Kurse & Veranstaltungen – IntelliVet Hilfe

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🎓 Kurse & Veranstaltungen

Mit dem Kurs-Modul bieten Sie Kurse, Workshops und Seminare über IntelliVet an – mit eigenem Online-Katalog, Anmeldung, Warteliste und Zahlungsstatus. Die Teilnehmer stehen in einer eigenen Liste, getrennt von Ihren Patienten und Besitzern. Beispiele: Erste-Hilfe-Kurs am Hund, Longierkurs mit sechs Terminen, Futter-Workshop, Online-Webinar, Fortbildung für Kollegen.

Wofür: Veranstaltungen mit begrenzten Plätzen planen, veröffentlichen, Anmeldungen verwalten und Teilnehmerlisten drucken.
Wo in IntelliVet: Seitenleiste → 🎓 Kurse mit den Reitern Kurse · Teilnehmer · Kursarten. Zahlungseinstellungen: 🏥 Praxis-Einstellungen → Bereich „Abrechnung & Zahlung“ → 🅿️ PayPal.
Wer darf: Admin und Therapeuten legen Kurse an und buchen Teilnehmer ein. Als bezahlt markieren und die PayPal-Einstellungen sind der Praxisleitung (Admin) vorbehalten. Pflegekräfte haben keinen Zugang.
Modul: Modul „Kursverwaltung & Online-Kursbuchung“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Ohne Modul zeigt die Seite „🔓 Modul freischalten“.
Hängt zusammen mit: Termine (Kurszeiten des Kursleiters sind online nicht buchbar), Praxis-Einstellungen (PayPal, Zoom, Website & Einbettung)
Nicht verwechseln mit: Sammeltermin (ein Zeitfenster für Einzeltermine mit Patienten, z. B. „HuTa“ – ohne Plätze und Teilnehmerliste) · Online-Terminbuchung (Einzeltermine für Patienten; Kurse haben einen eigenen Katalog und eigene Links)

So funktioniert es

Kurs = Kursdaten + ein oder mehrere Termine. Ein neuer Kurs ist ein Entwurf; erst Veröffentlichen macht ihn im Katalog sichtbar und buchbar (dafür braucht er mindestens einen Termin).
Teilnehmer sind keine Patienten. Wer sich anmeldet, landet in der Teilnehmerliste (wiedererkannt an der E-Mail-Adresse) – nicht im Patientenstamm.
Plätze sind begrenzt. Ist der Kurs voll, landen weitere Anmeldungen auf der Warteliste.

Was wirkt worauf?

Sie tun / stellen ein …	… und das passiert
Kursleiter + Kurstermine, Kurs veröffentlicht	Die Kurszeiten sind beim Kursleiter in der Online-Buchung, beim Kunden-Verschieben und in den Zeitvorschlägen des Terminfensters belegt. Im internen Kalender erscheinen Kurse nicht, und einen manuell eingetragenen Termin halten sie nicht auf.
Preis (EUR)	0 = kostenlos. Der Katalog zeigt den Preis inkl. USt (außer bei Kleinunternehmern). Erst ab einem Preis erscheint die Auswahl der Zahlungsarten.
Max. Teilnehmer	Ist die Zahl erreicht, heißt der Knopf im Katalog „Auf Warteliste setzen“; neue Anmeldungen kommen auf die Warteliste.
🎥 Online-Kurs (Video)	Mit verbundenem Zoom (Praxis-Einstellungen → Zoom) wird pro Kurstermin ein Meeting angelegt; sonst wird der „Feste Meeting-Link“ verwendet. Der Link steht in „Buchung bestätigt“, in „Platz frei“ und in der Erinnerung (dort nur bei bezahlten oder kostenlosen Buchungen).
Stornieren (bei einem Teilnehmer)	Teilnehmer bekommt „Buchung storniert“. Rückt jemand von der Warteliste nach, bekommt er „Platz frei“ und ist angemeldet.
🗑️ (bei einem Teilnehmer)	Entfernt die Buchung endgültig – ohne Mail und ohne Nachrücken von der Warteliste.
Kurs absagen	Kurs „Abgesagt“, alle angemeldeten und wartenden Buchungen werden storniert. Es geht keine Mail an die Teilnehmer – bitte informieren Sie sie selbst (die CSV-Liste hilft dabei).
Alle Kurstermine vorbei	Der Kurs wird automatisch „Abgeschlossen“, die Buchungen ebenso.

Einrichten

Kursarten (optional)

Reiter Kursarten → + Neue Kursart: Name *, Beschreibung, Standard-Preis (EUR), Max. Teilnehmer, Farbe. Preis und Plätze werden beim Anlegen eines neuen Kurses dieser Art vorbelegt. Die Farbe erscheint nur in der Kursarten-Liste. Kurse gehen auch ohne Kursart („Keine Kursart“).

Kurs anlegen

Reiter Kurse → + Neuer Kurs:

Kursdaten: Kursname *, Kursart, Kursleiter (ein Benutzer der Praxis; „Nicht zugewiesen“ möglich), Kurzbeschreibung (für den Katalog, max. 500 Zeichen), Beschreibung, Preis (EUR), Max. Teilnehmer, Veranstaltungsort (z. B. „Praxis“, „Online“, „Reitanlage“).
Anmeldeschluss (Datum und Uhrzeit, leer = bis zum Schluss) und Stornofrist (Stunden vor Kursbeginn), leer = keine Angabe. Nach dem Anmeldeschluss verschwindet der Kurs aus dem Katalog, und die Kursseite nimmt keine Anmeldung mehr an. Eine eingetragene Stornofrist steht in der Kursansicht der Kursseite, z. B. „Kostenlose Stornierung bis 48 Stunden vor Kursbeginn“ (bei kostenlosen Kursen „Abmeldung bis …“, ganze Tage ab 72 Stunden als „… Tage“). Abmelden können sich Teilnehmer nur bei Ihnen; stornieren Sie nach Ablauf der Frist, weist IntelliVet darauf hin. Ohne Eintrag erscheint nichts und es gibt keinen Hinweis.
🎥 Online-Kurs (Video) und Fester Meeting-Link (optional / Fallback) für Zoom, Teams, Meet.
Zahlungsarten (nur bei Preis > 0): Überweisung, Barzahlung, PayPal. PayPal ist ausgegraut, bis in den Praxis-Einstellungen eine PayPal-Client-ID hinterlegt ist.
Termine: „Einzeltermin“ oder „Kursreihe (mehrere Termine)“; mit + Termin je Termin Datum, Von, Bis.

Veröffentlichen und teilen

Veröffentlichen (in der Liste oder im Kurs). Oben im Reiter Kurse steht der grüne Bereich Kurskatalog-Link mit 🔗 Link kopieren, 📋 Iframe kopieren (zum Einbetten des Katalogs in Ihre Website) und Vorschau. Für einen einzelnen veröffentlichten Kurs gibt es in der Liste 🔗 Kurslink kopieren. Alternativ binden Sie den Katalog über 🏥 Praxis-Einstellungen → „Website & Einbettung“ ein.

Wie sich Teilnehmer anmelden

Im Katalog stehen alle veröffentlichten Kurse, deren Anmeldeschluss nicht vorbei ist; ein gesetzter Anmeldeschluss steht auf der Kurskarte („Anmeldung bis …“) und im Kurs. Der Interessent wählt einen Kurs. Ist der Anmeldeschluss vorbei, während er die Seite offen hat, steht statt „Jetzt anmelden“ der Hinweis „Anmeldeschluss vorbei“, und eine Anmeldung wird abgelehnt.
Er bestätigt seine E-Mail-Adresse mit einem 6-stelligen Code (15 Minuten gültig). Die Code-Mail kommt im Erscheinungsbild Ihrer Praxis.
Er gibt Name, Telefon und Adresse an, wählt die Zahlungsart und kann ankreuzen „Ich möchte über zukünftige Kurse informiert werden“ (wird als Newsletter-Einwilligung gespeichert).
„Verbindlich anmelden“ – Ergebnis „Anmeldung erfolgreich!“ oder „Auf der Warteliste“.

Danach kommen diese Mails im Design Ihrer Praxis:

Fall	Mail
Kostenloser Kurs	„Buchung bestätigt“ mit Kursdaten (und Meeting-Link) – sofort.
Barzahlung	„Buchung bestätigt“ – sofort; der Zahlungsstatus bleibt „Ausstehend“, bis Sie ihn ändern.
Überweisung	Buchungseingang mit Ihren Bankdaten (aus den Rechnungseinstellungen), dem Betrag und dem Verwendungszweck `KURS-XXXXXXXX` – ohne Meeting-Link. Alle Kurs-Mails nennen den Bruttopreis, also den Preis der Kursseite (als Kleinunternehmer ohne Umsatzsteuer).
Kurs voll	Wartelisten-Mail: Benachrichtigung folgt, sobald ein Platz frei wird.
Am Tag vor dem ersten Kurstermin	Erinnerung – einmal je Buchung, also bei einer Kursreihe nur vor dem ersten Termin.

So läuft eine PayPal-Anmeldung: Nach „Verbindlich anmelden“ geht es direkt zu PayPal (bei einer eingebetteten Kursseite im ganzen Fenster). Abgebucht wird der Bruttopreis – also der Preis, den die Kursseite anzeigt. Nach der Zahlung kehrt der Teilnehmer auf Ihre Kursseite zurück und sieht „Zahlung erhalten – Ihr Platz ist bestätigt“; die Buchung steht automatisch auf Bezahlt, und die Bestätigung mit allen Terminen kommt per E-Mail mit Ihrer Praxis als Absender.
Bricht er bei PayPal ab, bleibt sein Platz vorgemerkt (Zahlungsstatus „Ausstehend“) und die Kursseite bietet „Erneut mit PayPal bezahlen“. Ist PayPal gerade nicht erreichbar, sieht er das sofort und kann es erneut versuchen – Sie finden die Buchung dann unter „Ausstehend“.

Im Alltag

Teilnehmer und Buchungen

Reiter Teilnehmer: Suche „Teilnehmer suchen…“ und + Neuer Teilnehmer mit Vorname *, Nachname *, E-Mail, Telefon, Straße & Hausnr., PLZ, Ort, Notizen und „Newsletter-Einwilligung erteilt“. Unten die Kurshistorie mit Status und Zahlungsstatus jeder Buchung.
Selbst einbuchen: Im Kurs unter „Teilnehmer einbuchen“ einen vorhandenen Teilnehmer wählen → Einbuchen. Zahlungsart ist dann Überweisung, und es geht keine Mail raus. Neue Personen legen Sie vorher im Reiter Teilnehmer an.
Zahlungsstatus je Buchung: Ausstehend · Bezahlt · Erstattet · Kostenlos. Als bezahlt markieren (nur Admin) ändert nur den Status – es geht keine Mail und kein Meeting-Link raus.

Kurs-Status

Entwurf	nicht öffentlich. Aus „Veröffentlicht“ kommen Sie mit Deaktivieren zurück, aus „Abgesagt“ mit Reaktivieren. Nur Entwürfe und abgesagte Kurse lassen sich löschen.
Veröffentlicht	im Katalog sichtbar und buchbar; Kurszeiten blockieren den Kursleiter.
Abgeschlossen	automatisch, sobald alle Termine vorbei sind.
Abgesagt	über Kurs absagen; alle Buchungen storniert (ohne Mail, siehe oben).

Teilnehmerliste drucken & CSV

Im Kurs unten, sobald es Buchungen gibt:

📋 Teilnehmerliste – PDF mit Kursdaten, allen Terminen, Ort, Kursleiter und einer Tabelle Nr., Nachname, Vorname, E-Mail, Unterschrift. Auf Ihrem Briefpapier, falls hinterlegt. Ideal als Anwesenheitsliste.
📥 Teilnehmer CSV – Excel-taugliche Datei (Semikolon) mit Vorname, Nachname, E-Mail, Telefon, Straße, PLZ, Ort, Kursname, Kursdatum, Status, Zahlungsstatus, Angemeldet am.

Beide enthalten nur angemeldete und abgeschlossene Buchungen, keine Warteliste.

Teilnahmebescheinigungen per Serienbrief: Legen Sie in Word oder Pages eine Vorlage mit Platzhaltern an (z. B. «Vorname» «Nachname») und nehmen Sie die CSV-Datei als Datenquelle für den Seriendruck.

PayPal einrichten

Die PayPal-Zugangsdaten gelten für Kurse und für die Rechnungszahlung im Tierhalter-Portal. Sie brauchen ein PayPal-Geschäftskonto und eine App im PayPal-Entwicklerbereich (developer.paypal.com → „Create App“), die Ihnen Client-ID und Secret liefert.

Zugangsdaten eintragen

🏥 Praxis-Einstellungen → „Abrechnung & Zahlung“ → 🅿️ PayPal: PayPal Client-ID und PayPal Secret. Das Secret wird verschlüsselt gespeichert und nie wieder angezeigt („✓ hinterlegt“); zum Beibehalten lassen Sie das Feld leer.

Modus wählen

Sandbox (Test) – kein echtes Geld; zum Ausprobieren. Live (Echt) – echte Zahlungen. Sandbox- und Live-Zugangsdaten sind bei PayPal verschiedene Apps.

Verbindung testen

Verbindung testen speichert und prüft. Meldet IntelliVet „PayPal hat die Zugangsdaten abgelehnt“, passen Zugangsdaten und Modus nicht zusammen – meist stecken Live-Daten in einer auf Sandbox gestellten Praxis oder umgekehrt. Achten Sie beim Kopieren auf mitkopierte Leerzeichen.

Grenzen & Hinweise

Keine Rechnung: Kursbuchungen erzeugen keine IntelliVet-Rechnung und sind nicht mit Gutscheinen oder Stempelkarten verknüpft.
Kein Selbst-Storno: Teilnehmer können sich nicht selbst abmelden – das machen Sie mit „Stornieren“.
Nicht im Portal und nicht im Kalender: Kurse erscheinen weder im Tierhalter-Portal noch im internen Terminkalender.
Meeting-Link: Er geht mit „Buchung bestätigt“ heraus – bei Barzahlung also vor der Zahlung – und mit „Platz frei“ auch an Nachrücker, die noch nicht bezahlt haben.
Teilnehmerdaten nutzen Sie nur im Rahmen der Einwilligung; die Newsletter-Einwilligung ist je Teilnehmer vermerkt. Eine automatische Übergabe an Newsletter-Dienste gibt es nicht – nutzen Sie die CSV-Datei.

Häufige Fragen

Mein Kurs erscheint nicht im Katalog.

Ist er veröffentlicht (nicht Entwurf)? Hat er mindestens einen Termin? Ist der Anmeldeschluss vorbei oder sind alle Termine vorbei (dann „Abgeschlossen“)?

Kann ein Kunde während meines Kurses einen Behandlungstermin bei mir buchen?

Nein, sofern Sie als Kursleiter eingetragen sind und der Kurs veröffentlicht ist – die Kurszeiten sind dann online belegt. Selbst eintragen können Sie in dieser Zeit trotzdem; der interne Kalender zeigt den Kurs nicht.

Eine Überweisung ist eingegangen. Bekommt der Teilnehmer eine Bestätigung?

„Als bezahlt markieren“ ändert nur den Status. Eine Bestätigung oder den Meeting-Link schicken Sie bei Bedarf selbst.

Wie bekomme ich den Katalog auf meine Website?

Im Reiter Kurse auf 📋 Iframe kopieren klicken und den Code in Ihre Seite einfügen – oder 🏥 Praxis-Einstellungen → „Website & Einbettung“ nutzen. Sind dort Domains eingetragen, lässt sich der Katalog nur auf diesen Domains einbetten.

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