Handbuch › 📅 Termine & Kalender › Mehrere Standorte (Zusatzmodul)
📍 Mehrere Standorte (Zusatzmodul)
Praxen mit zwei oder mehr Behandlungsorten pflegen diese als eigene Standorte. Kunden wählen in der Online-Buchung zuerst den Standort und sehen danach nur, was dort angeboten wird. In Bestätigung, Erinnerung und Kalendereinladung steht die Adresse des gebuchten Standorts – nicht der Firmensitz.
- Wofür
- Mehrere Behandlungsorte mit eigener Adresse, eigenen Therapeuten, Arbeitszeiten und Leistungen – für Zweigstellen genauso wie für feste Sprechtage in verschiedenen Ställen.
- Wo in IntelliVet
- Seitenleiste → 📍 Standorte (Reiter „Standorte“ und „Reisezeiten zwischen Standorten“). Dazu Felder an vielen anderen Stellen, siehe „Was wirkt worauf?“.
- Wer darf
- Nur die Praxisleitung (Admin) – der Menüpunkt steht in der Seitenleiste in der Gruppe „Praxis“.
- Modul
- Modul „Mehrere Standorte“ – unter 🧩 Module zubuchbar.
- Hängt zusammen mit
- Online-Buchung, Praxistage, Sammeltermine & Standort-Tage, Termine, Benutzerverwaltung, Leistungen
- Nicht verwechseln mit
- Der abweichenden Behandlungsadresse unter Praxisdaten (eine einzige Adresse für alle Termine – bei gebuchtem Modul ausgeblendet) und mit Tour-Regionen (Gebiete für Hausbesuche, keine Behandlungsorte).
So funktioniert es
- Ein Standort ist immer der Standard. Er gilt für alle Praxistermine, bei denen niemand einen Standort gewählt hat – seine Adresse steht dann in den Mails.
- Therapeuten, Arbeitszeiten und Leistungen können auf Standorte eingeschränkt werden. Ohne Einschränkung gelten sie überall.
- Der Standort des Termins bestimmt die Adresse in Bestätigung, Erinnerung und .ics-Datei. Rechnungen und Briefpapier bleiben beim Firmensitz.
Was wirkt worauf?
| Sie stellen ein … | … und das passiert |
|---|---|
| Standort anlegen (📍 Standorte) | Ab zwei aktiven Standorten fragt das Buchungsportal zuerst „Standort wählen“ und zeigt Name, Adresse und Telefon. Im Kalender erscheint der Filter „Standort“, im Terminfenster das Feld „Standort“. |
| Telefon / E-Mail am Standort | stehen in den Terminmails dieses Standorts; leer = die Werte der Praxis. |
| Standort-Zuordnung am Benutzer | Der Therapeut wird im Buchungsportal nur bei diesen Standorten als Behandler angeboten; auch bei „Egal – nächster freier Termin“ zählen seine freien Zeiten nur dort. Beim Anlegen oder Ändern eines Termins an einem anderen Standort kommt „Therapeut ist an diesem Standort nicht eingeplant.“ |
| Standort an einer Arbeitszeit | Diese Arbeitszeit ist online nur am gewählten Standort buchbar. „— Alle Standorte des Therapeuten —“ = überall, wo er zugeordnet ist. |
| Buchbar an Standorten an einer Leistung | Nach der Standortwahl sieht der Kunde nur Leistungen dieses Standorts. Keine Auswahl = überall buchbar. |
| Reisezeit zwischen zwei Standorten | Online-Buchung: Hat der Therapeut am selben Tag einen Termin am anderen Standort, wird die Reisezeit als Abstand davor und danach freigehalten. |
| Standort an Sammeltermin / Standort-Tag | Sammeltermin bzw. Arbeitstag erscheinen im Buchungsportal nur bei diesem Standort – siehe Standort-Tage. |
| Standort am Termin ändern | Der Kunde bekommt automatisch eine aktualisierte Bestätigung mit der neuen Adresse (ebenso bei geändertem Therapeuten oder Ort; bei geänderter Uhrzeit die Mail „Termin verschoben“). |
Einrichten
📍 Standorte → + Standort hinzufügen: Name * (z. B. „Standort Bonn“, „Reitstall Müller“), Straße & Hausnr., PLZ, Ort, Land, Telefon (optional), E-Mail (optional), „Aktiv (in Buchungsportal sichtbar)“ und – nur beim Anlegen – „Als Standard-Standort verwenden“. Die Adresse wird automatisch in Koordinaten umgerechnet, sobald Straße, PLZ und Ort ausgefüllt sind.
Der erste Standort, den Sie anlegen, wird automatisch Standard, wenn es noch keinen gibt. Bei länger bestehenden Praxen gibt es bereits einen automatisch angelegten „Hauptstandort“ mit der Geschäftsadresse; IntelliVet weist mit „⚠️ Der Standard-Standort ist noch der automatisch angelegte“ darauf hin. Behandeln Sie woanders, klicken Sie beim richtigen Standort auf Als Standard.
Unter 👥 Benutzer einen bestehenden Therapeuten oder Admin bearbeiten → Block Standort-Zuordnung. Leer = an allen Standorten verfügbar, angekreuzt = ausschließlich an diesen. (Beim Neuanlegen eines Benutzers erscheint der Block noch nicht – erst speichern, dann bearbeiten.)
🏥 Praxis-Einstellungen → 🗓️ Terminplanung → Wöchentliche Arbeitszeiten → Feld Standort. So bauen Sie z. B. „Mo 8–13 Bonn, Mo 14–18 Köln“ für jemanden, der mittags wechselt. Bei Praxis-Tagen empfiehlt IntelliVet einen konkreten Standort. Für einzelne Tage an wechselnden Orten gibt es Standort-Tage.
🏥 Praxis-Einstellungen → 🏷️ Leistungen → Leistung öffnen → Buchbar an Standorten (erscheint ab zwei aktiven Standorten). Etwa: Hundebehandlungen nicht am reinen Pferde-Standort.
📍 Standorte → Reiter Reisezeiten zwischen Standorten (ab zwei aktiven Standorten): je Paar die Fahrzeit in Minuten, in beide Richtungen getrennt (z. B. Bonn → Köln 30, Köln → Bonn 35). Leere Felder nehmen einen Ersatzwert, der in der Praxis bei 15 Minuten liegt – tragen Sie die echten Zeiten ein.
Direkt-Links je Standort
In der Standortliste stehen zu jedem Standort zwei Links zum Kopieren – für Website-Knöpfe wie „Termin in Köln buchen“. Die Standortwahl entfällt dann für den Kunden.
| Slug-Link | …/book?token=<Praxis-Token>&location=koeln – der normale Buchungslink plus Standort. Achtung: Benennen Sie den Standort um, ändert sich der Kurzname im Link; alte Links funktionieren dann nicht mehr. |
| Direkt-Token | …/book?location_token=<Token> – Knopf erzeugen. Enthält Ihren Praxis-Token nicht; gut, wenn Sie den Link an Dritte (z. B. einen Reitstall) weitergeben. neu erzeugen macht den alten Link ungültig. |
Im Alltag
- Online-Buchung: Standort wählen → Leistung → Datum & Uhrzeit (mit eingeschalteter Therapeutenauswahl auch „Behandler“, erste Option „Egal – nächster freier Termin“) → Bestätigung mit dem Kasten „Anfahrt“ (Standortname und Adresse) und der Standortadresse im Kalendereintrag. Bei nur einem aktiven Standort entfällt die Wahl.
- Termin selbst anlegen: Bei Praxisterminen das Feld Standort wählen; vorbelegt ist der Standard.
- Kalender: Filter „Standort“ in der Filterleiste.
- Erneut senden: 📧 An Kunde in der Terminliste schickt die Bestätigung mit Standortadresse noch einmal (Modul „Kalendereinladungen“).
- Standort schließen: Deaktivieren – geht nur, wenn er nicht Standard ist, keine künftigen Termine hat und mindestens ein anderer aktiver Standort bleibt. Bestehende Termine bleiben erhalten.
Grenzen & Hinweise
- Rechnungen und Briefpapier tragen immer den Firmensitz aus den Praxisdaten. Standorte sind eine Buchungs- und Behandlungssicht, keine eigene Buchhaltungseinheit.
- Kunden verschieben ohne Standortwechsel: Wer seinen Termin per Mail-Link oder Portal verschiebt, behält den Standort; eine Standortauswahl gibt es dort nicht.
- „Egal – nächster freier Termin“ sammelt die freien Zeiten aller Therapeuten, die am gewählten Standort arbeiten: Arbeitszeit für diesen Standort (oder „alle Standorte“) und – falls am Benutzer Standorte angekreuzt sind – dieser Standort in der Zuordnung. Es gelten also dieselben Regeln wie bei der Behandlerauswahl.
- Die Farbe am Standort wird gespeichert, färbt den internen Kalender aber nicht ein. Einen Kartenlink enthalten die Mails nicht – nur die Adresse.
- Das Kalender-Abo zeigt bei Praxisterminen die Praxisadresse, nicht die Standortadresse.
- Modul gekündigt? Menüpunkt und Standortauswahl verschwinden, neue Termine bekommen keinen Standort mehr, die Mails nutzen wieder Behandlungsadresse bzw. Firmensitz. Die angelegten Standorte bleiben gespeichert.
Häufige Fragen
In der Bestätigung steht noch unsere alte Geschäftsadresse.
Ich arbeite montags in Bonn und dienstags in Köln. Was trage ich ein?
Wie bekomme ich einen Buchungsknopf nur für einen Standort auf meine Website?
Alle Themen auf einer Seite: Gesamtes Handbuch