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🔒 Sicherheit: Anmeldung, Verschlüsselung, Protokoll

In IntelliVet liegen Gesundheitsdaten von Tieren und Kontaktdaten ihrer Halter. Dieser Abschnitt erklärt, wie der Zugang geschützt ist (Passwort, zweiter Faktor, Passkey, automatische Abmeldung), welche Daten zusätzlich verschlüsselt gespeichert werden und wo Sie nachsehen können, wer was getan hat. Die Einwilligung Ihrer Kundschaft in die Datenverarbeitung ist ein eigenes Thema: DSGVO-Einwilligung der Tierhalter.

Wofür
Konten gegen fremden Zugriff schützen, gesperrte Zugänge wiederherstellen, Vorgänge nachvollziehen.
Wo in IntelliVet
Eigenes Konto: ⚙️ Einstellungen → 🔒 Passwort ändern, Passkeys & Sicherheitsschlüssel, 🛡️ Zwei-Faktor-Authentifizierung. Für Admins: 👥 Benutzer (Zurücksetzen für Mitarbeitende) und 📋 Aktivitäten (Protokoll).
Wer darf
Passwort, Passkeys und Zwei-Faktor richtet jede Person für ihr eigenes Konto ein. Zurücksetzen für andere und das Aktivitätsprotokoll: nur Admins. Sperrdauer, Passwortregeln und die Zwei-Faktor-Pflicht stellt der IntelliVet-Support ein, nicht die Praxis.
Modul
Für alle Praxen.
Hängt zusammen mit
Benutzerverwaltung, Datenschutzvereinbarung, Papierkorb, Support-Zugriff
Nicht verwechseln mit
DSGVO-Einwilligung (was Ihre Kundschaft unterschreibt) und Datenschutzvereinbarung (Vertrag zwischen Ihnen und IntelliVet).

So funktioniert es

  1. Anmelden mit zwei Faktoren. Passwort plus Code aus einer Authenticator-App – oder ein Passkey (Fingerabdruck, Face ID, Windows Hello, YubiKey). Wer einen zweiten Faktor hinterlegt hat, wird beim Passwort-Login immer danach gefragt.
  2. Wer nichts tut, wird abgemeldet. Nach einer Zeit ohne Aktivität (Standard 60 Minuten) endet die Sitzung; zwei Minuten vorher erscheint eine Warnung.
  3. Falsche Passwörter sperren das Konto kurz. Nach 5 Fehlversuchen innerhalb von 15 Minuten ist das Konto vorübergehend gesperrt (Standard: 5 Versuche, 15 Minuten Sperre – je Praxis einstellbar).
  4. Besonders sensible Felder sind zusätzlich verschlüsselt – auch wer an die Datenbank käme, sähe dort keinen Klartext.

Was wirkt worauf?

Sie tun / es passiert …… und das ist die Folge
TOTP aktivierenBeim Passwort-Login wird zusätzlich der 6-stellige Code abgefragt. Sie erhalten 8 Backup-Codes für den Notfall.
Passkey hinzufügen„Mit Passkey anmelden“ auf der Anmeldeseite funktioniert ohne Passwort. Zugleich wird der Passkey beim Passwort-Login als zweiter Faktor verlangt – es gibt keinen Weg mit nur einem Faktor.
Beides hinterlegtNach dem Passwort wählen Sie „Mit Passkey“ oder „Mit Authenticator-Code (TOTP)“.
Zwei-Faktor-Pflicht ist aktiv, Sie haben noch keinen FaktorNach dem Login führt IntelliVet Sie direkt zur Einrichtung. Bis ein Passkey oder TOTP eingerichtet ist, sind alle übrigen Funktionen gesperrt.
Passwort ändernGilt ab sofort für Passwort-Login und „Passwort vergessen“. Passkeys und TOTP bleiben unverändert.
Admin setzt Passkeys oder TOTP einer Mitarbeiterin zurückAlle Passkeys bzw. TOTP samt Backup-Codes dieser Person sind gelöscht. Sie meldet sich mit Passwort an und richtet neu ein – bei aktiver Pflicht automatisch.
Inaktiv bis zum ZeitlimitAbmeldung auf diesem Gerät. Dabei werden auch die Offline-Daten auf dem Gerät gelöscht (siehe Offline-Modus).
Anmeldungen, Änderungen an Patienten, Terminen, Befunden, Importe, Einwilligungen …Eintrag im 📋 Aktivitätsprotokoll mit Zeitpunkt, Person, Aktion und gekürzter IP. Nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Zweiter Faktor einrichten

Seit dem 1. Juni 2026 ist die Zwei-Faktor-Anmeldung für alle Nutzerinnen und Nutzer verbindlich; neu registrierte Praxen starten ohnehin mit eingeschalteter Pflicht. Zwei Wege zählen als zweiter Faktor – einer genügt:

1
Passkey (empfohlen, am bequemsten)

⚙️ Einstellungen → Passkeys & Sicherheitsschlüssel → + Passkey / Schlüssel hinzufügen. Der Browser fragt nach Fingerabdruck, Gesichtserkennung, Geräte-PIN oder Sicherheitsschlüssel. Legen Sie auf jedem Gerät, mit dem Sie arbeiten (Praxis-PC, Tablet, Handy), einen eigenen Passkey an – oder zusätzlich TOTP als Reserve. Der Abschnitt erscheint nur, wenn Ihr Browser Passkeys unterstützt.

2
TOTP (Authenticator-App)

⚙️ Einstellungen → 🛡️ Zwei-Faktor-Authentifizierung → TOTP aktivieren. QR-Code mit einer Authenticator-App scannen (z. B. 2FAS, Aegis, Google Authenticator, Authy), den angezeigten Code zur Bestätigung eingeben. Danach zeigt IntelliVet 8 Backup-Codes – ausdrucken oder sicher ablegen. Jeder Backup-Code gilt einmal; auf der Anmeldeseite über „Backup-Code verwenden“.

Im selben Bereich: Backup-Codes neu generieren (alte werden ungültig) und Deaktivieren (mit aktuellem Code). Ist die Pflicht aktiv und Sie haben keinen Passkey, werden Sie nach dem Deaktivieren sofort wieder zur Einrichtung geführt.

Passkey-Gerät oder Authenticator verloren – was tun?

Passwort, Sperre und automatische Abmeldung

PasswortregelnStandard: mindestens 8 Zeichen mit Groß- und Kleinbuchstaben und einer Zahl. Die Regel gilt überall gleich – bei der Registrierung, beim Ändern, bei „Passwort vergessen“ und wenn ein Admin ein Passwort setzt. Ändern unter ⚙️ Einstellungen → 🔒 Passwort ändern (aktuelles Passwort nötig).
Passwort vergessen„Passwort vergessen?“ auf der Anmeldeseite. Der Link in der Mail gilt eine Stunde. Der zweite Faktor wird danach weiterhin abgefragt.
FehlversucheNach 5 falschen Passwörtern innerhalb von 15 Minuten (Standard): „Konto wurde wegen zu vieler Fehlversuche … gesperrt“. Die Sperre endet von selbst (Standard 15 Minuten); die Meldung nennt eine Kontaktadresse.
Automatische AbmeldungNach 60 Minuten ohne Klick, Tippen oder Scrollen (Standard). Zwei Minuten vorher: „Ihre Sitzung läuft in 2 Minuten ab“ – ein Klick verlängert. War die App länger im Hintergrund (Handy), prüft IntelliVet beim Zurückkehren und meldet ggf. ab.
Praxis-WerteZeitlimit (5–480 Min.), Anzahl erlaubter Fehlversuche (3–10), Sperrdauer (5–60 Min.), Mindestlänge und Zeichenregeln können je Praxis abweichen. Einstellen lässt sie der IntelliVet-Support – sprechen Sie uns an, wenn Sie z. B. am Tresen-Tablet ein kürzeres Zeitlimit wünschen.

Was zusätzlich verschlüsselt gespeichert wird

Alle Verbindungen laufen über HTTPS. Darüber hinaus liegen diese Felder mit AES-256-GCM verschlüsselt in der Datenbank:

Namen, E-Mail-Adressen und Telefonnummern sind nicht feldverschlüsselt – sie müssen durchsuchbar bleiben. Sie sind wie alle Daten durch Zugangskontrolle und Mandantentrennung geschützt: Jede Praxis sieht nur ihre eigenen Daten.

Aktivitätsprotokoll

📋 Aktivitäten (nur Admins) hat zwei Reiter:

Einträge im Systemprotokoll werden nach 90 Tagen automatisch gelöscht.

Grenzen & Hinweise

Häufige Fragen

Ich werde trotz richtigem Passwort nach einem Passkey gefragt, habe ihn aber nicht dabei.
Ist auch TOTP eingerichtet, wählen Sie „Mit Authenticator-Code (TOTP)“. Sonst muss der Passkey zurückgesetzt werden – siehe Passkey-Gerät verloren. Ein Passwort allein reicht bewusst nie, sobald ein zweiter Faktor existiert.
Kann ich die Zwei-Faktor-Pflicht für meine Praxis abschalten?
Nein. Die Pflicht schützt die Gesundheitsdaten Ihrer Patienten und gilt für alle Konten. Mit einem Passkey ist der zweite Faktor ein Fingertipp und kaum Mehraufwand.
Ich wurde mitten in der Arbeit abgemeldet – ist meine Eingabe weg?
Formulare mit automatischer Zwischenspeicherung (Befund, Futterplan u. a.) halten Entwürfe fest – siehe Automatisches Speichern. Die Abmeldung kommt nur nach dem eingestellten Zeitlimit ohne jede Aktivität, mit Warnung zwei Minuten vorher.
Mein Konto ist gesperrt. Wer entsperrt es?
Die Sperre nach Fehlversuchen endet von selbst nach der angezeigten Zeit. Wissen Sie das Passwort nicht mehr, nutzen Sie danach „Passwort vergessen?“. Hilft beides nicht, kann der Support die Sperre vorzeitig aufheben.
Sieht der IntelliVet-Support meine Patientendaten?
Nur, wenn ein Admin Ihrer Praxis den Support-Zugriff ausdrücklich freigibt – für 24 Stunden, jederzeit vorzeitig beendbar. Alles, was der Support in dieser Zeit tut, sehen Sie im Aktivitätsprotokoll (markiert mit „🛟 IntelliVet-Support“).

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