🏠 Praxis-Einstellungen: Praxis & Erscheinungsbild

Diese Gruppe bestimmt, wie Ihre Praxis auf Papier, in Mails und auf den Kundenseiten auftritt. Sie unterscheidet sauber zwischen Ihrem Firmensitz (rechtlich, für Rechnungen) und dem Ort, an den Ihre Kunden kommen.

Wo in IntelliVet

🏥 Praxis-Einstellungen → Gruppe Praxis & Erscheinungsbild

Wer darf

Nur Administratoren

Modul

Für alle Praxen. Logo und Briefpapier zeigen ohne gültiges Abonnement nur einen Hinweis.

Hängt zusammen mit

White-Label & eigener Mailversand, Rechnungen, Tierhalter-Portal, Mehrere Standorte

Was wirkt worauf?

🏠 Praxisdaten

Praxisname, Straße & Hausnr., PLZ, Ort, Telefon, E-Mail der Praxis und Website. Ändern Sie die Adresse, ermittelt IntelliVet beim Speichern neu die Koordinaten – davon hängt ab, welche Kunden im Radius Ihrer Touren liegen.

📍 Behandlungsadresse (Termine)

Für Praxen mit einem Firmensitz (z. B. das eigene Wohnhaus, richtig für Rechnungen) und einem davon abweichenden Behandlungsraum, zu dem die Kunden kommen. Standard: deaktiviert – dann steht überall der Firmensitz.

• Hausbesuche zeigen weiterhin die Adresse des Kunden.
• Konnte die Adresse nicht verortet werden (Tippfehler, neue Straße), erscheint sie in Mails trotzdem als Text – nur der Tour-Radius rechnet dann vom Firmensitz aus.
• Ausschalten wirkt ab der nächsten Mail; schon verschickte Mails behalten die alte Adresse.
• Mehrere Behandlungsorte? Dafür gibt es das Modul Mehrere Standorte. Ist es aktiv, verschwindet dieser Bereich – die Adresse kommt dann vom jeweiligen Standort.

🖼️ Praxis-Logo

📤 Logo hochladen: JPG, PNG, GIF oder WebP, höchstens 2 MB. Es erscheint auf den PDFs (Futterpläne, Befunde, Rechnungen und weitere Dokumente), in den Kunden-Mails, auf der Buchungsseite und im Tierhalter-Portal.

📜 Briefpapier

Laden Sie Ihr eigenes Briefpapier als PDF hoch (📤 Briefpapier-PDF hochladen, nur PDF, höchstens 5 MB). Verwendet wird nur die erste Seite – als Hintergrund auf jeder Seite der gewählten Dokumente. Wo Briefpapier aktiv ist, lässt IntelliVet seinen eingebauten Kopf (Logo, Praxisname, farbiger Balken) weg.

Freiraum für Ihr Briefpapier (Oben / Unten in mm, je 5–120, Standard 50 mm oben und 40 mm unten): So viel Platz bedruckt Ihr Briefpapier selbst mit Kopf und Fußzeile. Dieser Bereich bleibt frei von Text; längere Inhalte rücken automatisch auf die nächste Seite. Läuft Text in Ihre Fußzeile, erhöhen Sie „Unten“.

Vorschau zeigt das hochgeladene PDF, Entfernen schaltet zurück auf den IntelliVet-Kopf.

🎨 Design & Texte (Farben & Portale)

Hier passen Sie Farben und Texte Ihrer Kunden-Mails und Kundenseiten an – ohne Technikkenntnisse. Der Bereich hat fünf Teile: Markenfarben, Portalfarben, Dokumente (PDF), Anrede gegenüber Tierhaltern und Texte pro E-Mail. Farbcodes können Sie auch direkt eintippen (z. B. #4C8B3F); die Schriftfarbe auf farbigen Flächen wählt IntelliVet automatisch passend, helle Töne funktionieren also auch.

Markenfarben – was sich in den E-Mails ändert

Portalfarben – die sechs Bereiche Ihrer Kundenseiten

Gelten für Buchungsseite, Termin-Seite, Anamnesebogen, Gutschein-Seite und Tierhalter-Portal. Neben den Reglern sehen Sie sofort eine Vorschau.

Dokumente (PDF)

PDFs (Befundbögen, Handouts, Futterpläne, Rechnungen, Formulare) haben von Haus aus eine feste Farbgebung. Zwei unabhängige Schalter ändern das:

• Markenfarbe auch für PDF-Dokumente verwenden – Kopfbalken, Tabellenköpfe und Überschriften in Ihrer Markenfarbe.
• Druckfreundlich: Überschriften in Schwarz – Farbe nur noch im Kopfbereich, alle Überschriften nahezu schwarz. Spart Farbe beim Drucken.

Danach Farben speichern – der Knopf gilt für Marken-, Portal- und PDF-Farben gemeinsam.

💬 Kunden siezen oder duzen

Unter Anrede gegenüber Tierhaltern wählen Sie Sie oder Du. Die Einstellung gilt mit einem Klick überall gleichzeitig. Standard ist Sie.

Begrüßung: In beiden Fassungen beginnen die Mails mit „Hallo Anna,“ – den Vornamen nimmt IntelliVet aus der Besitzerakte. Fehlt er, leitet IntelliVet ihn aus dem Namen ab; geht das nicht, beginnt die Mail neutral mit „Guten Tag,“.

Texte pro E-Mail

Wählen Sie unter E-Mail-Typ eine Kunden-Mail – Terminbestätigung, -erinnerung, -absage, -verschiebung, Terminanfrage eingegangen, Bewertungsanfrage, Serientermin-Bestätigung und -Absage, die Anamnese-Mails, Neukunden-Termin mit Anamnese, Kundenbefragung (Einladung, Erinnerung), Rechnung, Zahlungserinnerung/Mahnung und Stornorechnung. Für jede passen Sie Betreff, Einleitung (Intro) und Abschluss (Outro) an. Leer = Standardtext (grau als Platzhalter angezeigt).

• Platzhalter fügen Sie per Klick ein, z. B. {VORNAME}, {BESITZER}, {PATIENT}, {DATUM}, {UHRZEIT}, {PRAXIS} – welche es gibt, hängt vom Mail-Typ ab (bei Rechnungen z. B. {RECHNUNGSNUMMER}, {BETRAG}).
• Eigene Einleitung = eigene Anrede. Sobald Sie die Einleitung füllen, entfällt das automatische „Hallo Anna,“ – schreiben Sie Ihre Anrede mit {VORNAME} selbst hinein.
• Eigener Abschluss = eigene Grußformel. Sobald Sie den Abschluss füllen, entfällt „Mit freundlichen Grüßen / Ihr Team von …“. Schreiben Sie Ihre Grußformel mit hinein, sonst endet die Mail direkt nach Ihrem Text.
• Vorschau aktualisieren zeigt die fertige Mail mit Betreff, Text speichern übernimmt sie.

✍️ Standardtexte

Praxisweite Texte, die automatisch auf PDFs gedruckt werden:

• Standard-Haftungsausschluss (Futterpläne) – am Ende jedes Futterplan-PDFs.
• 📄 Besitzer-Handout (das Handout eines Befundbogens): Handout-Einleitung (Anfang) und Handout-Haftungsausschluss (Ende), beide optional. Variablen: {PATIENT}, {BESITZER}, {TIERART}, {DATUM} bzw. {BEFUNDUNGSDATUM} (Tag der Untersuchung), {HEUTE} (Druckdatum).
• Neue Handouts automatisch im Tierhalter-Portal freigeben (nur mit Modul „Tierhalter-Portal“): Mit Haken erscheint jedes abgeschlossene Handout im Portal; ohne Haken entscheiden Sie bei jedem Befund einzeln. Herunterladen und per Mail schicken geht unabhängig davon immer.

Der Futterplan-Text und die Handout-Texte sind getrennt – ein Text gilt nie für den anderen Dokumenttyp.

⭐ Premium-Kennzeichnung

Kunden mit hohem Umsatz bekommen in der Patientenübersicht ein Abzeichen: ⭐ Gold bzw. 👑 Platin. Grundlage ist der Umsatz pro Besitzer aus bezahlten Rechnungen der letzten 12 Monate, alle Tiere zusammengezählt. Sie legen fest, ab welchem Betrag Gold und Platin gelten (Platin muss über Gold liegen), und schalten die Anzeige mit Premium-Kennzeichnung anzeigen ein oder aus. Die Abzeichen sieht nur das Team, nie die Kundschaft.