Löschen, Papierkorb & Archivieren

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🗄️ Löschen, Papierkorb & Archivieren

Ein Tier verstirbt, ein Halter wechselt die Praxis, ein Eintrag wurde aus Versehen angelegt – dafür gibt es drei verschiedene Wege. Sie unterscheiden sich darin, ob die Daten bleiben und wer sie noch sieht.

Wofür: Akten stilllegen (Archivieren), Versehen rückgängig machen (Papierkorb), Daten endgültig entfernen (Löschen nach DSGVO).
Wo in IntelliVet: Akte → 🗄️ Archivieren · Patientenkarte → 🗑️ · Menü 🗑️ Papierkorb
Wer darf: Archivieren, Dearchivieren und Papierkorb: nur Admins. Löschen: wer den Patienten angelegt hat, oder ein Admin.
Modul: Für alle Praxen.
Hängt zusammen mit: Patienten, Rechnungen (bleiben immer), Tierhalter-Portal, Zusammenführen
Nicht verwechseln mit: Doppelte Einträge bereinigen – dafür nie löschen, sondern zusammenführen.

Welcher Weg wofür?

	Archivieren	Löschen (Papierkorb)	Endgültig löschen
Anlass	Tier verstorben, Praxiswechsel, Besitzerwunsch	Versehen, Testeintrag	Löschverlangen nach Art. 17 DSGVO
Daten	bleiben dauerhaft, schreibgeschützt	30 Tage wiederherstellbar, dann weg	sofort weg
Rechnungen	bleiben, neue weiterhin möglich	bleiben (ohne Tier-Zuordnung)	bleiben
Rückweg	Dearchivieren (Admin)	Wiederherstellen (Admin)	keiner

🗄️ Patientenakte archivieren (z. B. bei Versterben)

Akte → 🗄️ Archivieren

Grund wählen (Verstorben, Praxiswechsel, Besitzerwunsch, Sonstiges), optional einen Zusatz (z. B. das Datum). Das Häkchen „Offene zukünftige Termine dieses Patienten beim Archivieren absagen“ ist vorbelegt.

Was dann passiert

Die Akte verschwindet aus Übersicht und Suche. Oben steht ein Banner „Akte archiviert am … · von … · Grund: …“. Befunde, Termine, Bilder, Anamnesen, Notizen, Pläne und Berichte lassen sich nicht mehr anlegen oder ändern. Auch Löschen und Zusammenführen sind gesperrt, bis ein Admin dearchiviert.

Wieder aktivieren

Mit 🗄️ Archiv anzeigen in der Übersicht finden Sie die Akte wieder. Ein Admin klickt im Banner auf Dearchivieren – danach ist alles wieder bearbeitbar.

Nach dem Archivieren …
weiterhin möglich	Rechnungen (z. B. die letzte Behandlung abrechnen) · vorhandene Berichte ansehen und versenden · Haustierarzt zuordnen
abgesagte Termine	werden nur in IntelliVet storniert – der Halter bekommt keine Absage-Mail. Informieren Sie ihn bei Bedarf selbst.
Tierhalter-Portal	Das Tier verschwindet aus „Meine Tiere“. Der Zugang des Halters bleibt, Rechnungen und freigegebene Berichte bleiben sichtbar.
Aufgaben	Für archivierte Tiere entstehen keine Folgefrist-Aufgaben mehr.

🗑️ Papierkorb – versehentlich Gelöschtes zurückholen

An einem Patienten hängt die ganze Krankengeschichte. Damit ein Fehlklick nicht endgültig ist, kommen gelöschte Patienten und gelöschte Befunde zunächst in den Papierkorb und bleiben dort 30 Tage wiederherstellbar.

Der Löschdialog zeigt, was verschwindet

„Bella löschen? Dabei verschwinden: 12 Befunde · 8 Bilder · 14 Termine … Behandlungshistorie seit 04.03.2024 · 3 Rechnung(en) bleiben erhalten · 30 Tage im Papierkorb wiederherstellbar.“ Gezählt werden Befunde, Bilder, Videos, Termine, Anamnesen, Futterpläne, Einwilligungen, Übungspläne, Berichte und Sattelchecks.

Wiederherstellen

Menü 🗑️ Papierkorb (nur Admins, mit Anzahl): je Eintrag Datum, wer gelöscht hat, Restlaufzeit. Wiederherstellen holt alles zurück und verknüpft auch die Rechnungen wieder mit der Akte.

Endgültig löschen

Verlangt ein Halter die Löschung seiner Daten (Art. 17 DSGVO), warten Sie nicht auf die 30 Tage: Endgültig löschen entfernt den Eintrag sofort. Papierkorb leeren tut das für alle.

Letztes Tier eines Halters: Wird es gelöscht und hat der Halter keine Sättel bei Ihnen, wird auch der Besitzer-Datensatz mit in den Papierkorb gelegt – und beim Wiederherstellen mit zurückgeholt.
Nicht im Papierkorb: einzeln gelöschte Bilder, Anamnesebögen und Berichte sowie beim Zusammenführen entfernte Dubletten. Diese Löschungen sind endgültig.
Speicherplatz: Dateien im Papierkorb zählen weiter zu Ihrem Kontingent – sie sollen ja zurückholbar sein. Die Seite zeigt den belegten Platz; „Papierkorb leeren“ gibt ihn sofort frei. Nachts räumt IntelliVet abgelaufene Einträge automatisch auf.

Für Ihre Datenschutzerklärung: Weil Gelöschtes 30 Tage vorgehalten wird, finden Sie im Papierkorb unter „📄 Textbaustein für Ihre Datenschutzerklärung“ einen Passus zum Kopieren:

„Gelöschte Patienten- und Behandlungsdaten werden aus technischen Gründen für 30 Tage in einem Papierkorb vorgehalten, um versehentliche Löschungen rückgängig machen zu können. Danach werden sie automatisch und endgültig gelöscht. Auf Verlangen der betroffenen Person erfolgt die endgültige Löschung unverzüglich.“

Häufige Fragen

Ein Tier ist verstorben – löschen oder archivieren?

Archivieren. Die Akte bleibt für Ihre Aufbewahrungspflicht erhalten, stört aber nicht mehr in der Übersicht. Der Papierkorb ist nur für Versehen gedacht und leert sich nach 30 Tagen.

Bekommt der Halter eine Mail, wenn ich archiviere?

Nein. Auch die dabei abgesagten Termine werden ohne Mail storniert.

Was passiert mit den Rechnungen eines gelöschten Patienten?

Sie bleiben immer erhalten (Aufbewahrungspflicht). Beim Löschen verlieren sie nur die Zuordnung zum Tier; beim Wiederherstellen bekommen sie sie zurück.

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