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🎫 Stempelkarten
Die digitale Treuekarte – wie die Stempelkarte im Café, nur ohne Papier. Ein Besitzer sammelt Stempel für Behandlungen; ist die Karte voll, gibt es die Belohnung, die Sie festgelegt haben (z. B. „1 Behandlung gratis“). Stempel setzen Sie von Hand oder lassen sie beim Abschließen eines Termins automatisch vergeben. Im Serienplaner heißt dieselbe Karte Bonuskarte: Dort bestimmt sie, wie viele Termine eine Serie bekommt.
- Wofür
- Kundenbindung über Stempel bis zur Belohnung; Zehnerkarten und Pakete im Blick behalten.
- Wo in IntelliVet
- Vorlagen: 🏥 Praxis-Einstellungen → Abrechnung & Zahlung → Stempelkarten → + Neue Vorlage. Karten: Patientenakte → Reiter 🎫 Stempelkarten. Serie: 📅 Termine → 🔁 Serie planen → Bonuskarte (optional).
- Wer darf
- Vorlagen: Praxisleitung (Praxis-Einstellungen). Karten zuweisen, stempeln, einlösen: Praxisleitung und Therapeuten. Pflegekräfte nicht.
- Modul
- Modul „Stempelkarten“ – zubuchbar unter 🧩 Module.
- Hängt zusammen mit
- Termine (Status „abgeschlossen“), Behandlungsserien, Tierhalter-Portal
- Nicht verwechseln mit
- Gutscheinen: Ein Gutschein ist bezahltes Geld, das auf eine Rechnung angerechnet wird und in die Buchhaltung läuft. Eine Stempelkarte ist nur ein Zähler – sie bucht nichts, rechnet nichts ab und erscheint nicht auf Rechnungen. Die Belohnung gewähren Sie selbst, z. B. als Rabatt an der Rechnungsposition.
So funktioniert es
- Vorlage = die Kartenart (Name, Belohnung, Anzahl Stempel, Aussehen, Auto-Stempel-Regel).
- Karte = eine Vorlage für einen Besitzer – nicht für ein Tier. Wer drei Pferde behandeln lässt, sammelt auf einer Karte je Vorlage. Je Besitzer und Vorlage gibt es höchstens eine aktive Karte.
- Eine Karte ist aktiv, eingelöst oder archiviert. Eingelöste und archivierte Karten bleiben mit ihrer Historie stehen.
Was wirkt worauf?
| Sie stellen ein / tun … | … und das passiert |
|---|---|
| Auto-Stempel bei abgeschlossenem Termin, Leistung leer | Jeder Termin, den Sie auf abgeschlossen setzen, stempelt die Karte des Besitzers. Hat er noch keine aktive Karte dieser Vorlage, legt IntelliVet sie an. |
| Nur bei dieser Leistung stempeln | Nur abgeschlossene Termine mit genau dieser Leistung stempeln. |
| Termin wieder aus „abgeschlossen“ genommen | Die automatisch vergebenen Stempel dieses Termins werden zurückgenommen. |
| Serie mit Bonuskarte verknüpft | Die Zahl der Termine wird auf die offenen Stempel der Karte gesetzt. Jeder abgeschlossene Serientermin stempelt genau diese Karte – andere Vorlagen werden für diese Termine nicht gestempelt. |
| Karte voll | Weitere Stempel werden nicht vergeben, auch nicht automatisch. Der Knopf Einlösen erscheint. |
| Einlösen | Karte wird eingelöst (mit Datum und optionaler Notiz). Danach kann der Besitzer eine neue Karte derselben Vorlage bekommen – bei Auto-Stempel entsteht sie beim nächsten abgeschlossenen Termin von selbst. |
| Aktiv (sichtbar zum Zuweisen) aus | Vorlage wird nicht mehr zum Zuweisen angeboten und stempelt nicht mehr automatisch. Bestehende Karten bleiben. |
| Vorlage löschen | Alle ausgegebenen Karten dieser Vorlage werden mitgelöscht. Wer die Historie behalten will, schaltet die Vorlage nur inaktiv. |
| Tierhalter-Portal | Der Besitzer sieht unter 🎫 Stempelkarten seine aktiven und eingelösten Karten mit Stempelstand und Belohnung. |
Einrichten: Vorlage anlegen
- Name (z. B. „10er-Karte Osteopathie“) und Belohnung / Beschreibung („1 Behandlung gratis“).
- Stempel-Anzahl bis zur vollen Karte (1–100).
- Farbe und Icon: Pfote, Herz, Stern, Knochen, Stempel, Haken, Geschenk, Baum, Blume, Sonne.
- PDF-Format: Visitenkarte (86 × 54 mm) zum Mitgeben oder DIN A6 mit Briefpapier.
- Auto-Stempel bei abgeschlossenem Termin, optional Nur bei dieser Leistung stempeln.
Im Alltag
- Karte ausgeben: Akte → 🎫 Stempelkarten → unter „Neue Karte zuweisen:“ die Vorlage anklicken. Angeboten werden nur Vorlagen, für die der Besitzer noch keine aktive Karte hat.
- Von Hand stempeln: auf den nächsten freien Kreis klicken. Letzten Stempel rückgängig nimmt den jüngsten Stempel zurück.
- 📄 PDF: die Karte mit aktuellem Stand zum Ausdrucken – gesetzte Stempel als gefüllte Kreise mit Ihrem Icon, freie als leere Kreise.
- Einlösen: Notiz eintragen (z. B. die Rechnungsnummer mit dem Freibetrag). Die Belohnung selbst geben Sie auf der Rechnung – IntelliVet zieht nichts automatisch ab.
- Archivieren: aktive Karte stilllegen, z. B. wenn der Kunde nicht mehr kommt.
Grenzen & Hinweise
- Auto-Stempel braucht einen Termin mit Patient, dessen Besitzer bekannt ist.
- Gibt es mehrere Vorlagen mit Auto-Stempel, die auf denselben Termin passen, wird jede davon gestempelt.
- Eine Stempelkarte hat keinen Geldwert in IntelliVet: kein Eintrag in Rechnung, Kasse oder DATEV.
Häufige Fragen
Ich habe einen Termin versehentlich abgeschlossen – ist der Stempel jetzt falsch?
Setzen Sie den Termin auf einen anderen Status zurück. Der automatisch vergebene Stempel wird dabei zurückgenommen.
Wie verkaufe ich eine Zehnerkarte, die vorab bezahlt wird?
Die Zahlung schreiben Sie als Rechnung (z. B. über einen Artikel „10er-Karte“). Die Stempelkarte zählt dann nur die Besuche mit; verknüpfen Sie sie im Serienplaner als Bonuskarte, entstehen gleich so viele Termine, wie Stempel offen sind.
Zählt eine Karte pro Tier?
Nein, pro Besitzer. Alle Tiere eines Besitzers sammeln auf dieselbe Karte je Vorlage.
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