Berichte & freie Dokumente (Zusatzmodul)

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📃 Berichte & freie Dokumente (Zusatzmodul)

Nicht alles passt in einen Befundbogen: der Überweisungsbrief an die Fachtierärztin, eine kurze Zusammenfassung für die Versicherung, eine Notiz an den Halter. Dafür schreiben Sie in der Akte einen Bericht – freier Text, als Brief nach DIN 5008 gesetzt, mit Ihrem Briefkopf oder Briefpapier. Sie können ihn als PDF ausgeben, per Mail versenden und im Tierhalter-Portal freigeben.

Wofür: Freie Schreiben zu einem Tier – an Halter, Tierarzt oder Dritte –, ohne Word und ohne Abtippen der Stammdaten.
Wo in IntelliVet: Patientenakte → Reiter 📃 Berichte → + Neuer Bericht · Vorlagen: 🏥 Praxis-Einstellungen → Dokumente & Formulare → Dokument-Vorlagen
Wer darf: Schreiben, versenden, im Portal freigeben: alle Rollen außer Pflegekraft. Bearbeiten und löschen: wer den Bericht angelegt hat, oder ein Admin. Dokument-Vorlagen pflegen: nur Admins.
Modul: Modul „Berichte & freie Dokumente“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Ohne Modul zeigt der Reiter einen Hinweis. 🎤 Diktieren braucht zusätzlich „KI-Diktierfunktion“, 🐾 Portal das Modul „Tierhalter-Portal“.
Hängt zusammen mit: Textbausteine, KI-Diktat, Tierhalter-Portal, White-Label (Absender), Briefpapier in den Praxis-Einstellungen, Haustierarzt-Kartei in der Akte
Nicht verwechseln mit: Befund-PDF (feste Struktur aus dem Befundbogen) · Besitzer-Handout (Behandlungsbericht mit Hausaufgaben, entsteht aus dem Befund) · Gesprächsnotizen (interne Notizen, gehen nicht hinaus)

So funktioniert es

Text schreiben – frei, aus einer Dokument-Vorlage oder diktiert.
Kopf füllt IntelliVet – Absender, Datum, Betreff (= Titel) und die Stammdaten des Tiers.
Hinausgeben – als PDF, per Mail an Halter/Tierarzt/beliebige Adresse oder als Freigabe im Portal. Die Akte zeigt, ob und wann versendet wurde.

Was wirkt worauf?

Sie tragen ein …	… und es erscheint
Titel (Pflicht)	Fett als Betreff im PDF · Betreff der Mail „Bericht - <Titel>“ · Liste in der Akte
Adressat / Anschrift	Anschriftfeld im PDF, passend für das Fenster eines DIN-lang-Umschlags. Leer = kein Anschriftfeld.
Inhalt (Markdown)	Brieftext im PDF, mit fett, kursiv, Aufzählungen
Status „Final“	Erst dann lässt sich der Bericht im Portal freigeben
Stammdaten des Tiers (aus der Akte)	Unter dem Betreff automatisch: „Patient: Name (Tierart, Rasse, Geschlecht, geb. Jahr) · Besitzer: …“
Briefpapier für „Berichte / freie Dokumente“ (Praxis-Einstellungen)	Ihr PDF-Briefpapier als Hintergrund statt des eingebauten Kopfs

Im Alltag – einen Bericht schreiben

Akte → 📃 Berichte → + Neuer Bericht

Optional Vorlage einfügen: Der Vorlagentext wird angehängt, ein leerer Titel mit dem Vorlagennamen gefüllt. Oder 🎤 Diktieren – die KI macht aus dem Gesprochenen sauberen Fließtext.

Titel, Adressat, Inhalt

Adressat per Tierhalter übernehmen, per Suche Tierarzt aus der Kartei übernehmen (Name, Klinik oder Ort) oder frei eintragen. Im Inhalt funktionieren Formatierungsleiste und Textbausteine (Kürzel + Tab).

Status wählen und speichern

„Entwurf“ oder „Final“ → 💾 Speichern.

Hinausgeben

Je Bericht in der Liste: 📄 PDF · ✉️ Senden · 🐾 Portal · Bearbeiten · Löschen.

Per E-Mail senden

✉️ Senden öffnet „Bericht per E-Mail senden“. Empfänger:

Besitzer / Tierhalter – Adresse aus der Akte.
Haustierarzt / Fachtierarzt – ohne Auswahl der erste Haustierarzt des Tiers, sonst ein beliebiger Tierarzt aus der Kartei.
Freie E-Mail-Adresse.

Der Bericht geht als PDF-Anhang hinaus, der Absender richtet sich nach Ihrem Mailversand (mit White-Label über Ihre eigene Domain). In der Liste steht danach „✉️ versendet <Datum>“, die Adresse im Tooltip; ungesendete Berichte zeigen „✉️ nicht versendet“.

Im Tierhalter-Portal freigeben

🐾 Portal gibt einen finalen Bericht frei; er erscheint im Tierhalter-Portal unter der Kachel 📃 Berichte zum Download. Ein zweiter Klick nimmt die Freigabe zurück. Entwürfe erscheinen nie im Portal.

Dokument-Vorlagen einrichten

Unter 🏥 Praxis-Einstellungen → Dokumente & Formulare → Dokument-Vorlagen („Vorlagen für freie Berichte, z. B. Überweisungsbrief“) legen Admins Vorlagen an: Name, Kategorie, Inhalt (Markdown). Sie stehen allen in der Praxis unter „Vorlage einfügen“ zur Verfügung. Änderungen an einer Vorlage betreffen nur künftige Berichte – der Text wird beim Einfügen kopiert.

Grenzen & Hinweise

Löschen ist endgültig. Ein gelöschter Bericht („Bericht … wirklich löschen?“) landet nicht im Papierkorb.
Verschlüsselt: Inhalt und Anschrift eines Berichts sowie der Inhalt der Dokument-Vorlagen liegen verschlüsselt in der Datenbank.
Archivierte Akten: Vorhandene Berichte lassen sich ansehen, als PDF öffnen und versenden. Neue Berichte, Änderungen, Löschen und die Portal-Freigabe sind gesperrt, bis ein Admin die Akte dearchiviert – einen abschließenden Brief schreiben Sie deshalb vor dem Archivieren.
Portal-Freigabe setzt voraus, dass das Tier einen Besitzer-Datensatz hat.

Häufige Fragen

Bericht oder Handout – was schicke ich dem Halter?

Nach einer Behandlung das Handout aus dem Befundbogen: Es enthält Befunde, Maßnahmen und Hausaufgaben in fester Form. Den Bericht nehmen Sie für alles andere – Briefe, Zusammenfassungen, Überweisungen.

Warum ist „🐾 Portal“ bei meinem Bericht nicht möglich?

Der Bericht steht noch auf „Entwurf“. Stellen Sie ihn auf „Final“ und speichern Sie.

Muss ich Tiername, Rasse und Alter in den Text schreiben?

Nein, das setzt das PDF unter dem Betreff automatisch ein.

Ich will kein Anschriftfeld im PDF.

Lassen Sie „Adressat / Anschrift“ leer.

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