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📅 Praxis-Einstellungen: Termine & Leistungen
Diese Gruppe entscheidet, wann Sie buchbar sind, was gebucht werden kann und welche Mails rund um einen Termin rausgehen. Die meisten Schalter speichern sofort.
- Wo in IntelliVet
- 🏥 Praxis-Einstellungen → Gruppe Termine & Leistungen
- Wer darf
- Nur Administratoren
- Modul
- Für alle Praxen; „Zoom“ nur mit Online-Terminbuchung oder Kursverwaltung, „Stationäre Boxen“ nur mit Stationärer Behandlung, „Standort-Tage“ nur mit Mehrere Standorte
- Hängt zusammen mit
- Termine, Online-Buchung, Flexible Praxistage, Tourenplanung, Kurse
- Nicht verwechseln mit
- Leistungen (was gebucht wird, mit Dauer) und Leistungen & Artikel (Rechnungspositionen und Ware) – zwei getrennte Listen
Was wirkt worauf?
| Bereich | Sie stellen ein … | … und das passiert |
|---|---|---|
| 🌐 Website & Einbettung | Schnipsel zum Einbinden · 🔒 Erlaubte Websites · Verbindungs-Schlüssel | Buchung, Kurse und Gutscheine erscheinen auf Ihrer Website (WordPress, Wix, Jimdo …). Solange die Liste leer ist, darf jede Website einbetten; sobald Sie eine Domain eintragen, nur noch die eingetragenen (an https://praxis.de und https://www.praxis.de denken). Der Verbindungs-Schlüssel ist nur für das WordPress-Plugin, gilt 24 Stunden und einmal. |
| 📅 Online-Terminbuchung | Online-Buchung aktivieren · Selfservice in E-Mails (+ Mindestvorlaufzeit) · Anamnesebogen-Versand zulassen · Praxistermine sofort bestätigen · Mail „Anfrage eingegangen“ · Rückruf-Wunsch · Therapeutenauswahl | Buchungslink und Einbettungscode erscheinen · Kunden bestätigen/absagen/verschieben aus der Mail (Selfservice) · automatische Bestätigung · Rückruf im Portal und auf der Buchungsseite · Kunden wählen den Behandler oder „Egal“ |
| ⚙️ Termin-Einstellungen | siehe unten | Erinnerungen, Bewertungsanfrage, Puffer, Startzeiten, Vorlauf, Feiertage, Widerrufsbelehrung |
| 🗓️ Terminplanung | Wöchentliche Arbeitszeiten (Praxis/Tour/gemischt) · Tour-Zeiträume · Tour-Regionen · Sammeltermine · Standort-Tage · Abwesenheiten | Daraus entstehen die freien Zeiten für Kalender und Online-Buchung. Als Administrator wählen Sie oben, wessen Zeiten Sie bearbeiten („👤 Meine Zeiten“ oder ein Teammitglied). Praxistage, Touren, Standorte |
| 🚪 Räume & Geräte | Behandlungsräume und Geräte | Beim Termin zuordenbar; IntelliVet weist auf Doppelbelegungen hin, blockt aber nie. Je Leistung als Standard vorauswählbar. |
| 🏷️ Leistungen | Name, Dauer, Preis, Puffer, Startzeiten, Tierart, Online-Termin, Online buchbar, Tages-Typen, PDFs … | Kalender, Online-Buchung, Rechnung, Termin-Mails – siehe unten |
| 🎥 Zoom (Video-Termine) | Account-ID, Client-ID, Client-Secret einer Zoom-App vom Typ „Server-to-Server OAuth“ | Für jeden Online-Termin und Online-Kurs wird automatisch ein Meeting erzeugt. Ohne Zoom geht der feste Meeting-Link der Leistung raus. Das Secret wird verschlüsselt gespeichert. |
| 🐎 Stationäre Boxen | Boxen/Stände mit optionalem Tagessatz | Stationäre Behandlung |
⚙️ Termin-Einstellungen im Einzelnen
| Einstellung | Wirkung |
|---|---|
| Erinnerungen aktivieren / Erinnerung senden | E-Mail und Push an den Besitzer 12, 24 oder 48 Stunden bzw. 3 Tage vor dem Termin |
| ⭐ Bewertungsanfrage nach Termin | Bittet nach Terminabschluss um eine Google-Bewertung (nur mit Einwilligung) – Google-Bewertungslink, Tage danach (Standard 2), frühestens wieder nach X Monaten (Standard 6). Bewertungen |
| Nach „Abschließen“ Aufgabe „Rechnung erstellen“ anlegen | Solange zum Termin keine Rechnung existiert, steht eine Aufgabe da; sie erledigt sich mit der Rechnung. Kostenlose Leistungen sind ausgenommen. Wer per Sammelrechnung abrechnet, schaltet das aus. |
| Stornierte Termine löschen nach | Nie automatisch löschen, 24/48/72 Stunden, 1 Woche oder 30 Tage (Standard) – danach entfernt ein automatischer Lauf stornierte Termine endgültig, ohne Papierkorb |
| Standard-Termindauer | Vorgabe für neue Termine, solange keine Leistung mit eigener Dauer gewählt ist (15 Minuten bis 2 Stunden) |
| Mindest-Vorlaufzeit · Buchbar bis | Wie kurzfristig (1 Stunde bis 3 Tage) und wie weit im Voraus (2 Wochen bis 1 Jahr) Kunden online buchen können |
| Puffer zwischen Terminen · Puffer strikt anwenden | Ohne „strikt“ gilt der Puffer nur nach einem Termin. Mit „strikt“ vor und nach jedem Termin – auch um private Termine aus verknüpften Kalendern; zwischen zwei Terminen zählt der größere der beiden Puffer. |
| Startzeiten der Online-Buchung | Nach Termindauer (Standard) · Fester Praxistakt (Dauer + Puffer) · Lücken füllen. Gilt nur für Praxistermine; ein eigenes Startraster einer Leistung gewinnt. Ausführlich → |
| Tour-Radius (km) | Maximale Entfernung für Hausbesuche vom Praxis-Standort (bzw. der Behandlungsadresse); Tour-Regionen überschreiben ihn |
| Feiertage in der Online-Buchung sperren | Nach Wahl von Bundesland/Land bietet die Online-Buchung an den angehakten Feiertagen nichts an. Intern bleiben Termine möglich; bewusst auf einen Feiertag gelegte Tour-Zeiträume und Sammeltermine bleiben buchbar. |
| Folgefrist für Behandlungsserien (Tage) | Liegt der letzte Termin innerhalb der Frist, schlägt der nächste Befundbogen einen Folgebefund in der laufenden Serie vor. Leer = aus. |
| Widerrufsbelehrung (optional) | Erscheint in der Online-Buchung und in allen Termin-Mails. Leer = gesetzlicher Mustertext, den IntelliVet bei Rechtsänderungen nachführt. Ein eigener Text friert ein – und nur beim Mustertext gilt die Gesetzlichkeitsfiktion. Eigene Texte bitte anwaltlich prüfen lassen. |
🏷️ Leistungen
Ihr Behandlungsangebot für Termine. Die Liste zeigt Name, Dauer, Preis, Kategorie und Aktiv; „🚫 nur intern“ markiert Leistungen, die nicht online buchbar sind. + Neue Leistung öffnet das Formular:
| Feld | Wirkung |
|---|---|
| Dauer (Minuten) | Beliebig von 1 bis 1440, auch 25 oder 75 – bestimmt die Länge im Kalender und die freien Zeiten der Online-Buchung |
| Preis (Netto/Brutto) | Vorgabe für Rechnung und Anzeige in der Buchung |
| Puffer nach Termin | Praxis-Standard, kein Puffer, 5, 10, 15 oder 30 Minuten – eigene Vor-/Nachbereitungszeit dieser Leistung |
| Termin-Startzeiten | Automatisch (Praxis: Termindauer, Tour: alle 30 Min), alle 15 oder 30 Minuten, nur volle Stunden – für Praxis- und Tourleistungen. Gewinnt gegen die Praxis-Vorgabe. |
| Kategorie, Farbe, Tierart | Farbe im Kalender · auf der Buchungsseite werden Leistungen unter einer Überschrift je Tierart gruppiert |
| 🎥 Online-Termin (Video) + Fester Meeting-Link | Kunde bekommt einen Video-Link in der Bestätigung; mit verbundenem Zoom pro Termin automatisch, sonst der feste Link |
| 🚪 Standard-Raum & -Gerät | Nur wenn Räume/Geräte angelegt sind: beim neuen Termin vorausgewählt |
| 🌐 In der Online-Terminbuchung anbieten | Abgewählt bleibt die Leistung intern voll nutzbar, erscheint aber nicht auf der Buchungsseite (z. B. Nachkontrolle, Notfall). Bestehende Termine bleiben für Kunden verschiebbar. |
| Beschreibung für Kunden, Auf der Praxis-Website zeigen | Text in der Buchung; mit Modul „Betreute Praxis-Website“ zusätzlich als Kachel auf Ihrer Website |
| Hinweistext für E-Mails | Steht in Bestätigungs- und Erinnerungsmails an Kunden |
| PDF-Dokumente für E-Mails | Bis zu 3 PDFs, je höchstens 5 MB – erscheint erst nach dem ersten Speichern der Leistung. Siehe unten. |
| Buchbar an Tages-Typen · Buchbar an Standorten | Praxis, Tour, Sammeltermin bzw. bestimmte Standorte; keine Auswahl = überall. Im internen Kalender immer verfügbar. |
| Aktiv | Nur aktive Leistungen stehen im Kalender und in der Online-Buchung zur Wahl |
📎 Infomaterial als PDF
Die PDFs einer Leistung gehen automatisch als Anhang mit der Terminbestätigung, der Kalender-Einladung und der Mail „Anfrage eingegangen“ an den Besitzer – egal ob der Termin online gebucht oder von Ihnen angelegt wurde. Mit der Terminerinnerung gehen sie nicht mit. Typisch: Vorbereitungshinweise („Bitte nüchtern erscheinen“), Infoblätter, Anfahrt.
Tipp: Benennen Sie die Dateien aussagekräftig (z. B. „Vorbereitung-Physiotherapie.pdf“) – der Dateiname ist im Anhang für den Empfänger sichtbar.
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