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💬 WhatsApp Business
Mit der WhatsApp-Anbindung schickt IntelliVet Terminbestätigungen, Erinnerungen und Absagen zusätzlich zur E-Mail per WhatsApp – an Kunden, die das erlaubt haben. Eingehende WhatsApp-Nachrichten leitet IntelliVet an Sie weiter oder lässt sie von einem KI-Terminassistenten beantworten, der freie Termine sucht, bucht, verschiebt und absagt. Die Verbindung läuft über die WhatsApp Business Platform von Meta mit Ihrer eigenen Nummer.
- Wofür
- Termininfos dort, wo Kunden sie lesen; Terminanfragen per WhatsApp ohne Abtippen.
- Wo in IntelliVet
- 🏥 Praxis-Einstellungen → Kommunikation & Portale → WhatsApp Business. Je Besitzer: Patient → Bearbeiten → Felder „💬 WhatsApp-Nummer“ und „WhatsApp erlaubt“ bzw. „WhatsApp-Benachrichtigungen erlaubt“.
- Wer darf
- Verbinden und Einstellungen: nur Admins. Nummer und Erlaubnis beim Besitzer: alle, die Patientendaten bearbeiten.
- Modul
- Modul „WhatsApp Business“ – unter 🧩 Module zubuchbar. Die Nachrichtenkosten berechnet Meta direkt an Sie.
- Hängt zusammen mit
- Online-Buchung und Automatische Bestätigung (gelten auch für KI-Buchungen), Terminkalender, Patienten & Besitzer
- Nicht verwechseln mit
- Den Nachrichten im Tierhalter-Portal – der Portal-Chat bleibt bei IntelliVet, Sie antworten dort aus der App. Auf WhatsApp-Nachrichten antworten Sie nicht aus IntelliVet heraus. Und mit der „WhatsApp-Nummer für die Website“ bei der betreuten Praxis-Website – das ist nur ein Kontaktknopf auf Ihrer Website.
So funktioniert es
- Ausgehend (automatisch): Immer wenn IntelliVet eine Terminbestätigung, eine Erinnerung oder eine Absage per E-Mail verschickt, geht dieselbe Info per WhatsApp raus – sofern der Hauptschalter an ist und der Besitzer eine WhatsApp-Nummer mit Erlaubnis hat. Dafür nutzt IntelliVet Nachrichtenvorlagen, die in Ihrem WhatsApp-Konto bei Meta hinterlegt und freigegeben sein müssen.
- Eingehend ohne KI: Jede Nachricht eines Kunden wird an Ihre Eskalations-Nummer weitergeleitet, dazu Push an die Admins und eine E-Mail an die Praxisadresse. Antworten müssen Sie selbst – von Ihrem Handy, an die Nummer des Kunden.
- Eingehend mit KI-Assistent: Der Assistent antwortet selbst, sucht echte freie Termine und bucht, verschiebt oder sagt ab. Alles, was nicht Termine betrifft, meldet er Ihrem Team per Push.
Was wirkt worauf?
| Sie stellen ein / es passiert … | … und das folgt daraus |
|---|---|
| WhatsApp verbinden | Sie melden sich bei Meta an und erlauben IntelliVet den Zugriff auf Ihr WhatsApp-Business-Konto. Danach steht „WhatsApp verbunden“ mit Ihrer Nummer. |
| WhatsApp-Benachrichtigungen aktivieren | Hauptschalter. Ohne ihn verschickt IntelliVet nichts per WhatsApp und nimmt auch keine Nachrichten an – der KI-Assistent bleibt dann ebenfalls stumm. |
| Beim Besitzer: WhatsApp-Nummer + WhatsApp erlaubt | Nur dann bekommt dieser Kunde Nachrichten. Der Zeitpunkt der ersten Erlaubnis wird gespeichert. Mit der Nummer erkennt der KI-Assistent den Kunden, seine Tiere und Termine. |
| Termin bestätigt (von Ihnen oder automatisch) | Vorlage appointment_confirmation. |
| Erinnerung fällig | Vorlage appointment_reminder – zur selben Zeit wie die E-Mail-Erinnerung (Termin-Einstellungen → „Erinnerung senden“, Standard 24 Stunden vorher). |
| Sie sagen einen Termin mit Benachrichtigung ab | Vorlage appointment_cancelled. |
| KI-Assistent aktivieren | Eingehende Nachrichten beantwortet der Assistent. Ohne Haken werden sie nur weitergeleitet. |
| Begrüßungsnachricht | Damit begrüßt der Assistent einen Kunden bei dessen erster Nachricht. |
| Eskalations-Nummer (Ihre private Handynummer) | Hierhin schickt IntelliVet per WhatsApp eingehende Kundennachrichten mit der Nummer des Kunden – ohne KI-Assistent jede Nachricht, mit KI-Assistent nur, wenn der Assistent weiterleitet oder technisch ausfällt. |
Einrichten
Sie brauchen ein Meta-Business-Konto mit einem WhatsApp-Business-Konto, darin Ihre eigene, verifizierte Nummer und eine Zahlungsmethode (ohne sie verschickt Meta keine Nachrichten). Das richten Sie bei Meta ein; IntelliVet hat darauf keinen Einfluss.
Legen Sie in Ihrem WhatsApp-Konto bei Meta drei Vorlagen in der Sprache Deutsch an, genau mit diesen Namen und Platzhaltern, und lassen Sie sie von Meta freigeben:
| Name | Platzhalter in dieser Reihenfolge |
|---|---|
appointment_confirmation | {{1}} Name des Besitzers · {{2}} Praxisname · {{3}} Datum · {{4}} Uhrzeit · {{5}} Tier · {{6}} Ort (Praxisadresse oder „Hausbesuch“) |
appointment_reminder | {{1}} Name des Besitzers · {{2}} Praxisname · {{3}} Datum · {{4}} Uhrzeit · {{5}} Tier |
appointment_cancelled | {{1}} Name des Besitzers · {{2}} Datum · {{3}} Uhrzeit · {{4}} Praxisname |
Fehlt eine Vorlage oder ist sie nicht freigegeben, lehnt Meta die Nachricht ab – die E-Mail geht trotzdem raus.
Praxis-Einstellungen → WhatsApp Business → „WhatsApp verbinden“. Sie werden zu Meta weitergeleitet und erlauben den Zugriff. Danach „WhatsApp-Benachrichtigungen aktivieren“ anhaken, ggf. KI-Assistent, Begrüßung und Eskalations-Nummer eintragen und Einstellungen speichern.
Unter Testnachricht senden eine Nummer eintragen. IntelliVet schickt Metas englische Standard-Testvorlage „hello_world“ – kommt sie an, steht die Verbindung.
Beim Besitzer die WhatsApp-Nummer im internationalen Format (z. B. +49 171 1234567) eintragen und „WhatsApp erlaubt“ anhaken – nur mit Einverständnis des Kunden. Die Übersicht zeigt, wie viele Kunden freigeschaltet sind („Kunden mit Opt-In“).
Der KI-Terminassistent
Der Assistent ist ausschließlich für Termine da. Er kann:
📅 freie Tage und Zeiten suchen – aus Ihrem echten Kalender, mit Ihren Leistungen
📝 Termine buchen – für ein Tier, das in Ihrer Kartei steht
🔁 verschieben – bucht den neuen Termin und storniert danach den alten
❌ absagen – sofort, ohne Ihre Freigabe
ℹ️ kommende Termine nennen und Praxis-Infos geben
📩 weiterleiten – alles andere (Rezepte, Futter, medizinische Fragen, Rechnungen)
| Der Assistent … | … und das passiert in IntelliVet |
|---|---|
| bucht | Termin als Anfrage („wartet auf Bestätigung“) – bei Praxisterminen mit eingeschalteter automatischer Bestätigung sofort bestätigt. Push „📅 Neuer WhatsApp-Termin“ an die Admins. |
| sagt ab / verschiebt | Termin wird storniert (beim Verschieben mit dem Grund „Verschoben per WhatsApp auf …“). Push „❌ Termin abgesagt (WhatsApp)“ bzw. „🔁 Termin verschoben (WhatsApp)“ an den Therapeuten des Termins – hat der Termin keinen, an Admins und Therapeuten. Beim Verschieben kommt zusätzlich die Push zum neuen Termin. |
| leitet weiter | Status „Eskaliert“. Sie bekommen das Anliegen per WhatsApp an die Eskalations-Nummer (falls eingetragen), als Push an Admins und Therapeuten und als E-Mail mit dem Gesprächsverlauf an die E-Mail-Adresse der Praxis – genauso, wenn der Assistent technisch ausfällt. Den Kunden rufen Sie zurück oder schreiben ihm von Ihrem Handy. |
Letzte Konversationen (in den WhatsApp-Einstellungen, mit „Aktualisieren“): die zehn neuesten Gespräche mit Status Aktiv, Eskaliert oder Erledigt.
Grenzen & Hinweise
- Keine Antworten aus IntelliVet: Weitergeleitete Nachrichten beantworten Sie von Ihrem eigenen Handy – der Kunde bekommt die Antwort dann von dieser Nummer, nicht von der Praxisnummer.
- Der Assistent erkennt den Kunden an seiner Handynummer. Absagen, Verschieben und Buchen gehen nur für Tiere des Besitzers, dessen Nummer in IntelliVet hinterlegt ist. Schreibt jemand von einer unbekannten Nummer, verweist der Assistent an die Praxis. Hat ein Kunde zwei Tiere mit ähnlichem Namen, kann der Assistent das falsche treffen – prüfen Sie Absagen und Buchungen aus WhatsApp darum im Kalender.
- Neue Kunden: Ein Tier, das nicht in Ihrer Kartei steht, kann der Assistent nicht buchen; der Kunde wird gebeten, den Namen zu nennen oder die Praxis zu kontaktieren.
- Datenschutz: Nachrichten laufen über Meta. Die Antworten des Assistenten erzeugt ein Sprachmodell von OpenAI; dafür werden Gesprächsverlauf, Tiernamen und Termindaten des Kunden an OpenAI übermittelt. Klären Sie das in Ihrer Datenschutzerklärung und mit Ihren Kunden.
- Kennzeichnung: Der Assistent stellt sich als „Terminassistent“ Ihrer Praxis vor. Schreiben Sie in die Begrüßungsnachricht ausdrücklich, dass automatisiert geantwortet wird.
- Kosten: Meta rechnet Vorlagen-Nachrichten (Bestätigung, Erinnerung, Absage) direkt mit Ihnen ab. Die aktuellen Preise stehen bei Meta.
- Ohne Opt-In keine Nachricht – auch nicht, wenn der Kunde Ihnen schon einmal geschrieben hat.
Häufige Fragen
Kann ich meine normale Praxisnummer verwenden?
Technisch ja, praktisch selten sinnvoll: Die WhatsApp-App funktioniert für diese Nummer danach nicht mehr. Nehmen Sie eine zusätzliche Nummer.
Die E-Mails kommen an, die WhatsApp-Nachrichten nicht.
Prüfen Sie in dieser Reihenfolge: Hauptschalter „WhatsApp-Benachrichtigungen aktivieren“; beim Besitzer Nummer und „WhatsApp erlaubt“; die drei Vorlagen bei Meta (Name, Sprache Deutsch, freigegeben); Zahlungsmethode bei Meta.
Muss der Kunde mir zuerst schreiben?
Für Bestätigungen, Erinnerungen und Absagen nicht – die laufen über die freigegebenen Vorlagen. Damit der KI-Assistent antwortet, muss der Kunde zuerst schreiben.
Was passiert, wenn die KI einen Fehler macht?
Buchungen kommen als Anfrage, solange die automatische Bestätigung aus ist – Sie sehen sie im Kalender und bestätigen oder sagen ab. Absagen und Verschiebungen führt der Assistent dagegen sofort aus. Wer das nicht möchte, lässt den KI-Assistenten aus und nutzt nur die Weiterleitung.
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