Handbuch › 📲 Tierhalter & Kommunikation › Tierhalter-Portal
📲 Tierhalter-Portal
Das Tierhalter-Portal ist ein eigener Login-Bereich für Ihre Kundschaft unter mein.intellivet.cloud (oder Ihrer eigenen Domain), auf dem Handy als App installierbar. Statt vieler einzelner Links in E-Mails hat der Tierhalter ein Konto: Er sieht seine Termine und bucht neue, lädt Rechnungen und Dokumente herunter, bezahlt offene Rechnungen, schreibt Ihnen, lädt Fotos hoch und beantragt Änderungen an seinen Daten – die Sie in der Akte freigeben. Was er sieht, steuern Sie: Interne Notizen, Anamnesen und Diagnosen bleiben immer in der Praxis.
- Wofür
- Ein fester, sicherer Kanal zur Kundschaft: Dokumente, Termine, Nachrichten, Anforderungen und Zahlungen an einem Ort.
- Wo in IntelliVet
- Seitenleiste 🐾 Tierhalter-Portal (Einladungen, verknüpfte Konten), 📥 Datei-Eingang (Uploads sichten), 💬 Nachrichten (Chat). In der Patientenakte neben dem Besitzer: 🐾 Portal einladen und 💬 Nachricht. Für den Kunden: mein.intellivet.cloud.
- Wer darf
- Einladen, Datei-Eingang und Portal-Verwaltung: nur Admins. Nachrichten lesen und beantworten, Änderungsanträge freigeben: Admins und Therapeuten. Pflegekräfte: kein Zugriff.
- Modul
- Modul „Tierhalter-Portal“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Eigene Portal-Domain und das Ausblenden des IntelliVet-Hinweises zusätzlich mit Modul „White-Label & eigener Mailversand“.
- Hängt zusammen mit
- Kunden-Selfservice (Absagen/Verschieben), Online-Buchung (Knopf „Neuen Termin buchen“), Rechnungen mit SumUp/PayPal, Befundbögen (Handouts), Berichte, Futterpläne, Therapieplan, Heim-Übungspläne, Stempelkarten, Anamnesebögen, Rückruf-Wunsch, Design & Texte (Farben), Sie oder Du
- Nicht verwechseln mit
- Dem Selfservice-Link in der Termin-Mail – der gilt nur für einen Termin und braucht kein Konto. Der Buchungsseite – die ist öffentlich, das Portal nur mit Einladung. WhatsApp – das läuft über Meta, der Portal-Chat bleibt bei IntelliVet.
So funktioniert es
- Nur auf Einladung. Ein Konto entsteht ausschließlich über eine Einladung Ihrer Praxis – niemand kann sich selbst registrieren oder sehen, welche Praxen IntelliVet nutzen.
- Das Portal zeigt, was es in der Praxis schon gibt. Sie pflegen nichts doppelt: Rechnungen, Handouts, Pläne und Termine erscheinen, sobald sie fertig bzw. freigegeben sind.
- Was der Kunde ändern will, geht als Antrag an Sie. Stammdaten von Halter und Tier, Uploads, Verschiebungen – nichts landet ungeprüft in Ihrer Akte.
Was der Tierhalter sieht – und woher es kommt
Die Startseite zeigt nur Kacheln, hinter denen etwas steht. Nachrichten, Uploads und Meine Daten sind immer da. Termine ist immer da, wenn Ihre Online-Buchung eingeschaltet ist.
| Kachel | Erscheint, wenn … | Inhalt / was der Kunde tun kann |
|---|---|---|
| 📋 Aufgaben | Sie etwas angefordert haben | Einwilligung unterschreiben, Anamnesebogen ausfüllen (siehe unten). |
| 🐾 Meine Tiere | mindestens ein aktives Tier | Stammdaten ansehen, Änderung beantragen (siehe unten). |
| 📅 Termine | Online-Buchung an oder Termine vorhanden | Kommende und vergangene Termine mit Tier, Leistung, Behandler und Ort. Absagen und Verschieben nach Ihren Selfservice-Regeln (nur wenn „Selfservice in E-Mails“ an ist). Knopf „＋ Neuen Termin buchen“ öffnet Ihre Buchungsseite. |
| 🧾 Rechnungen | eine Rechnung, die kein Entwurf ist | PDF herunterladen; offene Rechnungen online bezahlen (siehe unten). |
| 📄 Handouts | ein abgeschlossener Befund mit Haken „Im Tierhalter-Portal freigeben“ | Das kundengerechte Handout als PDF. Die Voreinstellung für neue Befunde setzen Sie unter Praxis-Einstellungen → Standardtexte („Neue Handouts automatisch im Tierhalter-Portal freigeben“). |
| 📃 Berichte | ein finaler Bericht mit „🐾 Portal“ | Den Bericht als PDF. |
| 🩹 Reha-Plan | ein laufender Therapieplan mit „Im Tierhalter-Portal zeigen“ | Phase, Erlaubt/Nicht erlaubt, Meilensteine, Übungen – ohne Diagnose (Details). |
| 🏋️ Meine Übungen | ein aktiver Heim-Übungsplan und das Modul „Heim-Übungspläne“ (nach einer Kündigung bis zum Ende des bezahlten Zeitraums) | Übungen abhaken und rückmelden. |
| 🥣 Futterpläne | ein Futterplan (Fertig/Versendet) oder eine Rationsberechnung mit „🐾 Portal“-Freigabe | PDF herunterladen. |
| 🎫 Stempelkarten | eine Stempelkarte | Aktueller Stempelstand. |
| 💬 Nachrichten | immer | Chat mit Ihrer Praxis (siehe unten); bei eingeschaltetem Rückruf-Wunsch auch „📞 Rückruf anfordern“. |
| 📤 Uploads | immer | Fotos, PDFs, Videos zu einem Tier hochladen (siehe unten). |
| 👤 Meine Daten | immer | Eigene Stammdaten, Änderung beantragen (siehe unten). |
Einladen – nur durch die Praxis
In der Patientenakte neben dem Besitzernamen auf 🐾 Portal einladen – oder unter 🐾 Tierhalter-Portal → ➕ Besitzer einladen den Besitzer suchen und Einladen. Ohne hinterlegte E-Mail-Adresse geht es nicht. Der Kunde bekommt eine E-Mail mit persönlichem Link, 14 Tage gültig.
Über den Link vergibt er ein Passwort (mindestens 10 Zeichen). Die E-Mail-Adresse kommt aus der Einladung und ist nicht änderbar. Hat er schon ein Konto mit dieser Adresse (von einer anderen Praxis), meldet er sich einfach an – Ihre Praxis wird automatisch dazu verknüpft.
Bei jeder Anmeldung: Passwort und ein 6-stelliger Code per E-Mail (10 Minuten gültig). Ist er bei mehreren Praxen Kunde, wählt er danach die Praxis und kann über „Praxis wechseln“ hin- und herspringen – jeweils in deren Farben und Logo.
- 📨 Alle aktiven Kunden einladen (unter 🐾 Tierhalter-Portal) lädt in einem Rutsch alle ein, die noch keine Einladung haben, eine E-Mail-Adresse und mindestens ein nicht archiviertes Tier haben. Bei sehr vielen Kunden klicken Sie mehrmals – der Knopf zeigt, wie viele noch offen sind.
- Neue Kunden automatisch einladen (Häkchen auf derselben Seite, Standard an): Jeder neu angelegte Besitzer mit E-Mail bekommt die Einladung von selbst – auch bei der Online-Buchung. Beim Neukunden-Termin kommt sie erst, nachdem der Kunde seinen Bogen ausgefüllt hat. CSV-Importe lösen keine Einladungen aus.
- Im Reiter Einladungen sehen Sie den Stand (offen, angenommen, abgelaufen) und können offene stornieren; unter Verknüpfte Konten entziehen Sie einem Kunden den Zugang wieder.
🐾 Meine Tiere NEU
Unter Meine Tiere sieht der Tierhalter die Stammdaten seiner aktiven Tiere: Tierart, Rasse, Geschlecht, Geburtsdatum mit Alter, Gewicht (mit Datum der letzten Messung), bei Pferden das Stockmaß, Farbe, Chipnummer und den eingetragenen Haustierarzt. Ihre internen Notizen und Warnhinweise sieht er nicht. Termine und Reha-Plan haben eigene Kacheln und erscheinen hier nicht doppelt.
Angaben ändern: Der Tierhalter kann Rasse, Geschlecht, Geburtsdatum, Farbe, Chipnummer, Gewicht und Stockmaß ändern und einen (anderen) Haustierarzt angeben: Er sucht ihn im Tierarzt-Verzeichnis (Praxis, Tierarzt oder Ort, ab drei Zeichen) und wählt ihn aus; ist er nicht dabei, trägt er Praxis, Tierärztin/Tierarzt, PLZ, Ort und Telefon selbst ein. Ist schon einer eingetragen, wählt er, ob der neue ihn ersetzt oder dazukommt. Die Änderung wird nicht sofort übernommen, sondern geht als Antrag an Sie – genau wie bei den Halterdaten:
- In der Patientenakte erscheint oben der Kasten „🐾 Tierdaten-Änderung angefragt“ mit vorher → nachher. Mit ✓ Übernehmen stehen die Werte sofort in der Akte, mit Ablehnen bleibt alles, wie es ist.
- Haustierarzt: Der Kasten zeigt unter „Haustierarzt im Verzeichnis zuordnen“ die ähnlichen vorhandenen Einträge (auch bei anderer Schreibweise oder Tippfehler, z. B. „Mueller“ / „Müller“, „Tierarztpraxis“ weggelassen). Hat der Tierhalter seinen Tierarzt im Verzeichnis ausgewählt, steht genau dieser Eintrag vorn und ist vorausgewählt („vom Tierhalter aus dem Verzeichnis gewählt“); sonst ist ein sehr ähnlicher Eintrag vorausgewählt. Passt keiner, wählen Sie „neu im Verzeichnis anlegen“. So entstehen keine doppelten Tierärzte. Beim Ersetzen wird nur die Zuordnung gelöst – Bilder und Dokumente, die dem bisherigen Tierarzt zugeordnet sind, bleiben es.
- Offene Anträge sehen Sie auch in 🔔 Wartet auf dich („Tierdaten-Änderung · Bella“) – ein Klick führt direkt in die Akte.
- Der Tierhalter sieht bis zur Entscheidung „wartet auf Freigabe“ und bekommt danach eine Benachrichtigung. Je Tier ist immer nur ein Antrag offen.
- Abweichende Tierdaten aus einem Anamnesebogen landen im selben Antrag (gekennzeichnet „aus dem Anamnesebogen“) – das funktioniert auch ohne Portal-Modul. Ein Antrag allein aus dem Bogen sperrt den Tierhalter im Portal nicht.
👤 Meine Daten – Halterdaten ändern
Der Tierhalter beantragt Änderungen an Anrede, Vor- und Nachname, Straße, PLZ, Ort und Telefon. Die E-Mail-Adresse kann er nicht ändern – sie ist sein Login. Der Antrag erscheint in der Akte als „👤 Stammdaten-Änderung angefragt“ und auf dem Dashboard als Karte „Stammdaten-Änderungen zur Freigabe“. Übernehmen oder ablehnen; der Kunde wird benachrichtigt. Je Kunde ist ein Antrag offen. Gibt der Kunde in einem Anamnesebogen abweichende Kontaktdaten an, landen diese im selben Antrag (gekennzeichnet „aus dem Anamnesebogen“) – das funktioniert auch ohne Portal-Modul.
🧾 Rechnungen online bezahlen
Bei offenen Rechnungen (versendet, überfällig, gemahnt) stehen neben „PDF“ Bezahlknöpfe: 💳 Karte, wenn Ihre Praxis SumUp verbunden hat, und 💠 PayPal, wenn PayPal unter Praxis-Einstellungen → PayPal eingerichtet ist. Ohne beides gibt es keine Bezahlknöpfe. Der Betrag kommt immer aus der Rechnung, nicht aus dem Browser. Nach erfolgreicher Zahlung ist die Rechnung in IntelliVet als bezahlt verbucht.
📤 Dateien hochladen – mit Sichtung
Der Tierhalter lädt Fotos (JPG, PNG, HEIC), PDFs oder Videos (MP4, MOV) zu einem seiner Tiere hoch, höchstens 25 MB je Datei – etwa ein Foto einer Wunde oder einen Befund vom Haustierarzt. Die Dateien landen nicht sofort in der Akte:
Unter 📤 Uploads Tier und Datei wählen. Danach sieht er „In Prüfung“.
Im 📥 Datei-Eingang (Zähler in der Seitenleiste und in „Wartet auf dich“) mit Vorschau, Tier und Absender; optional eine Anmerkung dazuschreiben.
Übernehmen → die Datei steht in der Akte bei Bildern bzw. Videos. Ablehnen → sie wird gelöscht und der Speicherplatz freigegeben.
💬 Nachrichten – der direkte Draht zum Tierhalter
Ein Chat je Tierhalter (nicht je Tier), verschlüsselt gespeichert und bei IntelliVet in Deutschland – kein Umweg über einen Messenger-Anbieter.
- Tierhalter: Kachel 💬 Nachrichten – schreiben, Verlauf lesen.
- Praxis: Seitenleiste 💬 Nachrichten. Admins und Therapeuten lesen und antworten. Neue Nachrichten zeigt ein Zähler in der Seitenleiste und in „Wartet auf dich“; die Ansicht aktualisiert sich regelmäßig von selbst.
- Selbst anschreiben: ➕ Neue Nachricht im Nachrichten-Bereich (Suche nach Tierhaltern mit Portal-Konto) oder 💬 Nachricht in der Akte neben dem Besitzer. Ohne Portal-Konto gibt es keinen Chat.
- Ihre Antwort erreicht den Kunden als Push-Nachricht, wenn er Benachrichtigungen eingeschaltet hat.
In die Akte archivieren – ohne sie zu überfluten
Der Chat liegt bewusst getrennt von den Gesprächsnotizen. Ist ein Verlauf für die Dokumentation wichtig:
Im geöffneten Chat oben rechts.
In welche Akte gehört der Verlauf? Den vorbefüllten Text können Sie kürzen oder zusammenfassen.
Der Verlauf wird eine Gesprächsnotiz in der Akte des Tiers. Der Chat mit diesem Tierhalter beginnt danach leer.
📋 Aufgaben – Einwilligungen & Anamnesebögen aus der Ferne
Sie bitten den Kunden, eine Einwilligung zu unterschreiben oder einen Anamnesebogen auszufüllen – ohne Termin vor Ort.
In der Patientenakte bei der Datenschutzeinwilligung bzw. beim Aufklärungsbogen auf „📲 Übers Portal anfordern“, bei der Anamnese auf „📋 Anfordern“. Die Portal-Knöpfe erscheinen nur, wenn der Besitzer ein aktives Konto hat.
Er bekommt eine Benachrichtigung und findet die Anforderung unter 📋 Aufgaben: Text lesen und mit Finger oder Maus unterschreiben bzw. den Bogen ausfüllen.
Einwilligung mit Unterschrift (Name, Zeit, IP, PDF) bzw. die Anamnese als ausgefüllter Bogen. Die Datenschutzeinwilligung gilt danach für alle Tiere des Besitzers.
🔔 Push-Benachrichtigungen
Im Portal schaltet der Kunde auf der Startseite „🔔 Benachrichtigungen“ ein. Dann bekommt er einen Hinweis aufs Handy oder den Rechner bei Antworten der Praxis im Chat, bei neuen Aufgaben und bei der Entscheidung über einen Änderungsantrag – auch wenn das Portal geschlossen ist. Der Text bleibt allgemein (kein Nachrichteninhalt auf dem Sperrbildschirm).
Aussehen & Sicherheit
- Farben und Logo kommen aus Design & Texte – für jede Praxis, ohne Zusatzmodul. Ob das Portal siezt oder duzt, folgt Ihrer Einstellung Sie oder Du.
- Mit White-Label entfällt der Hinweis auf IntelliVet im Portal, und Sie können eine eigene Domain nutzen.
- Anmelde-Code und Passwort-Reset kommen im Design Ihrer Praxis, wenn der Kunde nur bei Ihnen ist; ist er bei mehreren Praxen, neutral von IntelliVet.
- Sicherheit: Passwort plus E-Mail-Code bei jeder Anmeldung, begrenzte Anmeldeversuche, jederzeit widerrufbare Sitzungen. Der Kunde sieht nie Ihre Kundenliste, und Praxen tauschen über das Portal keine Daten aus.
🌐 Eigene Domain (mein.praxis.tld)
Mit dem Modul White-Label läuft das Portal auf Wunsch unter Ihrer eigenen Domain (z. B. mein.praxis.de) statt unter mein.intellivet.cloud. Einrichtung unter 🏥 Praxis-Einstellungen → Eigene Portal-Domain:
Wunsch-Domain eingeben und speichern. Das System zeigt die zwei nötigen DNS-Einträge.
Bei Ihrem Domain-Anbieter einen CNAME (Ihre Domain → mein.intellivet.cloud) und einen TXT-Eintrag (Eigentumsnachweis) anlegen – beide Werte mit Kopieren-Knopf.
„Jetzt prüfen“ klicken. Sobald der TXT-Eintrag erkannt ist, wird das SSL-Zertifikat automatisch erstellt und die Domain nach wenigen Minuten aktiv. Ab dann verweisen auch Termin-Mails und Push-Links auf Ihre Domain.
mein.intellivet.cloud erreichbar.Grenzen & Hinweise
- Doppelte Besitzer trennen den Zugang: Hängen Rechnungen oder der Portal-Zugang an einem doppelten Besitzer-Datensatz, sieht der Kunde sie nicht. Erst nach dem Zusammenführen der Besitzer ist alles wieder an einer Stelle.
- Alles Dokumentartige geben Sie einzeln frei: Handouts, Berichte, Reha-Pläne und seit Oktober 2026 auch Futterpläne und Rationsberechnungen (🐾). Was vorher schon im Portal lag, bleibt sichtbar.
- Termine verwalten im Portal geht nur mit eingeschaltetem Selfservice und innerhalb der Mindestvorlaufzeit.
- Eine Anmeldung per Authenticator-App gibt es derzeit nicht; der zweite Faktor ist immer der E-Mail-Code.
- Eine neue Kundennachricht meldet sich in der Praxis per Push an Admins und Therapeuten (sofern sie Benachrichtigungen eingeschaltet haben) sowie über Zähler und „Wartet auf dich“. Schreibt der Kunde mehrmals, bevor jemand den Verlauf liest, kommt nur ein Push.
Häufige Fragen
Ein Kunde sagt, er sieht seine Rechnungen nicht.
Entwürfe sind nie sichtbar. Ist die Rechnung abgeschlossen, hängt sie vermutlich an einem doppelten Besitzer-Datensatz – führen Sie die Besitzer zusammen.
Der Einladungslink ist abgelaufen.
Laden Sie den Kunden erneut ein – unter 🐾 Tierhalter-Portal oder in der Akte. Jede Einladung gilt 14 Tage.
Kann sich ein Kunde selbst registrieren?
Nein. Ein Konto entsteht nur über eine Einladung Ihrer Praxis (von Hand, per „Alle aktiven Kunden einladen“ oder automatisch bei neuen Kunden).
Ich möchte nicht, dass jeder neue Kunde sofort eingeladen wird.
Nehmen Sie unter 🐾 Tierhalter-Portal das Häkchen „Neue Kunden automatisch einladen“ heraus. Dann laden Sie nur noch von Hand ein.
Alle Themen auf einer Seite: Gesamtes Handbuch