Handbuch › 🔗 Online-Buchung › Neukunde per Anamnese anfordern
🆕 Neukunde per Anamnese anfordern
Ein Anrufer, der noch nicht in Ihrer Kartei steht, möchte einen Termin. Statt am Telefon Adresse, Tierdaten und Vorgeschichte abzufragen, reservieren Sie den Slot sofort und lassen den Kunden alles selbst eintragen: IntelliVet schickt ihm die Termindaten zusammen mit einem Anamnesebogen. Sobald er ihn abschickt, ist die Akte vollständig und der Termin bestätigt.
- Wofür
- Telefonbuchung für Neukunden, ohne dass Sie Stammdaten abtippen.
- Wo in IntelliVet
- 📅 Termine → Termin anlegen → im Feld Patient die Auswahlliste öffnen → unten 🆕 Neukunde — Daten per Anamnese anfordern.
- Wer darf
- Admins und Therapeuten (alle, die Termine anlegen dürfen). Pflegekräfte nicht.
- Modul
- Modul „Anamnesebögen“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Ohne das Modul fehlt der Knopf. Zusätzlich braucht es mindestens einen aktiven Tierhalter-Anamnesebogen.
- Hängt zusammen mit
- Anamnesebögen (Bogen, Erinnerungen, Gültigkeit), Terminkalender, Tierhalter-Portal (Einladung nach dem Ausfüllen), Patienten & Besitzer
- Nicht verwechseln mit
- Der Online-Buchung – dort bucht der Kunde selbst. Dem Standalone-Versand – Bogen ohne Termin. „➕ Neuen Patienten anlegen“ in derselben Auswahlliste – dort tippen Sie die Daten selbst.
So funktioniert es
- Ein Klick legt vier Dinge an: einen vorläufigen Besitzer, ein vorläufiges Tier, den Termin und die Anamnese-Einladung – alle miteinander verknüpft.
- Der Termin steht auf „Wartet auf Daten“ (blau). Der Slot ist ab sofort belegt.
- Das Ausfüllen erledigt den Rest: Halter- und Tierdaten wandern in die Akte, die Anamnese hängt am Termin, und der Termin springt auf „Bestätigt“ – ohne dass Sie noch etwas klicken.
Was wirkt worauf?
| Sie tragen ein / es passiert … | … und das folgt daraus |
|---|---|
| Nachname und E-Mail (Pflicht), Anrede, Vorname, Telefon | Vorläufiger Besitzer. Gibt es die E-Mail-Adresse schon bei einem Besitzer, wird dieser verwendet – das neue Tier hängt dann dort. |
| Tiername (optional), Tierart | Vorläufiges Tier; ohne Namen heißt es „Neuer Patient“, bis der Kunde den Bogen ausfüllt. |
| Anamnesebogen (Pflicht) | Zur Auswahl stehen nur aktive Bögen für Tierhalter. Der Kunde füllt ihn zusammen mit seinen Halter- und Tierdaten aus. |
| Therapeut, Leistung, Uhrzeit → „Buchen & Anamnese anfordern“ | Termin „Neukunde: Tiername“ im Kalender, Status Wartet auf Daten. Wie bei jedem internen Termin prüft IntelliVet nur Überschneidungen, nicht Arbeitszeiten oder Vorlaufzeit. |
| Versand | E-Mail an den Kunden mit Termin und Link zum Bogen. Der Link gilt so lange wie unter Praxis-Einstellungen → Anamnesebögen → Gültigkeit (Tage) eingestellt (Standard 30 Tage). |
| Kunde füllt nicht aus | Erinnerungen nach den Tagen unter Anamnesebögen → 1./2./3. Reminder (Standard 3, 7 und 14 Tage). |
| Kunde schickt den Bogen ab | Akte vervollständigt (nicht mehr vorläufig), Anamnese in der Akte und am Termin, Termin Bestätigt, Name/E-Mail/Telefon am Termin aktualisiert. Der Bogen erscheint als neuer Eingang in 🔔 Wartet auf dich. Mit dem Tierhalter-Portal und eingeschalteter Automatik geht jetzt die Portal-Einladung raus. |
| Sie sagen den Termin ab | Die offene Einladung wird storniert – der Kunde kann für den abgesagten Termin nichts mehr einreichen. |
| Einladung läuft ab, nie ausgefüllt | Sofort entsteht die Aufgabe „Neukunden-Termin verfällt: Name (Termin)“ – beim Therapeuten des Termins, sonst für die ganze Praxis. Sie steht in 🔔 Wartet auf dich und kommt als Push. Zwei Tage nach dem Ablauf löscht IntelliVet das vorläufige Tier samt seinem Termin; die Aufgabe bleibt als Hinweis stehen. Der Besitzer bleibt bestehen. |
| Einladung wurde storniert, nie ausgefüllt | Beim nächsten nächtlichen Aufräumen löscht IntelliVet das vorläufige Tier samt seinem Termin (frühestens zwei Tage nach dem Anlegen). Der Besitzer bleibt bestehen. |
Im Alltag: Schritt für Schritt
Im Terminkalender einen freien Slot anklicken oder einen neuen Termin anlegen. Ins Feld Patient klicken – unten in der Auswahlliste stehen immer „➕ Neuen Patienten anlegen“ und „🆕 Neukunde — Daten per Anamnese anfordern“.
Im blauen Kasten Anrede, Vorname, Nachname, Telefon, E-Mail, Tiername, Tierart und den Anamnesebogen. Mit ✕ verlassen Sie den Neukunden-Modus wieder.
Therapeut, Leistung und Uhrzeit wie gewohnt wählen, dann „Buchen & Anamnese anfordern“. Der Termin steht mit „Wartet auf Daten“ im Kalender.
Den Stand der Einladung (offen, Reminder, gültig bis) sehen Sie unter Praxis-Einstellungen → Anamnesebögen in der Einladungsliste. Dort können Sie sie mit ↻ erneut senden oder mit ✕ widerrufen.
Grenzen & Hinweise
- Ohne E-Mail geht es nicht – über sie läuft die Anforderung. Hat der Anrufer keine, legen Sie ihn mit „➕ Neuen Patienten anlegen“ selbst an.
- Schlägt der Mailversand fehl, ist der Termin trotzdem gebucht; IntelliVet meldet es beim Speichern. Senden Sie die Einladung dann aus der Einladungsliste erneut.
- Keine eigene Bestätigungsmail nach dem Ausfüllen. Die Termindaten stehen bereits in der ersten Mail. Sie selbst sehen den Eingang in „Wartet auf dich“ und am Status des Termins; eine Push-Nachricht gibt es dafür nicht.
- Achtung bei langer Wartezeit: Bleibt der Bogen bis zum Ablauf der Gültigkeit liegen, bekommen Sie die Aufgabe „Neukunden-Termin verfällt“ – zwei Tage danach verschwindet der Termin mit dem vorläufigen Tier aus dem Kalender. Liegt der Termin weiter in der Zukunft als die Gültigkeit, rufen Sie den Kunden rechtzeitig an oder senden die Einladung erneut, solange sie noch offen ist.
- Bekannte E-Mail-Adresse: Ist der „Neukunde“ in Wahrheit schon Kunde, landet ein zusätzliches Tier bei ihm. Ist es dasselbe Tier, führen Sie die beiden später zusammen.
Häufige Fragen
Der Knopf „🆕 Neukunde …“ fehlt.
Das Modul „Anamnesebögen“ ist nicht gebucht. Steht im Kasten „Kein aktiver Tierhalter-Anamnesebogen vorhanden“, legen Sie unter Anamnesebögen zuerst einen Bogen für Tierhalter an.
Muss ich den Termin nach dem Ausfüllen noch bestätigen?
Nein. Sie haben den Termin bewusst gelegt, deshalb springt er nach dem Absenden des Bogens direkt auf „Bestätigt“.
Was passiert mit dem vorläufigen Kontakt, wenn der Kunde abspringt?
Sagen Sie den Termin ab. Die Einladung wird storniert, und das vorläufige Tier wird zwei Tage später automatisch entfernt. Der Besitzer-Datensatz bleibt – er könnte schon Bestandskunde sein.
Alle Themen auf einer Seite: Gesamtes Handbuch