Rechnungen – IntelliVet Hilfe

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🧾 Rechnungen

Hier schreiben Sie die Rechnungen an Ihre Kundschaft – aus einem Termin, einem Befund, einem Futterplan oder frei. Eine Rechnung ist zuerst ein Entwurf, den Sie beliebig ändern können. Erst mit 🔒 Rechnung abschließen bekommt sie ihre Nummer und wird als PDF unveränderlich festgeschrieben. Danach ändern Sie nichts mehr an ihr, sondern buchen nur noch: bezahlt, gemahnt oder storniert.

Wofür: Rechnungen, Mahnungen und Stornos erstellen, als PDF drucken oder per E-Mail senden, Zahlungen verbuchen.
Wo in IntelliVet: Seitenleiste → 🧾 Rechnungen → + Neue Rechnung. Außerdem 🧾 am Termin im Kalender, „Rechnung erstellen“ an Befund und Futterplan, Reiter Rechnungen in der Patientenakte.
Wer darf: Praxisleitung (Admin) und Therapeuten – alles, auch Abschließen, Mahnen und Stornieren. Pflegekräfte (Stallpersonal) haben keinen Zugriff. Die Rechnungseinstellungen ändert nur die Praxisleitung.
Modul: Funktion „Rechnungen & Mahnungen“. Ist sie nicht freigeschaltet, steht 🔒 neben dem Menüpunkt und die Seite zeigt nur einen Hinweis.
Hängt zusammen mit: Leistungen & Artikel, Textbausteine, SumUp, Gutscheine, DATEV, Tierhalter-Portal, Aufgabe „Rechnung erstellen“, GOT, Medikamente auf der Rechnung
Nicht verwechseln mit: Den Rechnungen, die IntelliVet an Ihre Praxis stellt (Abo, Module) – die finden Sie unter Abonnement. Ein Gutschein ist ein Zahlungsmittel auf einer Rechnung, kein Rabatt; ein Rabatt gehört an die Position (Knopf %).

So funktioniert es

Entwurf: Jede Rechnung beginnt ohne Nummer. Sie wird beim Tippen automatisch zwischengespeichert. Löschen ist erlaubt – es entsteht keine Lücke im Nummernkreis.
Abschließen: Nächste fortlaufende Nummer, Rechnungsdatum = heute, PDF wird erzeugt, gespeichert und mit einer Prüfsumme (SHA-256) versiegelt. Ab jetzt wird immer genau dieses PDF ausgeliefert.
Nach dem Abschluss ändert sich nur noch der Status: bezahlt, überfällig, gemahnt, storniert. Fehler korrigieren Sie mit Storno und neuer Rechnung.

Was wirkt worauf?

Sie tun / stellen ein …	… und das passiert
Patient wählen	Empfänger, Anschrift und E-Mail kommen vom Besitzer. Ist beim Besitzer eine abweichende Rechnungs-E-Mail aktiv, wird diese eingesetzt. Ist beim Patienten die Versicherung als Rechnungsempfänger markiert, wird die Rechnung an die Versicherung adressiert (siehe unten).
Rechnung aus einem Termin	Leistung, Preis (inkl. Netto/Brutto-Art) und Leistungsdatum werden übernommen. Der Termin ist danach mit der Rechnung verknüpft – das 🧾 am Termin verschwindet, die Aufgabe „Rechnung erstellen“ erledigt sich.
Zahlungsart	Bestimmt den Status beim Abschließen (Tabelle unten), den vorgeschlagenen Text „Zahlungsbedingungen“ und im DATEV-Export das Zahlungskonto (Kasse, Bank, EC-Karte).
Fällig in (Tage) (nur bei Überweisung)	Fälligkeitsdatum. Ist es verstrichen, wird die Rechnung beim nächsten Öffnen der Rechnungsliste automatisch Überfällig und erscheint auf dem Dashboard unter „Überfällige Rechnungen“.
Kleinunternehmerregelung (Rechnungseinstellungen)	Alle Positionen werden mit 0 % angelegt – auch aus Katalog, GOT und Hausapotheke. Das Steuerfeld verschwindet, der landesübliche Befreiungstext steht auf dem PDF.
Briefpapier, Logo, Fußtext	Wirken auf alle künftigen PDFs und auf die Vorschau von Entwürfen. Bereits abgeschlossene Rechnungen bleiben unverändert.
🔒 Rechnung abschließen	Nummer, Datum, PDF, Status. Drucken, PDF-Download und E-Mail-Versand werden freigegeben. Hat der Besitzer Zugang zum Tierhalter-Portal, sieht er die Rechnung dort unter „🧾 Rechnungen“.
✅ Bezahlt	Status Bezahlt, Zahldatum = heute. Alle Mahnungen dieser Rechnung werden mit auf bezahlt gesetzt. Im DATEV-Export entsteht die Zahlungsbuchung mit diesem Datum.
⚠️ Mahnung	Neues, sofort festgeschriebenes Dokument mit der Nummer der Rechnung plus `-M1`, `-M2` …; die Rechnung bekommt den Status Gemahnt.
🚫 Storno	Stornorechnung mit negativen Beträgen und eigener fortlaufender Nummer, sofort festgeschrieben. Original und zugehörige Mahnungen werden Storniert.
🎁 Gutschein einlösen	Der Rechnungsbetrag bleibt gleich, der offene Betrag sinkt (höchstens bis 0). Die Einlösung steht in der Rechnungsansicht, nicht auf dem festgeschriebenen PDF. Deckt der Gutschein den Rest, steht die Rechnung danach automatisch auf Bezahlt – samt ihrer Mahnungen.

Status und Zahlungsarten

Welchen Status eine Rechnung beim Abschließen bekommt, hängt an der Zahlungsart:

Zahlungsart	Status nach dem Abschließen
Überweisung	Offen. Wird nach Ablauf der Frist Überfällig.
Bar bezahlt	Bezahlt – das PDF trägt kein Fälligkeitsdatum.
EC-Karte / Kartenzahlung	Mit verbundenem SumUp: Zahlung ausstehend – der Bezahldialog startet sofort, nach erfolgreicher Zahlung wird die Rechnung Bezahlt. Ohne SumUp: sofort Bezahlt.

Abschließen ist nicht Versenden. Das 🔒 vergibt die Rechnungsnummer und schreibt die Rechnung fest – eine E-Mail geht dabei nicht hinaus. Zum Zwischenspeichern genügt „Speichern“, die Rechnung bleibt dann Entwurf. Verschickt wird mit 📧 Per E-Mail senden; danach steht in der Liste „📧 versendet <Datum>“. (Bis Oktober 2026 hieß der Status „Offen“ noch „Gesendet“, auch wenn keine Mail verschickt worden war.)

Weitere Status: Entwurf, Gemahnt, Storniert, Zahlung ausstehend (Kartenzahlung läuft noch). Die Liste lässt sich nach Status, nach Typ (Rechnungen, Mahnungen, Stornos) und per Suche (Nummer, Name, Patient) filtern. Oben stehen die Kacheln Offen, Umsatz (Monat) (bezahlte Rechnungen seit Monatsanfang), Überfällig und Überfällige (Anzahl). „Offen“ und „Überfällig“ rechnen eingelöste Gutscheine und Online-Zahlungen bereits heraus.

Eine Rechnung anlegen

Empfänger

Patient per Freitextsuche wählen – oder ohne Patient: Empfänger frei eintragen bzw. einen bestehenden Besitzer suchen. Anrede und Adresszusatz (DIN 5008) sind optional. Land nur bei Auslandsanschrift ausfüllen. Ohne E-Mail (für Versand) erscheint später kein Versandknopf.

Zahlungsart, Fälligkeit, Leistungsdatum

Leistungsdatum = Tag der Behandlung. Leer gelassen, steht im PDF das Rechnungsdatum (= Tag des Abschließens).

Positionen

Leistung oder Artikel suchen – oder Barcode scannen: übernimmt Bezeichnung, Preis, Steuersatz und Netto/Brutto-Art aus Leistungen & Artikel. 📷 scannt einen Artikel mit der Kamera.
+ Leere Zeile: freie Position.
📄 Textbaustein: Textzeile ohne Menge und Preis (Einleitung, Zwischenüberschrift, Erläuterung). Fließt nicht in die Summe ein. Die Liste zeigt Ihre Textbausteine; „+ Leerer Textblock“ für freien Text.
% an der Position: Rabatt in Prozent mit optionaler Begründung.
Bei Tierarzt-Modulen zusätzlich die Suchen 🩺 GOT-Position und 💊 Medikament aus Hausapotheke.

Prüfen und abschließen

📄 Vorschau zeigt das PDF mit großem Wasserzeichen „ENTWURF“ und dem Platzhalter statt Nummer. Passt alles, 🔒 Rechnung abschließen. Die Rückfrage lautet: „Die Rechnung wird jetzt festgeschrieben, erhält die nächste fortlaufende Rechnungsnummer und kann danach nicht mehr bearbeitet werden. Diese Aktion ist nicht rückgängig zu machen.“

Netto oder Brutto eingeben

Unter jedem Einzelpreis schaltet ein kleiner Knopf zwischen N (Netto, Standard – die Steuer wird aufgeschlagen) und B (Brutto – die Steuer wird herausgerechnet). Brutto ist richtig, wenn Ihr Endpreis glatt sein soll: 75,00 € brutto lassen sich aus keinem Netto-Centbetrag exakt erreichen (63,02 → 74,99; 63,03 → 75,01). Im Brutto-Modus bleibt der Endpreis fest und die Steuer wird daraus abgeleitet. Die Preisart speichern Sie auch bei Katalog-Positionen und Leistungen; sie wird beim Einfügen übernommen.

Abweichender Empfänger: Rechnungs-E-Mail und Versicherung

Einstellung (Patientenstamm)	Wirkung auf neue Rechnungen
Abweichende Rechnungs-E-Mail → Aktiv (gehört zum Besitzer)	Rechnungs-Mails gehen an diese Adresse (z. B. Buchhaltung) statt an die Haupt-E-Mail. Gilt für alle Tiere desselben Besitzers.
Block 🛡️ Versicherung → Aktiv und Versicherung ist Rechnungsempfänger (gehört zum Patienten)	Anschrift und E-Mail der Versicherung werden Empfänger (ohne Versicherungs-E-Mail: die des Besitzers). Der Besitzer steht mit Tiername als „z.H.“-Zusatz darunter, die Versicherungs-/Schadennummer wird aufgedruckt. Im Rechnungsdialog weist ein grüner Hinweis darauf hin; die Nummer lässt sich dort je Rechnung ändern.

Beides wirkt beim Anlegen. Bereits angelegte Entwürfe passen Sie von Hand an.

Nach dem Abschließen: Versand, Zahlung, Mahnung, Storno

📧

Drucken, PDF, E-Mail

🖨️ Drucken, 📥 PDF und 📧 Per E-Mail senden liefern immer das beim Abschluss gespeicherte PDF. Die Mail geht an die E-Mail der Rechnung, mit dem PDF als Anhang; Betreff und Text stellen Sie unter Design & Texte → Texte pro E-Mail ein. Mehrfacher Versand ist möglich.

✅

Zahlung verbuchen

✅ Bezahlt bei Überweisungseingang. Klicken Sie es an einer Mahnung, wird die zugehörige Rechnung samt aller Mahnungen ausgebucht. Kartenzahlung über SumUp und Online-Zahlungen im Portal setzen den Status selbst und ziehen die Mahnungen mit; kassiert wird dabei immer nur der offene Betrag. Hängt eine Kartenzahlung („Zahlung ausstehend“), startet 💳 sie neu.

⚠️

Mahnen

Bei gesendeten, überfälligen und bereits gemahnten Rechnungen: ⚠️ Mahnung. Jede weitere Mahnung erhöht die Stufe (M1, M2, M3 …). Die Mahnung wiederholt Empfänger und Positionen der Rechnung, zieht bereits eingelöste Gutscheine und Online-Zahlungen unter der Endsumme ab und fordert den offenen Betrag (auch in der Mail). Sie bekommt ein neues Zahlungsziel (Standard 14 Tage) und wird sofort festgeschrieben; versenden Sie sie anschließend mit 📧. Mahngebühren berechnet IntelliVet nicht, und gemahnt wird nie automatisch – jede Mahnung lösen Sie selbst aus.

🚫

Stornieren und korrigieren

Eine abgeschlossene Rechnung lässt sich weder bearbeiten noch löschen. Zum Korrigieren: 🚫 Storno (Rückfrage „… Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.“) erzeugt die Stornorechnung mit negativen Beträgen, Verweis auf die Originalnummer und eigener Nummer aus demselben Nummernkreis. Danach legen Sie eine neue, richtige Rechnung an. Entwürfe werden nicht storniert, sondern gelöscht (🗑️).

Rechnungen im Tierhalter-Portal und Online-Zahlung

Mit dem Tierhalter-Portal sieht der Besitzer unter 🧾 Rechnungen alle abgeschlossenen Dokumente (Rechnungen, Mahnungen, Stornos – nie Entwürfe) und lädt das PDF. Offene Rechnungen (im Portal „Offen“, „Überfällig“, „Gemahnt“ oder „Zahlung läuft“) kann er online bezahlen, sobald Ihre Praxis SumUp (Modul gebucht und verbunden) und/oder PayPal hinterlegt hat (Praxis-Einstellungen → PayPal). Bezahlt wird der offene Betrag – eingelöste Gutscheine sind schon abgezogen und werden im Portal als „offen …“ angezeigt. Nach bestätigter Zahlung steht die Rechnung bei Ihnen auf Bezahlt, ihre Mahnungen ebenso.

Einrichten

🏥 Praxis-Einstellungen → Abrechnung & Zahlung → Rechnungseinstellungen (nur Praxisleitung):

Land (Steuer & Währung) – siehe unten. Die Währung ergibt sich daraus.
Rechnungspräfix und Nummernformat: {PREFIX}-{YEAR}-{NUMBER} (z. B. RE-2026-00042), {PREFIX}{YEAR}{NUMBER}, {PREFIX}-{NUMBER} oder {YEAR}-{NUMBER}. Die laufende Nummer ist fünfstellig und zählt über alle Jahre weiter.
Kleinunternehmerregelung, Standard-MwSt, USt-IdNr./UID/MWST-Nr. und Steuernummer.
Bankverbindung (Bank, IBAN, BIC) – erscheint auf dem PDF und in der Rechnungs-Mail.
Standard-Zahlungsbedingungen – {TAGE} wird durch die Fälligkeitstage ersetzt. Fußtext (PDF).
Chipnummer auf der Rechnung (Standard an) – hat das Tier eine Chipnummer, steht sie im Rechnungskopf als Chip-Nr. unter dem Patienten, bei mehreren Tieren als „Name: Nummer“ je Tier. Rechnungen ohne Patient und Tiere ohne Chip bekommen keine Zeile. Gilt für neu erzeugte PDFs; bereits abgeschlossene Rechnungen bleiben unverändert.

Briefkopf und eigenes Briefpapier legen Sie unter Praxis & Erscheinungsbild fest; Preise und Artikel unter Leistungen & Artikel.

🇩🇪🇦🇹🇨🇭 Rechnungen für Deutschland, Österreich & die Schweiz

Das Land wählen Sie einmal unter Rechnungseinstellungen → Land (Steuer & Währung). Eine Praxis = ein Land. Die Währung wird je Rechnung mitgespeichert – ein späterer Landwechsel verändert ausgestellte Rechnungen nicht.

	Deutschland	Österreich	Schweiz
Währung	EUR	EUR	CHF (Format `CHF 1'234.56`)
Steuersätze	19 / 7 / 0 %	20 / 13 / 10 / 0 %	8,1 / 3,8 / 2,6 / 0 %
Steuer-ID heißt	USt-IdNr.	UID-Nummer	MWST-Nr.
Kleinunternehmer-Text	§ 19 UStG	§ 6 Abs. 1 Z 27 UStG	Art. 10 Abs. 2 lit. a MWSTG
DATEV-Export	ja	nein	nein

🇨🇭 Schweizer QR-Rechnung

Bei Land Schweiz mit hinterlegter CH-/LI-IBAN hängt IntelliVet an das PDF eine eigene Seite mit Zahlteil und Empfangsschein samt Swiss-QR-Code an – auch beim Mailversand. Im Block Schweizer QR-Rechnung (erscheint nur bei Land Schweiz) wählen Sie optional eine QR-IBAN und den Referenztyp: Ohne Referenz, QR-Referenz (QRR – benötigt QR-IBAN) oder Creditor Reference (SCOR / RF). Referenz und Betrag erzeugt IntelliVet aus der Rechnung.

Tipp für den Start: Scannen Sie den QR-Code Ihrer ersten Schweizer Rechnung einmal mit Ihrer Banking-App.

Warum Festschreiben? (Hintergrund)

Nach den GoBD und § 146 Abs. 4 AO darf eine ausgestellte Rechnung nicht so verändert werden, dass ihr ursprünglicher Inhalt nicht mehr feststellbar ist; § 14 UStG verlangt eine fortlaufende Nummer. Deshalb rendert IntelliVet ein abgeschlossenes PDF nie neu: Spätere Änderungen an Briefpapier, Logo oder Praxisdaten erreichen alte Rechnungen nicht, und Ihre Kundin bekommt beim zweiten Download dasselbe Dokument wie beim ersten. Bei jedem Abruf wird die Prüfsumme kontrolliert; weicht die Datei ab, wird das im Protokoll vermerkt. Wie Sie Aufbewahrung und Verfahrensdokumentation in Ihrer Praxis regeln, stimmen Sie bitte mit Ihrer Steuerberatung ab.

Grenzen & Hinweise

Rechnungsdatum = Abschlusstag. Das Datum im Entwurf ist nur vorläufig. Für den Behandlungstag gibt es das Leistungsdatum. Der Abstand zur Fälligkeit bleibt beim Abschließen erhalten.
Liegengebliebene Entwürfe: Ein Entwurf, der nur automatisch zwischengespeichert und nie gespeichert wurde, wird nach 14 Tagen ohne Bearbeitung entfernt.
Überfällig wird eine Rechnung beim Laden der Rechnungsliste bzw. der Kennzahlen – es gibt keine Erinnerungs-Mail an die Kundschaft.
Teilzahlungen per Überweisung oder bar kennt IntelliVet nicht – nur Gutscheine und Online-Zahlungen mindern den offenen Betrag. ✅ Bezahlt gilt immer für den ganzen Rest.
Rechnungen lassen sich auch offline anlegen; die Nummer wird vergeben, sobald wieder eine Verbindung besteht. Abschließen, Versand und Zahlungsstatus brauchen eine Verbindung.
Ist die Praxis eingeschränkt (z. B. offene Abo-Zahlung), sind Neuanlagen gesperrt.

Häufige Fragen

Ich habe mich in einer abgeschlossenen Rechnung vertippt.

Storno anlegen und eine neue Rechnung schreiben. Beide Dokumente sind über die Originalnummer verknüpft und laufen so auch in den DATEV-Export.

Warum fehlen die Knöpfe Drucken und E-Mail?

Die Rechnung ist noch ein Entwurf. Nutzen Sie die Vorschau oder schließen Sie sie ab. Fehlt nur der E-Mail-Knopf, ist an der Rechnung keine E-Mail-Adresse eingetragen oder sie ist storniert.

Ich habe das Briefpapier geändert – alte Rechnungen sehen noch wie früher aus.

Richtig so: Abgeschlossene Rechnungen sind festgeschrieben. Das neue Briefpapier gilt ab der nächsten abgeschlossenen Rechnung.

Entsteht beim Löschen eines Entwurfs eine Lücke in den Nummern?

Nein. Die Nummer wird erst beim Abschließen vergeben.

Die Kundin hat bar bezahlt, ich hatte aber Überweisung gewählt.

Ist die Rechnung noch ein Entwurf, Zahlungsart ändern und abschließen. Ist sie schon abgeschlossen, klicken Sie ✅ Bezahlt. Das PDF bleibt dann so, wie es ausgestellt wurde; im DATEV-Export wird die Zahlung über das Konto der Zahlungsart gebucht, die an der Rechnung steht.

Kann ich eine Mahnung ohne Gebühr zurücknehmen?

Mahnungen sind festgeschrieben und lassen sich nicht löschen. Zahlt die Kundin, setzen Sie die Rechnung auf bezahlt – ihre Mahnungen werden automatisch mit erledigt.

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