✅ Aufgaben & Checklisten NEU

Aufgaben halten fest, was noch zu tun ist – mit Patient, Fälligkeit und Zuständigkeit. Checklisten strukturieren wiederkehrende Abläufe wie das Öffnen der Praxis oder den Kassenschnitt und dokumentieren, wer wann abgehakt hat.

Wofür

Aufgaben: Einzelnes, das noch zu tun ist – von Hand angelegt oder automatisch (Rechnung nach dem Termin, Folgefrist, Rückruf-Wunsch). Checklisten: wiederkehrende Abläufe mit Nachweis.

Wo in IntelliVet

Seitenleiste → ✅ Aufgaben · Dashboard-Karten „✅ Aufgaben heute“ und „☑️ Checklisten“ · Akte → Reiter 📋 Historie → ✅ Aufgabe · Checklisten einrichten unter 🏥 Praxis-Einstellungen → Checklisten

Wer darf

Aufgaben: Administratoren und Therapeuten (Pflegekräfte nicht). Löschen nur selbst angelegte Aufgaben; automatische Aufgaben werden erledigt oder verworfen. Checklisten einrichten: nur Administratoren; abhaken: auf dem Dashboard alle, für die die Liste gilt (Pflegekräfte haben kein Dashboard und sehen Checklisten darum derzeit nicht).

Modul

Für alle Praxen. Der Rückruf-Wunsch im Portal braucht das Modul „Tierhalter-Portal“, auf der Buchungsseite das Modul „Online-Terminbuchung“.

Hängt zusammen mit

Dashboard, Gesprächsnotizen, Rechnungen, Behandlungsserien, Therapieplan, Tierhalter-Portal, Termine

Nicht verwechseln mit

Terminen: Aufgaben haben eine Fälligkeit, aber keine Dauer und blockieren nie die Online-Buchung. Den Aufgaben im Tierhalter-Portal – das sind Anforderungen an Ihre Kundschaft (Einwilligung unterschreiben, Anamnesebogen ausfüllen), nicht To-dos für das Team.

Aufgabe anlegen

Über ✅ Aufgaben in der Seitenleiste, über ＋ neu in der Dashboard-Karte, in der Patientenakte (Reiter Historie, Knopf ✅ Aufgabe) oder im Terminfenster. Sie geben an:

• Was ist zu tun? – z. B. „Röntgenbilder anfordern“.
• Patient (optional) – Suche nach Tier oder Besitzer. Aus Akte und Termin ist er schon eingetragen.
• Fällig – Heute, Morgen, in 1 oder 4 Wochen oder ein Datum, auf Wunsch mit Uhrzeit.
• Wer kümmert sich? – eine Person oder die ganze Praxis.

Der Knopf an der Aufgabe

Mit Patient bekommt eine Aufgabe auf Wunsch einen Knopf: Rechnung erstellen, Befund anlegen, Termin vereinbaren oder Anrufen. Er öffnet das passende Formular. Sobald Sie dort speichern, hakt sich die Aufgabe von selbst ab. „Anrufen“ wählt die Nummer und öffnet gleich eine Gesprächsnotiz.

Automatisch: Rechnung nach dem Termin

Schließen Sie einen Termin ab, für den es noch keine Rechnung gibt, legt IntelliVet die Aufgabe „Rechnung erstellen – Bella (Physiotherapie, 01.10.)“ für die Therapeutin des Termins an. Sie erledigt sich, sobald die Rechnung zum Termin gespeichert ist. Kostenlose Leistungen sind ausgenommen.

• Keine Rechnung nötig? (Kulanz, Sammelrechnung, Paket bereits bezahlt) – Link an der Aufgabe. Der Termin verschwindet dann auch aus der Spalte „Noch abrechnen“ der Tagestafel.
• Wer grundsätzlich per Sammelrechnung abrechnet, schaltet das unter Praxis-Einstellungen → Termin-Einstellungen aus.

Automatisch: Folgefrist läuft ab

Endet die Folgefrist einer Behandlungsserie in den nächsten 14 Tagen und ist noch kein Folgetermin gebucht, erscheint die Aufgabe „Folgefrist läuft ab – Bella (bis 11.10.)“ mit dem Knopf Termin vereinbaren und der Telefonnummer des Besitzers. Sobald ein Folgetermin gebucht ist, erledigt sie sich von selbst. Sie ersetzt die frühere Dashboard-Kachel „Fristen laufen ab“.

📞 Rückruf-Wunsch

Auf Wunsch können Kundinnen und Kunden um einen Rückruf bitten – im Tierhalter-Portal unter Nachrichten und, wenn Sie es zulassen, auch auf Ihrer Buchungsseite (dort mit E-Mail-Bestätigung per Code). Jeder Wunsch wird eine Aufgabe mit dem Knopf Anrufen und kommt per Push.

• Einschalten unter Praxis-Einstellungen → Online-Terminbuchung → Rückruf-Wunsch. Ab Werk ist alles aus.
• Frist zusagen (optional): von 4 Stunden bis zu einer Woche. Ihre Kundschaft liest dann „Wir melden uns innerhalb von …“. Wird die Frist überschritten, erinnert IntelliVet ein zweites Mal. Die Frist zählt auch über das Wochenende – wählen Sie im Zweifel lieber länger oder lassen Sie sie aus.
• Unpassende Anfragen lassen sich in der Aufgabe verwerfen.

Wo Aufgaben auftauchen

• Dashboard: „Aufgaben heute“ mit allem, was heute oder früher fällig ist.
• Seitenleiste: Zähler neben „Aufgaben“, rot bei Überfälligem.
• Wartet auf dich: fällige Aufgaben, direkt abhakbar.
• Patientenakte: „Offene Aufgaben“ zu diesem Tier.
• Kalender: ein Hinweis im Tageskopf. Aufgaben blockieren nie die Online-Buchung.

Verschieben geht mit einem Klick (+1 Tag, +1 Woche oder Datum) – so bleibt die Liste aktuell statt voller überfälliger Einträge.

Erinnerung und Ruhezeit

Wird eine Aufgabe fällig, kommt einmal eine Push-Nachricht – an die zuständige Person, sonst an das Team. Unter Meine Einstellungen → Ruhezeit für Erinnerungen legen Sie fest, wann Ihr Handy still bleibt (Vorgabe 20–7 Uhr, ganze Tage wählbar). Was in der Ruhezeit fällig wird, kommt danach.

☑️ Checklisten

Einrichten unter Praxis-Einstellungen → Checklisten (Praxisleitung). Zum Start gibt es drei Vorlagen – Praxisalltag, Hygiene, Monatliche Kontrolle –, die Sie frei anpassen.

• Wie oft: täglich, an bestimmten Wochentagen, wöchentlich oder monatlich.
• Abgehakt wird: einmal für die ganze Praxis – oder von jeder Person selbst.
• Punkte nach Tageszeit (morgens, mittags, abends), auf Wunsch mit Erinnerung, falls bis zu einer Uhrzeit nicht abgehakt.

Abgehakt wird auf dem Dashboard in der Karte Checklisten. Jeder Tag (bzw. jede Woche, jeder Monat) beginnt mit einer neuen Liste; was liegen bleibt, wird nicht mitgeschleppt.