink, Einbettungscode). Zeitregeln unter Termin-Einstellungen, Arbeitszeiten unter Terminplanung, Leistungen unter Leistungen. Den Link gibt es außerdem auf der Seite 📅 Termine über 🔗 Buchungslink kopieren.
- Wer darf
- Einrichten: nur Admins (die Praxis-Einstellungen sind nur für Admins sichtbar). Anfragen bestätigen: Admins und Therapeuten. Pflegekräfte haben keinen Zugriff auf Termine.
- Modul
- Modul „Online-Terminbuchung“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Ohne das Modul zeigt die Buchungsseite „Online-Buchung nicht verfügbar“.
- Hängt zusammen mit
- Automatische Bestätigung, Kunden-Selfservice (Absagen/Verschieben), Anamnesebögen, Startzeiten der Online-Buchung, Sammeltermine & gemischte Tage, Tourenplanung (Hausbesuche), Mehrere Standorte, Tierhalter-Portal, Rückruf-Wunsch, Doppelte Besitzer und doppelte Tiere zusammenführen
- Nicht verwechseln mit
- Dem Terminkalender – dort tragen Sie Termine ein, ohne Arbeitszeit- und Vorlaufregeln. Dem Neukunden-Termin – Sie buchen für einen Anrufer, der Kunde liefert nur die Daten nach. Der Kursbuchung – Kurse haben eine eigene Buchungsseite.
So funktioniert es
- Ein Link je Praxis. Beim ersten Einschalten erzeugt IntelliVet einen festen Buchungslink (
…/book?token=…). Er bleibt gleich, auch wenn Sie die Buchung zwischendurch aus- und wieder einschalten. Ausgeschaltet zeigt er „Online-Buchung nicht verfügbar“. - Freie Zeiten = Ihre Arbeitszeiten minus alles Belegte. Angeboten wird nur, was in einer Arbeitszeit, einem Tour-Zeitraum oder Sammeltermin liegt, nicht von einem Termin (auch einer offenen Anfrage), einer Abwesenheit oder einem externen Kalender belegt ist und die Vorlaufzeit sowie „Buchbar bis“ einhält.
- Jede Buchung ist zunächst eine Anfrage. Sie bestätigen sie im Kalender – erst dann geht die Terminbestätigung an den Kunden. Ausnahme: Praxistermine mit eingeschalteter automatischer Bestätigung.
Was Ihre Kundschaft sieht
Die Buchungsseite führt in vier Schritten durch die Buchung (mit dem Modul Mehrere Standorte und mindestens zwei Standorten kommt davor die Standortwahl):
Jede Leistung mit Name, Dauer, Preis (brutto mit Hinweis „inkl. … % USt“, als Kleinunternehmer ohne Steuerhinweis) und Ihrer „Beschreibung für Kunden“. Video-Leistungen tragen das Abzeichen „🎥 Online“. Haben Sie Leistungen einer Tierart zugeordnet, stehen sie unter Überschriften je Tierart.
Ein Monatskalender (bei wenigen Terminen, etwa nur Sammelterminen, eine Liste) mit den freien Tagen. Die Symbole zeigen die Tagesart: 🚗 Tour, 📋 Sammeltermin, 🔀 gemischt. An gemischten Tagen wählt der Kunde „In der Praxis“ oder „Hausbesuch“. Für einen Hausbesuch gibt er die Adresse des Behandlungsortes ein und klickt 📍 Adresse prüfen & Termine laden – angeboten werden dann nur Zeiten, die zu Ihrer Tour passen: Die echte Fahrzeit auf der Straße vom vorigen und zum nächsten gebuchten Hausbesuch plus Reisepuffer muss in die Lücke passen (ist der Fahrzeitdienst nicht erreichbar, schätzt IntelliVet über die Luftlinie, siehe Tourenplanung). Haben Sie die Therapeutenwahl freigegeben und mindestens zwei Behandler, kann er einen Behandler wählen oder „Egal – nächster freier Termin“.
Zuerst die E-Mail-Adresse. Bestandskunden lassen sich einen 6-stelligen Code schicken („✉️ Code senden“). Nach der Bestätigung sind Name, Telefon, Adresse und Einwilligung ausgefüllt, und die bekannten Tiere stehen zur Auswahl – der Kunde wählt eines oder klickt „+ Neues Tier anlegen“. Neukunden klicken „Ich bin zum ersten Mal hier – ohne Code weiter“ und tragen Vor- und Nachname, Telefon, Rechnungsadresse sowie Name, Tierart und Rasse des Tieres ein. Ist der Leistung ein Tierhalter-Anamnesebogen zugeordnet, füllt der Kunde ihn hier aus. Liegt für das Tier bereits ein gültiger Bogen vor, steht dort „Ihr Bogen liegt uns bereits vor“.
Zusammenfassung mit Leistung, Dauer, Preis, Datum, Behandler, Tier und Adressen. Zwei Häkchen: die Datenschutzerklärung (entfällt, wenn der Kunde bereits eingewilligt hat) und die Widerrufsbelehrung (Pflicht, denn eine Online-Buchung ist ein Fernabsatzvertrag). Dann Termin anfragen.
Was wirkt worauf?
| Sie stellen ein … | … und das passiert auf der Buchungsseite |
|---|---|
| Online-Terminbuchung ein (Schalter „Online-Buchung aktivieren“) | Buchungslink und Einbettungscode erscheinen; auf der Termine-Seite gibt es „🔗 Buchungslink kopieren“; im Tierhalter-Portal steht in „Termine“ der Knopf „＋ Neuen Termin buchen“ – sofern Ihr Paket die Online-Terminbuchung enthält. |
| Leistung: 🌐 In der Online-Terminbuchung anbieten aus | Die Leistung verschwindet von der Buchungsseite, auch ein Direktlink darauf funktioniert nicht mehr. Intern bleibt sie nutzbar (Kalender, Rechnungen). In der Leistungsliste steht „🚫 nur intern“. |
| Leistung: Aktiv aus | Die Leistung ist überall weg – online und intern. |
| Leistung: Preis, Dauer, Beschreibung für Kunden | Stehen auf der Leistungskachel. Der Preis ist immer sichtbar, sobald die Leistung einen hat. |
| Leistung: Tierart (Gruppierung Online-Buchung) | Überschrift je Tierart (z. B. Pferd, Hund). Leistungen ohne Tierart stehen unter „Weitere Leistungen“. |
| Leistung: Buchbar an Tages-Typen (🏥 Praxis / 🚗 Tour / 📋 Sammeltermin) | Die Leistung erscheint nur an Tagen dieser Art. Keine Auswahl = an allen Tagen. Intern gilt die Einschränkung nicht. |
| Leistung: PDF-Infomaterial (bis 3 PDFs) | Hängt an der Terminbestätigung, die der Kunde nach Ihrer Freigabe bekommt. |
| Leistung: 🎥 Online-Termin (Video) | Abzeichen „🎥 Online“; Bestätigung und Erinnerung enthalten den Video-Link (aus Zoom oder Ihr fester Meeting-Link). |
| Tierhalter-Anamnesebogen der Leistung zugeordnet | Wird in Schritt 3 abgefragt; Pflichtfelder müssen ausgefüllt sein, sonst geht es nicht weiter. Der Bogen liegt danach in der Akte und am Termin. |
| Termin-Einstellungen: Mindest-Vorlaufzeit (Standard 24 Stunden), Buchbar bis (Standard 3 Monate), Puffer, Startzeiten, Tour-Radius | Bestimmen, welche Uhrzeiten überhaupt angeboten werden. Details zu den Startzeiten: Raster, Takt oder Lücken füllen. |
| Termin-Einstellungen: Feiertage in der Online-Buchung sperren | An den gewählten Feiertagen Ihres Bundeslands/Landes keine Online-Termine. Tour-Zeiträume und Sammeltermine, die Sie bewusst auf einen Feiertag legen, bleiben buchbar; intern können Sie weiter eintragen. |
| Online-Terminbuchung: Kunden dürfen Therapeut wählen | Auswahl „Behandler“ in Schritt 2 – nur sichtbar bei mindestens zwei buchbaren Behandlern. |
| Terminplanung: Arbeitszeiten, Tour-Zeiträume, Sammeltermine, Abwesenheiten | Die Grundlage aller freien Zeiten. Ein Arbeitszeitfenster kann auf bestimmte Leistungen beschränkt sein („Nur diese Leistungen buchbar“) – dann gibt es dort nur diese. |
| Rückruf-Wunsch auch auf der Buchungsseite | Unter der Buchung erscheint „📞 Lieber zurückgerufen werden?“ (siehe Rückruf-Wunsch). |
Was nach dem Absenden passiert
| Bereich | Was IntelliVet tut |
|---|---|
| Besitzer | E-Mail schon bekannt → der vorhandene Besitzer wird genommen; aus der Buchung werden nur leere Felder ergänzt, nichts überschrieben. Existiert die E-Mail nur an einem älteren Tier ohne Besitzer-Datensatz, wird daraus ein Besitzer und das Tier hängt sich an. Neue E-Mail, aber gleicher Vor- und Nachname wie ein vorhandener Besitzer → neuer Besitzer mit dem Hinweis „⚠️ Möglicher Doppelkontakt“ in der Akte (siehe Doppelte Besitzer zusammenführen). Mit dem Tierhalter-Portal und eingeschalteter Automatik bekommt ein neuer Kunde eine Portal-Einladung. |
| Tier | Gewähltes Tier → wird verwendet. Neues Tier mit gleichem Namen und gleicher Tierart beim selben Besitzer → das vorhandene wird verwendet. Sonst entsteht ein neues Tier. Kam der Kunde unter einer anderen E-Mail, steht es danach doppelt da – Tiere zusammenführen. |
| Termin | Titel „Online-Anfrage: Tiername“, Status Anfrage. Mit automatischer Bestätigung ist ein Praxistermin sofort Bestätigt. Hat die Praxis nur einen Behandler, wird er automatisch zugewiesen. Die Anfrage belegt den Slot sofort. Wählt der Kunde „Egal – nächster freier Termin“, nimmt IntelliVet für dieselbe Zeit nur so viele Buchungen an, wie Behandler frei sind. Ein doppeltes Absenden (Doppelklick) erzeugt keinen zweiten Termin. |
| Kunde | Die Abschlussseite zeigt „Terminanfrage gesendet!“ mit dem Hinweis, dass die Praxis noch bestätigt – bei sofort bestätigten Terminen stattdessen „Termin gebucht!“. Mail „Anfrage eingegangen“ (mit Absage-Knopf, wenn der Selfservice an ist) – abschaltbar unter Online-Terminbuchung → Mail „Anfrage eingegangen“; sofort bestätigte Termine bekommen gleich die Terminbestätigung. |
| Praxis | Anfrage: E-Mail „Neue Terminanfrage“ an alle aktiven Admins und Therapeuten, Push an Admins und Therapeuten, Eintrag „Terminanfrage“ in 🔔 Wartet auf dich auf dem Dashboard und in der Kachel Offen auf der Termine-Seite. Sofort bestätigter Termin: Push „Neue Online-Buchung (bestätigt)“ an Admins und Therapeuten, der Therapeut bekommt die Kalendereinladung. |
| Pferde | Weicht die eingegebene Stalladresse von der gespeicherten ab, fragt die Seite nach: „Ja, dauerhaft aktualisieren“ ändert die Behandlungsadresse in der Akte (mit Kartenposition), „Nein, nur für diesen Termin“ lässt die Akte unverändert. Ist noch keine Behandlungsadresse gespeichert, wird sie ohne Rückfrage übernommen. |
| Datenschutz | Das Häkchen wird mit Zeitpunkt am Besitzer gespeichert. Es ersetzt nicht die vollständige Einwilligung, die der Text selbst „vor Ort beim ersten Termin“ ankündigt. |
Einrichten
🏥 Praxis-Einstellungen → Terminplanung: Wöchentliche Arbeitszeiten je Therapeut, bei Hausbesuchen Tour-Zeiträume und Tour-Regionen, dazu Sammeltermine und Abwesenheiten. Ohne Arbeitszeit bietet die Buchungsseite keinen einzigen Termin an.
🏥 Praxis-Einstellungen → Leistungen: Preis, Dauer, Beschreibung für Kunden, Tierart-Gruppierung, Tages-Typen, ggf. PDF-Infomaterial und Anamnesebogen. Was nicht frei buchbar sein soll (Nachkontrolle, Notfall, Abrechnungsposten), bekommt den Haken „🌐 In der Online-Terminbuchung anbieten“ entfernt.
Termin-Einstellungen: Mindest-Vorlaufzeit, Buchbar bis, Puffer, Startzeiten der Online-Buchung, Tour-Radius, Feiertage.
Online-Terminbuchung → Schalter „Online-Buchung aktivieren“. Danach erscheinen Buchungslink, Einbettungscode und 🔗 Buchungsseite öffnen →. Spielen Sie eine Buchung einmal selbst durch. Im selben Bereich entscheiden Sie über Kunden-Selfservice, automatische Bestätigung, Eingangsmail, Rückruf-Wunsch und Therapeutenauswahl.
Link teilen und auf der Website einbinden
- Buchungslink – für E-Mail-Signatur, Social Media, QR-Code auf dem Flyer.
- Direktlink zu einer Leistung – in Praxis-Einstellungen → Leistungen beim 🔗-Symbol der Leistung. Wer ihn öffnet, hat die Leistung schon ausgewählt und springt zur Terminwahl. Bei „nur intern“-Leistungen fehlt das Symbol.
- Einbettungscode (iframe) – unter Online-Terminbuchung, Höhe 700 Pixel; bei vielen Leistungen ggf. höher setzen.
- Schnipsel für die eigene Website – unter Praxis-Einstellungen → Website & Einbettung („Auf deiner Website einbinden“). Funktioniert auf WordPress, Wix, Jimdo und jeder Seite, die eigenes HTML erlaubt.
- 🔒 Erlaubte Websites – ebenfalls unter Website & Einbettung. Leer = jede Website darf einbetten; sobald eine Domain eingetragen ist, nur noch diese. Die Liste gilt gemeinsam für Buchung, Kurse und Gutscheine.
Im Alltag: Anfragen bearbeiten
Über 🔔 Wartet auf dich auf dem Dashboard, die Kachel Offen auf der Termine-Seite (zeigt alle offenen Anfragen) oder direkt im Kalender – Anfragen sind gelb und erscheinen auch dann, wenn Sie nach einem anderen Behandler filtern.
Der Termin wird „Bestätigt“. Der Kunde bekommt die Terminbestätigung (mit PDF-Infomaterial, Video-Link und – bei eingeschaltetem Selfservice – den Knöpfen zum Verschieben und Absagen), der zuständige Therapeut eine Kalendereinladung. Mit WhatsApp geht die Bestätigung zusätzlich dorthin. Ist noch niemand zugewiesen, wird die Person, die bestätigt, als Therapeut eingetragen – weisen Sie den Termin vorher zu, wenn er jemand anderem gehört.
Passt die Anfrage nicht, sagen Sie den Termin ab; der Kunde bekommt standardmäßig eine Absage per E-Mail. Der Slot ist sofort wieder frei.
Grenzen & Hinweise
- Keine Auskunft über Kunden: Ob eine E-Mail-Adresse bekannt ist, verrät die Seite erst nach der Code-Bestätigung. So lässt sich Ihre Kundenliste nicht durch Ausprobieren abfragen.
- Bestehende Stammdaten werden nicht überschrieben. Gibt ein bekannter Kunde eine neue Adresse oder Telefonnummer ein, landet sie nicht in der Akte (Ausnahme: die Stalladresse bei Pferden nach Rückfrage). Änderungen fragt der Kunde über das Portal an oder Sie tragen sie selbst ein.
- Dubletten entstehen bei abweichender E-Mail. IntelliVet führt Besitzer nie automatisch zusammen, nur weil der Name gleich ist – zwei Personen können gleich heißen. Prüfen Sie den Hinweis „Möglicher Doppelkontakt“ und führen Sie zusammen.
- Private Termine bleiben privat: Ist eine Zeit durch einen Termin aus einem externen Kalender belegt, erfährt der Kunde nur, dass die Zeit nicht frei ist – nie den Titel.
- Missbrauchsschutz: höchstens 10 Buchungen je E-Mail-Adresse und Stunde, dazu eine Begrenzung je Internetanschluss.
- Widerrufsbelehrung: Leer gelassen gilt die gesetzliche Musterbelehrung. Ein eigener Text (Termine & Leistungen, Feld „Widerrufsbelehrung (optional)“) ersetzt sie vollständig. Ist er fehlerhaft, verlängert sich die Widerrufsfrist auf bis zu 12 Monate und 14 Tage – im Zweifel leer lassen.
- Pflichtfelder im Anamnesebogen gelten auch online. Ein Bogen mit vielen Pflichtfeldern bremst die Buchung.
Häufige Fragen
Ein Kunde sieht keine freien Termine – woran liegt das?
Meist an einer dieser Stellen: keine Arbeitszeit an dem Tag; Mindest-Vorlaufzeit oder „Buchbar bis“; die Leistung ist auf andere Tages-Typen beschränkt; das Arbeitszeitfenster ist auf andere Leistungen beschränkt; Feiertagssperre; ein externer Kalender blockiert; bei Hausbesuchen liegt die Adresse außerhalb des Tour-Radius oder die Fahrzeit zu den schon gebuchten Hausbesuchen reicht nicht. Unter Terminplanung → Slot-Diagnose sieht der Support, warum ein Tag leer bleibt.
Muss jeder Kunde den Code eingeben?
Nein, der Code ist freiwillig. Er spart Bestandskunden das Abtippen und verhindert Doppelkontakte. Wer „ohne Code weiter“ bucht, wird über die E-Mail-Adresse trotzdem dem vorhandenen Besitzer zugeordnet.
Kann ich die Preise auf der Buchungsseite ausblenden?
Nein. Hat eine Leistung einen Preis, steht er in der Buchung. Eine Leistung ohne Preis zeigt keinen.
Wie viele E-Mails bekommt ein Neukunde?
Bestätigungscode (nur wenn er ihn anfordert), „Anfrage eingegangen“ und nach Ihrer Freigabe die Terminbestätigung. Die Eingangsmail können Sie abschalten; mit „Praxistermine sofort bestätigen“ entfällt sie für Praxistermine ganz.
Ich will einen Termin für einen Anrufer reservieren, der noch nicht in der Kartei ist.
Dafür gibt es den Neukunden-Termin: Sie buchen den Slot im Kalender, der Kunde trägt seine Daten per Anamnesebogen selbst nach.
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