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🗓️ Praxistage, Tages-Typen & Sammeltermine
Nicht jeder Tag ist gleich: montags Praxis, mittwochs unterwegs auf Tour, freitags vormittags Praxis und nachmittags ein Sammeltermin im Hundezentrum. Unter 🗓️ Terminplanung legen Sie fest, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten welche Art von Termin stattfindet. Daraus ergibt sich für jeden Tag ein Tages-Typ – und der entscheidet, welche Leistungen Kunden an diesem Tag online buchen oder auf ihn verschieben dürfen.
- Wofür
- Arbeitszeiten je Wochentag, Tour-Zeiträume, Sammeltermine, Standort-Tage und Abwesenheiten pflegen – und damit steuern, was wann buchbar ist.
- Wo in IntelliVet
- 🏥 Praxis-Einstellungen → Bereich „Termine & Leistungen“ → 🗓️ Terminplanung (Unterbereiche „Wöchentliche Arbeitszeiten“, „Tour-Zeiträume“, „Tour-Regionen“, „Sammeltermine“, „Standort-Tage“, „Abwesenheiten“). An der Leistung: „Buchbar an Tages-Typen“.
- Wer darf
- Die Praxisleitung (Admin). Alles gilt je Therapeut: Oben wählen Sie „👤 Meine Zeiten“ oder ein Teammitglied.
- Modul
- Für alle Praxen. Standort-Tage und die Standort-Zuordnung von Sammeltermin und Arbeitszeit gibt es nur mit Modul „Mehrere Standorte“; Tour-Regionen mit Modul „Tour-Planung & Hausbesuche“.
- Hängt zusammen mit
- Online-Buchung, Kunden-Selfservice (Verschieben), Startzeiten & Puffer, Tourenplanung, Mehrere Standorte, Leistungen
- Nicht verwechseln mit
- Dem Tages-Typ „🔀 Gemischt (Praxis + Tour)“ in den Arbeitszeiten. Ein „gemischter Tag“ mit Sammeltermin (Praxis + Sammeltermin) ist etwas anderes – siehe unten. Und mit Kursen: Ein Sammeltermin ist ein Zeitfenster für Einzeltermine, kein Kurs mit Teilnehmerliste.
So funktioniert es
IntelliVet baut jeden Tag eines Therapeuten aus Bausteinen zusammen. Jeder Baustein bringt seinen Tages-Typ mit:
| Baustein | Gilt | Tages-Typ / Wirkung |
|---|---|---|
| 🕐 Wöchentliche Arbeitszeit | jede Woche am gewählten Wochentag; mehrere Zeitfenster pro Tag möglich | 🏥 Praxis-Tag · 🚗 Tour-Tag (nur Hausbesuche) · 🔀 Gemischt (Praxis + Tour, mit eigenem „Tour-Zeitfenster“) |
| 🚗 Tour-Zeitraum | von – bis (Datum) | macht die Tage zu Tour-Tagen. Mit „Buchungszeitfenster (täglich)“ ersetzt er die Arbeitszeiten – auch an Sonn- und Feiertagen. Details unter Tourenplanung. |
| 📋 Sammeltermin | von – bis (Datum), mit täglichem Buchungszeitfenster | Zeitfenster vom Typ „Sammeltermin“ – zusätzlich zu den Arbeitszeiten (Standard) oder statt ihnen. |
| 📍 Standort-Tag | von – bis (Datum), nur mit Modul | verlegt die regulären Arbeitszeiten dieser Tage an einen Standort (siehe unten). |
| 🚫 Abwesenheit | von – bis (Datum), ganztägig | An diesen Tagen ist online nichts buchbar. |
Daneben bestimmt die Leistung, an welchen Tages-Typen sie buchbar ist („Buchbar an Tages-Typen“: 🏥 Praxis · 🚗 Tour · 📋 Sammeltermin), und der Terminort eines bestehenden Termins (Praxis oder Hausbesuch), wohin er sich verschieben lässt.
Was wirkt worauf?
| Sie stellen ein … | … und das passiert |
|---|---|
| Leistung: Buchbar an Tages-Typen | Online-Buchung: Die Leistung bekommt nur Zeiten aus Zeitfenstern dieser Typen. Ein Fenster „🔀 Gemischt“ passt zu Praxis und Tour. Keine Auswahl = überall buchbar. Bei neuen Leistungen sind alle drei angehakt. |
| Leistung + Terminort beim Verschieben | Kunde verschiebt (Link in der Mail oder Tierhalter-Portal): Ein Praxistermin bekommt nur Praxis- und Sammeltermin-Zeiten, ein Hausbesuch nur Tour-Zeiten – jeweils geschnitten mit den Tages-Typen der Leistung. Wählt der Kunde trotzdem eine andere Zeit, kommt „Dieser Zeitpunkt ist für diesen Termin leider nicht buchbar. Bitte eine der angebotenen Zeiten wählen.“ |
| Arbeitszeit: Nur diese Leistungen buchbar (optional) | Dieses Zeitfenster bietet nur die angehakten Leistungen an – unabhängig vom Tages-Typ (z. B. eine reine Video-Sprechstunde). Eine hier angehakte Leistung erscheint an diesem Tag dann nicht mehr in den übrigen Fenstern. |
| Sammeltermin: Name für Kunden | steht im Buchungsportal am Zeitfenster (leer = „Sammeltermin“). |
| Sammeltermin: Ersetzt die regulären Praxiszeiten an diesem Tag | Aus (Standard): Sammeltermin und reguläre Arbeitszeit sind buchbar. An: nur der Sammeltermin. |
| Arbeitszeiten / Tour-Zeiträume | Im Kalender (mit gewähltem Therapeuten): Tages-Typ im Tageskopf, Zeiten außerhalb grau, Tour-Zeiträume hellblau. Im Monatsraster des Terminfensters: 🚗 / 🔀 / 📋 an den Tagen. |
| Abwesenheit | Online und beim Kunden-Verschieben ist der Tag gesperrt; die Zeitvorschläge im Terminfenster zeigen ihn als nicht verfügbar. |
Einrichten
🗓️ Terminplanung → Wöchentliche Arbeitszeiten → + Hinzufügen: Wochentag, Tages-Typ, Uhrzeit von/bis. Für eine Mittagspause legen Sie zwei Fenster an (z. B. 9–12 und 14–18 Uhr). Bei „🔀 Gemischt“ geben Sie zusätzlich das 🚗 Tour-Zeitfenster an, bei Tour- und gemischten Tagen optional eine Tour-Region. Mit Modul „Mehrere Standorte“ wählen Sie den Standort des Fensters.
Unter 🏷️ Leistungen bei jeder Leistung Buchbar an Tages-Typen prüfen. Wichtig: Neue Leistungen haben alle drei Haken. Soll eine reine Praxisleistung nicht im Sammeltermin auftauchen, nehmen Sie „📋 Sammeltermin“ heraus – und bei einer reinen Sammeltermin-Leistung „🏥 Praxis“ und „🚗 Tour“.
🗓️ Terminplanung → Sammeltermine → + Sammeltermin:
- Von / Bis – ein Tag oder ein Zeitraum.
- Bezeichnung (optional) – nur intern, z. B. „Osteopathie-Tag“.
- Buchungszeitfenster (täglich) – von/bis. Ohne beide Uhrzeiten ist nichts buchbar.
- Name für Kunden (optional) – z. B. „HuTa“; erscheint im Buchungsportal am Zeitfenster.
- Ersetzt die regulären Praxiszeiten an diesem Tag – aus = zusätzlich (gemischter Tag), an = nur Sammeltermin.
- Standort (optional) – nur mit Modul „Mehrere Standorte“: Der Sammeltermin erscheint dann nur, wenn der Kunde diesen Standort gewählt hat.
🗓️ Terminplanung → Abwesenheiten → + Hinzufügen: Von/Bis und ein optionaler Grund – Urlaub, Fortbildung, Brückentag.
Gemischter Tag: Praxis + Sammeltermin
Hätte „Physiotherapie“ alle drei Haken (die Vorgabe), sähe der Kunde bei ihr auch die Nachmittagszeiten des Sammeltermins.
📍 Standort-Tage Zusatzmodul
Mit dem Modul Mehrere Standorte gibt es unter 🗓️ Terminplanung zusätzlich Standort-Tage (+ Standort-Tag): Von/Bis und ein Standort (Pflicht). An diesen Tagen „zieht“ die reguläre wöchentliche Arbeitszeit an den gewählten Standort um – egal, welchem Standort das Arbeitszeit-Fenster sonst zugeordnet ist; an anderen Standorten ist der Therapeut an diesen Tagen nicht buchbar. Praktisch, wenn Sie an wechselnden Tagen an unterschiedlichen Orten arbeiten (28.07. Standort A, 29.07. Standort B).
Das wirkt im Buchungsportal, sobald der Kunde einen Standort gewählt hat. Der interne Kalender und das Verschieben durch Kunden werten Standort-Tage nicht aus.
Was gewinnt, wenn mehreres auf einen Tag fällt?
- Abwesenheit oder ein ganztägiger privater Termin aus einem externen Kalender: Der Tag ist online gesperrt.
- Tour-Zeitraum mit Buchungszeitfenster: ersetzt die Arbeitszeiten – und verdrängt auch einen Sammeltermin am selben Tag.
- Sammeltermin „ersetzt“: nur der Sammeltermin ist buchbar. Sammeltermin zusätzlich: Sammeltermin und reguläre Arbeitszeit.
- Feiertagssperre (siehe Feiertage): nimmt die regulären Arbeitszeiten heraus; Sammeltermine und Tour-Zeiträume mit eigenem Fenster bleiben buchbar.
- Sonst gilt die wöchentliche Arbeitszeit mit ihrem Tages-Typ.
Grenzen & Hinweise
- Ein Sammeltermin hat keine Teilnehmerzahl und keine eigene Leistungsliste. Welche Leistungen dort buchbar sind, steuern Sie ausschließlich über „Buchbar an Tages-Typen“ an der Leistung. Für Veranstaltungen mit Plätzen gibt es Kurse.
- Sammeltermine, die vor Einführung der gemischten Tage angelegt wurden, stehen auf „ersetzt die regulären Praxiszeiten“ – so verhalten sie sich wie früher.
- Arbeitszeiten, Sammeltermine und Abwesenheiten gelten je Therapeut. Wer mit mehreren Therapeuten einen Sammeltermin anbietet, legt ihn für jeden an.
- Der interne Kalender zeigt im Tageskopf nur den Typ der wöchentlichen Arbeitszeit (bei mehreren unterschiedlichen Fenstern „Gemischt“) – Ihre Sammeltermine sehen Sie unter 🗓️ Terminplanung → Sammeltermine.
Häufige Fragen
Ein Kunde hat einen Praxistermin auf meinen Tour-Tag verschoben.
Meine Praxisleistung taucht im Sammeltermin auf.
Was ist der Unterschied zwischen „🔀 Gemischt“ und einem gemischten Tag mit Sammeltermin?
Kann ich selbst trotzdem einen Termin an einem Abwesenheitstag eintragen?
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