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🕐 Startzeiten, Puffer & Feiertage der Terminvergabe
Welche Uhrzeiten Ihre Kunden in der Online-Buchung angeboten bekommen, entscheiden einige wenige Einstellungen: der Modus für die Startzeiten, der Puffer zwischen Terminen, die Vorlaufzeit, die Feiertagssperre – und an der Leistung deren eigene Startzeiten und Puffer. Dieselbe Rechnung liefert auch die Zeitvorschläge in Ihrem eigenen Terminfenster und im Serienplaner.
- Wofür
- Steuern, zu welchen Zeiten freie Termine angeboten werden – dichter (Lücken füllen), gleichmäßiger (Praxistakt) oder im Abstand der Behandlungsdauer.
- Wo in IntelliVet
- 🏥 Praxis-Einstellungen → Bereich „Termine & Leistungen“ → ⚙️ Termin-Einstellungen → „Startzeiten der Online-Buchung“, „Puffer zwischen Terminen“, „Mindest-Vorlaufzeit“, „Buchbar bis“, „Feiertage in der Online-Buchung sperren“. An der Leistung: „Termin-Startzeiten“ und „Puffer nach Termin“.
- Wer darf
- Nur die Praxisleitung (Admin) – die Praxis-Einstellungen sind für Therapeuten nicht sichtbar.
- Modul
- Für alle Praxen. Spürbar wird es vor allem mit der Online-Buchung.
- Hängt zusammen mit
- Online-Buchung, Kunden-Selfservice (Verschieben), Serientermine, Praxistage & Sammeltermine, Tourenplanung, Externe Kalender, Leistungen
- Nicht verwechseln mit
- Den Arbeitszeiten (wann überhaupt gearbeitet wird – unter 🗓️ Terminplanung, siehe Praxistage). Diese Einstellungen hier legen nur fest, wie innerhalb dieser Zeiten die Startzeiten verteilt werden.
So funktioniert es
- Erst das Fenster: Arbeitszeit des Therapeuten am Wochentag (oder Tour-Zeitraum bzw. Sammeltermin). Abwesenheiten, ganztägige private Termine und – mit Sperre – Feiertage nehmen Tage ganz heraus.
- Dann die Kandidaten: Der Startzeiten-Modus legt fest, welche Uhrzeiten im Fenster überhaupt geprüft werden.
- Dann die Prüfung je Kandidat: passt die Dauer noch ins Fenster, ist die Mindest-Vorlaufzeit erreicht, kollidiert nichts (Termine desselben Therapeuten samt Puffer, private Termine aus externen Kalendern, Kurstermine, bei mehreren Standorten die Reisezeit, auf Tour Radius und Fahrzeit)?
Was wirkt worauf?
| Sie stellen ein … | … und das passiert |
|---|---|
| Startzeiten der Online-Buchung | Verteilung der angebotenen Startzeiten in Praxisfenstern (auch Sammeltermine und „gemischte“ Tage). Gilt für Online-Buchung, Kunden-Verschieben, WhatsApp, die Zeitvorschläge im Terminfenster und den Serienplaner. |
| Termin-Startzeiten an einer Leistung | „Alle 15 Minuten“, „Alle 30 Minuten“ oder „Nur volle Stunden“ – gewinnt gegen den Praxis-Modus, auch auf Tour. „Automatisch“ = Praxis: Termindauer, Tour: alle 30 Min. |
| Puffer zwischen Terminen (0–30 Min) | Ohne weiteren Haken: freie Zeit nach jedem bestehenden Termin. Bei Leistungen mit eigenem „Puffer nach Termin“ gilt deren Wert. |
| Puffer strikt anwenden (Haken, nur bei Puffer > 0) | Puffer vor und nach jedem Termin, auch um private Termine aus externen Kalendern. Zwischen zwei Terminen zählt der größere Puffer – auch der der gerade gebuchten Leistung. Die Online-Buchung lehnt dann auch beim Absenden zu dichte Zeiten ab. |
| Mindest-Vorlaufzeit (1 Std. – 3 Tage) | So kurzfristig dürfen Kunden frühestens buchen. Die Zeitvorschläge im Terminfenster halten sich ebenfalls daran; manuell eingetragene Termine nicht. |
| Buchbar bis (2 Wochen – 1 Jahr) | So weit im Voraus können Kunden buchen. Bestimmt auch, wie weit IntelliVet externe Kalender einliest (dieser Zeitraum + 14 Tage). |
| Feiertage: Bundesland / Land mit Liste der Feiertage | Die angehakten Feiertage stehen in der Kopfzeile des Kalenders (Woche, Tag, Monat). Das gilt auch ohne Sperre – die Online-Buchung bleibt dann an Feiertagen buchbar wie bisher. |
| Feiertage in der Online-Buchung sperren | An den angehakten Feiertagen fallen die regulären Arbeitszeiten weg – in der Online-Buchung und in den Zeitvorschlägen. Tour-Zeiträume mit eigenem Buchungszeitfenster und Sammeltermine bleiben buchbar. Im Kalender steht der Feiertag dann mit 🔒 in der Kopfzeile. Manuell können Sie weiter Termine eintragen. |
Die drei Modi für die Startzeiten
- Nach Termindauer (Standard): Startzeiten im Abstand der Behandlungsdauer, ab Beginn der Arbeitszeit.
- Fester Praxistakt (Dauer + Puffer): Abstand = Behandlungsdauer plus Puffer. Gleichmäßiger Rhythmus über den Tag; bei 45 + 5 also 09:00, 09:50, 10:40 …
- Lücken füllen: Nach jedem Termin wird der nächste Start angeboten, sobald dessen Puffer abgelaufen ist – statt auf die nächste Rasterzeit zu warten. Für Praxen, denen Absagen Löcher in den Tag reißen.
Der Unterschied an einem Beispiel
Arbeitszeit 9–17 Uhr, Behandlung 45 Minuten, Puffer 10 Minuten, ein bestehender Termin 11:20–12:05 (mit Puffer belegt bis 12:15), „Puffer strikt anwenden“ aus:
| Modus | angebotene Startzeiten | erster Start danach | leerer Tag |
|---|---|---|---|
| Nach Termindauer | 9:00 · 9:45 · 10:30 · 12:45 · 13:30 · 14:15 · 15:00 · 15:45 | 12:45 | 10 Starts |
| Fester Praxistakt | 9:00 · 9:55 · 12:40 · 13:35 · 14:30 · 15:25 | 12:40 | 8 Starts |
| Lücken füllen | 9:00 · 9:55 · 12:15 · 13:10 · 14:05 · 15:00 · 15:55 | 12:15 | 8 Starts |
Mit „Puffer strikt anwenden“ entfällt bei „Nach Termindauer“ zusätzlich 10:30 – der Termin würde um 11:15 enden und hielte die 10 Minuten vor 11:20 nicht ein. Die beiden anderen Modi bleiben im Beispiel gleich.
Welchen nehmen? „Lücken füllen“ holt am meisten aus einem angebrochenen Tag heraus – im Beispiel ist eine halbe Stunde früher wieder buchbar, dafür sind die Zeiten krummer. Wer einen gleichmäßigen Rhythmus will, nimmt den festen Praxistakt. Beachten Sie: Auf einem leeren Tag bietet „Nach Termindauer“ die meisten Starts (im Beispiel zehn statt acht), weil der Puffer erst zählt, wenn Termine stehen. Wer „Puffer strikt anwenden“ einschaltet, sollte zum Praxistakt wechseln – sonst fällt bei „Nach Termindauer“ spürbar jeder zweite Start weg.
Grenzen & Hinweise
- Tour-Fenster rechnen anders: Dort gilt immer ein festes Raster (Termin-Startzeiten der Leistung, sonst alle 30 Minuten bzw. die Dauer) mit Prüfung von Tour-Radius und Fahrzeit – siehe Tourenplanung.
- Ihre eigenen Einträge mit „✏️ Manuell eingeben“ prüfen nur Überschneidungen mit Terminen desselben Therapeuten – keinen Puffer, keine Vorlaufzeit, keine Feiertage (siehe Termine).
- Feiertage und Feiertagssperre: wählbar sind die 16 deutschen Bundesländer und Österreich; ohne gewähltes Bundesland/Land wird nichts angezeigt und nichts gesperrt. Vorausgewählt sind die gesetzlichen Feiertage; Feiertage, die nur in einzelnen Gemeinden gelten, prüfen Sie selbst. Die Schweiz ist noch nicht dabei.
- Der Modus ändert nur, welche Startzeiten geprüft werden. Er macht keine Zeit buchbar, die eine der übrigen Regeln ausschließt.
Häufige Fragen
Seit ich „Puffer strikt anwenden“ eingeschaltet habe, gibt es viel weniger freie Termine.
Im Modus „Nach Termindauer“ liegen die Starts genau eine Behandlungsdauer auseinander – mit Puffer vor und nach jedem Termin passt dann oft nur noch jeder zweite. Stellen Sie „Startzeiten der Online-Buchung“ auf Fester Praxistakt; der rechnet den Puffer in den Abstand ein.
Ein Kunde konnte direkt vor einem anderen Termin buchen, obwohl ich 15 Minuten Puffer eingestellt habe.
Ohne „Puffer strikt anwenden“ wirkt der Puffer nur nach einem Termin. Mit dem Haken gilt er beidseitig.
Eine Leistung soll nur zu vollen Stunden buchbar sein.
An der Leistung „Termin-Startzeiten“ auf „Nur volle Stunden“ stellen. Das gewinnt gegen den Modus der Praxis.
An Heiligabend arbeite ich nicht, er ist aber kein gesetzlicher Feiertag.
Tragen Sie den Tag als Abwesenheit unter 🗓️ Terminplanung ein (siehe Praxistage). Die Feiertagssperre kennt nur die Feiertage der gewählten Region.
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