Terminimport (ICS) – IntelliVet Hilfe

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📅 Terminimport (ICS)

Mit dem ICS-Import holen Sie Termine aus Ihrem bisherigen Kalender einmalig in den IntelliVet-Kalender – vergangene als Behandlungshistorie, künftige als feste Termine. Jeder Termin wird dabei einem Patienten zugeordnet, den es in IntelliVet schon gibt. ICS (iCalendar) ist das Austauschformat, das praktisch jede Kalender-Software exportieren kann: Google Kalender, Apple Kalender, Outlook und viele Praxisprogramme.

Wofür: Einmalige Übernahme von Terminen beim Umstieg, als echte IntelliVet-Termine mit Patient und Behandler.
Wo in IntelliVet: Seitenleiste, Bereich Admin → 📥 Datenimport → Reiter Termine (ICS)
Wer darf: Nur Administratoren der Praxis
Modul: Für alle Praxen
Voraussetzung: Die Patienten sind schon in IntelliVet – z. B. über den CSV-Import. Der ICS-Import legt keine Patienten an.
Hängt zusammen mit: Datenimport (CSV), Termine, Online-Buchung (künftige Termine belegen Zeit)
Nicht verwechseln mit: Externe Kalender – dort bleibt ein privater Kalender dauerhaft verbunden und blockiert nur Zeiten, ohne Termine anzulegen · Kalender-Abonnement – zeigt IntelliVet-Termine in Ihrem Handy-Kalender (umgekehrte Richtung)

ICS-Import, externer Kalender oder Kalender-Abo?

	Terminimport (ICS)	Externe Kalender	Kalender-Abo
Richtung	fremder Kalender → IntelliVet	fremder Kalender → IntelliVet	IntelliVet → Ihr Handy-/PC-Kalender
Wie oft	einmal, wenn Sie ihn starten	laufend, automatisch	laufend, Ihre Kalender-App holt sich die Daten
Was entsteht	echte Termine mit Patient, im Kalender bearbeitbar	keine Termine – nur „belegt“ für die Online-Buchung	nichts in IntelliVet
Typischer Anlass	Umstieg aus einer anderen Software	private Termine sollen nicht überbucht werden	Praxistermine unterwegs im Blick

So funktioniert es

IntelliVet liest alle Einträge der Datei (oder der Kalender-Adresse) und zeigt sie in einer Liste – noch ohne etwas zu speichern.
Jeder Eintrag sucht seinen Patienten über den Termintitel. Was nicht erkannt wird, ordnen Sie per Suchfeld zu – oder lassen es weg.
Erst „Import starten“ legt Termine an – nur die mit Patient und ohne Duplikat, alle für den einen Behandler, den Sie gewählt haben.

Was wirkt worauf?

Im Kalendereintrag steht …	… und daraus wird in IntelliVet
Titel	Grundlage der Patientenerkennung · wird Titel des Termins
Beschreibung	Notiz des Termins
Beginn und Ende	Beginn, Ende und Dauer. Zeitzonenangaben (z. B. UTC) werden in deutsche Zeit umgerechnet; ohne Angabe gilt deutsche Zeit. Fehlt das Ende, dauert der Termin 1 Stunde.
Beginn in der Vergangenheit	Status Abgeschlossen – erscheint in der Termin-Historie des Patienten
Beginn in der Zukunft	Status Bestätigt – belegt die Zeit im Kalender, damit auch für die Online-Buchung
Ort, Teilnehmer, Erinnerungen, Wiederholungsregel	werden nicht übernommen (siehe Grenzen)
Der Import selbst	Es gehen keine E-Mails an Ihre Kunden – weder Bestätigung noch später eine automatische Terminerinnerung, denn importierte Termine tragen keine Kunden-E-Mail. Eine Leistung und damit ein Preis ist nicht hinterlegt.

Schritt für Schritt

ICS-Datei aus dem alten Kalender holen

Google Kalender (nur am Computer, nicht in der App): Zahnrad → Einstellungen → links Importieren & Exportieren → Exportieren. Sie erhalten eine ZIP-Datei; darin liegt je Kalender eine .ics-Datei. Nur einen Kalender: links unter „Meine Kalender“ die drei Punkte neben dem Namen → Einstellungen und Freigabe → Kalender exportieren.

Apple Kalender (nur am Mac, nicht auf iPhone/iPad): Kalender in der Seitenleiste anklicken → Ablage → Exportieren → Exportieren …

Andere Programme: Suchen Sie nach „Export“, „iCal“ oder „ICS“. Bietet das Programm nur einen Abo-Link an, können Sie stattdessen diesen verwenden (Schritt 2).

Datei hochladen oder Adresse eingeben (Schritt „Datei/URL“)

📥 Datenimport → Reiter Termine (ICS), dann:

Datei hochladen – .ics-Datei in das Feld ziehen oder hineinklicken.
URL eingeben – Kalender-Adresse einfügen und Kalender laden. IntelliVet ruft die Adresse genau einmal ab. Sie muss mit https:// oder http:// beginnen; ein Link mit webcal:// funktioniert, wenn Sie den Anfang durch https:// ersetzen.

Zuordnung prüfen (Schritt „Vorschau“)

Oben stehen Gesamt, Zugeordnet, Offen und Duplikate, darunter jeder Eintrag mit Datum, Uhrzeit, Titel, Patient und Status:

Bereit – Patient erkannt (grünes Namensschild). Stimmt er nicht, entfernen Sie ihn mit ✕ und suchen den richtigen.
Offen – kein Patient erkannt. Im Feld „Patient suchen...“ ab zwei Buchstaben suchen und auswählen. Offen gebliebene Einträge werden nicht importiert – so fallen private Termine, Urlaub oder Fortbildungen von selbst heraus.
Duplikat (blass) – für diesen Patienten gibt es zu genau dieser Startzeit schon einen Termin. Wird nicht importiert.

Dann Weiter (… Termine) →.

Behandler wählen (Schritt „Therapeut“)

Alle Termine dieses Imports bekommen einen Behandler – zur Auswahl stehen Therapeuten und Administratoren Ihrer Praxis. Arbeiten mehrere Personen, importieren Sie pro Person eine eigene ICS-Datei. Dann Import starten (… Termine).

Ergebnis (Schritt „Import“)

Sie sehen Importiert, Übersprungen, Duplikate und Fehler. Weiter mit Zum Kalender oder Neuen Import starten.

Wie der Patient erkannt wird

IntelliVet vergleicht den Termintitel mit den Namen Ihrer Patienten und Besitzer, ohne auf Groß-/Kleinschreibung zu achten. Die Regeln werden der Reihe nach geprüft, die erste passende gewinnt:

Titel (Beispiel)	Regel	Worauf achten
Bella - Müller	Links vom „ - “ der Tiername, rechts der Besitzer	Gibt es mehrere „Bella“, entscheidet der Besitzername. Passt keiner, wird die erste „Bella“ genommen – prüfen!
Bella	Titel ist genau ein Tiername	Bei mehreren „Bella“ wird die erste genommen.
Anna Müller	Titel ist genau ein Besitzername	Hat der Besitzer mehrere Tiere, wird eines davon genommen – prüfen!
Behandlung Bella	Ein Tiername (ab 3 Zeichen) steckt im Titel	Kurze Namen treffen leicht daneben: „Max“ steckt auch in „Maximilian“.
Termin Müller	Ein Besitzername (ab 3 Zeichen) steckt im Titel	wie oben

Tipp: Gehen Sie die Vorschau einmal komplett durch, bevor Sie importieren. Ein falsch zugeordneter Termin lässt sich danach nur einzeln im Kalender korrigieren.

Grenzen & Hinweise

Serientermine: Von einem wiederkehrenden Eintrag („jeden Dienstag“) wird nur der erste Termin übernommen. Die Wiederholungsregel wird nicht ausgewertet. Künftige Serien legen Sie in IntelliVet neu an.
Ganztägige Einträge beginnen um 0:00 Uhr und dauern bis zum Folgetag. Ordnen Sie sie keinem Patienten zu, dann werden sie nicht importiert.
Keine Überschneidungsprüfung: Importierte Termine werden ohne Rücksicht auf Arbeitszeiten oder andere Termine eingetragen.
Kein Rückgängig: Importierte Termine löschen Sie einzeln im Kalender. Testen Sie zuerst mit einem kurzen Zeitraum.
Kein Dauerabgleich: Auch mit „URL eingeben“ wird der Kalender nur ein einziges Mal gelesen. Für laufendes Blockieren privater Termine gibt es Externe Kalender.
Datenschutz: Die Datei wird zur Auswertung an IntelliVet übertragen; gespeichert werden nur die Termine, die Sie importieren.

Häufige Fragen

Kann ich den Terminimport rückgängig machen?

Nein, importierte Termine müssen bei Bedarf einzeln im Kalender gelöscht werden. Testen Sie daher am besten zuerst mit einer kleinen ICS-Datei.

Was passiert mit Terminen, die keinem Patienten zugeordnet werden können?

Sie stehen in der Vorschau als „Offen“. Sie können sie per Suchfeld einem Patienten zuordnen. Bleiben sie offen, werden sie nicht importiert. Fehlt der Patient in IntelliVet ganz, legen Sie ihn zuerst an (oder per CSV-Import) und starten den ICS-Import dann neu – bereits übernommene Termine werden dabei als Duplikat erkannt.

Kann ich Termine von mehreren Therapeuten importieren?

Pro Import wird ein Behandler gewählt, dem alle Termine zugeordnet werden. Für mehrere Personen führen Sie den Import mehrfach mit jeweils der passenden ICS-Datei durch.

Kann ich denselben Kalender zweimal importieren?

Ja. Termine, die es für denselben Patienten zur selben Startzeit schon gibt, erkennt IntelliVet als Duplikat und lässt sie weg. Haben Sie im ersten Durchgang einen anderen Patienten gewählt, greift diese Erkennung nicht.

Bekommen meine Kunden für die importierten Termine eine Erinnerung?

Nein. Die automatische Terminerinnerung geht nur an Termine, in denen eine Kunden-E-Mail hinterlegt ist – und der Import trägt keine ein. Prüfen Sie deshalb gerade die nahen künftigen Termine nach dem Import und informieren Sie Ihre Kunden bei Bedarf selbst.

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